Configurar contratos para generar automáticamente órdenes de trabajo y facturas
Los acuerdos con el cliente contienen detalles predefinidos para generar órdenes de trabajo y facturas. Para obtener más información, consulte la descripción general de los acuerdos . A medida que aumenta el trabajo de acuerdo, considere si agregar múltiples incidentes o múltiples recurrencias .
Para utilizar los acuerdos, realice los siguientes pasos:
- Crear el Acuerdo. Definirá detalles de alto nivel, como el cliente, el intervalo de fechas y la lista de precios.
- Cree una Configuración de reserva de acuerdo donde defina con qué frecuencia se deben crear órdenes de trabajo para el acuerdo, junto con detalles básicos de las órdenes de trabajo eventuales como orden de trabajo Tipo.
- Agregue Incidentes de Contrato, Productos, Servicios y Tareas de servicio , que definen los detalles específicos del trabajo que se realizará como parte de cada orden de trabajo que se genera.
- Se activa el acuerdo y se crean las Fechas de reserva del acuerdo junto con las órdenes de trabajo a medida que se acercan las fechas.
Este artículo analiza dos escenarios para mostrar cómo los acuerdos pueden crear órdenes de trabajo y facturas.
Requisitos previos
Datos relacionados con órdenes de trabajo como cuentas, tipos de incidentes, productos, servicios y tareas de servicio configuradas en el sistema.
Se configuran los ajustes del acuerdo . Considere la especificación de un prefijo de contrato y número inicial.
Los propietarios designados de acuerdos, configuraciones de reservas de acuerdos y configuraciones de facturas de acuerdos tienen permiso para: crear facturas, detalles de facturas, órdenes de trabajo, incidentes orden de trabajo, productos orden de trabajo, servicios orden de trabajo, tareas de servicio orden de trabajo, requisitos de recursos y reservas.
Escenario 1: Generación automática de órdenes de trabajo para mantenimiento de activos
Una organización debe realizar una inspección mensual Seleccionar en un equipo que instaló en la ubicación de un cliente durante el próximo año. Desea usar Dynamics 365 Field Service para generar automáticamente los trabajos de mantenimiento en medio de cada mes, con alguna flexibilidad. Desean que los distribuidores programen trabajos mantenimiento mensuales para los mejores y más apropiados técnicos de campo y facturar al cliente el trabajo completado a un precio acordado.
Para configurar este escenario, utilice acuerdos, activos de clientes, tipos de incidentes y listas de precios.
Paso 1: Creación de un contrato
En el área de Servicio , Seleccionar Acuerdos>Nuevos.
Rellene la información. Utilice la información sobre herramientas como guía.
Cuenta de servicio y cuenta de facturación: define dónde se llevan a cabo las órdenes de trabajo del acuerdo, mientras que la cuenta de facturación define a quién debe enviarse la factura. Para obtener más información, vaya a Crear y administrar cuentas.
Estado del sistema: Define si un contrato se está ejecutando actualmente. Establezca en Estimación mientras crea un nuevo contrato y agrega detalles.
Lista de precios: especifica el precio de todos los productos y servicios relacionados con un contrato y controla la lista de precios rellenada en las facturas y las órdenes de trabajo generadas desde este contrato. Agregue todos los productos y servicios que se usarán durante el contrato a la lista de precios del contrato. Los contratos normalmente contienen un precio negociado para bienes y servicios que se reflejan en una lista de precios completamente nueva. La lista de precios en las facturas y órdenes de trabajo resultantes se pueden actualizar manualmente según sea necesario.
Fechas de inicio y finalización: define la duración del contrato.
En la pestaña Otros , ingrese más detalles como el Territorio de servicio para las órdenes de trabajo resultantes y el Tiempo de generación de registros, que determina la hora del día en que se generan las órdenes de trabajo, las facturas y otros registros relacionados con este acuerdo. Esta definición es importante porque algunas organizaciones no desean contratos que creen órdenes de trabajo en medio del día laborable. Si no se establece ningún valor, se tomará de manera predeterminada el valor en Configuración del servicio de campo.
Seleccione Guardar.
Step 2: Configurar periodicidad de reserva
Una vez creado el acuerdo, especifique con qué frecuencia se deben generar órdenes de trabajo.
En la pestaña General de la sección Configuraciones de reserva , Seleccionar Configuración de reserva de nuevo acuerdo.
Propina
Es posible que tengas que marcar los puntos suspensivos verticales ⋮ antes de seleccionar Nueva configuración de reserva de acuerdo.
