Índice semántico para Copilot
El índice semántico es una nueva característica de la búsqueda de Microsoft 365 que usa Microsoft Graph para interactuar mejor con los datos personales y de la organización. Crea un nuevo índice que permite el futuro de las experiencias de Búsqueda y Copilot. El índice semántico sigue la seguridad y las directivas de Microsoft Graph. Cada vez que un usuario realiza una consulta a través de la búsqueda o en Microsoft Copilot, siempre se muestra con el contexto de seguridad del usuario y solo se muestra el contenido al que un usuario puede acceder.
Información general
El índice semántico se encuentra encima de Microsoft Graph, que interpreta las consultas de usuario para generar respuestas contextualmente relevantes que le ayuden a ser más productivo. Permite a las organizaciones buscar miles de millones de vectores (representaciones matemáticas de características o atributos) y devolver resultados relacionados. Combinado con mejoras en Microsoft Graph, el índice semántico le conecta con información relevante de su organización y se basa en el enfoque completo de Microsoft para la seguridad, el cumplimiento, la privacidad y respeta todos los límites de la organización dentro de su inquilino.
¿Qué es un índice?
El concepto de indexación de datos está bien establecido en Microsoft 365 y es una parte normal de cómo funciona Microsoft Graph para acceder a la enorme cantidad de datos en su inquilino de Microsoft 365 hoy en día. Los usuarios ven los resultados de búsqueda de Microsoft Graph, que indexa el contenido y las señales de la mayoría de las aplicaciones de Microsoft 365 del inquilino para asegurarse de que los resultados de búsqueda se personalizan y elevan en función de las conexiones entre el contenido y las personas de la red.
Las interacciones con los datos de Microsoft Graph se basan en la coincidencia de palabras clave, la personalización y la coincidencia social. Consultas de búsqueda de palabras clave en un índice de Microsoft Graph, que se asigna a ubicaciones de documentos o a un conjunto de documentos. Microsoft 365 usa Microsoft Graph para clasificar el contenido más relevante en función de su conocimiento de señales adicionales para los usuarios y su red cercana. Esto se conoce como personalización y coincidencia social en Microsoft 365, lo que impulsa la relevancia de las consultas en el contenido de la organización. El acceso a los datos de inquilino de Microsoft Graph se controla mediante el control de acceso basado en rol. Las organizaciones siempre controlan las funcionalidades de Búsqueda de Microsoft a través del portal de búsqueda e inteligencia de la Centro de administración de Microsoft 365.
Cómo el índice semántico ayuda a administrar los datos
El índice semántico mejora las características de Microsoft 365 que permiten encontrar contenido relevante en función de palabras clave, preferencias personales y conexiones sociales. Para ello, crea índices vectorizados que permiten la comprensión conceptual, lo que ayuda a identificar lo que está buscando y le ayuda a acceder al contenido de la organización que necesita. Un vector es una representación numérica de una palabra, un píxel de imagen u otro punto de datos. El vector se organiza o asigna con números cercanos situados cerca entre sí para representar similitud. A diferencia de un índice de palabras clave estándar, los vectores se almacenan en espacios multidimensionales donde se agrupan puntos de datos semánticamente similares en el espacio vectorial, lo que permite a Microsoft 365 controlar un conjunto más amplio de consultas de búsqueda más allá de la "coincidencia exacta". En el gráfico siguiente se usa texto (en lugar de números utilizados por índices vectorizados) para mostrar un ejemplo de similitud entre puntos de datos:
El índice semántico proporciona una búsqueda de similitud rápida y precisa y la recuperación de datos en función de su distancia o similitud vectorial. Esto significa que, en lugar de usar métodos tradicionales para realizar consultas basadas en coincidencias exactas o criterios predefinidos, el índice semántico puede encontrar los datos más similares o pertinentes en función del significado semántico o contextual.
