Πρόσκληση, εγγραφή και στέγαση συμμετεχόντων σε εκδήλωση

Αφού διαμορφώσετε πλήρως την εκδήλωσή σας στο Dynamics 365 Customer Insights - Journeys, μπορείτε πλέον να ξεκινήσετε να την προωθείτε. Το σύστημα παρέχει πολλά εργαλεία που θα σας βοηθήσουν με αυτό.

Προσκαλέστε επαφές στις εκδηλώσεις σας

Όταν ολοκληρωθεί ο σχεδιασμός και η διαμόρφωση της εκδήλωσης, ήρθε η ώρα να αρχίσετε να την προωθείτε! Το Customer Insights - Journeys παρέχει διάφορα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν με αυτό:

• Δημιουργήστε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μάρκετινγκ που περιλαμβάνει ένα στοιχείο εκδήλωσης στον σχεδιασμό του. Το στοιχείο εκδήλωσης δημιουργεί ένα κουμπί επέμβασης στο μήνυμα που μεταφέρει τους παραλήπτες του μηνύματος απευθείας στην τοποθεσία web της εκδήλωσής σας. Περισσότερες πληροφορίες: Επισκόπηση μάρκετινγκ μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Δημιουργήστε μια διαδρομή πελάτη που στέλνει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μάρκετινγκ που ετοιμάσατε σε όλες τις σχετικές επαφές, καταγράφει τις αλληλεπιδράσεις με το μήνυμα και αντιδρά στις εγγραφές σε εκδηλώσεις. Περισσότερες πληροφορίες: Χρησιμοποιήστε διαδρομές πελάτη για να δημιουργήσετε αυτοματοποιημένες εκστρατείες.
• Δημιουργήστε διαφημιστικά πλαίσια και καταχωρήσεις σε μέσα κοινωνικής δικτύωσης για να προωθήσετε την εκδήλωσή σας. Συμπεριλάβετε μια σύνδεση στην τοποθεσία web της εκδήλωσής σας σε κάθε καταχώρηση και χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα διεύθυνσης URL ανακατεύθυνσης του Customer Insights - Journeys για να δημιουργήσετε σύντομες διευθύνσεις URL, οι οποίες καταγράφουν τα κλικ με το Customer Insights - Journeys και αμέσως προωθούν τις επαφές στην τοποθεσία web της εκδήλωσής σας. Θα μπορούσατε να δημιουργήσετε μια διαφορετική URL ανακατεύθυνσης για κάθε τοποθεσία μέσων κοινωνικής δικτύωσης, διαφημιστικό πλαίσιο ή μήνυμα, που θα σας έδινε τη δυνατότητα να συλλέξετε ξεχωριστά αποτελέσματα κλικ για κάθε διεύθυνση URL, ώστε να μπορείτε να αξιολογήσετε την επιτυχία κάθε καναλιού ή πρωτοβουλίας. Περισσότερες πληροφορίες: Ρυθμίστε διευθύνσεις URL ανακατεύθυνσης

Εγγραφή συμμετεχόντων σε εκδηλώσεις, συνεδρίες και δελτία συμμετοχής

Η εγγραφή σε εκδήλωση επιτρέπει στους συμμετέχοντες να εγγραφούν στην εκδήλωσή σας και να κρατήσουν θέσεις σε συγκεκριμένες συνεδρίες ή τμήματα συνεδρίας. Επίσης, σας βοηθάει να μετρήσετε το ενδιαφέρον για την εκδήλωση και να υποδείξετε τη ζήτηση στους προγραμματιστές εκδηλώσεων για διάφορους σκοπούς, όπως για παράδειγμα για τον προγραμματισμό της χωρητικότητας. Οι υπεύθυνοι εκδηλώσεων μπορούν να χρησιμοποιήσουν τις καρτέλες εγγραφής για να υπολογίσουν εκ των προτέρων το πλήθος των πόρων που θα χρειαστεί να διαθέσουν, ποιες συνεδρίες απαιτούν μεγαλύτερους χώρους ή ακόμα και αν μια συνεδρία πρέπει να ακυρωθεί. Η εγγραφή εκ των προτέρων επιτρέπει επίσης στους συμμετέχοντες να εξασφαλίσουν την κράτηση της θέσης τους σε όλες τις συνεδρίες τις οποίες θέλουν να παρακολουθήσουν.

