Προτάσεις για τον προσδιορισμό και τη ροή αξιολόγησης

Ισχύει για αυτήν τη Power Platform σύσταση λίστας ελέγχου Well-Architected Reliability:

ΑΠ:02	Προσδιορισμός και ρυθμός ροών χρήστη και συστήματος. Χρησιμοποιήστε μια κλίμακα κρισιμότητας βάσει των επιχειρηματικών σας απαιτήσεων για να ιεραρχήσετε τις ροές.

Αυτός ο οδηγός περιγράφει τις συστάσεις για τον προσδιορισμό και την ιεράρχηση ροών φόρτου εργασίας. Ο προσδιορισμός και η ιεράρχηση των ροών φόρτου εργασίας περιλαμβάνει την αντιστοίχιση των ροών χρήστη και των ροών συστήματος για τον προσδιορισμό της κρισιμότητάς τους στον οργανισμό. Αυτή η πρακτική διασφαλίζει ότι προσδιορίζετε και ιεραρχείτε τις πιο κρίσιμες λειτουργίες του φόρτου εργασίας για να μειώσετε τον κίνδυνο επιζήμιων αποτυχιών. Η αποτυχία εντοπισμού και ιεράρχησης των ροών φόρτου εργασίας μπορεί να οδηγήσει σε βλάβες του συστήματος και μειωμένη αξιοπιστία του φόρτου εργασίας.

Ορισμοί

Όρος	Ορισμός
Ροή χρήστη	Οι διαδρομές ή οι ακολουθίες ενεργειών που κάνουν οι χρήστες εντός μιας εφαρμογής ή ενός συστήματος.
Ροή συστήματος	Η ροή πληροφοριών και διεργασιών εντός ενός συστήματος. Το σύστημα ακολουθεί αυτόματα αυτήν τη ροή για να ενεργοποιήσει τις ροές χρήστη ή τη λειτουργικότητα του φόρτου εργασίας.

Βασικές στρατηγικές σχεδίασης

Όταν σχεδιάζετε τον φόρτο εργασίας σας, είναι σημαντικό να καθορίσετε τις ροές χρήστη και τις ροές του συστήματος.

• Οι ροές χρηστών καταγράφουν την κίνηση ενός χρήστη μέσω της εφαρμογής σας. Εστιάζουν στο περιβάλλον εργασίας χρήστη, τις αλληλεπιδράσεις, τις αποφάσεις και τα βήματα που απαιτούνται για την ολοκλήρωση μιας εργασίας. Οι ροές χρήστη παρέχουν μια προοπτική με βάση το χρήστη σχετικά με την εμπειρία χρήστη και το σχεδιασμό του περιβάλλοντος εργασίας.

• Οι ροές συστήματος καταγράφουν τις εσωτερικές λειτουργίες του φόρτου εργασίας σας. Εστιάζουν στην κυκλοφορία δεδομένων, την επεξεργασία δεδομένων, την επεξεργασία εξόδου και τις αλληλεπιδράσεις μεταξύ στοιχείων φόρτου εργασίας, υπηρεσιών υποστήριξης και εξωτερικών API. Οι ροές συστήματος υποδεικνύουν τις περίπλοκες λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί εσωτερικά ο φόρτος εργασίας.

Θα πρέπει να προσδιορίσετε και να καθορίσετε τις ροές από τα πρώτα στάδια της σχεδίασης του φόρτου εργασίας σας. Παρέχει μια πιο σαφή κατανόηση των πληροφοριών που επηρεάζουν την αξιοπιστία του φόρτου εργασίας σας. Στοιχίζει τις αποφάσεις αρχιτεκτονικής σας στενά με τους στόχους αξιοπιστίας του φόρτου εργασίας σας.

Προσδιορισμός όλων των ροών χρήστη και συστήματος

Η έξοδος από τον προσδιορισμό όλων των ροών χρήστη και συστήματος είναι ένας κατάλογος όλων των ροών του φόρτου εργασίας σας. Αυτή η διαδικασία αναγνώρισης απαιτεί από εσάς να αντιστοιχίσετε κάθε αλληλεπίδραση και διεργασία χρήστη σε ένα σύστημα από την αρχή έως το τέλος. Αυτή η αντιστοίχιση είναι απαραίτητη για τον προσδιορισμό κρίσιμων ροών. Ακολουθούν προτάσεις για τον προσδιορισμό όλων των ροών χρήστη και συστήματος σε έναν φόρτο εργασίας:

• Προσδιορίστε τους βασικούς συντελεστές. Σκεφθείτε όλους όσους συνεισφέρουν στη διαδικασία. Σε αυτό περιλαμβάνονται οι χρήστες του τμήματός σας και άλλα τμήματα που εργάζονται από κοινού σχετικά με το πρόβλημα. Κατανοήστε τι κάνουν στο πλαίσιο του επιχειρηματικού προβλήματος που λύνεται.

