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Asignar documentos electrónicos a líneas de pedido de compra con Copilot (versión preliminar)

[Este artículo es documentación preliminar y está sujeto a modificaciones].

A medida que los procesos de adquisiciones se vuelven más digitales, la función de documentos electrónicos en Business Central desempeña un papel clave en la automatización de la recepción y el procesamiento de facturas de proveedores por las empresas. Copilot puede ayudar mejorando la asignación y la correspondencia de las líneas de facturas de los proveedores con los pedidos de compra. Copilot puede reducir el tiempo que dedica en tareas que normalmente requieren una búsqueda exhaustiva, la consulta y la introducción de datos. Otra ventaja es cuando las facturas de los proveedores no se relacionan exactamente con los pedidos de compra Copilot puede identificar los pedidos de compra correspondientes. Las capacidades de comparación mejoradas benefician particularmente a las organizaciones pequeñas y medianas que necesitan un seguimiento eficiente de documentos para líneas de órdenes de compra.

Importante

  • Esta es una característica en vista previa lista para producción.
  • Las vistas previas listas para producción están sujetas a términos de uso complementarios.

La aplicación E-Document admite escenarios para documentos electrónicos durante todo el proceso de ventas. Copilot también puede perfeccionar la forma de gestionar los documentos electrónicos en el proceso de compra, especialmente con respecto a las órdenes de compra. La aplicación le permite especificar el tipo de documento de compra que creará para cada proveedor cuando reciba facturas electrónicas de ellos.

Puede actualizar una orden de compra existente en Business Central con la información recibida en la factura electrónica.

Idiomas compatibles

Esta característica de Copilot se valida y se admite en inglés solamente. Si bien se puede utilizar en otros idiomas, es posible que no funcione según lo previsto. La calidad del idioma puede variar según la interacción del usuario o la configuración del sistema, lo que puede afectar a la precisión y la experiencia del usuario. Obtenga más información sobre la disponibilidad geográfica y de idiomas en Disponibilidad internacional de Copilot.

Requisitos previos

Identificar pedidos compra

Primero, puede identificar los pedidos de compra que puede corresponder automáticamente. Si su Proveedor ha configurado el campo Recibir documento electrónico en para trabajar con Pedidos de Compra, una vez creado el documento electrónico en Business Central (manualmente o desde un punto final externo), Business Central hará lo siguiente:

  1. Si el Pedido de compra para este proveedor en particular existe y hay un número de pedido de compra en el archivo de documento electrónico, Business Central vinculará automáticamente este Documento electrónico con el Pedido de compra. El Estado del documento de este Documento electrónico es En curso y el Estado del documento electrónico en la subpágina Estado del servicio es Pedido vinculado.
    El vínculo aparece en el campo Documento del documento electrónico. Si necesita cambiar el Pedido de compra, puede hacerlo usando la acción Actualizar vínculo de pedido de compra y eligiendo manualmente otro de los pedidos de compra existentes para este proveedor. Puede hacerlo solo antes de hacer coincidir las líneas entre Documento electrónico y Pedido de compra.
  2. Si el Pedido de compra para este proveedor existe pero no hay ningún número de pedido de compra en el archivo de documento electrónico recibido, si ha cargado este documento manualmente, puede elegir uno de los pedidos de compra existentes cuando y si cargó este documento manualmente, abriendo la lista Pedidos de compra de los pedidos que ha obtenido de proveedores que contienen solo el Documento electrónico, donde debe seleccionar Pedido de compra que desea y seleccionar Aceptar. Si no seleccionó el Pedido de compra correcto u obtuvo el Documento electrónico automáticamente desde un extremo externo utilizando la Cola de trabajos, el nuevo documento electrónico no se vinculará con ningún documento de compra, el campo Estado del documento será Error y el Estado del documento electrónico en la subpágina Estado del servicio será Error de procesamiento de documento importado. Para finalizar la vinculación con el Pedido de compra, seleccione la acción Actualizar vínculo de pedido de compra y elija uno de los pedidos de compra existentes para este proveedor.

Asignar líneas

Copilot le ayuda a hacer coincidir automáticamente líneas de facturas electrónicas con líneas de órdenes de compra y ofrece inteligencia de comparación adicional para mejorar las coincidencias.

Después de compararlos y asignarlos, Business Central actualiza la orden de compra coincidente con la información de recibo relevante para garantizar que se reciban las cantidades correctas en las líneas de pedido.

Podrá cotejar los documentos electrónicos recibidos con líneas de pedidos de compra desde dos lugares diferentes, desde la página Documentos electrónicos o desde la página Pedido de compra. La forma más sencilla de encontrar los Pedidos de compra ya vinculados es utilizar el mosaico Pedidos de compra vinculados en su Área de trabajo. Para encontrar documentos no vinculados se pueden encontrar usando el mosaico Facturas electrónicas de compra en espera donde tiene una lista de Documentos electrónicos que debe revisar.

