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Si utiliza Dynamics 365 Sales for Customer Engagement, puede disfrutar de una integración perfecta en el proceso de obtención de efectivo utilizando Business Central para las actividades backend:
- Procesar pedidos
- Administrar inventario
- Gestione sus finanzas
Para poder utilizar las capacidades de integración, el administrador del sistema debe configurar la conexión y definir los usuarios en Dynamics 365 Sales. Obtenga más información en Integración con Dynamics 365 Sales.
Note
En estos pasos se describe el proceso de integración de versiones en línea de Dynamics 365 Sales y Business Central. Obtenga más información sobre las configuraciones locales en Preparing Dynamics 365 Sales for Integration on-premises.
La integración de las aplicaciones le permite acceder a los datos de Ventas desde Business Central y, en algunos casos, al revés. Puede trabajar con datos que ambos servicios tengan en común y sincronizarlos. Por ejemplo, clientes, contactos e información de ventas. La sincronización mantiene los datos actualizados en ambas aplicaciones.
Por ejemplo, una persona de ventas de Dynamics 365 Sales puede usar las listas de precios de Business Central cuando crean un pedido de ventas. Cuando agregan el artículo a la línea de pedidos de ventas en Dynamics 365 Sales, pueden comprobar el nivel de inventario (disponibilidad) del artículo desde Business Central.
Por su parte, los procesadores de pedidos de Business Central pueden manejar pedidos de ventas que se transfieren automática o manualmente desde Dynamics 365 Sales. Por ejemplo, pueden crear y registrar líneas de pedidos de ventas para artículos o recursos que se introdujeron en Dynamics 365 Sales como productos de entrada por escritura. Obtenga más información en Control de datos de pedidos de ventas.
Importante
Business Central solo se integra con Dynamics 365 Sales. Otras aplicaciones Dynamics 365 que cambian el flujo de trabajo estándar o el modelo de datos en Dynamics 365 Sales, por ejemplo, Project Service Automation, pueden interrumpir la integración entre Business Central y Dynamics 365 Sales.
Emparejar registros
La guía de configuración asistida le permite elegir los datos para sincronizar. Más tarde, también puede configurar la sincronización de registros específicos, lo que se denomina como emparejamiento. Por ejemplo, puede acoplar una cuenta específica de Dynamics 365 Sales con un cliente específico de Business Central. Esta sección describe lo que se debe tener en cuenta al emparejar registros.
Por ejemplo, si desea ver cuentas en Dynamics 365 Sales como clientes en Business Central, debe emparejar los dos tipos de registros. Para ello, en la página Lista de Clientes de Business Central, use la acción Configurar Acoplamiento. Luego, especifique qué clientes de Business Central deben coincidir con qué cuentas en Dynamics 365 Sales.
También puede crear (y vincular) una cuenta en Dynamics 365 Sales basada, por ejemplo, en un registro de cliente en Business Central, utilizando Crear cuenta en Dynamics 365 Sales; o viceversa, mediante Crear cliente en Business Central.
Cuando configura el acoplamiento entre dos registros, también puede solicitar manualmente que el registro actual, por ejemplo, un cliente, sea sobrescrito inmediatamente con los datos de cuenta de Ventas (o de Business Central) usando la acción Synchronize Now. La acción Sincronizar ahora pregunta si se deben sobrescribir los datos de registro de Sales o de Business Central.
En algunos casos se deben emparejar ciertos conjuntos de datos antes que otros, como se muestra en la siguiente tabla.
| Datos | Qué se debe emparejar primero |
|---|---|
| Clientes y cuentas | Acoplamiento de vendedores con usuarios de Dynamics 365 Sales |
| Productos y recursos | Asociar unidades de medida con grupos de unidades de Dynamics 365 Sales |
| Precios de productos y recursos | Acoplar grupos de precios de clientes con precios de Dynamics 365 Sales |
Note
Si sus precios o clientes utilizan divisas extranjeras, asegúrese de emparejar las divisas con las divisas de transacción de ventas.
En Dynamics 365 Sales, los pedidos de ventas dependen de información como clientes, unidades de medida, monedas, grupos de precios de cliente y artículos o recursos. Para que la integración con los pedidos de venta funcione, debe emparejar clientes, unidades de medida, divisas, grupos de precios de cliente, productos o recursos.
Sincronización completa de los registros
Al final de la guía de configuración asistida, puede elegir la acción Run Full Synchronization para empezar a sincronizar todos los registros Business Central con todos los registros relacionados en Dynamics 365 Sales. En la página Dynamics 365 Sales Revisión de Sincronización Completa, elija la acción Iniciar. La sincronización completa puede tardar algún tiempo en completarse, pero puede seguir trabajando en Business Central mientras se ejecuta en segundo plano.