• Συνέντευξη με ενδιαφερόμενους. Οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να σας παρέχουν πολύτιμες πληροφορίες για τον προσδιορισμό των ροών και μπορούν ακόμη και να σας βοηθήσουν να αντιστοιχίσετε και να ιεραρχίσετε ροές. Μπορείτε επίσης να πάρετε συνεντεύξεις από χρήστες, επιχειρηματικούς αναλυτές και τεχνικές ομάδες για να συγκεντρώσετε πληροφορίες σχετικά με τις αλληλεπιδράσεις των χρηστών και τις εξαρτήσεις εντός του φόρτου εργασίας.

• Ανακαλύψτε διαδικασίες για να βελτιώσετε τη χρήση εξόρυξη διεργασιών. Εάν η εργασία σας εκτελείται πλήρως στην επιφάνεια εργασίας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εξόρυξη διεργασιών για να ανακαλύψετε όλα τα βήματα που κάνουν οι άνθρωποι στον οργανισμό σας για να ολοκληρώσουν την εργασία. Η εξόρυξη διεργασιών οπτικοποιεί τη διεργασία σας σε ένα χάρτη διεργασίας και αποκαλύπτει συμφορήσεις και μετρικά για τη διεργασία σας σε μια αναλυτική αναφορά.

• Ελέγξτε την τεκμηρίωση. Κατά τη φάση σχεδίασης, ενδέχεται να μην έχετε τεκμηρίωση προς εξέταση. Ωστόσο, εάν υπάρχει τεκμηρίωση, θα πρέπει να τη χρησιμοποιήσετε. Ζητήστε διαγράμματα αρχιτεκτονικής του συστήματος, εγχειρίδια χρήσης και περιγραφές διεργασιών. Τα έγγραφα αυτά μπορούν να σας βοηθήσουν να κατανοήσετε την προβλεπόμενη λειτουργικότητα του φόρτου εργασίας και των μεμονωμένων ροών του.

• Παρατηρήστε ποιες δραστηριότητες εκτελούνται. Εάν η εργασία εκτελείται σήμερα με διαφορετικό τρόπο, παρακολουθήστε τη λειτουργία. Καταγράψτε τις δραστηριότητες που πραγματοποιεί ο χρήστης για την ολοκλήρωση των εργασιών σε αυτό το βήμα της επιχειρηματικής διαδικασίας. Ασχοληθείτε με τις λεπτομέρειες των δραστηριοτήτων. Όταν αποφασίζετε σχετικά με τις δραστηριότητες, θα θελήσετε να εξετάσετε την αιτία και το αποτέλεσμα για κάθε μία, πώς σχετίζονται μεταξύ τους και τον τρόπο με τον οποίο σας μεταφέρουν πιο κοντά στον επιθυμητό στόχο σας. Προσδιορίστε το σημείο εκκίνησης της διεργασίας και συμπληρώστε τις δραστηριότητες που οδηγούν στον στόχο. Οι δραστηριότητες μπορεί να είναι διαδοχικές, που σημαίνει ότι μια δραστηριότητα δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί μέχρι να ολοκληρωθεί η προηγούμενη, ή παράλληλες, που σημαίνει ότι δύο ή περισσότερες δραστηριότητες μπορούν να πραγματοποιηθούν ταυτόχρονα.

• Προσδιορίστε ποια δεδομένα χρειάζονται και από πού προέρχονται. Κάντε μια λίστα με όλες τις προελεύσεις δεδομένων και προσέξτε από πού προέρχονται τα δεδομένα. Προέρχεται από εσωτερικό ή εξωτερικό σύστημα προέλευσης δεδομένων; Πώς γίνεται ο έλεγχος ταυτότητας των χρηστών για τη λήψη των δεδομένων; Υπάρχουν διαφορετικά επίπεδα δικαιωμάτων; Αλλάζουν τα δεδομένα με βάση το ποιος χρησιμοποιεί το σύστημα;

• Προσδιορίστε ποια δεδομένα δημιουργούνται ή επεξεργάζονται. Υπάρχει χάρτινη φόρμα ή ηλεκτρονική φόρμα που χρησιμοποιείται για την καταγραφή των δεδομένων σήμερα; Μια τέτοια φόρμα μπορεί να χρησιμεύσει ως ένα σημείο έναρξης όπως σκέφτεστε σχετικά με τη διάταξη των οθονών και τον τρόπο με τον οποίο καταγράφονται τα δεδομένα. Ποια είναι τα δεδομένα που καταγράφονται; Πώς ονομάζεται; Αυτό είναι το πραγματικό όνομα από την προέλευση δεδομένων ή ένα κοινό όνομα που χρησιμοποιείται σε αυτό το μέρος της επιχείρησης; Μπορεί να χρειαστεί να αντιστοιχίσετε το όνομα στην προέλευση δεδομένων στο "φιλικό" όνομα που γνωρίζουν οι χρήστες σας.

