Configurar recursos que se pueden reservar

Un recurso que se puede reservar en Field Service es cualquier cosa que deba programarse. Esto incluye con mayor frecuencia personas, equipamiento y espacios físicos (instalaciones).

Cada recurso puede tener distintos atributos que lo distingan de otros, incluidos, entre otros:

• Características (por ejemplo: Contabilidad)
• Categorías (por ejemplo: Administrador)
• Zonas (por ejemplo: estado de Washington)
• Unidad organizativa (por ejemplo: suministro de servicios de Seattle)
• Ubicación (por ejemplo: independiente de la ubicación)
• Tipo de recurso (por ejemplo: Usuario)

En este artículo, veremos cómo crear un recurso que se puede reservar y agregar detalles para diferenciarlo de otros recursos. Además exploraremos algunos detalles comunes para configurar recursos de técnicos de campo para organizaciones de Dynamics 365 Field Service.

Nota

Para más vídeos de Dynamics 365 Field Service, vaya a esta lista de reproducción completa.

Requisitos previos

• Cualquier versión de Dynamics 365 Field Service.
• Debe haber iniciado sesión como un usuario con roles de seguridad Field Service - Administrador o Administrador del sistema.

Configurar rápidamente los trabajadores de primera línea para comenzar

En su forma más simple, los trabajadores de primera línea son personas de su organización que están programadas principalmente para trabajos in situ y que utilizan la aplicación móvil de Dynamics 365 Field Service para ver y actualizar los detalles de sus órdenes de trabajo.

Para crear rápidamente trabajadores de primera línea, consulte el artículo sobre establecer trabajadores de primera línea.

Crear trabajadores de primera línea y otros recursos que se pueden reservar manualmente

1. En el menú principal de Field Service, seleccione Recursos>Entidad de recursos.

2. En la pantalla Recursos activos que se pueden reservar, seleccione Nuevo.

3. Seleccionar Tipo de recurso.

El tipo de recurso es una clasificación que describe quién o qué es el recurso y cómo se relaciona el recurso con la organización.

• Usuario: Seleccione esta opción si el recurso es una persona y miembro de la organización. Este tipo de recurso debe elegirse si el recurso es un trabajador de primera línea que necesita acceso a la aplicación móvil de Field Service. Nota: El usuario relacionado debe tener Roles de seguridad y Roles de seguridad de campo establecidos en Field Service: recurso. Para obtener más información, vaya a Configuración de trabajador de primera línea.
• Cuenta o Contacto: Seleccione esta opción si el recurso no es directamente parte de la organización, pero necesita ser programado. Un ejemplo común son los subcontratistas. Esto también permite programar el marco de trabajo para aplicar más fácilmente al sistema Dynamics existente de una organización que puede usar las cuentas y contactos para administrar empleados, partners y contratistas antes de comprar e implementar Field Service.
• Equipamiento: Seleccione esta opción si el recurso es un equipamiento, herramienta o máquina que se deba programar.
• Equipo: Seleccione esta opción como primer paso para crear un equipo para reunir un grupo de recursos donde la programación del recurso del equipo programará a todos sus integrantes. Un ejemplo típico es dos o más personas o una persona y un vehículo. El proceso general es crear un recurso de encabezado del equipo con el tipo de recurso de equipo y, a continuación, agregar otros recursos de tipo usuario, cuenta o equipamiento como elementos secundarios al encabezado del equipo. Para obtener más información, vaya a nuestro artículo sobre equipos de recursos.
• Instalaciones: Seleccione esta opción si el recurso es un espacio físico que necesita ser programado, como un edificio o una sala. Para obtener más información, vaya a nuestro artículo sobre programación de instalaciones.
• Grupo: Seleccione esta opción como primer paso para crear un grupo para reunir un conjunto de recursos similares para administrar capacidad. En otras diferencias, un grupo se diferencia de un equipo en que la programación de un grupo no programa a todos los integrantes del grupo. Para obtener más información, vaya a nuestro artículo sobre grupos de recursos.

Después de seleccionar un tipo de recurso, un campo de búsqueda aparecerá para pedirle que elija un registro relacionado cuando sea aplicable. Por ejemplo, si selecciona Usuario, deberá seleccionar el registro de usuario relacionado.

4. Nombre: escriba un nombre. Este puede ser distinto del nombre del usuario, la cuenta o el registro de contacto relacionado. El nombre especificado aquí aparecerá en el tablero de programación.

5. Zona horaria: Seleccione la zona horaria en la que se encuentra el recurso. Esto se considera en el proceso de programación.

6. Ubicación inicial/final: decida dónde empieza y finaliza su jornada laboral el recurso con fines de programación y enrutamiento. La ubicación inicial y final pueden ser diferentes siempre que ninguna de ellas sea independiente de la ubicación. Por lo tanto, la ubicación de inicio puede ser la dirección del recurso y la ubicación final puede ser la unidad organizativa o viceversa.

