Introducción a Copilot para Microsoft 365
Microsoft Copilot para Microsoft 365 es una herramienta de productividad con tecnología de inteligencia artificial que usa modelos de lenguaje grande (LLM) e integra los datos con Microsoft Graph y Aplicaciones Microsoft 365. Funciona junto con aplicaciones populares de Microsoft 365 como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, etc. Copilot proporciona asistencia inteligente en tiempo real, lo que permite a los usuarios mejorar su creatividad, productividad y capacidades. En este artículo se explica cómo puede preparar su organización para Copilot. Estos pasos se pueden considerar en tres fases principales:
- Optimización para Búsqueda
- Actualización de canales y aplicaciones
- Aprovisionamiento de licencias de Copilot
Antes de empezar
Para poder acceder a Copilot, debe cumplir estos requisitos:
Debe tener uno de los siguientes planes de suscripción para comprar Microsoft Copilot para Microsoft 365. Puede comprar licencias de Copilot para Microsoft 365 a través de la Centro de administración de Microsoft 365 en la página Servicios de compra, los asociados de Microsoft o el equipo de la cuenta de Microsoft. Puede comprar tantas licencias de Copilot para Microsoft 365 como licencias de requisitos previos.
Los usuarios deben tener una de las siguientes licencias base para ser aptos para una licencia de Copilot para Microsoft 365. Las licencias de requisitos previos incluyen:
- Microsoft 365 E5
- Microsoft 365 E3
- Microsoft 365 F1
- Microsoft 365 F3
- Office 365 E1
- Office 365 E3
- Office 365 E5
- Office 365 F3
- Microsoft 365 Empresa Básico
- Microsoft 365 Empresa Premium
- Microsoft 365 Empresa Estándar
- Microsoft 365 A5 para profesores*
- Microsoft 365 A3 para profesores*
- Office 365 A5 para profesores*
- Office 365 A3 para profesores*
*Disponible solo a través de inscripción para soluciones educativas (EES) o proveedor de soluciones en la nube.
Nota:
Los clientes con suscripciones de Education o Business que no incluyen Teams pueden seguir comprando licencias de Copilot para Microsoft 365.
Aplicaciones Microsoft 365 aplicaciones de escritorio como Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams. Copilot estará disponible en las versiones web de las aplicaciones cuando se asigne una licencia. Para empezar a trabajar con el proceso de implementación, consulte Guía de implementación para aplicaciones de Microsoft 365.
Cuenta de OneDrive Debe tener una cuenta de OneDrive para varias características dentro de Copilot para Microsoft 365, como guardar y compartir los archivos. Para obtener más información, consulte Iniciar sesión o crear una cuenta para OneDrive.
Outlook para Windows Para una integración perfecta de Copilot para Microsoft 365 con Outlook, se recomienda outlook nuevo (Windows, Mac, Web, Mobile). Copilot también admite Outlook clásico (Windows). Puede cambiar a Outlook Mobile para acceder a la nueva experiencia de Outlook. Para obtener más información, consulte Introducción al nuevo Outlook para Windows.
Microsoft Teams Para usar Copilot para Microsoft 365 con Microsoft Teams, debe usar el cliente de escritorio o el cliente web de Teams. Puede descargar el cliente de escritorio aquí o iniciar sesión en la aplicación web en https://teams.microsoft.com. Se admiten tanto la versión actual como la nueva de Teams. Para obtener más información, consulte Cliente de escritorio de Microsoft Teams.
Para permitir que Copilot en Teams haga referencia al contenido de la reunión una vez finalizada la reunión, se debe habilitar la transcripción o la grabación de la reunión. Para más información acerca de cómo configurar la transcripción y la grabación, consulte Configurar transcripción y subtítulos para reuniones de Teams y Grabación de reuniones de Teams.
Microsoft Loop Para usar Copilot en Microsoft Loop, debe tener Loop habilitado para su inquilino. Para obtener más información sobre cómo habilitar Loop, consulte Introducción a Microsoft Loop.