• Προσδιορίστε τις αποφάσεις που λαμβάνονται ως μέρος της ροής χρήστη ή συστήματος. Όταν ολοκληρωθεί αυτή η δραστηριότητα στο πλαίσιο της διαδικασίας, λαμβάνεται μια απόφαση; Υπάρχει κάποιος τρόπος με τον οποίο η λύση να λαμβάνει την απόφαση αυτόματα με βάση τα δεδομένα; Υπάρχει κάποια ιεραρχία για τα δεδομένα; Για παράδειγμα, κάθε αναφορά εξόδων μπορεί να έχει πολλαπλά έξοδα και κάποιοι τύποι εξόδων απαιτούν πρόσθετες πληροφορίες. Έχει κοινοποιηθεί σε κανέναν η εν λόγω απόφαση; Πώς κοινοποιείται; Απαιτούνται εγκρίσεις πριν από την έναρξη του επόμενου βήματος της διεργασίας; Πώς καταγράφονται αυτές οι εγκρίσεις; Υπάρχει ένας συγκεκριμένος χρήστης ή ρόλος που μπορεί να εγκρίνει το επόμενο βήμα στη διαδικασία;

• Λίστα προσδιορισμένων ροών. Οι συνεντεύξεις, η τεκμηρίωση και η παρατήρηση θα πρέπει να σας επιτρέψουν να εντοπίσετε όλες τις ροές του φόρτου εργασίας. Συγκεντρώστε έναν κατάλογο όλων των ροών που εντοπίζετε και κατηγοριοποιήστε τις σε ροές χρήστη (εστιάζοντας στις αλληλεπιδράσεις του χρήστη) και σε ροές συστήματος (εστιάζοντας στις διεργασίες υποστήριξης και τη διακίνηση δεδομένων).

• Ορίστε σημεία έναρξης και λήξης ροής. Για κάθε εντοπισμένη ροή, καθορίστε σαφώς πού αρχίζει και πού τελειώνει η ροή. Για τις ροές χρήστη, τεκμηριώστε κάθε αλληλεπίδραση χρήστη και το αναμενόμενο αποτέλεσμά της. Εστιάστε στην εμπειρία χρήστη και το σχεδιασμό περιβάλλοντος εργασίας. Για τις ροές συστήματος, πρέπει να προσδιορίσετε τις υποκείμενες ενεργοποιήσεις και τα αναμενόμενα αποτελέσματα.

• Αναλύστε κάθε ροή. Χωρίστε κάθε ροή σε μεμονωμένα βήματα, περιγράφοντας τις ενέργειες, τις αποφάσεις ή τις διεργασίες που προκύπτουν σε κάθε σημείο. Σημειώστε πώς κάθε βήμα αλληλεπιδρά με άλλα τμήματα του συστήματος, συμπεριλαμβανομένων των εξαρτήσεων από άλλες ροές ή εξωτερικά συστήματα. Θα πρέπει να είστε σε θέση να εντοπίσετε τον τρόπο με τον οποίο οι ροές ενσωματώνονται και επηρεάζουν το φόρτο εργασίας και την εμπειρία του χρήστη. Αυτή η διπλή προσέγγιση παρέχει μια ολοκληρωμένη προβολή ολόκληρου του φόρτου εργασίας σας.

• Τεκμηριώστε μοναδικά αποτελέσματα. Εντοπίστε εναλλακτικές διαδρομές ή εξαιρέσεις σε κάθε ροή, όπως το χειρισμό σφαλμάτων ή η διακλάδωση υπό όρους. Εάν μια ροή έχει πολλαπλά πιθανά αποτελέσματα, θα πρέπει να τα προσθέσετε στον κατάλογο ως διακριτές καταχωρήσεις. Για τις ροές χρήστη, θα πρέπει να προσδιορίσετε την προβλεπόμενη συμπεριφορά της αλληλεπίδρασης. Για τις ροές συστήματος, θα πρέπει να προσδιορίσετε την προβλεπόμενη συμπεριφορά της διεργασίας.

• Οπτικοποίηση με διαγράμματα. Δημιουργήστε διαγράμματα ροής ή διαγράμματα που αναπαριστούν γραφικά τη ροή και τα βήματά της. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία όπως Microsoft το Visio, διαγράμματα ακολουθίας ενοποιημένης γλώσσας μοντελοποίησης (UML), διαγράμματα περιπτώσεων χρήσης, απλά εργαλεία σχεδίασης ή μια περιγραφική λίστα σε μορφή κειμένου (ανατρέξτε στο θέμα Παράδειγμα καταλόγου ροής).

• Ενημέρωση ροής αντιστοίχιση επαναληπτικά. Η αντιστοίχιση ροής είναι μια επαναληπτική διεργασία. Οι ροές μπορούν να αλλάξουν, να διαχωριστούν ή να συνδυαστούν, ειδικά κατά τη φάση σχεδιασμού. Καθώς οι ροές φόρτου εργασίας καθορίζονται με μεγαλύτερη σαφήνεια, θα πρέπει να ενημερώσετε τον κατάλογο των ροών να ταιριάζουν. Επικυρώστε και βελτιώστε τα διαγράμματα ροής σας με σχόλια από τα ενδιαφερόμενα μέρη για να διασφαλίσετε την ακρίβεια και την πληρότητα.

Προσδιορισμός επιχειρηματικών διεργασιών για κάθε ροή

Οι επιχειρηματικές διαδικασίες είναι μια σειρά εργασιών για την επίτευξη ενός αποτελέσματος, όπως η αναφορά εξόδων, η διαχείριση ετήσιων αδειών, η εκτέλεση παραγγελιών ή ο έλεγχος αποθεμάτων. Ο προσδιορισμός των επιχειρηματικών διαδικασιών για κάθε ροή περιλαμβάνει την αντιστοίχιση των ροών σε μία ή περισσότερες επιχειρηματικές διαδικασίες. Αυτή η αντιστοίχιση σας βοηθά να κατανοήσετε τη σημασία κάθε ροής για την επιχείρησή σας.