Características
Las siguientes características de índice semántico hacen más que mejorar los resultados de la búsqueda; trabajan juntos para ayudarle a comprender los datos y encontrar información más rápido y mejorar la productividad. Los usuarios podrán interactuar con el índice semántico inicialmente mediante Microsoft Copilot para Microsoft 365 integración. Con el tiempo, Microsoft también mejorará la experiencia de búsqueda en SharePoint Online, Microsoft Teams y la aplicación de Microsoft 365 con el índice semántico. Estamos implementando el índice semántico para nuestros clientes Microsoft 365 E3/E5 y Microsoft 365 Empresa Estándar y Business Premium. También ampliamos el índice semántico a los usuarios de Microsoft 365 A3, A5, Office 365 E3 y E5 con una licencia copilot de pago. Las actualizaciones de estado sobre la disponibilidad se comparten a través de la Centro de administración de Microsoft 365 y la hoja de ruta pública de Microsoft 365. Estos son los detalles de cómo funciona cada característica cuando se busca información.
Microsoft Copilot con chat basado en Graph
El índice semántico ayuda a exponer los resultados en Microsoft Copilot con el chat basado en Graph, ya que comprende la intención de la consulta y anexa información adicional al símbolo del sistema de Microsoft Copilot. La información pertinente se obtiene en Microsoft Graph y el índice semántico para proporcionar al LLM más información para razonar. Por ejemplo, supongamos que quiere que Microsoft Copilot busque un correo electrónico en el que un compañero elogió el trabajo de diseño de un proveedor. El índice semántico incluye palabras cercanas (por ejemplo, eutrógidas, excitadas, sorprendida) en la búsqueda para ampliar el área de búsqueda y dar el mejor resultado. Todo este trabajo tiene lugar en segundo plano para agregar relevancia a los resultados que se buscan con Microsoft Copilot, sin mayor complejidad.
Búsqueda semántica
La búsqueda semántica captura el significado semántico de la consulta, de modo que el texto semánticamente similar tiene valores numéricos similares para comprender mejor el lenguaje. Mediante el uso de vectores, la búsqueda semántica puede comprender las relaciones entre diferentes formas de palabras (por ejemplo, tecnología, tecnología, tecnología; USA, U.S.A, Estados Unidos, Estados Unidos de América; perro, gato, mascota) y capturan sinónimos de forma natural para expandir la cantidad de información que se puede buscar. Estas mejoras ayudan a la búsqueda semántica a comprender la intención de frases, fragmentos de código, documentos y reuniones. También identifica los recursos relacionados con el contenido de consulta o de ejemplo y prepara a los usuarios para interactuar con Microsoft Copilot para Microsoft 365.
Funcionamiento del índice semántico
El índice semántico mejora Microsoft Copilot y los resultados de búsqueda en la aplicación de Microsoft 365, SharePoint Online y Microsoft Teams. Para ello, crea dos índices para admitir una experiencia de búsqueda mejorada y una comprensión conceptual de los datos en línea habilitados automáticamente por Microsoft.
La indexación de nivel de usuario crea un índice personalizado para los ojos solo en un conjunto de datos de trabajo y hace que sea más accesible para que lo use con tareas diarias. Esto incluye cualquier contenido basado en texto con el que realice o interactúe, como correos electrónicos, documentos que le mencionen o que comente o comparta. El índice de nivel de inquilino agrega archivos de SharePoint Online basados en texto a los que pueden acceder dos o más personas de la organización a través de la herencia del sitio. Sin embargo, solo muestra los resultados a un usuario si el usuario ya tiene acceso al contenido controlado por el control de acceso basado en rol. Además, el sitio de SharePoint Online debe seguir siendo de búsqueda.
En la sección siguiente se explica cómo habilitar cada índice, cómo el flujo de datos de Copilot para Microsoft 365 usa el índice semántico, qué tipos de archivo puede controlar cada índice y cómo se ocupa cada índice de las actualizaciones.