Microsoft Whiteboard Para usar Copilot para Microsoft 365 con Microsoft Whiteboard, debe tener Whiteboard habilitado para el inquilino. Para obtener más información sobre Microsoft Whiteboard, consulte Administrar el acceso a Microsoft Whiteboard para su organización.
Optimización de Búsqueda
Microsoft Copilot para Microsoft 365 proporciona a los usuarios la posibilidad de encontrar y acceder a su contenido a través de la solicitud de lenguaje natural. Copilot garantiza la seguridad y la privacidad de los datos mediante el cumplimiento de las obligaciones existentes y la integración con las directivas de su organización. Utiliza el contenido de Microsoft Graph con los mismos controles de acceso que otros servicios de Microsoft 365. Para sacar el máximo partido a Copilot, debe considerar la posibilidad de optimizar los datos y el contenido para Búsqueda, a fin de garantizar un acceso seguro óptimo. Para obtener más información sobre la privacidad con Microsoft Copilot para Microsoft 365, consulte Datos, privacidad y seguridad para Microsoft Copilot para Microsoft 365.
Aplicación de principios de acceso just-enough
Desde el Centro de administración de SharePoint, puede revisar el acceso al sitio de SharePoint para comprobar los permisos y el acceso para asegurarse de que los datos son seguros y priorizar los sitios que contienen información confidencial.
Para comprobar la privacidad del sitio, vaya a Sitios activos, seleccione un sitio y vaya a Configuración. Establecer un sitio como Privado significa que solo los usuarios de su organización con acceso al sitio lo encontrarán. También puede revisar el acceso en la pestaña Pertenencia, así como los propietarios, miembros y visitantes del sitio.
Nota:
Una estrategia útil para equilibrar el esfuerzo y maximizar el impacto es establecer una definición de datos para la confidencialidad y considerar la posibilidad de priorizar la revisión de sitios de SharePoint, centrarse primero en los repositorios más críticos, luego implementar licencias para los usuarios y pilotar Copilot e implementar un proceso para iterar por el resto de los repositorios en paralelo con la expansión de la base de usuarios. Esto proporciona un bucle coherente de comentarios de los usuarios para refinar continuamente el acceso sin retrasar la implementación. Vaya a la sección de implementación siguiente para obtener una estrategia más detallada para implementar e impulsar la adopción.
Con una licencia apta, puede configurar clasificadores automáticos de contenido en un sitio de SharePoint si va al sitio, selecciona el icono Configuración de la parte superior derecha, va a Configuración de biblioteca y ajusta las etiquetas de confidencialidad predeterminadas. Esta característica garantiza que el contenido creado o editado hereda esta etiqueta. El contenido que se mueve al sitio sin etiquetas adecuadas desencadenará una notificación.
Copilot y acceso a varias cuentas
Las características de Copilot para Excel, Word, PowerPoint y OneNote funcionarán sin problemas para los usuarios que tengan varias cuentas de Microsoft (cuenta profesional o educativa o cuenta personal) que hayan iniciado sesión en una sola sesión de Windows cuando una de esas cuentas tenga asignada una licencia de Copilot Pro o Copilot para Microsoft 365. Por ejemplo, cuando un usuario de su equipo de trabajo con una licencia de Copilot para Microsoft 365 abre un documento desde su OneDrive personal, podrá usar Copilot en el documento. O bien, cuando un usuario Copilot Pro inicie sesión en su dispositivo de trabajo con su cuenta Microsoft (MSA), podrá usar Copilot con archivos de Office almacenados en su OneDrive o en bibliotecas de documentos de SharePoint.
Como administrador, puede desactivar la capacidad de un usuario de agregar una cuenta Microsoft a su dispositivo de trabajo, lo que impide que estos usuarios con Copilot Pro puedan ver las características de Copilot con sus aplicaciones de Microsoft 365 en su dispositivo de trabajo. Para obtener pasos sobre cómo hacerlo, consulte Configuración de restricciones de inquilinos. Tendrá que configurar directivas de restricción de inquilinos para cada una de las aplicaciones de Microsoft 365.