   • Independiente de la ubicación - Seleccione esta opción si la ubicación de este recurso no es requerida para la necesidad de negocio y no es necesario considerarla durante el proceso de programación. Si la ubicación del trabajo de un requisito se encuentra establecida como In situ, los recursos independientes de la ubicación no se devolverán en los resultados.
   • Dirección de recurso - seleccione esta opción como ubicación de inicio o finalización si el recurso empieza y finaliza el día en una ubicación única. La ubicación exacta se obtiene de los valores de latitud y longitud en registros relacionados de usuario, cuenta o contacto según el tipo de recurso. Vaya a la sección de consideraciones de configuración de este artículo para un ejemplo de cómo el tipo de recurso y la ubicación de inicio y finalización funcionan juntos. Asegúrese de conectarse a mapas y active la codificación geográfica en el entorno.
   • Unidad organizativa - Seleccione esta opción como ubicación de inicio o finalización si el recurso empieza y finaliza el día en una unidad organizativa, representando normalmente una ubicación de la empresa. La ubicación exacta se obtiene de los valores de latitud y longitud en la unidad organizativa seleccionada para la que hay un campo de búsqueda en el formulario de recursos que se pueden reservar. Si el recurso es de tipo instalaciones, la unidad organizativa actúa como ubicación de las instalaciones.

7. Unidad organizativa: Seleccione la unidad organizativa a la que pertenece el recurso. Esta puede representar un equipo al que pertenece el recurso, una oficina de la que depende el recurso o la ubicación donde el recurso empieza y finaliza el día.

8. Mostrar en el tablero de programación: Determina si el recurso puede agregarse al tablero de programación. Si lo establece en sí, el recurso puede agregarse al tablero de programación o seleccionarse manualmente.

9. Habilitar para búsqueda de disponibilidad: Esto determina si el recurso puede devolverse en los resultados del asistente de programación suponiendo que los atributos del recurso cumplan los criterios de filtro del requisito.

10. Tarifa por hora: Especifique el coste horario interno del recurso. Es el pago por hora que debe abonar la empresa al recurso. Es utilizado por los diarios de programación para calcular el pago por tiempo trabajado.
11. Almacén: seleccione el almacén predeterminado para el cual el recurso obtendrá sus piezas.
12. Aprobación de indisponibilidad requerida: Elija esto si se debe aprobar la indisponibilidad. Si lo establece en No, un registro de solicitud de indisponibilidad bloqueará tiempo en el tablero de programación y se mostrará como horas no laborables para ese recurso. Si se establece en sí, se producirá el mismo resultado cuando se apruebe la solicitud de indisponibilidad.
13. Habilitar programación incremental: Controla el número de reservaciones que pueden aparecer en la aplicación de Field Service Mobile a la vez. Establezca como No para permitir que todas las reservaciones para un recurso se muestren basándose en la configuración móvil (filtros de vista y sincronización). Establezca como Sí para mostrar un nuevo campo titulado Reservas que se van a programar incrementalmente, en el que podrá especificar el número total de reservaciones mostradas a la vez. Mientras un recurso completa las reservaciones (establece el estado de reserva como completo), aparecerán más reservaciones en la pestaña de reservaciones de la aplicación de Field Service Mobile.

Nota

Actualmente, la programación por goteo solo es compatible con la aplicación Field Service Mobile heredada. El soporte para la aplicación móvil Field Service (Dynamics 365) llegará pronto.

Guardar el registro.

Agregar horas laborables

Después de guardar el recurso que se puede reservar es el momento de configurar las horas laborables del recurso. El horario laboral se considera por:

• El tablero de programación por mostrando horas laborables y no laborables como diferentes colores.
• El ayudante de programación mostrando sólo los recursos que está trabajando en los resultados.
• Resource Scheduling Optimization, que automáticamente reserva requisitos a recursos que están trabajando.

Veamos cómo configurar horas laborables.

En la interfaz web (Field Service v7.x o anterior), seleccione la flecha situada junto al nombre del recurso, y elija Horas laborables.

En la interfaz unificada del cliente (Field Service v8.x o posterior), seleccione Mostrar el horario laboral en la parte superior del formulario.

En Field Service v8.8.14 o posterior, las horas de trabajo se muestran directamente en el formulario.

Seleccione +Nuevo>Horas Laborales.

Elegir la hora de inicio y finalización de las horas de trabajo, junto con una opción de repetición como todos los días.

