Power Automate-Szenarien berücksichtigen
Die meisten Unternehmen verwenden täglich mehrere Anwendungen und Dienste. Benutzer senden und empfangen E-Mails in einer Anwendung, während Vertriebs‑ und Servicemitarbeiter möglicherweise im Kundenbeziehungsmanagement (CRM)-System des Unternehmens arbeiten. Bei so vielen verschiedenen Anwendungen kommt es häufig vor, dass es Prozesse oder Verfahren gibt, die zwischen diesen Anwendungen Informationen weitergeben müssen.
Einer der Vorteile von Power Automate ist, wie einfach es mit den verschiedenen Anwendungen funktioniert, die Organisationen täglich nutzen. Dies ist auch dann gültig, wenn die Anwendungen nicht von demselben Kreditor erstellt wurden. Mit Konnektoren können Sie zum Beispiel ganz einfach einen Flow auslösen, wenn eine Bestellung in Salesforce erstellt wird, und eine Kopie davon in SharePoint speichern. Es kommt häufig vor, dass ein Flow mit vielen der beliebtesten Microsoft-Technologien interagiert, unabhängig davon, welche Dienste und Anwendungen eine Organisation verwendet. Wenn jemand ein neues Dokument in Microsoft SharePoint erstellt oder eine Genehmigungskarte an einen Manager in Microsoft Teams sendet, könnte dies einen Flow auslösen. Power Automate kann einfach verwendet werden, um Prozesse mit diesen Anwendungen rund um die Interaktion zu erstellen.
Untersuchen wir einige Anwendungsfälle im Zusammenhang mit gängigen Microsoft-Technologien.
Flows mit Genehmigungen verwenden
In diesem Modul haben wir einige Male Genehmigungen erwähnt. Ob Sie eine schriftliche Bestätigung Ihres Managers oder eine formelle Autorisierung von verschiedenen Stakeholder benötigen – Genehmigungsprozesse sind in ein fester Bestandteil in allen Unternehmen.
Mit der Genehmigungsfunktion in Power Automate können Sie Genehmigungsanträge automatisieren und menschliche Entscheidungen für Workflows kombinieren. Wenn Sie eine Genehmigung in einem Flow einreichen, werden die genehmigenden Personen benachrichtigt und können die Anforderung überprüfen und bearbeiten.
Nachfolgend werden einige gängige Situationen aufgeführt, in denen Genehmigungen verwendet werden können:
Genehmigen von Urlaubsanträgen: Über eine spezielle Anwendung können Mitarbeiter einen Urlaubsantrag stellen oder ein Urlaubsantragsformular ausfüllen. Die Anfrage wird an einen Manager gesendet, der die Anfrage dann genehmigen oder ablehnen kann.
Genehmigen von abzuzeichnenden Dokumenten: Dokumente, die das Genehmigen oder Abzeichnen erfordern, können für die Abzeichnung einfach an die entsprechende Person gesendet werden. Nach der Genehmigung kann eine Bestätigung oder Kopie des unterzeichneten Dokuments an alle Parteien gesendet werden, um die Fertigstellung zu bestätigen.
Genehmigen von Spesenabrechnungen: Nachdem ein Mitarbeiter eine Spesenabrechnung ausfüllt, kann ein Power Automate-Flow den Vorgesetzten der Person identifizieren und ihm den Bericht zur Genehmigung übermitteln.
Weitere Informationen zum Verwenden von Genehmigungen in Power Automate finden Sie unter: Erste Schritte mit Genehmigungen.
Power Automate und Microsoft SharePoint
Bei Microsoft SharePoint handelt es sich um eine beliebte Anwendung, mit der Organisationen Websites erstellen können, auf denen Benutzer Dokumente und Informationen mit Kollegen, Partnern und Kunden teilen können. Mit den SharePoint-Dokumentenverwaltungsfunktionen können Benutzer problemlos verschiedene Versionen von Dokumenten nachverfolgen und mit anderen zusammenarbeiten. Es ist sinnvoll, dass Unternehmen viele der verschiedenen Elemente automatisieren möchten, weil SharePoint zur Unterstützung so vieler verschiedener Szenarien verwendet wird.