Llene el nombre del cronograma del acuerdo. Por ejemplo, podría ser "Mantenimiento mensual". La asignación del nombre es importante porque un contrato puede tener varias periodicidades de reservas. Por ejemplo, la organización de servicios podría realizar tareas semanales y mensuales como parte del mismo acuerdo.
Complete la configuración de orden de trabajo.
Generar automáticamente orden de trabajo: Seleccionar Sí para generar automáticamente órdenes de trabajo de forma continua. Las órdenes de trabajo generadas aparecen en la vista activa orden de trabajo con el estado Abierto-No programado. Seleccionar No generar manualmente el orden de trabajo para cada fecha de programación.
orden de trabajo Tipo: Seleccionar el tipo de orden de trabajo como Diagnosticar y reparar o Inspección.
Generar órdenes de trabajo con un día de anticipación: indica cuántos días antes de la fecha de servicio prevista se genera la orden de trabajo. Si elige con varios días de anticipación, su acumulación de órdenes de trabajo puede resultar más grande de lo deseado; sin embargo, si elige con muy pocos días de anticipación, es posible que no tenga tiempo para prepararse. Si no se ingresa ningún valor en el nivel del contrato, hay una configuración para todo el entorno en Configuración de Field Service> pestaña Contrato> Generar orden de trabajo del contrato con X días de antelación. Si este campo tampoco tiene valor, las órdenes de trabajo se generan con siete días de antelación a la fecha de reserva a la hora registrada en el contrato.
orden de trabajo Tipo, Prioridad, orden de trabajo Resumen y Ubicación ingresados aquí se transmiten a las órdenes de trabajo resultantes.
Complete la Configuración de reserva.
Generar reserva automáticamente: Seleccionar Sí para que el sistema registre las órdenes de trabajo generadas (independientemente de que se generen automáticamente o manualmente). Especifique un Recurso preferido y una Hora de inicio preferida para la reserva. Seleccionar No para que las órdenes de trabajo generadas se programen a través del proceso de programación normal: manualmente, con la programación Asistente, o con Resource Scheduling Optimization.
Nota
Los acuerdos crean reservas según la recurrencia sin considerar ningún otro factor, incluido si el recurso está activo o sus horas de trabajo.
Duración estimada: Seleccionar el tiempo estimado para este tipo de orden de trabajo.
Los campos Flexibilidad previa a la reserva y Flexibilidad posterior a la reserva especifican cuántos días antes y después de la fecha prevista de programación se puede programar el orden de trabajo. Estos campos rellenan los campos Inicio de la ventana de fecha y Fin de la ventana de fecha en las órdenes de trabajo generadas para facilitar la programación Seleccionar. Por ejemplo, si planea realizar Asistente mensualmente el día ocho de cada mes y establece una flexibilidad de reserva previa y posterior a siete días, entonces las órdenes de trabajo se pueden programar entre el primero y el día 15 de cada mes.
Se pueden especificar el inicio de la ventana de tiempo y el fin de la ventana de tiempo para crear una ventana de tiempo para las órdenes de trabajo generadas, que incluye el cronograma Seleccionar. (Ejemplo: la orden de trabajo debe programarse entre las 8 a.m. y 12 p.m.).
Seleccione Periodicidad de reserva en la barra de comandos de la parte superior
Complete la siguiente información.
Patrón de recurrencia. Por ejemplo, cada semana, cada primer lunes del mes o cada dos viernes.
Rango de recurrencia. Defina la Fecha de inicio y elija el Comportamiento de fecha de finalización.
- Sin fecha de finalización: Las órdenes de trabajo se generan en la fecha de finalización del acuerdo.
- Finalizar antes de: dejar de generar órdenes de trabajo después de la fecha de finalización de la recurrencia.
- Finalizar después de # recurrencias: Las órdenes de trabajo se generan después de que se alcanza el número especificado de recurrencias.
Fechas personalizadas: defina fechas para generar órdenes de trabajo que deben realizarse además de una recurrencia si un patrón no refleja las necesidades de su negocio. Por ejemplo, para realizar un servicio en diferentes días festivos a lo largo del año. Las órdenes de trabajo con fechas personalizadas no se generan, a menos que se proporcione una recurrencia.
paso Aceptar y luego paso Guardar.
Nota
Un contrato único puede tener diferentes configuraciones de reserva. Por ejemplo, puede crear una configuración de reserva para visitas semanales que cree órdenes de trabajo cada semana y una configuración de reserva para visitas mensuales con diferentes reservas.
Consulte también: Importar periodicidad de reserva.