Ενδέχεται να έχετε υπάρχουσα τεκμηρίωση ή επιχειρηματικά σχέδια που παρέχουν αντιστοίχιση των ροών σε επιχειρηματικές διαδικασίες. Ορισμένες φορές τα εγχειριδία χρήστη, το υλικό εκπαίδευσης ή οι προδιαγραφές συστήματος μπορούν να παρέχουν πληροφορίες σχετικά με την προβλεπόμενη χρήση και σκοπό του φόρτου εργασίας και των ροών του. Εάν όχι, θα πρέπει να αντιστοιχίσετε τις ροές στις επιχειρηματικές διαδικασίες που υποστηρίζουν. Ακολουθούν προτάσεις για τον προσδιορισμό επιχειρηματικών διεργασιών για κάθε ροή:

• Χρησιμοποιήστε εξόδους φόρτου εργασίας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις εξόδους φόρτου εργασίας και την ανάλυση ροής για να συσχετίσετε τις ροές με τις επιχειρησιακές διαδικασίες που υποστηρίζουν. Αρχικά, εξετάστε τις εξόδους που δημιουργεί ο φόρτος εργασίας. Η έξοδος θα μπορούσε να είναι αναφορές πωλήσεων, αρχεία δεδομένων ή ολοκληρωμένες εργασίες.

• Διεξαγωγή συνεντεύξεων. Μιλήστε με τα μέλη της ομάδας και τα ενδιαφερόμενα μέρη που αλληλεπιδρούν με το φόρτο εργασίας. Θα πρέπει να κάνετε συγκεκριμένες ερωτήσεις σχετικά με τις καθημερινές τους εργασίες, πώς χρησιμοποιούν το φόρτο εργασίας και ποιοι στόχοι επιτυγχάνουν με αυτόν. Οι τεχνικές ομάδες συχνά έχουν μια βαθύτερη κατανόηση της δομής του φόρτου εργασίας και μπορούν να παρέχουν πληροφορίες σχετικά με τις επιχειρηματικές διαδικασίες που υποστηρίζει.

• Παρακολουθήστε τη χρήση του φόρτου εργασίας. Για υπάρχοντες φόρτους εργασίας, παρακολουθήστε τον φόρτο εργασίας και αναζητήστε μοτίβα χρήσης που υποδεικνύουν υποκείμενες επιχειρηματικές διαδικασίες, όπως εισαγωγή δεδομένων, επεξεργασία παραγγελίας ή αλληλεπίδραση πελάτη.

• Συνδέστε την έξοδο σε μια επιχειρηματική διαδικασία. Συνδέστε τις κουκκίδες από τις εκροές ροής στη συνολική επιχειρηματική διεργασία που υποστηρίζουν. Για παράδειγμα, εάν ένα βήμα ροής περιλαμβάνει την επεξεργασία παραγγελιών πελατών, υποστηρίζει απευθείας την επιχειρηματική διαδικασία διεκπεραίωσης των παραγγελιών. Η εκπλήρωση παραγγελίας συνεισφέρει στους επιχειρηματικούς στόχους της διατήρησης της ικανοποίησης των πελατών και της δημιουργίας εσόδων. Τέλος, χρησιμοποιήστε τη διακοπή ροής για να καθορίσετε τη ροή που δημιούργησε την αναφορά πωλήσεων.

Προσδιορισμός κατόχων διεργασιών και άμεσα ενδιαφερόμενου για κάθε ροή

Ο κάτοχος της διεργασίας για μια ροή είναι το άτομο που είναι υπεύθυνο για την επιτυχή εκτέλεση μιας δεδομένης διεργασίας. Είναι υπεύθυνοι για αυτήν τη διεργασία και για τις ροές που την υποστηρίζουν. Θα πρέπει να προσδιορίσετε τον κάτοχο της διεργασίας για κάθε ροή φόρτου εργασίας. Θα πρέπει επίσης να προσδιορίσετε τα ενδιαφερόμενα μέρη για κάθε ροή. Οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να συμμετάσχουν στον φόρτο εργασίας, να έχουν εξαρτήσεις σε μια ροή ή να διαχειριστούν μια εξάρτηση που έχει η ροή.

Μπορεί να έχετε ένα υπόστρωμα ανάθεσης αρμοδιοτήτων (RAM) ή ένα υπόστρωμα RACI (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed), το οποίο ήδη προσδιορίζει τους ιδιοκτήτες των διεργασιών και τα ενδιαφερόμενα μέρη. Συνήθως, οι κάτοχοι των διεργασιών είναι υπεύθυνοι ή υπόλογοι για μια διεργασία και εσείς ερωτάτε ή ενημερώνετε τους ενδιαφερόμενους.