Capacidad es la cantidad de veces que se puede reservar el recurso durante esa hora de trabajo específica. Por ejemplo, establecer la capacidad a 5 significa que cuando se reserva un recurso con el asistente de programación, el recurso se mostrará como disponible y puede reservarse varias veces hasta el límite de capacidad (en este caso, cinco veces). De forma predeterminada, se establece como 1. Si esta configuración se establece en 0, el recurso nunca se mostrará como disponible en una búsqueda de recursos.

Agregar descanso divide cada entrada de horas de trabajo y agrega un descanso de 30 minutos. Agregar división divide cada entrada de horas de trabajo de manera uniforme en dos entradas de horas de trabajo, de modo que cada entrada dividida puede tener una capacidad diferente. La opción Agregar división solo se muestra cuando el botón Capacidad está habilitado.

Una vez que introduzca las horas de trabajo según sea necesario, asegúrese de Guardar.

Esto actualizará el calendario de horas de trabajo.

Puede editar o eliminar las horas de trabajo haciendo doble clic en el intervalo de tiempo en el calendario.

Nota

Si establece las horas laborables para un día o más, asegúrese de que la zona horaria refleja dónde se ubica el recurso, que se configura en el formulario de recursos.

En las versiones de Field Service v8.8.40 o posteriores, puede utilizar una nueva entrada personalizada para las horas de trabajo recurrentes, donde los recursos pueden tener diferentes horas de trabajo en diferentes días de la semana, que se repetirán hasta un día de finalización seleccionado. Puede agregar descansos o dividir las horas de trabajo del recurso en diferentes capacidades, según sea necesario.

Puede agregar descansos o dividir las horas de trabajo de un recurso en diferentes capacidades para cada día de la semana, según sea necesario para su negocio.

En versiones de Field Service anteriores a 8.8.14, seleccione la lista desplegable Configuración y elija uno de los siguientes como se ve en la siguiente captura de pantalla:

• Nueva programación semanal: Establezca una programación semanal en curso para el recurso.

• Programación de trabajo para un día: Defina las horas que el recurso puede programarse en un determinado día.

• Indisponibilidad: Establezca fechas y horas en que los recursos no pueden trabajar.

En Field Service v8.2+, hay campos de latitud y longitud en la entidad de recurso que se puede reservar y se rellenan con las últimas coordenadas de ubicación de la aplicación de Field Service Mobile. Puede ser necesario agregar campos al formulario de recursos que se pueden reservar. Para obtener más información, vaya al artículo sobre cómo habilitar el seguimiento de la ubicación.

Agregar características, zonas y categorías

Los atributos más comunes que distinguen recursos son características, zonas y categorías.

Agregar características

Las características representan los conocimientos y las certificaciones de un recurso. Esto puede ser concreto, como una certificación de CPR; más general, como experiencia en contabilidad o desarrollo web; o tan simple como autorización de seguridad para un edificio específico o fluidez en un idioma.

Un recurso puede tener varias características. Cuando se crea el registro de característica, puede agregarlo un recurso. Más información sobre el artículo de configuración de características.

1. Desde el registro de recursos, vaya a entidades relacionadas y elija Características de recursos.

2. Seleccione Agregar nuevas características de los recursos que se pueden reservar.

3. Seleccione Característica en la consulta.

4. Seleccione Valor de clasificación que representa la competencia del recurso en esa cualificación. Puede ser una calificación de 1 a 10, o incluso representar la puntuación de examen de certificación.

   • El valor de clasificación se puede dejar en blanco.
   • Puede personalizar o crear nuevos valores de calificación yendo a modelos de competencias.
   • Cuando los distribuidores busquen recursos para satisfacer requisitos, el distribuidor puede elegir qué valor de calificación es necesario para los conocimientos específicos.

5. Guardar y cerrar.

Agregar categorías

Las categorías de recurso sirven como roles y títulos para distinguir recursos. Los ejemplos comunes incluyen administrador de servicio, técnico de campo júnior, técnico de campo senior y responsable de zona. Puede agregar categorías a recursos a través de la entidad de asociación de categoría de recursos.

Un recurso puede tener varias categorías. Cuando se crea el registro de categoría, puede agregarlo a un recurso. Más información sobre este tema en la página de las categorías de configuración.

1. Desde el registro de recursos, vaya a entidades relacionadas y elija Asoc. de categorías de recursos.

2. Seleccione Agregar nueva categoría de los recursos que se pueden reservar.

3. Seleccione la Categoría de la búsqueda y luego Guardar y cerrar.

Agregar zonas de ventas

Las zonas de ventas representan regiones geográficas en las que el recurso realiza trabajo. Ejemplos comunes son una ciudad, condado, códigos postales específicos, estado o región general. Un recurso puede ser parte de varias zonas de ventas, pero los requisitos solo pueden existir en una sola zona de ventas.