Para comprobar el progreso de los trabajos individuales en una sincronización completa, en la página Dynamics 365 Sales Revisión de sincronización completa, elija un registro para ver los detalles. Para actualizar el estado durante la sincronización, actualice la página.
En la página Microsoft Dynamics 365 Connection Setup, puede obtener detalles sobre la sincronización completa en cualquier momento. Desde aquí también puede abrir la página Lista de asignaciones de tablas de integración para ver información detallada acerca de las tablas de Business Central y en la solución Sales que se deben sincronizar.
Sincronizar en un horario recurrente
La integración proporciona algunos trabajos predeterminados en la cola de trabajos que sincronizan los datos automáticamente. Los trabajos sincronizan los datos cada 30 minutos, pero puede cambiar la programación. Obtenga más información sobre los trabajos de sincronización predeterminados en Trabajos de sincronización para una integración de ventas. Obtenga más información sobre la cola de trabajos en Uso de colas de trabajos para programar tareas.
Gestionar datos de pedidos de venta
Los pedidos de ventas que los usuarios envían en Dynamics 365 Sales se transfieren a Business Central si selecciona la casilla Crear pedidos de ventas automáticamente en la página Configuración de Conexión de Microsoft Dynamics 365.
Como alternativa, puede convertir manualmente los pedidos de ventas enviados de Dynamics 365 Sales mediante la Crear en Business Central acción en la página Sales Orders - Dynamics 365 for Sales.
En dichos pedidos de venta, el campo Nombre del pedido original se transfiere y se asigna al campo Número de documento externo del pedido de venta en Business Central.
Esto también puede funcionar si el pedido de cliente original contiene productos fuera de catálogo, es decir, elementos o recursos que no están registrados en ninguna de las aplicaciones. En ese caso, debe completar los campos Tipo de producto especificado y Número de producto especificado en la página Configuración de Ventas y Cuentas por Cobrar para que las ventas de productos no registrados se asignen a un artículo o número de recurso especificado.
Note
No puede asignar una inserción a productos o recursos en Business Central que se combina con un producto en Dynamics 365 Sales. Para permitir las inserciones, le recomendamos que cree un producto o recurso específicamente para ese propósito y no lo combine con un producto en Dynamics 365 Sales.
Si la descripción del artículo en el pedido de venta original es larga, se crea otra línea de pedido de ventas del tipo Comment para contener el texto completo en el pedido de ventas en Business Central.
Las actualizaciones de los campos en los encabezados de pedidos de ventas, como los campos Última Fecha de Envío o Fecha de Entrega Solicitada, que están asignados en la mapeo de tablas de integración SALESORDER-ORDER, se sincronizan periódicamente con Dynamics 365 Sales. Los procesos como la publicación, el envío y la facturación de un pedido de venta se publican en la escala de tiempo del pedido de ventas en Dynamics 365 Sales. Cuando se envían pedidos de ventas en Business Central, el campo Fecha de último envío se actualiza y el estado del pedido en Dynamics 365 Sales se establece en Cumplido. Obtenga más información en Introducción a las fuentes de actividades. Obtenga información sobre el procedimiento para habilitar la publicación y las actividades relacionadas con los pedidos en Dynamics 365 Sales en Configurar el control de Notas para acceder a información sobre publicaciones para una entidad personalizada en la documentación de Customer Engagement. El artículo se refiere a Customer Engagement local, pero los pasos son los mismos para la versión en línea.
Note
La sincronización periódica basada en la asignación de tablas de integración PEDIDO DE VENTAS-PEDIDO solo funcionará cuando la integración de pedidos de venta esté activada. Obtenga más información en Ajustes de conexión en la página de configuración de la conexión de ventas. Sólo se sincronizan los pedidos de ventas que se crean a partir de solicitudes de ventas enviadas en Dynamics 365 Sales. Obtenga más información en Habilitación de la integración de procesamiento de pedidos de ventas.
Si alguien cambia el precio de un producto en Dynamics 365 Sales e incluye el artículo en pedidos de ventas en Business Central, Business Central crea una nueva lista de precios de ventas para cada pedido. Obtenga más información sobre las listas de precios en Controlar los precios de ventas.