Si desea evitar que los identificadores de Entra del inquilino se usen en máquinas no administradas que puedan tener acceso a Copilot, puede usar el acceso condicional para impedir el acceso a los recursos del inquilino en dispositivos no compatibles.
Nota:
En los inquilinos soberanos en los que Copilot para Microsoft 365 no está disponible, incluso si un dispositivo tiene varias cuentas iniciadas y una de esas cuentas tiene Copilot, se seguirá bloqueando el uso de las características de Copilot a los usuarios.
Configuración de directivas avanzadas con Microsoft Purview
En el portal de cumplimiento Microsoft Purview, puede crear etiquetas de confidencialidad; para ello, vaya a la pestaña Etiquetas para personalizar las directivas que mejor se ajusten a las clasificaciones de confidencialidad de datos. También puede configurar el etiquetado automático si navega por el menú Etiquetado automático en el panel de navegación izquierdo, en Protección de la información. Seleccione una etiqueta o cree una nueva directiva de etiqueta y configure las protecciones para el contenido que tenga aplicada la etiqueta.
Estas etiquetas también se pueden aplicar en función del contenido que se encuentre en los documentos mediante directivas de prevención de pérdida de datos (DLP). Estas directivas permiten aplicar etiquetas automáticamente cuando se identifican tipos específicos de contenido en un documento, por ejemplo, información de identificación personal como direcciones, información fiscal o números de pasaporte. También puede usar directivas DLP para clasificadores entrenables que identifiquen categorías de contenido, como código fuente, documentos financieros, recursos humanos y mucho más. También puede configurar directivas DLP de punto de conexión que restringirían a los usuarios de acciones como copiar contenido en el Portapapeles o dispositivos USB extraíbles o imprimir.
Auditoría de la actividad de Copilot en Microsoft Purview
Toda la actividad de Copilot para Microsoft 365 se puede detectar mediante la búsqueda de contenido en el portal de Microsoft Purview para auditoría y revisión. Desde el portal de Microsoft Purview, puede iniciar una auditoría desde la pestaña Auditoría del panel de navegación izquierdo. También puede aplicar directivas de retención para conservar el contenido en mensajes y respuestas en función de los requisitos de la organización. Las directivas de cumplimiento de eDiscovery y comunicación también se admiten para Copilot para Microsoft 365 actividad a través del portal de Purview, lo que le permite configurar marcas para las directivas de coincidencias de contenido configuradas. Por ejemplo, puede configurar una directiva para marcar la actividad que incluye palabras o nombres de código específicos.
Para obtener más información sobre las configuraciones de cumplimiento y seguridad de datos mediante Microsoft Purview, consulte Protección de cumplimiento y seguridad de datos de Microsoft Purview para Microsoft Copilot.
Revise la configuración de privacidad de Aplicaciones Microsoft 365 porque esa configuración podría tener un efecto en la disponibilidad de las características de Microsoft Copilot para Microsoft 365. Para obtener más información, consulte Microsoft Copilot para Microsoft 365 y configuración de directivas para experiencias conectadas.
Canales de actualización
Microsoft Copilot para Microsoft 365 seguirá la práctica estándar de Aplicaciones Microsoft 365 para la implementación y las actualizaciones, estando disponible en todos los canales de actualización, excepto en Semi-Annual Canal enterprise. Los canales de vista previa incluyen El canal actual (versión preliminar) y el canal beta. Los canales de producción incluyen el canal actual y, a continuación, el canal mensual de empresa. Los canales de vista previa son una excelente opción para validar el producto antes de implementarlo en el resto de la organización. Para obtener más información, consulte Información general sobre los canales de actualización y los canales insider de Microsoft 365.
