Χρήση αυτόνομου παράγοντα στο Copilot Studio για την επεξεργασία εγγράφων

Ο παράγοντας επεξεργασίας εγγράφων είναι ένας αυτόνομος πράκτορας που Copilot Studio χρησιμοποιεί παραγωγικό AI για την επεξεργασία εγγράφων.

Φιλοδώρημα

Ο διαχειριζόμενος παράγοντας επεξεργαστή εγγράφων είναι μια συσκευασμένη λύση για επεξεργασία εγγράφων από άκρο σε άκρο. Χειρίζεται την εξαγωγή, την επικύρωση, την ανθρώπινη παρακολούθηση και την εξαγωγή σε κατάντη εφαρμογές. Αυτό το άρθρο παρουσιάζει την αρχιτεκτονική αναφοράς για τη χρήση ενός αυτόνομου παράγοντα για Copilot Studio την επεξεργασία εγγράφων. Μπορείτε να προσαρμόσετε το παράδειγμα αρχιτεκτονικής για διαφορετικά σενάρια και κλάδους.

Διάγραμμα αρχιτεκτονικής

Οδηγίες πράκτορα

Οι ακόλουθες οδηγίες δημιουργούν τον αυτόνομο παράγοντα:

You are a helpful, polite, document processing agent. You help users process documents and extract valuable information. 
If the user asks about any topic other than document processing, politely decline and offer to help with document-related queries.
When asked to process a document with a specific document processing event ID, extract the information from that document.
When told that a document processing event status of a document changes to Processed, validate the extracted information from the document.
When told that a document processing event status of a document changes to Validated, import the extracted information from the document into the system.
When told that a document processing event status of a document changes to Manual Review, submit the extracted information from the document to manual review.
Ignore other document processing event status changes.

Ροές εργασίας

Υπάρχουν δύο σημαντικές ροές εργασίας που σχετίζονται με τον εκπρόσωπο:

• Επεξεργασία εγγράφων: Αυτή η ροή εργασίας εξηγεί τον τρόπο με τον οποίο ο εκπρόσωπος επεξεργάζεται έγγραφα.
• Ρύθμιση παραμέτρων: Αυτή η ροή εργασίας περιγράφει λεπτομερώς τα βήματα για τη ρύθμιση του παράγοντα για αυτόνομη επεξεργασία εγγράφων.

Ροή επεξεργασίας εγγράφων

Η ροή επεξεργασίας εγγράφων λειτουργεί σαν κρατική μηχανή. Ο εκπρόσωπος ενεργεί ως ενορχηστρωτής και η τρέχουσα κατάσταση αποθηκεύεται στον πίνακα Dataverse συμβάντων επεξεργασίας δεδομένων. Δείτε πώς λειτουργεί η διαδικασία:

1. Ένα έναυσμα προσδιορίζει πότε ένα νέο έγγραφο είναι έτοιμο για επεξεργασία. Αυτό εμφανίζεται στην περιοχή Προελεύσεις δεδομένων στο διάγραμμα αρχιτεκτονικής. Οι ροές φορέα σαρώνουν καταλόγους, όπως γραμματοκιβώτια ή SharePoint φακέλους του Outlook. Όταν ένα έγγραφο προστίθεται σε οποιονδήποτε κατάλογο, η ροή εκπροσώπου αποθηκεύει το έγγραφο στον πίνακα "Συμβάντα επεξεργασίας δεδομένων" με κατάσταση "Δημιουργία" και στέλνει ένα μήνυμα στον εκπρόσωπο: Process the document: {ID}.

   • Όλες οι προσπάθειες προσθήκης εγγράφων ή ενημέρωσης καταστάσεων στον πίνακα συμβάντων επεξεργασίας δεδομένων ακολουθούν τη Default ρύθμιση παραμέτρων Power Automate. Η ροή επιχειρεί ξανά έως και τέσσερις φορές με ένα εκθετικό διάστημα σε αιτήσεις που επιστρέφουν καταστάσεις 408, 429 ή 5xx και σε τυχόν εξαιρέσεις συνδεσιμότητας.
   • Εάν όλες οι προσπάθειες επανάληψης αποτύχουν, εντοπίστε σφάλματα και ελέγξτε το ιστορικό Power Automate εκτέλεσης για την ενέργεια που δεν εκτελέστηκε.