Los pedidos de ventas en Dynamics 365 Sales se sincronizan cuando su estado es Submitted. Los pedidos de ventas de Business Central sincronizan cuando su estado es Released. La excepción a esta regla es cuando se necesita un pago por adelantado para completar un pedido de venta en Business Central. Si un pedido está esperando el pago por adelantado, los pedidos de ventas de Dynamics 365 Sales sincronizan con un estado de Open para permitirle completar el proceso de prepago. Al registrar el prepago, el estado del pedido de venta cambia a Lanzado y la sincronización continúa.
Gestionar datos de ofertas de venta
Las cotizaciones de ventas que se activan en Dynamics 365 Sales se transfieren a Business Central si selecciona la casilla Proceso automático en la página Microsoft Dynamics 365 Connection Setup.
Como alternativa, puede convertir manualmente las cotizaciones de ventas activadas de Dynamics 365 Sales mediante la acción Process en Business Central en la página Cotizaciones de Ventas - Dynamics 365 Sales. En dichas ofertas de venta, el campo Nombre de la oferta original se transfiere y se asigna al campo Número de documento externo del pedido de venta en Business Central. También se transfiere el campo En vigor hasta de la oferta y se asigna al campo Oferta válida hasta en la oferta de venta en Business Central.
Las cotizaciones de venta pasan por muchas revisiones durante su finalización. Tanto el procesamiento manual como automático de las cotizaciones de ventas en Business Central garantiza que las versiones anteriores de las cotizaciones de ventas se archivan antes de procesar nuevas revisiones de las cotizaciones de ventas de Dynamics 365 Sales.
Al elegir Process en Business Central para una oferta que esté en estado Won, solo se crea un pedido de venta en Business Central si se envía un pedido de venta correspondiente en Dynamics 365 Sales. De lo contrario, la cita solo se publica en Business Central. Si posteriormente se envía un pedido de venta correspondiente en Dynamics 365 Sales y se crea un pedido de ventas a partir de él, el Quote No. se actualiza en el pedido de venta y se archiva la cotización.
Manejo de facturas de venta emitidas, pagos de clientes y estadísticas
Después de completar un pedido de venta, se crearán las facturas correspondientes. Al facturar un pedido de ventas, puede transferir la factura de ventas publicada a Dynamics 365 Sales si selecciona la casilla Crear factura en Dynamics 365 Sales en la página Posted Sales Invoice. Las facturas publicadas se transfieren a Dynamics 365 Sales con el estado, Billed.
Cuando se recibe el pago del cliente para la factura de ventas en Business Central, el estado de la factura de ventas cambia a Paid. El campo Status Reason está establecido en Partial, si se paga parcialmente o Complete si se paga por completo, al elegir la acción Update Account Statistics en la página Tarjeta de cliente de Business Central. La acción Update Account Statistics actualiza los valores, como los campos Balance y Total Sales del Business Central Account Statistics FactBox en Dynamics 365 Sales. Alternativamente, puede ejecutar los trabajos programados Estadísticas de clientes y POSTEDSALESINV-INV, para estos dos procesos en segundo plano.
Gestionar precios de venta
Note
En el segundo lanzamiento de versiones de 2020, lanzamos procesos optimizados para configurar y administrar precios y descuentos. Si es un cliente nuevo que usa esa versión, está usando la nueva experiencia. Si es un cliente existente, si está utilizando o no la nueva experiencia depende de si su administrador ha habilitado la actualización de funciones Nueva experiencia de precios de venta en Administración de características. Obtenga más información en Habilitación de próximas características con antelación.
Los pasos para completar este proceso difieren, dependiendo de si su administrador ha activado la nueva experiencia de precios.
Note
Si la sincronización de precios estándar no funciona para usted, le recomendamos que utilice las capacidades de personalización de integración. Obtenga más información en Personalización de una integración con Microsoft Dataverse.
En la experiencia de precios actual, Business Central sincroniza los precios de ventas que:
Se aplican a todos los clientes. Las listas de precios de venta predeterminadas se crean en función del campo Precio unitario en la página Tarjeta de artículo de los artículos.
Aplique a un grupo de precio de cliente específico. Por ejemplo, precios de venta para sus clientes minoristas o mayoristas. Para sincronizar precios basados en un grupo de precios de cliente, siga estos pasos:
- Vincule los artículos para los que el grupo de precios del cliente establece los precios.
- En la página Grupos de precios de cliente, acople el grupo de precios de cliente seleccionando Relacionado, luego Dynamics 365 Sales, Acoplamiento, y a continuación, Configurar acoplamiento. El acoplamiento crea una lista de precios activa en Business Central con el mismo nombre que el grupo de precios del cliente en Dynamics 365 Sales. Además, sincroniza automáticamente todos los productos para los que el grupo de precio del cliente define el precio.
