Crear presupuestos contables

Los presupuestos juegan un papel importante en la inteligencia empresarial. Ejemplos son los extractos financieros en función de los informes financieros que incluyen movimientos de presupuesto o al analizar los importes presupuestados frente a los reales en el plan de cuentas. Obtenga más información en informes financieros.

Puede crear presupuestos para cualquier período de tiempo determinado, pero la mayoría de las veces las empresas establecen presupuestos que cubren su año fiscal. Puede crear varios presupuestos para el mismo período para poder trabajar con múltiples versiones o revisiones del presupuesto si es necesario. También se pueden crear presupuestos para dimensiones, de modo que se puedan analizar las variaciones presupuestarias por dimensión. Puedes trabajar con hasta 4 dimensiones con un presupuesto. Obtenga más información en Trabajar con dimensiones .

En contabilidad de costes, trabaja con los presupuestos de costes de forma similar. Más información en Crear presupuestos de G/L.

Para crear un nuevo presupuesto contable

1. Seleccione el ícono , ingrese Presupuestos de G/L y luego seleccione vincular relacionado.

2. Elija la acción Editar lista y, a continuación, rellene los campos según sea necesario. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción.

3. Seleccione la acción Editar presupuesto.

4. En la parte superior de la página Presupuesto rellene los campos según sea necesario para definir lo que se muestra.

   La página muestra solo las entradas que contienen el nombre del presupuesto ingresado en el campo Nombre del presupuesto . Dado que acaba de crear el nombre del presupuesto, no hay movimientos que coincidan con el filtro. Por tanto, la página está vacía.

5. Para escribir una cantidad, seleccione la celda correspondiente de la matriz. Se abre la página Movs. pptos. contabilidad.

6. Cree una nueva línea y rellene el campo Importe. Cierre la página Movs. pptos. contabilidad.

7. Repita los pasos 5 y 6 para todos los importes del presupuesto.

Nota

En la ficha desplegable Filtros puede filtrar la información de presupuesto por las dimensiones de presupuesto que haya configurado con ese nombre de presupuesto.

Exportar e importar presupuestos contables con Excel

Puede exportar datos de las páginas de presupuesto a Microsoft Excel para su posterior procesamiento o análisis y luego volver a importar los datos de presupuesto en Business Central.

Exportación de presupuestos de G/L a Excel

Exportar un presupuesto de libro mayor a un libro de Excel le permite trabajar sin conexión y aprovechar las potentes funciones de manipulación de datos de Excel. Para exportar el presupuesto a Excel haga lo siguiente:

1. Abrir el Presupuesto: Seleccionar el presupuesto en el que desea trabajar de la lista de presupuestos de G/L. Seleccione la acción Editar presupuesto.
2. Para exportar a Excel, en la página Presupuesto , elija la pestaña Acciones .
3. Seleccione Exportar a Excel.
4. Elija las dimensiones y los filtros que desea incluir en la exportación. Por ejemplo, es posible que desee filtrar por departamentos o proyectos específicos. Ahora elija Aceptar para generar el archivo Excel.
5. Guarde el archivo Excel exportado en su unidad local para editarlo más adelante.

Edición de presupuestos de contabilidad general en Excel

Con el presupuesto de G/L exportado a Excel, ahora puede completar sus datos presupuestarios. A continuación se ofrecen algunos consejos para ser más eficaz y reducir los errores.

• Al ingresar datos presupuestarios, complete los montos presupuestarios para cada combinación de dimensiones y períodos. Asegúrese de que los datos sean precisos y cumplan con los requisitos de formato de Business Central. Por ejemplo, los valores numéricos no deben contener ningún carácter especial ni formato.
• Aproveche las funciones de Excel, como fórmulas, validación de datos y formato condicional, para agilizar la entrada de datos y garantizar la precisión.
• Una vez que haya ingresado todos los datos del presupuesto, asegúrese de que se haya guardado el archivo Excel.
• Considere mantener copias de respaldo de sus presupuestos localmente.

Importación de presupuestos de G/L a Excel

Después de completar los números de presupuesto en un libro de Excel local, el siguiente paso paso es importarlo nuevamente a Business Central. Para importar el presupuesto desde Excel haga lo siguiente:

1. Abrir el Presupuesto: Seleccionar el presupuesto en el que desea trabajar de la lista de presupuestos de G/L. Seleccione la acción Editar presupuesto.
2. Para importar desde Excel, en la página Presupuesto , elija la pestaña Inicio .
3. Seleccione Importar desde Excel.
4. Seleccione el archivo Excel desde su unidad local. Se le dará la opción de elegir el presupuesto que desea cargar y si desea agregar o reemplazar las entradas. La acción agregar agregará las entradas de Excel a cualquier entrada ya existente. La acción reemplazar sobrescribirá cualquier entrada que ya esté en el presupuesto.
5. Si todo parece correcto, seleccione Aceptar para completar el proceso de importación. Luego, Business Central actualizará el presupuesto con los datos importados.

Ejemplo de escenario: establecimiento de objetivos presupuestarios para gastos de nómina

Ya sabéis que el nuevo coste salarial presupuestado va a ser 1.200.000 moneda local (ML). Desea permitir que el departamento de Salarios presupueste las tres líneas específicas (de tipo de cuenta Publicación) para empleados a tiempo completo, empleados a tiempo parcial y ayuda temporal. Las tres líneas se agrupan bajo una línea de encabezado de Salarios.

Introduzca 1.200.000 en la línea Mayor, exporte el presupuesto a Excel y luego envíelo al departamento de Salarios y dígales que distribuyan los 1.200.000 DL.

El departamento de Salarios distribuye el importe en las tres cuentas contables. Cuando vuelve a importar al presupuesto contable, las tres cuentas se completan con los nuevos datos de Excel, que suman 1.200.000 DL y la línea Mayor está en blanco.

Nota

El plan de cuentas, en el que se basan los presupuestos del libro mayor, tiene líneas del tipo de cuenta Encabezado. Estas líneas contienen el total de las líneas debajo de ellas. Cuando se exporta un presupuesto contable, se exportan los datos de todas las líneas independientemente del tipo de cuenta. Sin embargo, sólo puede importar datos sobre líneas del tipo de cuenta Contabilización. De igual forma, al importar un presupuesto contable, todos los valores que existían en las líneas de cabecera se eliminan. Se eliminan para evitar totales incorrectos después de importar datos creados o editados en Excel.

Consejos para una gestión presupuestaria eficaz

A la hora de trabajar con presupuestos, aquí os dejamos algunos consejos para una gestión presupuestaria eficaz:

• Actualizaciones periódicas: actualice periódicamente sus presupuestos de G/L para reflejar los cambios en sus planes financieros y su negocio ambiente. Puedes copiar cualquiera de los presupuestos y convertirlos en previsiones.
• Control de versiones: mantenga diferentes versiones de su presupuesto para comparar el rendimiento real frente a diversos escenarios.
• Colaboración: Fomentar la colaboración involucrando a las partes interesadas relevantes en el proceso presupuestario, garantizando que el presupuesto sea completo y realista.

Colaboradores

Este artículo es mantenido por Microsoft. Algunos contenidos fueron escritos originalmente por los siguientes colaboradores.

• Michelle Serna | Directora de sistemas ERP.

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