Οι χρήστες του Customer Insights - Journeys μπορούν να καταχωρήσουν τους συμμετέχοντες με μη αυτόματο τρόπο, δημιουργώντας καταχωρήσεις συμβάντων, εγγραφές περιόδων λειτουργίας και να μεταβιβάσουν τις αναθέσεις απευθείας στην εφαρμογή. Αυτό σας επιτρέπει να παρέχετε εγγραφή βάσει τηλεφώνου, για παράδειγμα. Επίσης, οι μη αυτόματες καταχωρήσεις επιτρέπουν στους χρήστες να παρακάμπτουν τη λίστα αναμονής, εάν χρειάζεται.

Κάθε εγγραφή έχει ως αποτέλεσμα τη δημιουργία μιας καρτέλας εγγραφής σε εκδήλωση, η οποία συγκεντρώνει το προφίλ ενός εγγεγραμμένου, τα δελτία συμμετοχής του, τις συνεδρίες που θα παρακολουθήσει και, τέλος, τις συνεδρίες που παρακολούθησε. Κάθε καρτέλα εγγραφής έχει ένα μοναδικό αναγνωριστικό, το οποίο το σύστημα κωδικοποιεί σε έναν κώδικα QR, το οποίο μπορείτε να ενσωματώσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιβεβαίωσης δήλωσης που αποστέλλεται σε κάθε εγγραφόμενο. Επίσης, θα βρείτε τον κωδικό QR που είναι ενσωματωμένος σε κάθε εγγραφή, ώστε να μπορείτε να τον χρησιμοποιήσετε σε άλλα περιβάλλοντα, όπως για να εκτυπώσετε σήματα που θα παραδοθούν στην εκδήλωση. Μάθετε περισσότερα: Χρησιμοποιήστε κωδικούς QR για εγγραφή σε εκδηλώσεις, συνδέσεις σε περιεχόμενο ή διευθύνσεις URL

Στην εκδήλωση, οι διοργανωτές της εκδήλωσης μπορούν να σκανάρουν τον κωδικό QR που παρουσιάζεται από κάθε συμμετέχοντα για να αποτυπώσουν το αναγνωριστικό εγγραφής, το οποίο μπορεί στη συνέχεια να χρησιμοποιηθεί για επαλήθευση της εγγραφής ή/και της εγγραφής συμμετοχής σε κάθε εκδήλωση ή περίοδο λειτουργίας. Ο κωδικός QR παρέχει μόνο ένα αναγνωριστικό εγγραφής, έτσι οι διοργανωτές της εκδήλωσης πρέπει να κάνουν κάποια προσαρμοσμένη ανάπτυξη για να εφαρμόσουν την επαλήθευση, το check-in και τις δυνατότητες εγγραφής που χρειάζονται. Ένας τρόπος για να το κάνετε αυτό μπορεί να είναι με τη δημιουργία μιας προσαρμοσμένης εφαρμογής smartphone.

Για να προβάλετε όλες τις τρέχουσες εγγραφές και αναθέσεις δελτίων συμμετοχής, καθώς και για να τις δημιουργήσετε με μη αυτόματο τρόπο στο σύστημα, εργαστείτε σε οποιαδήποτε από τις παρακάτω οντότητες της περιοχής εργασίας εκδηλώσεων:

• Εκδηλώσεις>Εκδήλωση>Εγγραφές εκδήλωσης: Μπορείτε να προβάλετε και να δημιουργήσετε εγγραφές σε όλες τις εκδηλώσεις εδώ.
• Εκδηλώσεις>Εκδήλωση>Εκδηλώσεις: Ανοίξτε μια καρτέλα εκδήλωσης εδώ και μεταβείτε στην καρτέλα Εγγραφή & Παρουσίες, για να προβάλετε και να δημιουργήσετε εγγραφές για την επιλεγμένη εκδήλωση. Για να προβάλετε ή να δημιουργήσετε μεμονωμένες εγγραφές περιόδων λειτουργίας, μεταβείτε στην καρτέλα Ημερήσια διάταξη της καρτέλας εκδήλωσης και ανοίξτε μια περίοδο λειτουργίας που παρατίθεται εκεί.