Paso 3: Agregar detalles del trabajo de contrato
Después de configurar el Acuerdo y la Configuración de reserva del acuerdo, defina el trabajo que se debe realizar. Para definir el trabajo, agregue tipos de incidentes, productos, servicios y tareas de servicio al acuerdo.
Si desea utilizar acuerdos para el cliente activo Asistente, utilice los incidentes de reserva de acuerdos y especifique activo. Al especificar un cliente activo en el incidente, puede definir el trabajo recurrente que se debe realizar en un equipo específico y crear un historial de servicio. También puede agregar varios tipos de incidentes varios a una configuración de reserva del acuerdo, cada uno de ellos con un activo de cliente. Este escenario utiliza un incidente de reserva de acuerdo.
Si no desea utilizar tipos de incidentes de reserva de acuerdo, puede agregar productos, servicios y tareas de servicio directamente al acuerdo.
En la pestaña General , en la sección Incidentes , Seleccionar Incidente de reserva de nuevo acuerdo. Utilice la información sobre herramientas como guía para especificar los detalles del incidente.
Propina
Es posible que tengas que marcar los puntos suspensivos verticales ⋮ antes de seleccionar Nueva configuración de reserva de acuerdo.
Seleccione Guardar y cerrar.
A medida que agrega incidentes al acuerdo, los productos, servicios, tareas de servicio y características relacionados se agregan al acuerdo. Luego, estos elementos se agregan a las órdenes de trabajo a medida que se generan. Al agregar tipos de incidentes, tenga en cuenta la configuración Copiar elementos de incidentes al acuerdo .
Paso 4: Activar contrato y ver órdenes de trabajo
Después del proceso de su organización para la revisión del gerente y la aceptación del cliente, el último paso es Activar el acuerdo. Una vez activado, el sistema genera registros relacionados como fechas mantenimiento y órdenes de trabajo. Para agregar más detalles al estado del acuerdo, considere usar los valores de Subestado del acuerdo . También se pueden crear los subestados personalizados del acuerdo.
Desde la página Acuerdo , configure el Estado del sistema en Activo.
Seleccione Guardar. Se crean las fechas de reserva que representan las fechas en que debe realizarse el servicio.
Para ver las fechas de reserva, abra la Configuración de reserva y desplácese hasta la sección Fechas de reserva .
A medida que se acerca la fecha de reserva, se generan órdenes de trabajo según el campo Generar órdenes de trabajo con días de anticipación . El estado de la fecha de reserva cambia a Procesado y aparece una búsqueda del orden de trabajo generado.
Si establece Generar órdenes de trabajo automáticamente en No, puede generar manualmente órdenes de trabajo para cada fecha de reserva. Para casos de negocio únicos en los que debe generar un orden de trabajo antes de lo definido, puede generar uno manualmente. Abre una fecha de reserva y Seleccionar Generate orden de trabajo.
Si decide que el acuerdo Genere reservas automáticamente, las órdenes de trabajo se programan para el recurso preferido cuando se generan las órdenes de trabajo.
Paso 5: Realizar órdenes de trabajo de contrato
Cuando se generan órdenes de trabajo, aparecen entre otras órdenes de trabajo en la vista Órdenes de trabajo .
Las órdenes de trabajo generadas contienen todos los detalles especificados en el acuerdo, como lista de precios, tipo de orden de trabajo, tipos de incidentes y cliente activo. Los detalles aún se pueden editar en el nivel orden de trabajo. Por ejemplo, aunque un orden de trabajo puede generarse a partir de un acuerdo, se pueden agregar más productos y servicios al orden de trabajo según sea necesario. Se pueden cambiar otros detalles, como la lista de precios y el tipo orden de trabajo, si tiene los permisos adecuados.
El orden de trabajo contiene un vincular al acuerdo.
Si aún no está programado, Seleccionar Book and Gatillo el cronograma Asistente.
Después de que un técnico de campo realiza un acuerdo orden de trabajo y un gerente lo cierra, se crea una factura por el trabajo completado. Para más información, consulte el artículo sobre ciclo de vida y estados de orden de trabajo.
Propina
Al configurar acuerdos para generar automáticamente órdenes de trabajo, limite la cantidad de registros orden de trabajo elemento secundario, como productos orden de trabajo, servicios, tareas de servicio y tipos de incidentes, a no más de 500. Volúmenes mayores de registros, complementos personalizados sincrónicos o procesos personalizados pueden provocar un tiempo de espera, lo que provocará que los registros elemento secundario restantes no se generen.