Προσδιορισμός διαδρομών κλιμάκωσης για κάθε ροή

Ο προσδιορισμός των διαδρομών κλιμάκωσης αφορά τον καθορισμό καναλιών κλιμάκωσης των ζητημάτων που σχετίζονται με τη ροή. Ζητήματα που πρέπει να κλιμακωθούν θα μπορούσαν να είναι επείγουσες ενημερώσεις, αποκλιμάκωση της ασφάλειας, υποβάθμιση ή τεχνικά συμβάντα. Ο στόχος της αναγνώρισης μιας διαδρομής κλιμάκωσης είναι η διασφάλιση της επίκαιρης και αποτελεσματικής επίλυσης των ζητημάτων.

Η διαδρομή κλιμάκωσης που θα αντιστοιχίσετε θα πρέπει να ξεκινά με το άτομο ή την ομάδα που είναι πιο πιθανό να επιλύσει ένα συγκεκριμένο ζήτημα. Εάν αυτό το άτομο ή η ομάδα δεν μπορεί να επιλύσει το πρόβλημα, η διαδρομή κλιμάκωσης θα πρέπει να προσδιορίζει το επόμενο σημείο επαφής. Το επόμενο σημείο επαφής έχει ευρύτερες υποχρεώσεις και μπορεί να συντονίζει τις στρατηγικές άμβλυνσης των επιπτώσεων με περισσότερα τμήματα του οργανισμού. Ο αριθμός των ατόμων σε μια διαδρομή κλιμάκωσης διαφέρει ανάλογα με τη ροή και την οργάνωση. Υπερβολικά πολλοί άνθρωποι σε μια διαδρομή κλιμάκωσης μπορούν να αργούν τις προσπάθειες επίλυσης.

Προσδιορισμός του επιχειρηματικού αντίκτυπου κάθε ροής

Ο προσδιορισμός των επιχειρηματικών επιπτώσεων κάθε ροής είναι απαραίτητη για την κατανόηση του πώς κάθε ροή συνεισφέρει σε βασικούς επιχειρηματικούς στόχους. Ο αντίκτυπος στις επιχειρηματικές δραστηριότητες θα μπορούσε να περιλαμβάνει βελτίωση της απόδοσης, άμεση ή έμμεση εξοικονόμηση κόστους, άμβλυνση των κινδύνων ή επιχειρηματικό μετασχηματισμό. Κατανοώντας τη θετική και την αρνητική επίδραση κάθε ροής, μπορείτε να ιεραρχώντας τις προσπάθειες για να διασφαλίσετε την αξιοπιστία των ροών που επηρεάζουν περισσότερο την επιχείρησή σας. Είναι σημαντικό να εξετάσετε τις άμεσες επιπτώσεις της αποτυχίας ροής και του αντίκτυπου διακοπής της ροής σε άλλες διεργασίες που έχουν αποτύχει. Ακολουθούν βήματα για τον προσδιορισμό του επιχειρηματικού αντίκτυπου κάθε ροής:

• Προσδιορίστε τον θετικό αντίκτυπο. Προσδιορίστε τα αναμενόμενα πλεονεκτήματα όταν εκτελείται μια ροή όπως αναμένεται. Τα αναμενόμενα οφέλη θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν βελτιωμένη επιχειρησιακή αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα, αυξημένη ικανοποίηση πελατών ή εργαζομένων, βελτιωμένη ασφάλεια δεδομένων, διασφάλιση της συμμόρφωσης με κανονιστικές απαιτήσεις ή οποιαδήποτε άλλη θετική επίδραση στην επιχείρηση.

• Προσδιορίστε τις αρνητικές επιπτώσεις. Αξιολογήστε τις πιθανές αρνητικές συνέπειες σε περίπτωση που μια διεργασία αποτύχει ή δεν λειτουργήσει όπως αναμένεται. Εξετάστε το ενδεχόμενο να ποσοτικοποιήστε συγκεκριμένα στοιχεία, όπως η μείωση των εσόδων. Συμπεριλάβετε υποκειμενικές επιπτώσεις όπως βλάβη στη φήμη, διάβρωση της εμπιστοσύνης των πελατών ή δυσμενείς επιπτώσεις σε άλλες συναφείς επιχειρηματικές διαδικασίες.

• Καθορίστε παραδοχές χωρητικότητας και διαθεσιμότητας. Καθορίστε παραδοχές σχετικά με την αναμενόμενη ικανότητα και διαθεσιμότητα κάθε διεργασίας. Εξετάστε παράγοντες, όπως οι αναμενόμενες ώρες εργασίας και το ποσοστό συνεχούς χρόνου λειτουργίας προορισμού. Εάν υπάρχουν προσδοκίες για στόχο χρόνου αποκατάστασης (RTO) ή στόχο σημείου αποκατάστασης (RPO), θα πρέπει να συμπεριλάβετε αυτές τις προσδοκίες. Αυτές οι υποθέσεις βοηθούν στην κατανόηση των απαιτήσεων αξιοπιστίας για κάθε ροή.

Αξιολογώντας συστηματικά αυτές τις πτυχές, μπορείτε να αποκτήσετε μια ολοκληρωμένη άποψη του πώς κάθε ροή επηρεάζει την επιχείρηση και να κάνετε στρατηγικές αποφάσεις σχετικά με τη βελτιστοποίηση της αξιοπιστίας.