Activación
Estamos en las primeras fases de implementar el índice semántico en todas las organizaciones con Copilot para Microsoft 365 y una licencia válida de Microsoft 365, sin intervención administrativa alguna.
Hemos recibido comentarios de los clientes de que el indicador de estado de habilitación del índice semántico anteriormente en el Centro de Administración de Microsoft 365 era confuso. Para reducir la confusión del cliente, hemos quitado temporalmente el indicador hasta que podamos determinar un mejor enfoque. No hay ningún cambio en nuestro compromiso de proporcionar a los clientes una experiencia de búsqueda excepcional y Microsoft seguirá indexando automáticamente las organizaciones.
Flujos de datos
El índice semántico interactúa con Microsoft Graph para proporcionar a los usuarios acceso a la información en el nivel de usuario y en el índice de nivel de inquilino. En el diagrama siguiente se muestra cómo funciona el flujo de datos para una solicitud mediante Copilot para Microsoft 365.
Las solicitudes de usuario de las aplicaciones de Microsoft 365 se envían a Copilot (1) y Copilot accede a Microsoft Graph y al índice semántico para su procesamiento (2). Copilot envía el símbolo del sistema modificado al modelo de lenguaje grande (3), recibe la respuesta LLM (4) y, a continuación, accede a Microsoft Graph y al índice semántico para el procesamiento posterior (5). Copilot vuelve a enviar la respuesta y el comando de la aplicación a las aplicaciones de Microsoft 365. Todas las solicitudes se cifran mediante HTTPS y los datos del cliente permanecen cifrados en reposo.
Tipos de contenido compatibles
El índice semántico admite la indexación de los tipos de archivo y buzón de usuario enumerados en la tabla siguiente, con más tipos de archivo admitidos con el tiempo. En la tabla se incluye una lista de tipos de archivo admitidos para el índice de nivel de usuario y el índice de nivel de inquilino.
| Tipo de archivo o contenido | Nivel de usuario | Nivel de inquilino |
|---|---|---|
| Buzón de usuario | Compatible | No aplicable |
| Buzón delegado | No compatible | No aplicable |
| Buzón compartido | No compatible | No aplicable |
| Datos de buzón archivados | No compatible | No aplicable |
| Datos de SharePoint archivados | No compatible | No compatible |
| Word documentos (doc/docx) | Compatible | Compatible |
| PowerPoint (pptx) | Compatible | Compatible |
| archivos PDF | Compatible | Compatible |
| Páginas web (aspx) | Compatible | Compatible |
| Archivos de OneNote (uno) | Compatible | Compatible |
| Datos del conector de Graph | No aplicable | Compatible |
Actualizaciones de índices
Cuando el índice semántico ha completado la indexación de un cliente por primera vez, los documentos creados por los usuarios se indizan casi en tiempo real en el buzón del usuario. Los nuevos documentos que se agregan a sitios de SharePoint Online a los que dos o más usuarios pueden acceder, a través de la herencia de sitios, se indexa diariamente. Cuando se actualiza un documento de nivel de inquilino y usuario indexado, los cambios se indexa inmediatamente.
Administración
Proporcionamos a los administradores actividades opcionales para preparar y administrar el índice semántico mediante el Centro de administración de Microsoft 365. No se requiere ninguna intervención administrativa para habilitar el índice semántico, ya que Microsoft habilita automáticamente el servicio. El índice semántico es una mejora en la búsqueda de Microsoft 365 y no se puede deshabilitar.
Los administradores pueden elegir preparar y administrar el índice semántico revisando las consideraciones para planear y planear e implementar una colaboración de archivos en SharePoint y compartir permisos en la experiencia moderna de SharePoint. Los administradores pueden optar por excluir archivos del índice semántico revisando las consideraciones para excluir datos con Prevención de pérdida de datos de Microsoft Purview (DLP). Si una solución DLP no está presente, los administradores pueden excluir sitios de SharePoint Online del índice de nivel de inquilino.