2. Οι οδηγίες του εκπροσώπου του λένε να καλέσει την Document Extraction ενέργεια όταν του ζητηθεί να επεξεργαστεί ένα έγγραφο. Εκτελείται η ενέργεια και μεταβιβάζεται το αναγνωριστικό μηνύματος.

3. Η Document Extraction ενέργεια είναι μια ροή εκπροσώπου που λαμβάνει ένα αναγνωριστικό συμβάντος επεξεργασίας δεδομένων ως είσοδο και:

   • Αποθηκεύει το έγγραφο σε Dataverse.
   • Το στέλνει σε μια προτροπή AI Builder AI για επεξεργασία. Αυτή η ερώτηση uses.o GPT 4 για:
     • Εξαγάγετε όλες τις σχετικές πληροφορίες από το έγγραφο.
     • Μορφοποιήστε αυτές τις πληροφορίες ως έγγραφο JSON.
   • Αποθηκεύει τις πληροφορίες που έχουν εξαχθεί στην ίδια γραμμή Συμβάν επεξεργασίας δεδομένων.
   • Ενημερώνει την κατάσταση του εγγράφου σε Processed.

4. Ένα Dataverse έναυσμα (ροή φορέα) παρακολουθεί την κατάσταση όλων των εγγράφων στα συμβάντα επεξεργασίας δεδομένων και ειδοποιεί τον εκπρόσωπο όταν αλλάζει μια κατάσταση με το μήνυμα: The status of document {ID} changed to {Status}

5. Οι οδηγίες του εκπροσώπου του λένε να καλέσει την Document Validation ενέργεια όταν η κατάσταση ενός εγγράφου αλλάξει σε Επεξεργασμένο. Εκτελείται η ενέργεια και μεταβιβάζεται το αναγνωριστικό μηνύματος.

6. Η Document Validation ενέργεια είναι μια ροή εκπροσώπου που λαμβάνει ένα αναγνωριστικό συμβάντος επεξεργασίας δεδομένων ως είσοδο και:

   • Αποθηκεύει τα εξαγόμενα δεδομένα Dataverse.
   • Το στέλνει σε μια προτροπή AI Builder AI για επικύρωση. Αυτή η ερώτηση uses.o GPT 4 για:
     • Ελέγξτε το εξαγόμενο JSON έναντι κανόνων μορφής όπως dates must be in X format.
     • Ελέγξτε το εξαγόμενο JSON έναντι επιχειρηματικών κανόνων όπως the author of the document must be in the Accounts table in Dataverse.
   • Εάν η επικύρωση είναι επιτυχής, ενημερώνει την κατάσταση του εγγράφου σε Validated.
   • Διαφορετικά, ενημερώνει την κατάσταση του εγγράφου σε Manual Review.

7. Εάν η κατάσταση του εγγράφου αλλάξει σε Validated, οι οδηγίες λένε στον εκπρόσωπο να καλέσει την Document Export ενέργεια. Εκτελείται η ενέργεια και μεταβιβάζεται το αναγνωριστικό μηνύματος.

8. Η ενέργεια εξαγωγής εγγράφου είναι μια ροή παράγοντα που λαμβάνει ένα αναγνωριστικό συμβάντος επεξεργασίας δεδομένων ως είσοδο και:

   • Αποθηκεύει τα εξαγόμενα δεδομένα Dataverse.
   • Εξάγει αυτά τα δεδομένα στο σύστημα προορισμού, όπως στον πίνακα Dataverse "Τιμολόγια".

9. Εάν η κατάσταση του εγγράφου αλλάξει σε Manual Review, οι οδηγίες λένε στον εκπρόσωπο να καλέσει την Manual Review ενέργεια. Εκτελείται η ενέργεια και μεταβιβάζεται το αναγνωριστικό μηνύματος.