Sehen wir uns einige verschiedene Beispiele dafür an, wie Sie Power Automate mit SharePoint verwenden können:
Genehmigungsflows verwalten
Es gibt mehrere Arten, auf die Power Automate zur Unterstützung von Genehmigungsprozessen in SharePoint verwendet werden kann. Dokumente mit vertraulichen Informationen wie persönlichen Daten, Finanzdaten oder Strategien benötigen beispielsweise oft eine Genehmigung. Mit der SharePoint-Inhaltsgenehmigungsfunktion können Sie einen Genehmigungsprozess für Dokumente in einer bestimmten Dokumentbibliothek einrichten. Alle zur Genehmigung ausstehenden Dokumente werden Benutzern erst nach Genehmigung angezeigt. Dieser Ansatz verhindert, dass versehentlich Dokumente verwendet werden, die nicht den organisatorischen Standards entsprechen, was zu finanziellen Verlusten führen kann.
Ein weiteres Beispiel befasst sich mit SharePoint-Websites. Organisationen erstellen häufig SharePoint-Teamwebsites, die Teammitglieder mit gemeinsam verwendeten Inhalten und Ressourcen verbinden. Wenn Benutzer auf einer Website Seiten erstellen, können Organisationen einen Genehmigungsprozess starten, um sicherzustellen, dass der Inhalt den Standards der Organisation entspricht. SharePoint kann einfach so konfiguriert werden, dass vor der Liveschaltung Änderungen an einer Website genehmigt werden müssen.
Mit Dateien und Listen arbeiten
Es gibt viele Szenarien, in denen Power Automate-Flows mit SharePoint-Dateien und ‑Listen verwendet werden können. Ein Beispiel ist das Verwenden von Power Automate‑Flows zum Verwalten von Berechtigungen eines einzelnen Elements in einer Liste oder einer Datei, die in einer Dokumentbibliothek gespeichert ist. Ein Flow kann zum Beispiel verwendet werden, um Zugriff zu gewähren oder zu genehmigen, wenn ein Element erstellt oder einem bestimmten Ordner hinzugefügt wird. Eine Genehmigungsanforderung wird erstellt, wenn ein Element erstellt wird. Der Flow sendet die Anforderung an einen Manager, der die Anforderung genehmigen könnte, sobald die Anforderung eingegangen ist.
Zudem können Power Automate-Flows verwendet werden, um SharePoint-Elemente basierend auf Aktionen zu erstellen, die in anderen Anwendungen auftreten, wie beispielsweise eine Rechnung, die in einer ERP-Anwendung (Enterprise Resource Planning) erstellt wird. Wenn zum Beispiel eine Rechnung erstellt wird, kann der Power Automate-Flow die Rechnung als PDF speichern und die Datei dann in einem dedizierten Kundenordner in einer SharePoint-Dokumentbibliothek speichern.
Weitere Informationen zum gemeinsamen Verwenden von SharePoint und Power Automate finden Sie unter: SharePoint und Power Automate zum Erstellen von Workflows verwenden.
Power Automate mit Microsoft Outlook verwenden
Microsoft Outlook ist die E-Mail-Anwendung, die in Unternehmen am häufigsten verwendet wird. Benutzer verwenden sie nicht nur zum Senden und Empfangen von E-Mails, sondern auch zum Verwalten ihrer individuellen Kontakte und ihrer täglichen Aktivitäten. Dadurch entstehen viele verschiedene Optionen, in denen Power Automate potenziell zum Automatisieren von Outlook-Szenarien verwendet werden kann. Ein Immobilienmakler kann zum Beispiel Kundenverträge in gängigen Dokumentendiensten wie Dropbox, OneDrive oder SharePoint erstellen und speichern. Sobald ein Kundenvertrag erstellt wurde, kann ein Power Automate-Flow automatisch eine E-Mail an den Kunden erstellen und die neu erstellten Verträge als Anhänge anhängen. Sobald der Kunde den unterschriebenen Vertrag zurücksendet, kann zudem ein anderer Flow die unterschriebenen Verträge wieder im Dokumentrepository speichern. Dies hilft dem Immobilienmakler sicherzustellen, dass Verträge rechtzeitig versendet und katalogisiert werden, ohne dass manuelle Schritte vom Makler benötigt werden.