Excluir sitios de SharePoint Online
Hay ocasiones en las que es posible que las organizaciones sin Prevención de pérdida de datos de Microsoft Purview deseen excluir un sitio de SharePoint Online de que sus datos estén indexados por Microsoft Search. Estos pasos solo deben tenerse en cuenta para datos confidenciales, como nóminas, recursos humanos o información financiera. Para excluir un sitio de SharePoint Online, siga estos pasos:
- Vaya al sitio con los permisos de administrador adecuados.
- Seleccione Configuración y, a continuación, Información del sitio en el menú desplegable.
- Seleccione Ver toda la configuración del sitio para abrir la página Configuración del sitio.
- Seleccione Buscar y disponibilidad sin conexión en la categoría Búsqueda y seleccione No para Permitir que este sitio aparezca en los resultados de la búsqueda para excluirlo de La búsqueda de Microsoft y de la búsqueda de índice semántico. Esto también se puede realizar con PowerShell para varios sitios.
Microsoft Search y el índice semántico admiten la exclusión del contenido en línea de SharePoint solo del índice de nivel de inquilino. No hay ninguna opción para excluir solo los resultados de La búsqueda de Microsoft o el índice semántico; las acciones se aplican a ambos al mismo tiempo.
Configuración de item insights
En la página Búsqueda e inteligencia de la Centro de administración de Microsoft 365, las conclusiones de elementos están habilitadas de forma predeterminada. Al desactivar la información de personas o elementos, se reduce la experiencia de búsqueda de Microsoft y el índice semántico, ya que los resultados no incluirán personas relevantes que se habrían derivado de grupos de distribución o del organigrama.
Personas información proporciona una lista de personas relevantes para un usuario en función de su trabajo de colaboración pública en Microsoft 365. La colaboración pública incluye miembros de un grupo de distribución público y personas conectadas en el organigrama.
Las conclusiones de elementos permiten recomendaciones para los usuarios de su organización en función de su trabajo colaborativo en Microsoft 365. Estas recomendaciones pueden incluir, entre otros, documentos u otros tipos de contenido y mostrarse en tarjetas de personas (contactos), Delve, la aplicación Microsoft 365, resultados de Microsoft Copilot y otras ubicaciones.
Tanto item insights como Personas insights no cubren las características de personalización basadas en los propios datos de un usuario.
Incorporación de información de terceros
El índice semántico proporciona una manera para que las organizaciones lleven los datos o contenido de la organización fuera de Microsoft 365 a Copilot para Microsoft 365 y al ecosistema de Microsoft 365. Los conectores de Graph permiten la ingesta de orígenes de datos externos, lo que ayuda a enriquecer la experiencia de Copilot de los usuarios con resultados relevantes que aprovechan los datos de Microsoft 365 y los datos de terceros. Microsoft indexa todos los datos de los conectores de Graph mientras mantiene los controles de acceso para el contenido. Esto expande los tipos de orígenes de contenido que se pueden buscar en las aplicaciones de productividad de Microsoft 365 y en el ecosistema de Microsoft más amplio, y funciona mejor cuando el contenido del conector es enriquecido con texto. Los datos de terceros se pueden hospedar de forma local o en las nubes públicas o privadas, y esta información la consume Microsoft Graph, que se puede ingerir en el índice semántico para ayudar a proporcionar a su organización todo el contexto en Microsoft 365 y el contenido de terceros de su organización. Obtenga más información sobre los requisitos de licencia del conector de Graph para Microsoft 365 Enterprise y Copilot para Microsoft 365 en Requisitos de licencia y precios.