10. Η Manual Review ενέργεια είναι μια ροή εκπροσώπου που λαμβάνει ένα αναγνωριστικό συμβάντος επεξεργασίας δεδομένων ως είσοδο και:

    • Αποθηκεύει τα εξαγόμενα δεδομένα Dataverse.
    • Δημιουργεί μια αίτηση εγκρίσεων για τον διαχειριστή εκπροσώπου, κοινοποιώντας μια σύνδεση σε μια εφαρμογή Validation Station όπου ο χρήστης μπορεί να επεξεργαστεί τα εξαγόμενα δεδομένα και να επικυρώσει με μη αυτόματο τρόπο. Αυτή η μη αυτόματη επικύρωση ορίζει την κατάσταση του εγγράφου σε Validated.

11. Μετά τη μη αυτόματη αναθεώρηση, εάν η κατάσταση του εγγράφου είναι Validated, εκτελείται το βήμα 7.

Οι χρήστες μπορούν επίσης να υποβάλουν μη αυτόματα έγγραφα για επεξεργασία από τον εκπρόσωπο χρησιμοποιώντας τη σελίδα συνομιλίας ή Copilot Studio οποιοδήποτε κανάλι όπου δημοσίευσαν τον εκπρόσωπο.

Όταν το κάνετε αυτό:

• Το έγγραφο αποστέλλεται στον πίνακα συμβάντων επεξεργασίας δεδομένων.
• Ο αντιπρόσωπος ειδοποιεί τον εαυτό του ότι εισήχθη ένα νέο έγγραφο.
• Η προτροπή εξαγωγής εκτελείται για να σας δώσει μια προεπισκόπηση του τι εξάγεται στο παράθυρο συνομιλίας.
• Η επεξεργασία του εγγράφου γίνεται όπως περιγράφεται σε αυτήν τη ροή, ξεκινώντας από το βήμα 2.

Ροή εργασίας ρύθμισης παραμέτρων

Ο πράκτορας χρειάζεται πολλές διαμορφώσεις για να λειτουργεί αυτόνομα. Για να γίνει αυτό ευκολότερο, υπάρχει μια ολοκληρωμένη εμπειρία διαμόρφωσης. Τα βήματα είναι τα εξής:

1. Εγκαταστήστε τον παράγοντα επεξεργασίας εγγράφων σε Copilot Studio. Η λύση παράγοντα έχει:
   • Έναν πίνακα ρύθμισης παραμέτρων επεξεργασίας εγγράφων.
   • Μια εφαρμογή καμβά σταθμού επικύρωσης για παρακολούθηση.
   • Αναφορές σύνδεσης που χρησιμοποιούνται από τον παράγοντα (Dataverse, Copilot Studio, PowerApps for Admins).
   • Αναφορές σύνδεσης που χρησιμοποιούνται από τα εναύσματα που ξεκινούν τη ροή εργασίας παράγοντα (Outlook, SharePoint).
   • Μεταβλητές περιβάλλοντος που χρησιμοποιούνται από τα εναύσματα.
2. Εκκινήστε τον οδηγό ρύθμισης παραμέτρων παράγοντα. Αυτό είναι το τελευταίο βήμα του οδηγού εγκατάστασης Copilot Studio. Σας καθοδηγεί μέσα από αυτή τη ροή:
   1. Ανεβάστε ένα δείγμα εγγράφου.
   2. Το σύστημα στέλνει το μεταφορτωμένο έγγραφο στην προτροπή εξαγωγής του πράκτορα.
   3. Εμφανίζεται το εξαγόμενο περιεχόμενο και ο τύπος εγγράφου. Επιλέξτε ποια τμήματα των εξαγόμενων δεδομένων θέλετε να εξαγάγετε στο σύστημα. Αυτό δημιουργεί ένα σχήμα που αποθηκεύεται στον πίνακα ρύθμισης παραμέτρων επεξεργασίας εγγράφων και χρησιμοποιείται κατά την ενέργεια εξαγωγής εγγράφου. Μπορείτε να εισέλθετε σε προηγμένη λειτουργία για να αλλάξετε την προτροπή AI που χρησιμοποιείται στην ενέργεια εξαγωγής εγγράφων για να την προσαρμόσετε.
   4. Ορίστε κανόνες επικύρωσης χρησιμοποιώντας ένα απλό περιβάλλον εργασίας χρήστη που προσθέτει κανόνες στο μήνυμα που χρησιμοποιείται στην ενέργεια επικύρωσης εγγράφου. Μπορείτε επίσης να εισέλθετε σε προηγμένη λειτουργία για να αλλάξετε απευθείας την προτροπή AI.
   5. Εισαγάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του διαχειριστή του εκπροσώπου όταν σας ζητηθεί. Αυτό χρησιμοποιείται στην ενέργεια μη αυτόματου ελέγχου κατά τη δημιουργία του αιτήματος έγκρισης. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ένα προσαρμοσμένο μήνυμα για τον υπεύθυνο έγκρισης. Αυτές οι πληροφορίες αποθηκεύονται στις μεταβλητές περιβάλλοντος που συνοδεύουν τη λύση.
   6. Επιλέξτε μια προέλευση εγγράφου από μια λίστα. Αυτά τα εναύσματα ξεκινούν τη ροή επεξεργασίας εγγράφων και συνήθως χρειάζονται μια αναφορά σύνδεσης και ορισμένες μεταβλητές περιβάλλοντος (όπως όνομα γραμματοκιβωτίου ή διεύθυνση φακέλου), ανάλογα με την προέλευση εγγράφου που επιλέγετε.
   7. Ολοκληρώστε τη διαμόρφωση. Αυτό δημιουργεί έναν Dataverse πίνακα στο σύστημα με τις στήλες που επιλέξατε νωρίτερα και εξάγει το έγγραφο που χρησιμοποιήσατε στον οδηγό σε αυτόν τον πίνακα.