Ρύθμιση τμημάτων αγοράς για επικοινωνία με τους συμμετέχοντες σε εκδήλωση

Καθώς προετοιμάζεστε για μια εκδήλωση (ή την παρακολουθείτε), πιθανόν να θέλετε να επικοινωνήσετε με τα άτομα που εγγράφηκαν κατά καιρούς. Ένας καλός τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να ορίστε ένα τμήμα αγοράς για να βρείτε τους κατάλληλους συμμετέχοντες και, στη συνέχεια, να δημιουργήσετε μια διαδρομή πελάτη που στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτούς, ορίζει τις δραστηριότητες παρακολούθησης και άλλα.

Για να δημιουργήσετε τμήματα αγοράς που βρίσκουν επαφές που σχετίζονται με οντότητες της εκδήλωσης, το σύστημά σας πρέπει να συγχρονίσει οντότητες που σχετίζονται με την εκδήλωση με την υπηρεσία πληροφοριών μάρκετινγκ. Αν η παρουσία του Customer Insights - Journeys δεν έχει ήδη ρυθμιστεί για να συγχρονίζει τις απαιτούμενες οντότητες εκδήλωσης, επικοινωνήστε με τον διαχειριστή σας για να κάνετε αυτήν τη ρύθμιση. Εάν είστε ο διαχειριστής, τότε δείτε την ενότητα Επιλογή οντοτήτων για συγχρονισμό με την υπηρεσία πληροφοριών μάρκετινγκ για οδηγίες. Η κύρια οντότητα εκδήλωσης (Εκδήλωση) συνήθως ρυθμίζεται για συγχρονισμό από προεπιλογή, αλλά όχι και η οντότητα εγγραφής σε εκδήλωση (Εγγραφή σε εκδήλωση), που μπορεί να είναι χρήσιμη για την επικοινωνία με τις εγγεγραμμένες επαφές.

Κράτηση δωματίων ξενοδοχείου για το προσωπικό, τους ομιλητές και τους επισκέπτες

Αν ο οργανισμός σας έχει ορίσει ξενοδοχεία και εκχωρήσεις δωματίων για την εκδήλωσή σας στο Customer Insights - Journeys, μπορείτε να προβάλετε και να δημιουργήσετε κρατήσεις δωματίων μεταβαίνοντας στις Εκδηλώσεις>Εφοδιαστική>Κράτηση δωματίου ξενοδοχείου. Κάθε κράτηση δωματίου συνδέει μια καρτέλα εγγραφής σε εκδήλωση (και τη σχετική επαφή) με μια εκχώρηση δωματίων ξενοδοχείου, που έχει ρυθμιστεί στο Customer Insights - Journeys. Κάθε εκχώρηση δωματίου αντιπροσωπεύει ένα μπλοκ δωματίων συγκεκριμένου τύπου (μόνο, διπλό ή σουίτα) σε ένα συγκεκριμένο ξενοδοχείο κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης εκδήλωσης. Αφού ολοκληρωθεί η κράτηση όλων των δωματίων που έχουν εκχωρηθεί, η συγκεκριμένη εκχώρηση θεωρείται εξαντλημένη, εκτός αν μπορείτε να ζητήσετε περισσότερα δωμάτια από αυτό το ξενοδοχείο. Οι κρατήσεις δωματίων δεν καθορίζουν τον αριθμό ενός δωματίου, μόνο τον τύπο δωματίου (βάσει εκχώρησης) και έναν μοναδικό αριθμό κράτησης.

Περισσότερες πληροφορίες: Διαχείριση εφοδιαστικής συμμετεχόντων και διαθεσιμότητας καταλυμάτων