Además, ya están disponibles más de 30 complementos y conectores de Graph, incluida la búsqueda web con tecnología de Bing, Microsoft Dataverse, Jira, Trello, Factor, Confluence, Freshworks y Priority Matrix. Miles de complementos adicionales de línea de negocio y de terceros se habilitarán en los próximos meses a medida que integremos las extensiones de mensajes de Teams existentes y los conectores de Microsoft Power Platform con Copilot para Microsoft 365. Este amplio ecosistema de complementos para Copilot para Microsoft 365 aparecen en las herramientas que se usan cada día para el trabajo aportará un valor sin precedentes a nuestros clientes mutuos a medida que transformemos cómo se hace el trabajo juntos.
Privacidad, cumplimiento y seguridad
El modelo de permisos dentro del inquilino de Microsoft 365 puede ayudar a garantizar que los datos no se filtren involuntariamente entre usuarios, grupos e inquilinos. El índice semántico solo presenta datos a los que cada individuo puede acceder mediante los mismos controles subyacentes para el acceso a datos utilizados en otros servicios de Microsoft 365. El índice semántico respeta el límite de acceso basado en la identidad del usuario para que el proceso de puesta en tierra solo acceda al contenido al que el usuario actual está autorizado a acceder. Para obtener más información, consulte la documentación de servicios y directivas de privacidad de Microsoft.
Microsoft Copilot para Microsoft 365 cumple con nuestros compromisos existentes de privacidad, seguridad y cumplimiento con los clientes comerciales de Microsoft 365, incluidos el Reglamento general de protección de datos (RGPD) y el European Union (UE) Data Boundary. Las solicitudes, las respuestas y los datos a los que se accede a través del índice semántico no se usan para entrenar los LLM básicos, incluidos los usados por Copilot para Microsoft 365. Para obtener más información, vea Datos, privacidad y seguridad para Copilot para Microsoft 365.
Almacenamiento y procesamiento
Los datos generados por el índice semántico permanecen dentro del inquilino de la empresa y cumplen con sus directivas y procesos de seguridad, cumplimiento, identidad y privacidad. El índice semántico solo funciona con el contenido al que los usuarios ya tienen permiso y no afecta a las cuotas de almacenamiento.
La información de índice de nivel de usuario se almacena donde se encuentra el buzón de correo del usuario y la información de índice de nivel de inquilino se almacena en un contenedor de inquilinos del cliente aislado y protegido ubicado en la región donde se encuentra el sitio de SharePoint (región principal o especificada de otro modo por el administrador de inquilinos). Para los clientes dentro del límite de datos de la Unión Europea (EUDB), el índice se almacena en un centro de datos basado en la UE/EFTA. El procesamiento de otros clientes puede tener lugar en una región de inquilino o en el Estados Unidos. En el caso de las organizaciones multigeográficas, se respetan todos los límites geográficos. Los datos de la región se almacenan y procesan en cada región. En el momento de la consulta, se envía una consulta federada a todas las regiones y combina el índice semántico y los resultados de búsqueda de palabras clave en una respuesta al usuario.
Soporte técnico de La clave de cliente de Microsoft Purview (BYOK)
El índice semántico proporciona compatibilidad con BYOK para las empresas que han habilitado BYOK en su entorno tanto para el índice de nivel de usuario como para el índice de nivel de inquilino. Microsoft habilita automáticamente el índice semántico para los clientes habilitados para BYOK sin intervención administrativa.
Protección de la información
En el contexto de la búsqueda, no hay otras maneras de excluir datos del índice semántico mediante funcionalidades de protección de la información. El índice semántico hereda la configuración de seguridad y privacidad de La búsqueda de Microsoft, y los datos procedentes de conectores de terceros se proporcionarán el mismo almacenamiento y protecciones que otros datos de Microsoft 365. Para las organizaciones que investigan opciones adicionales de protección de la información, Microsoft 365 proporciona funcionalidades integradas en aplicaciones de Microsoft 365 y productos complementarios para ayudar a los administradores a proteger los datos de la organización mediante la minimización de datos y la reducción del uso compartido excesivo. En las secciones siguientes se describen las opciones disponibles para las organizaciones solo como referencia.