Στοιχεία

Εδώ είναι τα βασικά στοιχεία που εμπλέκονται στη δημιουργία και την ανάπτυξη ενός αυτόνομου πράκτορα για επεξεργασία Copilot Studio εγγράφων.

• Copilot Studio αποτελεί μέρος λύσεων Microsoft Power Platform χωρίς κώδικα ή με λίγο κώδικα. Copilot Studio είναι ένα γραφικό εργαλείο με λίγο κώδικα για τη δημιουργία ενός εκπροσώπου, συμπεριλαμβανομένης της δημιουργίας αυτοματισμού με ροές εκπροσώπων, και την επέκταση ενός Microsoft 365 Copilot με τα εταιρικά δεδομένα και σενάριά σας.
• Power Apps αποτελεί μέρος λύσεων Microsoft Power Platform χωρίς κώδικα ή με λίγο κώδικα. Power Apps είναι μια οικογένεια εφαρμογών, υπηρεσιών, συνδέσεων και μια πλατφόρμα δεδομένων που σας παρέχει ένα περιβάλλον ταχείας ανάπτυξης για τη δημιουργία προσαρμοσμένων εφαρμογών για την επιχείρησή σας. Με Power Apps τη γρήγορη δημιουργία προσαρμοσμένων επιχειρηματικών εφαρμογών που συνδέονται με τα δεδομένα σας στην υποκείμενη πλατφόρμα δεδομένων (Microsoft Dataverse) ή σε πολλές προελεύσεις δεδομένων online και εσωτερικής εγκατάστασης, όπως SharePoint Microsoft 365 το Dynamics 365 και ο SQL Server.
• Dataverse είναι μια λειτουργική βάση δεδομένων για σενάρια πολλαπλών πρακτόρων. Παρέχει στους πράκτορες μια ασφαλή, επεκτάσιμη πλατφόρμα για την αποθήκευση δεδομένων κατάστασης, ιστορικού και δεδομένων συνομιλίας. Αυτή η κεντρική αποθήκευση επιτρέπει στους εκπροσώπους να αλληλεπιδρούν και να μοιράζονται δεδομένα, ώστε να μπορούν να εκτελούν εργασίες αυτόνομα ή ημιαυτόνομα. Dataverse Επίσης, επιτρέπει στους εκπροσώπους να συνδέονται και να ενημερώνουν επιχειρηματικά δεδομένα σε διαφορετικές επιχειρηματικές εφαρμογές, όπως συστήματα CRM, ώστε τα δεδομένα να παραμένουν συνεπή και ενημερωμένα σε ολόκληρο τον οργανισμό. Με Dataverse αυτούς, οι οργανισμοί διαχειρίζονται και διαχειρίζονται τις ροές εργασιών των αντιπροσώπων για αξιοπιστία, ασφάλεια και λειτουργική αριστεία.