Cuando se crea el registro de territorio, puede agregarlo a un recurso. Más información sobre el artículo de configuración de zonas de ventas.

1. Desde el registro de recursos, vaya a entidades relacionadas y elija Zonas de ventas de recursos.

2. Seleccione gregar nueva zona de ventas de recursos.

3. Seleccione Zona de ventas en la búsqueda y luego Guardar y cerrar.

Habilitar recurso para Resource Scheduling Optimization

Si Resource Scheduling Optimization está habilitado en la organización, una nueva pestaña aparecerá en el formulario de recursos que se pueden reservar. Para permitir que Resource Scheduling Optimization programe automáticamente requisitos al recurso, vaya a la nueva pestaña y establezca Optimizar programación en Sí.

Si se establece como sí, no significa que los requisitos se programarán automáticamente a este recurso que puede reservarse; más bien, significa que después de que Resource Scheduling Optimization se configure y con el ámbito adecuado para incluir a este recurso que se puede reservar, sería elegible para programaciones automáticas.

Recursos de geolocalización

Las ubicaciones de orden de trabajo se definen mediante la latitud y la longitud del formulario de órdenes de trabajo, o la cuenta de servicio relacionada. Es importante también ubicar geográficamente los recursos.

Vaya a Programación de recursos>Recursos.

Para que puedan aparecer recursos en el mapa del tablero de programación, deben tener una ubicación de inicio y fin codificada geográficamente.

Hay dos maneras de codificar geográficamente los recursos.

Opción una

Establezca la ubicación de inicio y fin del recurso como Dirección de recurso y asegúrese de que el registro de recurso relacionado (usuario, cuenta, contacto) definido por el tipo de recurso tiene valores de latitud y longitud.

Por ejemplo, en la captura de pantalla siguiente, el recurso que se puede reservar tiene el tipo de recurso Contacto; esto significa que el registro de contacto relacionado debe estar codificado geográficamente, lo que significa que los campos de la latitud y la longitud deben tener valores.

Nota

A efectos de enrutamiento, la ubicación de un recurso se define como la ubicación de orden de trabajo actual, la ubicación actual del dispositivo móvil, o la ubicación de inicio y fin definida aquí cuando las demás opciones no son aplicables.

Opción dos

Establezca la ubicación de inicio y fin del recurso como Dirección de unidad organizativa y asegúrese de que el registro de unidad organizativa relacionado está codificado geográficamente, lo que significa que los campos de la latitud y la longitud deben tener valores.

Nota

Es posible que tenga que agregar los campos de la latitud/de longitud al formulario de entidad de la unidad organizativa.

Confirmar que la codificación geográfica funciona adecuadamente

Para asegurarse de que los recursos están codificados geográficamente correctamente, vaya a Universal Resource Scheduling>Tablero de programación. El recurso debe aparecer en el mapa. Seleccione el nombre de un recurso para resaltar su alfiler de ubicación en el mapa.

Consideraciones de configuración

El tipo de recurso y la ubicación de inicio y final de dirección del recurso funcionan juntos para definir la ubicación de un recurso.

Por ejemplo, la captura de pantalla siguiente muestra un recurso que se puede reservar con el tipo de recurso de Contacto y una búsqueda a un registro de contacto. No se muestra en el campo de ubicación de inicio/finalización establecido como dirección del recurso.

Después de ir al registro de contacto relacionado, puede agregar una dirección y luego seleccionar el botón de código geográfico para rellenar los valores de latitud y longitud que se usan como ubicación de inicio y fin del recurso con fines de programación y enrutamiento. Éste es también la ubicación del recurso que se muestra en el mapa del tablero de programación.

El proceso es similar para recursos con el tipo de recurso de Cuenta o de Usuario. Es posible que deba editar una dirección de registro de usuario en el centro de administración de Microsoft 365.

Notas adicionales

• Solo un registro de recurso se puede asociar a un registro de usuario; sin embargo, se pueden asociar varios recursos a un solo registro de cuenta o contacto.

• La ubicación inicial y final de un recurso se usa como ubicación del recurso durante horas de pausa de si está configurada una pausa cuando el horario laboral está configurado para ese recurso.

• Las horas de trabajo del recurso se guardan en la entidad de calendario, que no es compatible con la herramienta de migración de configuración y tampoco se puede habilitar el historial de auditoría en la entidad de calendario.

• El nuevo control de horas laborables se agrega al formulario predefinido de recursos que se pueden reservar. Pero si tiene un formulario personalizado definido en esta entidad, debe habilitar la pestaña de horas laborables en el formulario siguiendo estos pasos:

  • Crea una pestaña con el nombre horas de trabajo. Crea una sección en ella y agregue el campo calendario.
  • Haga doble clic en el campo del calendario y cambie el control a Control de horas laborables. Guarde y publique el formulario.