Se recomienda el canal actual, ya que proporciona a los usuarios las características de aplicación de Microsoft 365 más recientes tan pronto como estén listas y proporciona la mejor experiencia para un producto de movimiento rápido como Copilot para Microsoft 365. Si necesita más previsibilidad sobre cuándo se publican cada mes estas nuevas características de aplicaciones de Microsoft 365, se recomienda el canal mensual enterprise.
Hay varias maneras de administrar canales para dispositivos de usuario. Para más información, consulte Cambiar el canal de actualización de Microsoft 365 para habilitar Copilot.
Aprovisionamiento de licencias de Copilot para Microsoft 365
Una vez que haya preparado su organización para Copilot, puede administrar licencias de Microsoft Copilot para Microsoft 365 desde el Centro de administración de Microsoft 365. Puede asignar licencias a usuarios individuales o a grupos de usuarios, así como reasignar licencias a otros usuarios.
Para acceder a la administración de licencias en el centro de administración de Microsoft 365, vaya a Licencias>de facturación.
También puede asignar licencias de forma masiva a grupos de usuarios a través del Centro de administración de Azure o asignar licencias a los usuarios con PowerShell. Para obtener más información, consulte Asignar licencias de Microsoft 365 a los usuarios.
Para obtener más información sobre los pasos para implementar Copilot para su organización, consulte Habilitación de usuarios para Microsoft Copilot para Microsoft 365.
Configuración de la configuración de Copilot
Como administrador, puede administrar las experiencias de Microsoft Copilot para su organización mediante los controles disponibles en el Centro de administración de Microsoft 365. Puede ver el estado de las asignaciones de licencias de Copilot, acceder a la información más reciente sobre Copilot, administrar los controles de seguridad y cumplimiento de datos, enviar comentarios en nombre de los usuarios, configurar complementos y permisos y habilitar el uso de datos web como datos de conexión a tierra en Copilot.
Puede administrar esta configuración mediante la página Copilot de la Centro de administración de Microsoft 365. Para obtener más información, consulte Administrar Microsoft Copilot para Microsoft 365 con la página Copilot.
Planear la implementación y medir la adopción, el impacto y la opinión
Los innumerables usos de Copilot para Microsoft 365 en las distintas aplicaciones de Microsoft 365 proporcionan oportunidades para que los usuarios encuentren valor de diferentes maneras.
Aceleración de la adopción para obtener valor
Se recomienda abordar la adopción de Copilot aprovechando la adopción. Para ello:
Identifique a los usuarios de varios grupos empresariales de su organización, idealmente con un uso elevado de las características existentes de Microsoft 365. Puede identificar a estos usuarios revisando las métricas de uso en el Centro de administración de Microsoft 365.
Asigne a estos usuarios Copilot para Microsoft 365 licencias e incorpórelas mediante los recursos disponibles en el centro de adopción de Microsoft, incluido el kit de incorporación de usuarios.
A medida que estos usuarios se sientan más cómodos con el uso de Copilot, deberían poder hablar sobre cómo lo usan mejor y dónde es más valioso para ellos. Esto le proporciona expertos en productos que pueden ayudar a otros usuarios a adoptar Copilot en toda la organización.
Con su comunidad establecida de primeros adoptadores o Campeones, pueden hablar mejor con sus compañeros dentro de su organización y contextualizar el valor de Copilot para satisfacer mejor sus necesidades. Este marco también proporciona a los departamentos de TI una manera escalable de controlar las preguntas a través de Champions, desarrollando un equipo de expertos en toda la organización. Para más información sobre cómo impulsar la adopción, visite el centro de adopción de Microsoft Copilot.
El panel de Microsoft Copilot (versión preliminar) de Viva Insights ayuda a las organizaciones a maximizar el valor de Copilot para Microsoft 365 proporcionando a los líderes de la organización y a los responsables de la toma de decisiones de TI información sobre la preparación, la adopción, el impacto y la opinión del usuario.
Acceda al panel de Microsoft Copilot (versión preliminar) desde Viva Insights aquí.
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Comentarios
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