Λεπτομέρειες σεναρίου

Οι οργανισμοί εργάζονται με δομημένα έγγραφα, όπως φόρμες, τιμολόγια, αποδείξεις και έγγραφα ταυτότητας, καθώς και μη δομημένα έγγραφα, όπως υπομνήματα, συμβάσεις και αιτήματα σχολίων πελατών. Μια βασική πρόκληση που αντιμετωπίζουν οι οργανισμοί είναι η αυτοματοποίηση της επεξεργασίας εγγράφων για τη βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών. Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε διάφορα βήματα, συμπεριλαμβανομένης της συλλογής εγγράφων, της ταξινόμησης, της εξαγωγής, της επικύρωσης, του μετασχηματισμού και της εξαγωγής. Η χρήση ενός παράγοντα επεξεργασίας εγγράφων προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα σε σχέση με την παραδοσιακή επεξεργασία εγγράφων. Ο παράγοντας επεξεργασίας εγγράφων λειτουργεί από την πρώτη στιγμή ως συσκευασμένη λύση, επομένως δεν χρειάζεται να κάνετε χρονοβόρες ετικέτες δεδομένων κατά τη ρύθμιση. Ο διαδραστικός σχεδιασμός του σάς επιτρέπει να επεξεργάζεστε μεγάλους όγκους εγγράφων με ανθρώπινη επίβλεψη.

Παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη

Αυτές οι σκέψεις υλοποιούν τους πυλώνες του Power Platform Well-Architected, ενός συνόλου καθοδηγητικών αρχών που βελτιώνουν την ποιότητα ενός φόρτου εργασίας. Μάθετε περισσότερα στο Microsoft Power Platform Well-Architected.

Αξιοπιστία

Ο παράγοντας επεξεργασίας εγγράφων έχει σχεδιαστεί για ανθεκτικότητα, ανάκτηση, λειτουργίες χρησιμοποιώντας Power Platform στοιχεία που φιλοξενούνται στο Azure.

Ασφάλεια

Ο παράγοντας επεξεργασίας εγγράφων έχει σχεδιαστεί για να προστατεύει την εμπιστευτικότητα, την ακεραιότητα και τη διαθεσιμότητα δεδομένων χρησιμοποιώντας Power Platform στοιχεία που φιλοξενούνται στο Azure. Τα έγγραφα που εισάγονται στον πίνακα "Συμβάντα επεξεργασίας δεδομένων" είναι ορατά μόνο στους διαχειριστές συστήματος. Δεν αποθηκεύονται πρόσθετα δεδομένα, όπως το σώμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή το θέμα, εκτός από τα συνημμένα έγγραφα Dataverse. Όλες οι πληροφορίες σχετικά με τον πελάτη που σχετίζονται με ένα έγγραφο αποθηκεύονται στη στήλη Επεξεργασμένα δεδομένα του πίνακα Συμβάντα επεξεργασίας δεδομένων. Μπορείτε να χειριστείτε αιτήματα ΓΚΠΔ υποβάλλοντας ερώτημα σε αυτήν τη στήλη.

Επιχειρησιακή αριστεία

Ο παράγοντας επεξεργασίας εγγράφων έχει σχεδιαστεί για να βελτιώνει τις λειτουργίες με παρακολούθηση και πληροφορίες, να αυτοματοποιεί την αποτελεσματικότητα χρησιμοποιώντας Power Platform στοιχεία που φιλοξενούνται στο Azure.