Nota

El grupo Actividades de Documento Electrónico con estos dos iconos está disponible en las siguientes Áreas de trabajo:

  • Evaluación del administrador de negocio
  • Administrador de negocio
  • Contable
  • Administrador de inventario
  • Envío y recepción

Cuando desea ejecutar la comparación desde un pedido de compra, seleccione la acción Asignar líneas de documento electrónico con Copilot. La acción está disponible en la página lista de Pedidos de Compra y en la página Pedido de Compra. Si desea ejecutar la comparación desde la página Documentos electrónicos, seleccione la acción Hacer coincidir el pedido de compra con Copilot. Para procesar con comparación, siga estos pasos:

  1. Seleccione la acción Asignar líneas de documentos electrónicos con Copilot o Hacer coincidir el pedido de compra con Copilot, para documentos ya vinculados.

  2. La solicitud Líneas de pedido de correspondencia de documentos electrónicos con Copilot está funcionando y la página Conciliación de pedidos de compra está en segundo plano. Copilot está creando automáticamente el mapeo por usted.

  3. Después de unos segundos, la página Líneas de pedido de correspondencia de documentos electrónicos con Copilot sugiere líneas para combinar con algunos detalles:

    1. El encabezado del mensaje tiene la siguiente información:
    Nombre del campo Descripción
    Coincidencia automática Especifica el número de coincidencias propuestas por Copilot. Este número se basa en una comparación de cadenas. Si el 80% o más de las descripciones se superponen, Business Central las hace coincidir automáticamente sin usar las capacidades Copilot. Business Central también muestra las líneas como coincidentes automáticamente a medida que existen referencias de elementos con las condiciones adecuadas.
    Coincidencia por Copilot Especifica el número de coincidencias propuestas por Copilot mediante comparación semántica y de cadenas.
    N.º documento electrónico Especifica el número del documento electrónico vinculado.
    Importe total sin IVA Permite especificar el importe total de la factura sin IVA.
    Importe total conciliado incl. IVA Especifica el importe conciliado sin IVA.

    1. Si todas las líneas coinciden, verá el texto siguiente en una fuente verde en la esquina superior derecha: Coincidencia de todas las líneas (100 %). Revise las propuestas de coincidencia.

    2. Las líneas Propuesta coincidente contienen la siguiente información:

      Nombre del campo Descripción
      N.º línea documento electrónico Especifica el número de línea del documento electrónico del archivo del documento electrónico original.
      Descripción de la línea del documento electrónico Especifica la descripción de línea del documento electrónico del archivo del documento electrónico original.
      Cantidad conciliada Especifica la cantidad que se liquida a la línea del pedido de compra.
      Propuesta Especifica la acción que Copilot propuso para hacer coincidir las líneas del pedido de compra.
      Aprender regla de correspondencia Especifica si se debe crear una regla de coincidencia para esta propuesta. Si activa esta casilla, Business Central crea referencias de artículos y asignaciones de texto a cuenta para las cuentas G/L.

    3. Todas las líneas totalmente sugeridas y coincidentes están marcadas en color verde. Si hay un problema, por ejemplo, un precio diferente pero dentro del rango de precios permitido, esta línea se marca con un color amarillo. Si hay alguna similitud entre los campos de descripción pero la diferencia de precio es mayor de lo permitido, esta línea se marca con un color rojo.

    4. Si no está satisfecho con algunas sugerencias, puede eliminarlas usando la acción Eliminar línea.

    5. Si desea ver las coincidencias de propuestas, puede seleccionar el enlace en la columna Propuesta para abrir la página Detalles de coincidencia de documentos electrónicos.

    6. En la página Detalles de coincidencia de documentos electrónicos puede comparar los detalles del Documentos electrónicos y del Pedido de compra para estar seguro de la coincidencia sugerida antes de confirmarla.

    7. Después de revisar, cierre la página.

  4. Si no está satisfecho con la mayoría de las sugerencias, o si no desea utilizar la característica Líneas de pedido de correspondencia de documentos electrónicos con Copilot, seleccione Descartarlo. Puede crear las coincidencias manualmente. Para obtener más información, consulte correspondencia manual.

  5. Si desea conservar las sugerencias, seleccione Mantenerlo.

  6. Business Central cierra la solicitud de Copilot y las líneas en la página Conciliación de pedidos de compra se marcan en verde.

  7. Puede seguir trabajando como si estuviera realizando un emparejamiento manual. Por ejemplo, puede eliminar, crear o restablecer coincidencias. Si no desea realizar cambios, simplemente elija la acción Aplicar a pedido de compra y continúe trabajando con el Pedido de compra.

Nota

También puede seleccionar la acción Coincidir con Copilot, desde la página Hacer coincidir el pedido de compra. Si lo hace, se le preguntará si desea sobrescribir las coincidencias existentes.

Nota

El análisis de precio/coste y la verificación de la cantidad disponible son parte de las actividades de preprocesamiento.

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