In den meisten Organisationen werden regelmäßig zwei beliebte Konnektoren für E-Mail-Flows verwendet: Outlook.com für persönliche E-Mail-Szenarien und der Konnektor Office 365 Outlook für Geschäftsszenarien. Beide Konnektoren bieten ähnliche Funktionen, mit denen Sie Ihre Mails, Kalender und Kontakte verwalten können. Mit diesen beiden Konnektoren können Sie entweder Aktionen wie das Versenden von E-Mails, das Planen von Meetings, das Hinzufügen von Kontakten und vieles mehr durchführen.
Weitere Informationen zum gemeinsamen Verwenden von Outlook und Power Automate finden Sie unter: Outlook und Power Automate verwenden
Flows mit Microsoft Forms verwenden
Microsoft Forms ist ein Online-Tool zum Erstellen von Umfragen und Abstimmungen. Es ist hilfreich, um Kundenfeedback zu sammeln, die Mitarbeiterzufriedenheit zu bewerten und Teamveranstaltungen zu organisieren. Es gibt viele Fälle, in denen mit Microsoft Forms erstellte Formulare oder Umfragen von der Automatisierung profitieren können. Schulen verwenden beispielsweise oft Microsoft Forms für Schülertests. Ein Lehrer kann einen Flow verwenden, der ihn benachrichtigt, wenn ein Schüler ein Quiz einreicht. Ein Immobilienunternehmen kann Microsoft Forms für neue Kunden verwenden, um Details über sich selbst und die Arten von Immobilien bereitzustellen, an denen sie interessiert sind. Mit einem Power Automate-Flow kann eine E-Mail-Benachrichtigung an einen Agenten in seiner Nähe gesendet werden, nachdem ein potenzieller Kunde das Formular ausgefüllt hat. Auf diese Art wird sichergestellt, dass der Agent, der den Kunden kontaktiert, vor Ort ist und dass der Agent so schnell wie möglich mit dem Kunden in Kontakt treten kann.
Es sind verschiedene Vorlagen verfügbar, die Flow-Erstellern beim Erstellen von Flows für verschiedene Microsoft Forms-Szenarien helfen. Dazu gehört das Einleiten eines Genehmigungsprozesses auf der Grundlage von Formularübermittlungen oder das Nachverfolgen von Microsoft Forms-Antworten in Microsoft Excel.
In der Abbildung haben wir die Filter der Liste so eingestellt, dass nur Vorlagen angezeigt werden, die mit Microsoft Forms funktionieren. Wir konnten dies noch weiterentwickeln und nach Vorlagen suchen, die mit Outlook funktionieren. Die Liste der Vorlagen zeigt nur Vorlagen, die Microsoft Forms und Outlook umfassen.
Weitere Informationen zum gemeinsamen Verwenden von Microsoft Forms und Power Automate finden Sie unter: Übersicht über Flows in Microsoft Forms
Flows mit Microsoft Teams verwenden
Microsoft Teams ist ein robustes Messaging‑ und Zusammenarbeitstool für die Zusammenarbeit, das weltweit von Organisationen verwendet wird. Es bietet Mitarbeitern einen Arbeitsbereich für Echtzeit-Zusammenarbeit, Besprechungen und die Freigabe von Dateien und Anwendungen.
Power Automate-Flows können in drei Szenarien in Teams verwendet werden:
Trigger-Flows von Teams-Nachrichten: In diesem Szenario können Sie Flows erstellen, die ausgelöst werden, wenn jemand eine Teams-Nachricht auswählt. Der Flow wird dann wie jeder andere von Ihnen erstellte Flow ausgeführt. Weitere Informationen finden Sie unter Flows über Teams-Nachrichten.
Flows verwenden mit adaptiven Karten: Sie können hier adaptive Karten als Trigger für Flows verwenden. Ihnen steht ein vollständiger Satz umfangreicher adaptiver Karten zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie unter Adaptive Karten.
Flows erstellen innerhalb der Power Apps-App in Teams: Die Power Apps-App in Teams zum Erstellen von Flows verwenden, die Dataverse for Teams nutzen. Bei Dataverse for Teams handelt es sich um eine integrierte Low-Code-Datenplattform für Teams, über die Benutzer benutzerdefinierte Apps und Workflows in Teams mithilfe von Power Apps und Power Automate erstellen können. Weitere Informationen finden Sie unter: Power Apps in Teams und Dataverse for Teams.