Αποτελεσματικότητα επιδόσεων

Ο παράγοντας επεξεργασίας εγγράφων έχει σχεδιαστεί για να επιτυγχάνει επιδόσεις μέσω βελτιστοποίησης χρησιμοποιώντας Power Platform στοιχεία που φιλοξενούνται στο Azure. Ο παράγοντας επεξεργασίας εγγράφων υποστηρίζει την επεξεργασία εγγράφων μεγέθους έως 20MB. Από το πιο πρόσφατο σημείο αναφοράς, χρειάζονται περίπου 48 δευτερόλεπτα για την επεξεργασία ενός μεμονωμένου εγγράφου μεγέθους 2 MB. Ο πράκτορας έχει σχεδιαστεί για να διατηρεί αυτήν τη διάρκεια επεξεργασίας για περισσότερα από 1.000 έγγραφα, δεδομένου ότι η επιλεγμένη προέλευση εγγράφου έχει επαρκή χώρο αποθήκευσης. Για άλλες ποσοστώσεις και περιορισμούς, ανατρέξτε στην ενότητα Όρια - Power Automate.

Βελτιστοποίηση εμπειρίας

Ο παράγοντας επεξεργασίας εγγράφων έχει σχεδιαστεί για χρήστες επεξεργασίας εγγράφων επιτυγχάνοντας απλότητα και αποτελεσματικότητα χρησιμοποιώντας Power Platform στοιχεία. Ο παράγοντας παρέχει διαμορφώσιμη εμπειρία για την προσθήκη προελεύσεων εγγράφων, επιτρέπει την επεκτασιμότητα για την προσθήκη πρόσθετων προελεύσεων εγγράφων.

Υπεύθυνο AI

Ο παράγοντας επεξεργασίας εγγράφων έχει σχεδιαστεί για την επίτευξη υπεύθυνων προτύπων AI χρησιμοποιώντας Power Platform στοιχεία, συμπεριλαμβανομένων των Copilot Studio οποίων έχει σχεδιαστεί για παραγωγικές λειτουργίες AI. Μάθετε περισσότερα: Συνήθεις ερωτήσεις για υπεύθυνη τεχνητή νοημοσύνη για Copilot Studio.

Συμβάλλοντες

Η Microsoft διατηρεί αυτό το άρθρο. Οι παρακάτω συνεισφέροντες έγραψαν αυτό το άρθρο.

Κύριοι συγγραφείς:

• Jaganmohan Naidu Penikalapati, Κύριος Διευθυντής Μηχανικής Λογισμικού
• Ceren Kiroglu, Ανώτερος διευθυντής προϊόντων
• Durga Yelavarthi, Κύριος Αρχιτέκτονας
• Jo Ruas, Μηχανικός λογισμικού

Σχετικοί πόροι

• Εγκατάσταση διαχειριζόμενων παραγόντων από τη Microsoft
• Πράκτορες σε δράση: Επεξεργασία εγγράφων 2.0
• Πώς λειτουργούν οι συνομιλίες εκπροσώπων

Επόμενα βήματα

• Βελτιώστε τη ροή ρύθμισης παραμέτρων για να επιτρέψετε στους χρήστες να προσαρμόσουν την εμπειρία εξαγωγής τους. Για παράδειγμα, προσθέστε προκατασκευασμένες Power Platform συνδέσεις για εξαγωγή σε συστήματα όπως το SAP ή το Salesforce και επιτρέψτε στους χρήστες να προσαρμόσουν το σχήμα ώστε να ταιριάζει στις καταχωρήσεις πίνακα SAP ή Salesforce.
• Βελτιώστε τη ροή ρύθμισης παραμέτρων για να επιτρέψετε στους χρήστες να συνδέονται σε πολλές προελεύσεις εγγράφων ταυτόχρονα, όπως το Outlook και SharePoint.
• Επιτρέψτε στον εκπρόσωπο να χειρίζεται πολλούς τύπους εγγράφων ταυτόχρονα, αλλάζοντας δυναμικά το σχήμα που χρησιμοποιείται στην εξαγωγή με βάση τον τύπο εγγράφου.