Escenario 2: Generación automática de facturas
Las facturas de contrato se usan automáticamente para generar facturas para productos y servicios. Las facturas se generan con una periodicidad definida y contienen los mismos productos al mismo precio cada vez. Las facturas se generan y se facturan independientemente de si se realizan órdenes de trabajo o no. Es similar a cómo usted podría pagar una factura mensual de teléfono celular, independientemente de la cantidad de llamadas telefónicas o mensajes de texto que envíe.
En este escenario, un cliente paga a una organización de servicios de campo un monto trimestral por un plan de servicio.
Paso 1: Crear un contrato o seleccionar uno existente
Puede agregar una factura de contrato a un contrato existente o agregarlo a uno nuevo. Puede tener un contrato con una única factura de contrato y ningún plan de mantenimiento y tener incluso varias facturas para un solo contrato.
En este ejemplo, se agregan facturas trimestrales al acuerdo existente.
Del acuerdo, Seleccionar Configuración de factura>Agregar nueva configuración de factura del acuerdo.
Propina
Es posible que tengas que marcar los puntos suspensivos verticales ⋮ antes de seleccionar Nueva configuración de reserva de acuerdo.
Ingrese un nombre para el acuerdo de servicio y Seleccionar Guardar.
Paso 2: Configurar los productos y la periodicidad de las facturas
Seleccionar Productos de factura y Nuevo producto de factura de acuerdo.
Agregue los productos que desea facturar regularmente al cliente y Seleccionar Guardar. El precio de los productos de factura se deriva de la lista de precios del contrato.
Nota
Los productos de factura solo pueden ser productos donde Tipo de producto de Field Service está establecido en Inventario o No inventariado. No se pueden agregar los productos de tipo de servicio.
Seleccionar Recurrencia de factura en la barra de comandos en la parte superior.
Ingrese la información de recurrencia. Para configurar trimestralmente, Seleccionar:
- Repetir: Mensual
- Repetir por: Día del mes
- Cada mes especificado: 3
Seleccionar Aceptar, luego Guardar.
Paso 3: Activar periodicidad de facturas y ver facturas
Como este acuerdo ya está activo, las fechas de facturación se generan poco tiempo después, pero no de inmediato. Si agregó una configuración de factura de acuerdo a un acuerdo nuevo o a uno existente que tiene un estado de Estimación , active el acuerdo.
Para ver las fechas de las facturas, Seleccionar Fechas de facturas>relacionadas.
No es posible generar facturas de acuerdo de forma manual como se hace con las órdenes de trabajo de acuerdo.
Nota
Las facturas se generan por adelantado dependiendo de lo que haya configurado en el campo Generar facturas de acuerdo con X días de anticipación en Configuración del servicio de campo , en la sección Acuerdo . La fecha de vencimiento de la factura se establece en función de la configuración de la factura recurrente, pero se crea con X días de anticipación. Si no se ingresa ningún valor para Generar facturas de acuerdo con X días de anticipación, el sistema genera la factura el día de la fecha de la factura en el campo Tiempo de generación de registro en el acuerdo y luego en la configuración de Servicio de campo.
Importar periodicidad de reserva
Puede importar un patrón de recurrencia de reserva para una configuración de reserva de acuerdo (ABS) o una configuración de factura de acuerdo (AIS). El cuadro de diálogo de periodiciad, cuando se guarda, llena un campo en los registros ABS o AIS. El campo se llama Configuraciones de periodicidad y no se muestra en el formulario de forma predeterminada. Para importar una recurrencia con uno o más registros ABS o AIS a través de CSV, realice los siguientes pasos.
Obtenga una cadena representativa de un ABS o AIS que esté configurada de manera similar a cómo le gustaría que se configuren los registros importados.
En esa cadena, identifica los valores que determinan el comportamiento del registro y que puedes analizar a partir de la cadena, como la fecha de inicio y finalización o los meses de cada uno.
Utilice estas cadenas de muestra para completar los registros de configuración de factura y reserva de acuerdo en una hoja de cálculo y utilícela para importar registros completamente configurados.
Por ejemplo, vea una recurrencia en la siguiente captura de pantalla y el XML relacionado.
<root><pattern><period>weekly</period><option>every</option><weeks every='1'><days>1</days><days>2</days><days>3</days></weeks></pattern><range><start>08/01/2020</start><option>endAfter</option><end>10</end></range><datas/></root>
Cambiar el propietario de un acuerdo
Cambie el acuerdo Estado del sistema a Estimación y Seleccionar Guardar. Espere cinco minutos para permitir que se ejecuten todos los procesos asincrónicos
Establecer el acuerdo Estado del sistema volver a Activo y Seleccionar Guardar y cerrar.