Εκχωρήστε μια βαθμολογία κρισιμότητας σε κάθε ροή

Μια λεπτομερής αξιολόγηση της σημασίας της ροής σε σχέση με το συνολικό αντίκτυπο της επιχείρησης σάς επιτρέπει να αναθέσετε μια αξιολόγηση κρισιμότητας σε κάθε ροή. Ο σκοπός είναι η ταξινόμηση των ροών κατά προτεραιότητα και η αντιστοίχιση μιας ετικέτας που σας επιτρέπει να αναγνωρίσετε τις κρίσιμες ροές. Αυτή η διαδικασία είναι μια λογική εξήγηση του προσδιορισμού, της αντιστοίχισης και της στοίχισης με τις επιχειρηματικές διαδικασίες και τον αντίκτυπο. Χρησιμοποιήστε τις παρακάτω περιγραφές κρισιμότητας για να αναθέσετε τις κρίσιμες πληροφορίες σας:

• Κρίσιμη (υψηλή κρισιμότητα): Οι κρίσιμες ροές αποτελούν αναπόσπαστο μέρος των βασικών επιχειρηματικών λειτουργιών. Επηρεάζουν άμεσα κρίσιμες πτυχές μιας επιχείρησης, όπως η εμπειρία των πελατών, οι οικονομικές συναλλαγές, τα πρωτόκολλα ασφαλείας, η υγείας του ανθρώπου και η ασφάλεια. Η αποτυχία ή η διακοπή αυτών των ροών θα μπορούσε να οδηγήσει σε σημαντικές άμεσες ή μακροπρόθεσμες αρνητικές συνέπειες. Παραδείγματα αρνητικών αποτελεσμάτων είναι η απώλεια εσόδων, η αύξηση της αξιοπιστίας και τα νομικά ζητήματα. Με την ιεράρχηση αυτών των ροών εξασφαλίζεται ότι οι πιο σημαντικές πτυχές του φόρτου εργασίας είναι ισχυρές και αξιόπιστες.

• Σημαντικό (μεσαία κρισιμότητα): Οι σημαντικές ροές εκπληρώνουν μέρος μιας επιχειρηματικής λειτουργίας, αλλά δεν διασυνδέονται άμεσα ούτε επηρεάζουν κρίσιμες επιχειρηματικές λειτουργίες. Για παράδειγμα, εάν ένα πρόβλημα διαταράξει μια εσωτερική ροή επεξεργασίας δεδομένων, μπορείτε να προσπαθήσετε ξανά την επεξεργασία των δεδομένων χωρίς άμεσα εξωτερικά αποτελέσματα. Αυτές οι ροές είναι απαραίτητες για την ομαλή λειτουργία των λειτουργιών, αλλά παρέχουν άμεση πελατειακή ή οικονομική επίδραση, επιτρέποντας διαχειριζόμενες αποκρίσεις σε ζητήματα.

• Παραγωγικότητα (χαμηλή κρισιμότητα): Οι ροές παραγωγικότητας δεν έχουν άμεση ή σημαντική επίδραση στις βασικές επιχειρηματικές λειτουργίες ή στην εμπειρία των πελατών. Παραδείγματα είναι οι συμπληρωματικές διεργασίες και περιπτώσεις που χρησιμοποιούν μικρές ομάδες, όπως η μεταφορά αρχείων σε τακτά χρονικά διαστήματα, για τη δημιουργία αντίγραφου ασφαλείας ή την επεξεργασία ερευνών σχολίων. Παρόλο που αυτές οι ροές συνεισφέρουν στο συνολικό σύστημα, η διακοπή λειτουργίας τους δεν είναι πιθανό να προκαλέσει σημαντικά άμεσα επιχειρηματικά ή λειτουργικά προβλήματα και συχνά υπάρχει μη αυτόματη λύση.

Ακολουθώντας αυτήν τη δομημένη προσέγγιση για την ανάθεση μιας κρισιμότητας, μπορείτε να ορίσετε αποτελεσματικά προτεραιότητες πόρων και να εστιάσετε στη διατήρηση και τη βελτίωση της αξιοπιστίας και αποτελεσματικότητας των πιο κρίσιμων ροών σας.

Συμβιβασμός: Οι υψηλότερες προσδοκίες αξιοπιστίας συμπίπτουν μερικές φορές με υψηλότερο λειτουργικό κόστος και διοικητικό φόρτο για τους φορείς εκμετάλλευσης. Βεβαιωθείτε ότι οι ενδιαφερόμενοι έχουν κατανοήσει τις πιθανές αυξήσεις του κόστους βελτίωσης της αξιοπιστίας των κρίσιμων ροών.

Παράδειγμα καταλόγου ροής

Το παρακάτω παράδειγμα παρέχει ένα πλήρες σενάριο και παρουσιάζει σημαντικά σημεία που θα σας βοηθήσουν να προσδιορίσετε, να αντιστοιχίσετε και να προσδιορίσετε τις προτεραιότητες των ροών σας. Το παράδειγμα του φόρτου εργασίας είναι μια επιχειρηματική εφαρμογή για τη σύνταξη αναφορών δαπανών, η οποία δίνει στους υπαλλήλους τη δυνατότητα να συμπληρώσουν φόρμες δαπανών, τους διευθυντές να επανεξετάσουν και να εγκρίνουν τις δαπάνες και να αναθεωρούν εβδομαδιαίες αναφορές.