Minimización de datos
La minimización de datos reduce la cantidad de datos disponibles para acceder a ellos dentro de la organización. La retención y eliminación de contenido suele ser necesaria para los requisitos normativos y de cumplimiento, pero la eliminación de contenido que ya no tiene valor empresarial también le ayuda a administrar el riesgo y la responsabilidad. Administración del ciclo de vida de Microsoft Purview, que tiene licencia por separado, se puede usar para eliminar contenido que ya no es necesario con directivas de retención para la administración a escala y etiquetas de retención para excepciones y control granular.
Reducir el uso compartido excesivo
Las organizaciones han podido tomar medidas durante mucho tiempo para reducir el uso compartido excesivo en Microsoft 365 mediante controles existentes en la Centro de administración de Microsoft 365 y SharePoint Online. Es importante tener en cuenta que el índice semántico no cambia los permisos de acceso al contenido y no cambia los principios de cómo los usuarios deben compartir información con compañeros. Por ejemplo, el índice semántico no hace que el contenido se comparta con un vínculo que funcione con todos los usuarios de mi organización como parte del índice de nivel de inquilino. Solo los usuarios que seleccionen un vínculo al que tengan acceso tendrán la información agregada a su índice de usuario. Se recomienda que las organizaciones consideren lo siguiente al explorar las opciones de protección de la información:
Planear la colaboración segura de archivos : revise el plan e implemente una colaboración de archivos para comprender mejor las prácticas recomendadas para operar un entorno de colaboración de archivos seguro y productivo para los usuarios.
Acceso de usuario de tamaño correcto a los datos para reducir la lista : reduzca el uso compartido excesivo heredando listas de exclusión para sitios de SharePoint Online y realizando comprobaciones de control de acceso en tiempo real que están presentes en el índice semántico. Las organizaciones pueden considerar el uso del complemento Administración avanzada de SharePoint de Syntex para administrar y controlar estos permisos.
Usar etiquetas de confidencialidad: otra manera es etiquetar los datos con etiquetas de confidencialidad Microsoft Purview Information Protection. Las etiquetas que aplican el cifrado usan derechos de uso para proporcionar una capa adicional de protección y también se incluyen en el recorte de búsqueda (es decir, se admiten para el filtrado y las reglas del lado de la aplicación que se usan para el marcado visual y las restricciones de acceso).
Limitar el acceso: Prevención de pérdida de datos de Microsoft Purview está disponible en Microsoft 365 E5 y se puede usar para limitar de forma retroactiva y temporal el acceso a los documentos que se han notificado como sobresaltos. Si no es un cliente Microsoft 365 E5, las organizaciones pueden usar la prueba de soluciones de Microsoft Purview de 90 días para explorar cómo las funcionalidades adicionales de Purview pueden ayudar a su organización a administrar las necesidades de cumplimiento y seguridad de los datos.
Para los clientes interesados en explorar cómo implementar soluciones avanzadas de protección de la información, revise el artículo siguiente en el que se explica cómo implementar una solución de protección de la información con Microsoft Purview. Para obtener más información sobre cómo Microsoft Purview puede ayudarle a reforzar los requisitos de cumplimiento y seguridad de datos para Copilot para Microsoft 365, consulte Protección y administración de interacciones Copilot para Microsoft 365 con Microsoft Purview.
Recursos adicionales
Microsoft 365, Microsoft Graph y el índice semántico permiten una expresividad sin precedentes para la búsqueda, el chat y los copilotos que aprovechan los datos de Microsoft 365. Esta expresividad ayuda a exponer los datos de puesta a tierra adecuados para sacar el máximo partido a los datos de la organización con Microsoft 365 y Copilot para Microsoft 365.
Para más información sobre Copilot para Microsoft 365, consulte estos recursos: