Configurar contratos para generar automáticamente órdenes de trabajo y facturas

Los contratos de Field Service permiten a las organizaciones generar automáticamente órdenes de trabajo y facturas con detalles, frecuencia e intervalos de fechas predefinidos predefinidos. Los contratos se usan más para programaciones de mantenimiento donde una organización debe realizar inspecciones diarias, semanales o mensuales en el equipamiento.

Estas son algunas maneras diferentes en que los contratos se pueden configurar y usar. El contrato genera:

• Órdenes de trabajo de inspección diaria que los distribuidores programan mediante el tablero de programación o el asistente de programación.
• Las órdenes de trabajo de mantenimiento mensuales que programa automáticamente Resource Scheduling Optimization.
• Las órdenes de trabajo semanales donde el contrato asigna el mismo recurso cada vez a una hora de inicio definida.
• Una sola orden de trabajo cada mes para inspeccionar varios activos de clientes en una ubicación del cliente.
• Varias órdenes de trabajo cada año para inspeccionar varios activos en una ubicación del cliente.
• Facturas trimestrales para facturar a los clientes servicios y productos predefinidos.

Para usar contratos, deberá:

1. Crear el Acuerdo. Definirá detalles de alto nivel, como el cliente, el intervalo de fechas y la lista de precios.
2. Crear una Configuración de reserva del acuerdo en la que definirá la frecuencia con que se deben crear órdenes de trabajo para el contrato, junto con detalles básicos de las órdenes de trabajo eventuales como Tipo de orden de trabajo.
3. Agregue Incidentes de Contrato, Productos, Servicios y Tareas de servicio , que definen los detalles específicos del trabajo que se realizará como parte de cada orden de trabajo que se genera.
4. Activar el contrato y Fechas de reserva del acuerdo se crearán junto con órdenes de trabajo conforme se acercan las fechas.

Recorramos dos escenarios para mostrar cómo los contratos pueden crear facturas y órdenes de trabajo.

Requisitos previos

• Datos relacionados con órdenes de trabajo como cuentas, tipos de incidentes, productos, servicios y tareas de servicio configuradas en el sistema.

• Considere la especificación de un prefijo de contrato y número inicial. Para obtener más información, vaya a Configuración de contrato.

• Los propietarios designados de contratos, configuraciones de reserva de contratos y configuraciones de facturas de contratos necesitan permisos para crear facturas, detalles de facturas, órdenes de trabajo, incidentes de órdenes de trabajo, productos de órdenes de trabajo, servicios de órdenes de trabajo, tareas de servicio de órdenes de trabajo, requisitos de recursos y reservas.

Escenario 1: Generación automática de órdenes de trabajo para mantenimiento de activos

Una organización debe realizar mantenimiento mensual en una parte del equipamiento que instaló en la ubicación de un cliente durante los próximos dos años. Desea usar Dynamics 365 Field Service para generar automáticamente los trabajos de mantenimiento en medio de cada mes, con alguna flexibilidad. Desean que los distribuidores programen trabajos mantenimiento mensuales para los mejores y más apropiados técnicos de campo y facturar al cliente el trabajo completado a un precio acordado.

Usaremos contratos, junto con activos de clientes, tipos de incidentes y listas de precios, para configurar este escenario.

Paso 1: Creación de un contrato

En el menú principal, vaya a Field Services>Acuerdos>+Nuevo.

Rellene la información. Utilice como guía la útil información sobre herramientas.

• Cuenta de servicio y cuenta de facturación: la cuenta de servicio define donde ocurrirán las órdenes de trabajo de contrato, mientras que la cuenta de facturación define a quién se debe enviar la factura. Para obtener más información, vaya a Crear y administrar cuentas.

• Estado del sistema: Define si un contrato se está ejecutando actualmente. Establezca en Estimación mientras crea un nuevo contrato y agrega detalles. Estableceremos en Activo posteriormente cuando estemos preparados para comenzar a realizar órdenes de trabajo y enviar facturas.

• Fechas de inicio y finalización: define la duración del contrato.

• Lista de precios: especifica el precio de todos los productos y servicios relacionados con un contrato y controla la lista de precios rellenada en las facturas y las órdenes de trabajo generadas desde este contrato. Agregue todos los productos y servicios que se usarán durante el contrato a la lista de precios del contrato. Los contratos normalmente contienen un precio negociado para bienes y servicios que se reflejan en una lista de precios completamente nueva. La lista de precios en las facturas y órdenes de trabajo resultantes se pueden actualizar manualmente según sea necesario.

En la pestaña Otro, puede especificar más detalles, como la Zona de servicio de la que deben formar parte las órdenes de trabajo y la Hora de generación del registro que dicta la hora del día en que se deben generar las órdenes de trabajo, facturas y otros registros relacionados con este contrato. Esta definición es importante porque algunas organizaciones no desean contratos que creen órdenes de trabajo en medio del día laborable. Si no se establece ningún valor, toma como predeterminado el valor de Configuraciónde Field Service.

Por último, Guardar.

Step 2: Configurar periodicidad de reserva

Una vez que se ha creado el contrato, especifique con qué frecuencia se deben generar las órdenes de trabajo.

En la sección Configuraciones de reservas, seleccione +Agregar registro de configuración de reserva.

Complete la información para crear la programación del acuerdo. Utilice como guía la útil información sobre herramientas.

• Nombre: especifique el nombre de la programación del contrato. Por ejemplo, podría ser "Mantenimiento mensual". La asignación del nombre es importante porque un contrato puede tener varias periodicidades de reservas. Por ejemplo, la organización del servicio puede realizar mantenimiento semanal y mensual como parte del mismo contrato.

Configuración de la orden de trabajo

• Generar orden de trabajo automáticamente: establezca en Sí para que este contrato genere automáticamente órdenes de trabajo. El sistema generará órdenes de trabajo de forma continua. Las órdenes de trabajo generadas aparecerán en la vista de órdenes de trabajo activas con el estado Abierto: sin programar. Si establece en No, debe generar manualmente la orden de trabajo para cada fecha de programación, como exploraremos más adelante en este artículo.

• Generar órdenes de trabajo un día por adelantado: dicta cuántos días antes de la fecha de servicio prevista se generará la orden de trabajo. Si elige un gran número de días de antelación, su trabajo pendiente de órdenes de trabajo puede ser mayor que el deseado; sin embargo, si elige demasiados pocos días de antelación, es posible que no tenga tiempo para preparar. Si no se ingresa ningún valor en el nivel del contrato, hay una configuración para todo el entorno en Configuración de Field Service> pestaña Contrato>Generar orden de trabajo del contrato con X días de antelación. Si este campo no tiene ningún valor, las órdenes de trabajo se generarán con siete días de antelación a la fecha de reserva a la hora de generación de registros introducida en el contrato.

Tipo de orden de trabajo, Prioridad, Resumen de orden de trabajo, Ubicación de trabajo especificados aquí se pasan hacia abajo a órdenes de trabajo resultantes.

Configuración de reserva

• Generar reserva automáticamente: establezca en Sí para que el libro del sistema genere órdenes de trabajo (independientemente de las generadas manualmente o automáticamente). Si establece en Sí, debe especificar un Recurso preferido y Hora de inicio preferida para la reserva. Si establece en No, las órdenes de trabajo generadas se deben programar mediante el proceso normal de programación: manualmente, con el asistente de programación o con Resource Scheduling Optimization.

Nota

Los acuerdos crearán reservas de acuerdo con la recurrencia sin considerar ningún otro factor, incluido si el recurso está activo, sus horas de trabajo, etc.

• Los campos Flexibilidad de reserva previay Flexibilidad de reserva posterior especifican el número de días antes y después de la fecha de programación anticipada en que la orden de trabajo podrá programarse. Estos rellenarán los campos Inicio de la ventana de fecha y los campos Fin de la ventana de fecha en las órdenes de trabajo generadas para ayudar al ayudante de programación. Por ejemplo, si planea realizar el mantenimiento mensual el día 8 de cada mes, y establece la flexibilidad anterior y posterior a la reserva en siete días, las órdenes de trabajo se pueden programar entre el primer día y el 15 de cada mes.

• Inicio de la ventana de tiempo y Fin de la ventana de tiempo se pueden especificar para crear una ventana de tiempo para órdenes de trabajo generadas, y el ayudante de programación los tendrá en cuenta. (Ejemplo: la orden de trabajo debe programarse entre las 8 a.m. y 12 p.m.).

Periodicidad de reserva

Defina un patrón para crear órdenes de trabajo basadas en el contrato.

1. Seleccione Periodicidad de reserva en la barra de comandos de la parte superior

   

2. Especifique el Patrón de periodicidad. Por ejemplo, cada semana, cada primer lunes del mes o cada dos viernes.

   

3. Establezca el Intervalo de periodicidad. Defina la Fecha de inicio y elija el Comportamiento de fecha de finalización.

   • Sin fecha de finalización: las órdenes de trabajo se generan hasta la fecha de finalización del contrato.
   • Finalizar antes del: dejar de generar la orden de trabajo después de la fecha de finalización de la periodicidad.
   • Finalizar después de # repeticiones: las órdenes de trabajo se generan hasta que se alcanza el número especificado de repeticiones.

4. También puede definir Fechas personalizadas para generar las órdenes de trabajo deben realizar además de una recurrencia si un patrón no refleja las necesidades de negocio. Por ejemplo, para realizar un servicio en diferentes días festivos a lo largo del año. No se generarán órdenes de trabajo de fecha personalizada, a menos que se proporcione una recurrencia.

5. Seleccione Guardar.

Nota

Un contrato único puede tener diferentes configuraciones de reserva. Por ejemplo, puede crear una configuración de reservas para visitas semanales que cree órdenes de trabajo cada semana y una configuración de reservas para visitas mensuales con diferentes reservas.

Consulte también: Importar periodicidad de reserva.

Paso 3: Agregar detalles del trabajo de contrato

Después de que configurar el Contrato para definir los detalles de alto nivel y la Configuración de reserva del acuerdo para definir una periodicidad, el siguiente paso es definir el trabajo que se debe realizar.

Esta definición se logra agregando tipos de incidentes, productos, servicios y tareas de servicio al contrato.

En la configuración de reserva del acuerdo, seleccione +Agregar registro de incidente de reserva de acuerdo. Use las informaciones sobre herramientas como guía para especificar los detalles de incidentes y después seleccione Guardar y cerrar.

Conforme agrega incidentes el contrato, se agregan productos relacionados, servicios, servicio, tareas de servicio y características al contrato y luego a órdenes de trabajo conforme se generan. Consulte la nota “Copiar elementos de incidentes en el acuerdo” en las consideraciones de configuración al final de este artículo.

Si no desea usar tipos de incidentes, puede agregar productos, servicios y tareas de servicio directamente al contrato.

Activos de clientes con contratos

Si desea usar contratos para el mantenimiento de activos de clientes, use incidentes de contrato.

Especificando un activo de cliente en el incidente de contrato, puede definir el trabajo periódico que debe realizar en el equipamiento específico y crear el historial de servicio. También puede agregar varios tipos de incidentes varios a una configuración de reserva del acuerdo, cada uno de ellos con un activo de cliente.

Usar el ejemplo de dos incidentes para mantenimiento mensual, las organizaciones pueden:

1. Realizar dos diferentes tipos de procedimientos de mantenimiento (tipos de incidentes) en el mismo activo de cliente.
2. Realice el mismo procedimiento de mantenimiento (tipo de incidente) en dos activos de clientes diferentes, siempre que ambos activos se encuentren en la misma ubicación según se define por la cuenta de servicio.

Paso 4: Activar contrato y ver órdenes de trabajo

Por último, una vez se definen los detalles de alto nivel, periodicidad y trabajo, el último paso es Activar el contrato para comenzar a generar registros relacionados como fechas de mantenimiento y órdenes de trabajo. Esto se suele hacer después de la revisión del jefe y de la aceptación del cliente. Para agregar más detalles al estado del contrato, considere la posibilidad de usar los valores de Subestado del acuerdo. También se pueden crear los subestados personalizados del acuerdo.

En el contrato, establezca el campo Estado del sistema en Activo. Al hacerlo, se desencadena la creación de fechas de reserva que representan las fechas en que se debe llevar a cabo el servicio.

Conforme se acerca el momento de las fechas de las reservas, las órdenes de trabajo se generarán en función del campo de generar órdenes de trabajo un día por adelantado. La fecha de la reservar tendrá entonces un estado de Procesado, junto con una búsqueda para la orden de trabajo generada.

También tiene la capacidad de generar manualmente las órdenes de trabajo para cada fecha de reserva. Esto es aplicable si establece Generar orden de trabajo automáticamente en No o para casos de negocio únicos donde debe generar una orden de trabajo anterior a la definida.

Si ha decido tener el contrato Generar reserva automáticamente, las órdenes de trabajo se programarán para el recurso preferido cuando se generan órdenes de trabajo.

Paso 5: Realizar órdenes de trabajo de contrato

Cuando se generan órdenes de trabajo, aparecerán entre otras órdenes de trabajo en la vista Órdenes de trabajo activas.

Las órdenes de trabajo generadas tendrán todos los detalles especificados en el contrato, como la lista de precios, el tipo de de orden de trabajo, los tipos de incidentes, el activo de cliente, etc.

Nota

Aunque el acuerdo proporciona un marco para generar órdenes de trabajo, los detalles aún se pueden editar en el nivel de orden de trabajo. Por ejemplo, aunque puede generarse un orden de trabajo desde un acuerdo, pueden agregarse más productos y servicios a la orden de trabajo según sea necesario; otros detalles, como tipo de lista de precios y tipo de orden de trabajo, pueden cambiarse si se dispone de permisos suficientes.

También se observará una búsqueda para el contrato en la sección Configuración.

Después de seleccionar el botón Reservar de la orden de trabajo y de desencadenar el asistente de programación, los parámetros de tiempo Inicio de búsqueda y Fin de búsqueda reflejarán la fecha de la reserva.

Cuando un técnico de campo realiza una orden de trabajo de contrato y la cierra un jefe, se creará una factura para el trabajo completado como parte del proceso de facturación de la orden de trabajo normal. Esto es verdadero ya forme o no una orden de trabajo parte de un contrato. Para más información, consulte el artículo sobre ciclo de vida y estados de orden de trabajo.

Escenario 2: Generación automática de facturas

Las facturas de contrato se usan automáticamente para generar facturas para productos y servicios. Las facturas se generarán con una periodicidad definida y contendrán los mismos productos al mismo precio cada vez. Las facturas se generan y se facturan independientemente de si se realizan órdenes de trabajo o no. Es un modelo similar a cómo puede pagar una factura mensual de móvil con independencia de los mensajes de teléfono o las llamadas de teléfono que envíe.

Configuremos el escenario donde un cliente paga a una organización de servicio de campo un importe trimestral por un plan de servicio.

Paso 1: Crear un contrato o seleccionar uno existente

Puede agregar una factura de contrato a un contrato existente o agregarlo a uno nuevo. Puede tener un contrato con una única factura de contrato y ningún plan de mantenimiento y tener incluso varias facturas para un solo contrato.

En nuestro ejemplo, agregaremos facturas trimestrales al contrato que acabamos de crear.

En el contrato, vaya a Configuración de factura>configuración para agregar nueva factura de contrato.

Paso 2: Configurar los productos y la periodicidad de las facturas

En la sección de productos de factura, agregue los productos que desea facturar al cliente a intervalos regulares. El precio de los productos de factura se obtendrá de la lista de precios del contrato.

Nota

Los productos de factura solo pueden ser productos donde Tipo de producto de Field Service está establecido en Inventario o No inventariado. No se pueden agregar los productos de tipo de servicio.

A continuación, defina la frecuencia con la que se deben generar las facturas seleccionando Periodicidad de facturas en la parte superior.

Seleccione Guardar para aplicar los cambios.

Paso 3: Activar periodicidad de facturas y ver facturas

Dado que este contrato ya está activo, las fechas de facturas se generarán después de un breve período de tiempo pero no inmediatamente. Si ha agregado una configuración de facturas de contrato a un contrato nuevo o a uno existente que tiene un estado de estimación, deberá activar el contrato.

Una vez que el contrato está activo, las fechas de facturas de contrato se generarán después de un breve período de tiempo.

No es posible generar manualmente facturas de contrato como lo es con pedidos de trabajo de contrato.

Nota

La factura se generará por anticipado dependiendo de lo que haya establecido para X en el campo Generar facturas del acuerdo con X días de antelación en Configuración de Field Service en la sección Acuerdo. Esto significa que la fecha de vencimiento de la factura se establece en función de la configuración de factura periódica pero se creará con una antelación de X días. Si no se especifica un valor para Generar facturas del acuerdo con X días de antelación, el sistema generará la factura en el día de fecha de factura en el campo Hora de generación del registro en el Contrato y, a continuación, en la configuración de Field Service.

Consideraciones de configuración

En la configuración de Field Service, hay importantes valores predeterminados que puede establecer para los contratos que ayudan a los administradores a controlar la manera en que el sistema crea contratos. Las fechas de reserva de acuerdos ayudan a las organizaciones a planificar el mantenimiento. Para obtener más información, vaya a Configuración de contrato.

Nota

Algunas actualizaciones de contratos o sus subregistros (Configuraciones de reserva de contratos, Fechas de reservas de contratos, Configuraciones de facturas de contratos y Fechas de facturas de contratos) pueden desencadenar procesos asincrónicos en segundo plano. Las actualizaciones en sucesión rápida que activan estos procesos dentro del mismo contrato harán que el sistema bloquee momentáneamente las actualizaciones posteriores hasta que se completen los procesos. Es el comportamiento previsto del sistema para proteger la integridad de los datos de cada contrato. Espere hasta que se completen los procesos y vuelva a intentarlo o vuelva a intentar la actualización hasta que tenga éxito.

Ejemplos de actualizaciones que podrían desencadenar procesos asincrónicos en segundo plano:

• Actualización de una recurrencia de Configuración de reserva de contrato o Configuración de factura de contrato.
• Actualización de la fecha de una Fecha de reserva de contrato o Fecha de factura de contrato.
• Modificar el estado de un contrato.

Estos procesos y su potencial para bloquear actualizaciones rápidas posteriores son específicos del contrato bajo el cual se activaron. Las actualizaciones de otros contratos o sus subregistros no se verán afectadas.

Varios incidentes frente a varias periodicidades

A medida que aumenta el trabajo del contrato, tendrá que decidir si va a agregar varios incidentes de contrato en una periodicidad única o agregar varias periodicidades, cada una de ellas con uno o más incidentes. Estas son algunos puntos a tener en cuenta:

• ¿Quién realizará las órdenes de trabajo?: una única periodicidad creará una sola orden de trabajo, mientras que varias periodicidades crearán varias órdenes de trabajo y las órdenes de trabajo las realiza una sola persona. Si prevé que el trabajo del contrato lo complete una sola persona, puede ser mejor usar una sola periodicidad. Una solución alternativa consiste en usar tipos de incidentes con plantillas de grupos de requisitos que ayuden a programar órdenes de trabajo únicas para múltiples recursos.

• Viaje: si varias periodicidades crean varias órdenes de trabajo, esto puede crear más viajes.

• ¿Cómo realiza el seguimiento de los activos?: algunas organizaciones prefieren que cada orden de trabajo esté relacionada con un solo activo de cliente. De esta manera saben que el tiempo invertido en una orden de trabajo está correlacionado con el tiempo dedicado al servicio de un activo, lo que ayuda a la creación de informes. Si este es el caso, puede elegir tener varias periodicidades, cada una de ellas creando una orden de trabajo con un incidente único relacionado con un solo activo.

Programe automáticamente órdenes de trabajo de contrato con Resource Scheduling Optimization

Resource Scheduling Optimization programa automáticamente las órdenes de trabajo para optimizar las horas laborables y el tiempo de viaje. Esto incluye las órdenes de trabajo generadas de contratos. Si le interesa usar Resource Scheduling Optimization para programar órdenes de trabajo de contrato, estas son tres opciones:

1. Haga que el contrato genere órdenes de trabajo automáticamente y asegúrese de que la orden de trabajo generada la recoge el ámbito de Resource Scheduling Optimization.
2. Haga que el contrato genere automáticamente y reserve órdenes de trabajo y asegúrese de que el recurso preferido para el que se programó está habilitado para Resource Scheduling Optimization y el estado de la reserva relacionada se puede optimizar. Puede usar programar opciones de bloqueo en la reserva para asegurarse de que la reserva del contrato sigue estando programada para ese recurso, intervalo de tiempo o ambos.
3. Crear un ámbito y programación Resource Scheduling Optimization específicos que solo considere órdenes de trabajo generaron de contratos. Esto le permite establecer cadencias y prioridades específicas para cuando se optimizan reservas de órdenes de trabajo de contrato.

Uso de facturas y los derechos con contratos

A la hora de decidir usar facturas de contrato, puede crear un nuevo contrato para generar facturas o agregar facturas a un acuerdo de servicio existente. Si las facturas de contrato están relacionadas con mantenimiento programado, se recomienda tener las órdenes de trabajo generadas por contrato y las facturas generadas por contrato como parte del mismo contrato.

Aunque tenga un contrato que genera facturas, las órdenes de trabajo de contrato seguirán creando facturas tras la finalización y el estado Cierre-Registrado . Si solo las facturas de contrato representan lo que se debe facturar al cliente, deberá crear un proceso para ignorar o mitigar facturas de orden de trabajo. Esto podría ser tan sencillo como desactivar esas facturas o usar listas de precios y derechos para asegurarse de que el subtotal de orden de trabajo y la factura de orden de trabajo es 0 $.

Los derechos se aplican a precios de orden de trabajo basados en varios factores como cuenta de servicio, tipo de incidente y categorías de activos de clientes. Es una práctica habitual crear tipos de incidentes específicos para clientes específicos que describan trabajo personalizado; una opción es aplicar un derecho cuando el tipo de incidente personalizado se agrega a una orden de trabajo que hace que los productos y servicios cuesten 0 $ descontándolos el 100%.

Para obtener más información, consulte Derechos para órdenes de trabajo en Dynamics 365 Field Service.

Importar periodicidad de reserva

Es posible importar un patrón de periodicidad de reserva para una configuración de reserva del acuerdo (ABS) o configuración de factura del acuerdo (AIS).

• El cuadro de diálogo de periodiciad, cuando se guarda, llena un campo en los registros ABS o AIS.
• El campo se llama Configuraciones de periodicidad y no se muestra en el formulario de forma predeterminada.
• Para importar una periodicidad con uno o más registros ABS o AIS a través de CSV, consiga una cadena representativa de una ABS o AIS que esté configurada de manera similar a cómo desea que se configuren los registros importados.
• Con esa cadena, verá que hay algunos valores que determinan cómo se comporta el registro que se pueden analizar a partir de esa cadena, como la fecha de inicio y finalización, meses cada, etc.
• Use estas cadenas de ejemplo para completar los registros de configuración de reserva y factura del acuerdo en una hoja de cálculo y úsela para importar registros completamente configurados.

Por ejemplo, vea una periodicidad en la siguiente captura de pantalla y el XML relacionado a continuación.

<root><pattern><period>weekly</period><option>every</option><weeks every='1'><days>1</days><days>2</days><days>3</days></weeks></pattern><range><start>08/01/2020</start><option>endAfter</option><end>10</end></range><datas/></root>

Notas adicionales

• Puede editar contratos activos; las ediciones son inmediatamente elegibles y actualizarán el contrato después de un breve período de tiempo.

• La edición de la periodicidad de reserva de un contrato activo actualizará las fechas de reserva de forma asincrónica.

• Puede copiar los contratos existentes y elegir los parámetros que desea aplicar a la copia resultante.

• Cuando cambia el propietario de un acuerdo, cambie el estado del acuerdo a borrador/estimación y guarde los cambios. Espere cinco minutos para permitir que se ejecuten todos los procesos asincrónicos y luego vuelva a establecer el estado del acuerdo en activo para mantener los flujos de trabajo ejecutándose en el orden correcto.

• Si la opción Generar orden de trabajo automáticamente se establece en No pero Generar reserva automáticamente se establece en Sí, la reserva se creará automáticamente cuando la orden de trabajo se genere manualmente desde la fecha de reserva.

• Un contrato está pensando para ejecutarse en una ubicación única representada por la cuenta de servicio. Trabajar en múltiples ubicaciones debe configurarse con varios contratos.

• En los escenarios donde desee usar contratos únicamente para la generación de facturas y no para la generación de órdenes de trabajo, piense en usar la entidad de cita como parte de la solución Field Service, que tiene capacidades similares.

• Los contratos funcionan sin problemas con el proceso de Dynamics 365 Sales Cliente potencial > Oportunidad > Oferta > Pedido. Esto se logra:

  • Clasificando un cliente potencial como cliente potencial de mantenimiento de servicio
  • Agregando líneas de oportunidad con líneas basadas en servicio
  • Creando líneas de oferta como líneas basadas en servicio y agregando una configuración de reserva de oferta

• Al configurar acuerdos para generar automáticamente órdenes de trabajo, limite la cantidad de registros secundarios de órdenes de trabajo (productos de órdenes de trabajo, servicios, tareas de servicio, tipos de incidentes, etc.) que se generarán a no más de 500. Grandes volúmenes de registros, complementos personalizados sincrónicos o procesos personalizados pueden provocar un tiempo de espera, lo que hace que no se generen los registros secundarios restantes.

• El campo Copiar elementos de incidentes en el acuerdo durante la configuración del tipo de incidente es importante por dos razones:

1. El incidente que desea agregar a un contrato puede ser algo diferente al incidente que desea agregar a una sola orden de trabajo que no forme parte de un contrato. Por ejemplo, normalmente el incidente requeriría 1 hora de un servicio, pero para el acuerdo, negoció con el cliente 2 horas de un servicio. En lugar de tener que crear un segundo tipo de incidente solo para este contrato, puede establecer Copiar elementos de incidentes en el acuerdo en No, agregar el incidente al acuerdo y, a continuación, agregar manualmente las tareas específicas de servicio, productos, servicios, etc. De esta manera puede usar el mismo tipo de incidente, que ayuda a la creación de informes en adelante. Establezca esta opción en Sí y los elementos de incidentes se agregarán al contrato y puede aceptar estos elementos o crear ligeras variaciones a partir de ahí.

Si establece en Sí, se crearán elementos de contrato.

Si establece en No, no se crearán.

1. Se pueden agregar incidentes a contratos para trabajo periódico. Esto significa que los contratos generarán órdenes de trabajo con incidentes de orden de trabajo predefinidos adjuntos. Sin embargo, como se mencionó anteriormente en este artículo, los incidentes se pueden editar a medida que los procesos y procedimientos cambian. Pero los contratos puede abarcar meses e incluso años. Por tanto, ¿debe el acuerdo usar el tipo de incidente original en el momento de la creación del contrato o usar los últimos cambios en el tipo de incidente? Esto podría hacer que se realizara trabajo diferente al pensado originalmente al final del contrato. Establezca en Sí si el incidente debe permanecer igual a lo largo de la duración del contrato copiando los detalles del incidente en el acuerdo en el momento de la activación de contrato. Establezca en No si las órdenes de trabajo generadas del contrato deben capturar los últimos detalles de tipo de incidente cuando las órdenes de trabajo se generan del contrato, que suele encontrarse normalmente en una base continua en función del campo Generar orden de trabajo del acuerdo con X días de antelación en Configuración de reserva del acuerdo.

2. Los elementos se copian al contrato cuando se agregan al contrato, incluso si el contrato tiene un estado de estimación.

Pasos siguientes

• Crear plantillas de órdenes de trabajo con tipos de incidentes
• Crear y gestionar cuentas de cliente