Ροή χρήστη 1: Συμπληρώστε τη φόρμα δαπανών

Περιγραφή ροής: Οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν την εφαρμογή για να συμπληρώσουν τη φόρμα εξόδων.

• Επιχειρηματικές διαδικασίες: Αυτή η ροή υποστηρίζει τη συμπλήρωση και την υποβολή της φόρμας εξόδων, αλλά είναι ασύγχρονη, καθιστώντας την λιγότερο κρίσιμη.

• Κάτοχος διαδικασίας: Διαχειριστής επιχείρησης

• Ενδιαφερόμενα μέρη: Υπάλληλοι, προϊστάμενος, διαχειριστής επιχείρησης

• Διαδρομές κλιμάκωσης: Ομάδα εφαρμογής, ομάδα πλατφόρμας

• Επιχειρηματικός αντίκτυπος: Αυτή η ροή είναι σημαντική για τους υπαλλήλους να διεκδικήσουν έξοδα, αλλά δεν επηρεάζει άμεσα την κύρια ροή εσόδων της επιχείρησης ούτε έχει άμεσο αντίκτυπο στους πελάτες. Όταν οι υπάλληλοι δεν είναι σε θέση να δημιουργήσουν απαιτήσεις δαπανών λόγω μη διαθεσιμότητας αυτής της ροής, δεν επηρεάζει αρνητικά τα έσοδα ή τη φήμη της εταιρείας. Οι εργαζόμενοι μπορούν να καταθέσουν τα έξοδα σε μεταγενέστερο χρόνο. Μια παρατεταμένη διακοπή λειτουργίας μπορεί να οδηγήσει σε προσαυξήσεις της πιστωτικής κάρτας, εάν παραλείπονται οι πληρωμές των εξόδων. Ωστόσο, η μεγάλη διαθεσιμότητα δεν είναι απαραίτητη για αυτήν τη διεργασία. Οι διαχειριστές επιχείρησης έχουν καθορίσει μια απαίτηση διαθεσιμότητας 90% για αυτήν τη διεργασία και συμφωνούν με το χρόνο εκτός των ωρών εκτός των ωρών εργασίας για λόγους συντήρησης.

• Βαθμός κρισιμότητας: Παραγωγικότητα (Χαμηλή)

Ροή χρήστη 2: Εξέταση και έγκριση δαπανών

Περιγραφή ροής: Οι προϊστάμενοι γραμμής του υπαλλήλου εξετάζουν και εγκρίνουν την αξίωση εξόδων.

• Επιχειρηματικές διαδικασίες: Αυτή η ροή υποστηρίζει τον έλεγχο και την έγκριση αξιώσεων εξόδων, αλλά είναι μια ασύγχρονη διαδικασία.

• Κάτοχος διαδικασίας: Διαχειριστής επιχείρησης

• Ενδιαφερόμενα μέρη: Υπάλληλοι, προϊστάμενος, διαχειριστής επιχείρησης

• Διαδρομή κλιμάκωσης: Ομάδα εφαρμογής, ομάδα πλατφόρμας

• Επιχειρηματικός αντίκτυπος: Αυτή η ροή επιτρέπει στους προϊσταμένους να εξετάζουν και να εγκρίνουν αξιώσεις εξόδων και να ζητούν περισσότερες λεπτομέρειες. Η μεγάλη διαθεσιμότητα αυτής της ροής δεν είναι σημαντική, καθώς οι προϊστάμενοι έχουν στη διάθεση τους εφτά μέρες για να εγκρίνουν απαιτήσεις δαπανών. Όταν οι υπάλληλοι δεν είναι σε θέση να δημιουργήσουν απαιτήσεις δαπανών λόγω μη διαθεσιμότητας αυτής της ροής, δεν επηρεάζει αρνητικά τα έσοδα ή τη φήμη της εταιρείας. Οι εργαζόμενοι μπορούν να καταθέσουν τα έξοδα σε μεταγενέστερο χρόνο. Μια παρατεταμένη διακοπή λειτουργίας μπορεί να οδηγήσει σε προσαυξήσεις της πιστωτικής κάρτας, εάν παραλείπονται οι πληρωμές των εξόδων. Ωστόσο, η μεγάλη διαθεσιμότητα δεν είναι απαραίτητη για αυτήν τη διεργασία. Οι διαχειριστές επιχείρησης έχουν καθορίσει μια απαίτηση διαθεσιμότητας 90% για αυτήν τη διεργασία και συμφωνούν με το χρόνο εκτός των ωρών εκτός των ωρών εργασίας για λόγους συντήρησης.

• Βαθμός κρισιμότητας: Παραγωγικότητα (Χαμηλή)

Ροή χρήστη 3: Εισαγωγή και καταχώρηση συναλλαγών

Περιγραφή ροής: Οι διαχειριστές επιχειρήσεων πρέπει να ελέγχουν τα έξοδα και να δημοσιεύουν συναλλαγές για να πληρωθούν Κάρτες πίστωσης.

• Επιχειρηματικές διαδικασίες: Αυτή η ροή υποστηρίζει την πληρωμή πιστωτικών κάρτα χρεώσεων.

• Κάτοχος διαδικασίας: Διαχειριστής επιχείρησης

• Ενδιαφερόμενα μέρη: Διαχειριστής επιχείρησης, ομάδα πλατφόρμας, ομάδα δεδομένων

• Διαδρομή κλιμάκωσης: Ομάδα πλατφόρμας, ομάδα δεδομένων, μηχανικός εφημερίας ομάδας πλατφόρμας

• Επιχειρηματικός αντίκτυπος: Αυτή η ροή αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της πληρωμής εξόδων και οι πληρωμές που λείπουν θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε χρεώσεις πίστωσης κάρτα. Ωστόσο, συνήθως υπάρχει αρκετός χρόνος μεταξύ της πληρωμής και της προθεσμίας για τις δαπάνες. Οι διαχειριστές επιχείρησης έχουν καθορίσει μια απαίτηση διαθεσιμότητας 90% για αυτήν τη διεργασία και συμφωνούν με το χρόνο εκτός των ωρών εκτός των ωρών εργασίας για λόγους συντήρησης.

• Βαθμός κρισιμότητας: Μεσαίος

Ροή συστήματος 4: Δημιουργία εβδομαδιαίας αναφοράς δαπανών

Περιγραφή ροής: Δημιουργείται μια εβδομαδιαία αναφορά εξόδων για έλεγχο από τον CFO. Η αναφορά δημιουργείται και δημοσιεύεται στο Power BI και μια ειδοποίηση αποστέλλεται στο CFO.

• Επιχειρηματικές διαδικασίες: Αυτή η ροή υποστηρίζει την αναθεώρηση των εξόδων.

• Κάτοχος διαδικασίας: CFO

• Ενδιαφερόμενοι: Διαχειριστής επιχείρησης, όλες οι τεχνικές ομάδες

• Διαδρομή κλιμάκωσης: Μηχανικός εφημερίας ομάδας εφαρμογών, μηχανικός εφημερίας ομάδας πλατφόρμας, μηχανικός εφημερίας ομάδας δεδομένων

• Επιχειρηματικός αντίκτυπος: Η μη διαθεσιμότητα αυτής της ροής δεν επηρεάζει τα έσοδα ή τη φήμη της εταιρείας. Οι διαχειριστές επιχείρησης έχουν καθορίσει μια απαίτηση διαθεσιμότητας 90% για αυτήν τη διεργασία και συμφωνούν με το χρόνο εκτός των ωρών εκτός των ωρών εργασίας για λόγους συντήρησης.

• Βαθμός κρισιμότητας: Μεσαίος

Ροή χρήστη 5: Έλεγχος δαπανών

Περιγραφή ροής: Οι εξωτερικοί ελεγκτές διενεργούν έγκαιρους ελέγχους δαπανών για να ελέγξουν εάν οι αναφορές πληρούν τις απαιτήσεις συμμόρφωσης.

• Επιχειρηματικές διαδικασίες: Αυτή η ροή υποστηρίζει άμεσα τις διαδικασίες συμμόρφωσης και ελέγχου. Χωρίς αυτή τη λειτουργικότητα, η εταιρεία μπορεί να αντιμετωπίσει πρόστιμα από τους εξωτερικούς ελεγκτές.

• Κάτοχος διαδικασίας: Ομάδα πλατφόρμας

• Ενδιαφερόμενοι: Ομάδα πλατφόρμας, ομάδα λειτουργιών, διαχειριστές επιχειρήσεων

• Διαδρομή κλιμάκωσης: Μηχανικός εφημερίας ομάδας πλατφόρμας

• Επιχειρηματικός αντίκτυπος: Αυτή η ροή απαιτεί υψηλή διαθεσιμότητα, επειδή οι εξωτερικοί ελεγκτές μπορούν να ζητήσουν αναφορά εξόδων χωρίς προειδοποίηση ή ειδοποίηση. Εάν αυτή η ροή δεν είναι διαθέσιμη, θα μπορούσε να οδηγήσει σε πρόστιμα. Πρόκειται για μια βασική διεργασία, για την οποία η επιχείρηση αναμένει χρόνο λειτουργίας 99,9%, συμπεριλαμβανομένων των παρατεταμένων ωρών εργασίας.

• Βαθμός κρισιμότητας: Υψηλός

Διευκόλυνση Power Platform

Εξετάστε τη χρήση της εξόρυξης διεργασιών και εργασιών στο Power Automate, συμπεριλαμβανομένου ενός χάρτη διεργασιών, ενός ισχυρού εργαλείου που μπορεί να σας βοηθήσει να απεικονίσετε και να αναλύσετε τις επιχειρηματικές σας διαδικασίες.

Μάθετε πώς να μετατρέπετε τις ιδέες σας σε μια πλήρως λειτουργική λύση σχεδιάζοντας ένα έργο Power Apps.

Λίστα ελέγχου αξιοπιστίας

Ανατρέξτε στο πλήρες σύνολο προτάσεων.

Λίστα ελέγχου αξιοπιστίας