Comunicaciones
Las comunicaciones son una capacidad complementaria importante para el motor de programación. Las comunicaciones garantizan que los clientes estén informados sobre sus reuniones programadas a través de varios canales. Esto aumenta la confianza y la transparencia de los clientes, reduce la probabilidad de errores de comunicación con respecto a los detalles de la reunión y, finalmente, disminuye las tasas de ausencia. Por lo tanto, la capacidad de comunicación mejora la calidad del servicio de la institución y la productividad del asesor.
Se recomienda encarecidamente que active cualquier forma de comunicación, ya sea la oferta predeterminada o cualquier implementación personalizada de notificaciones de clientes. Para las implementaciones de autoservicio, esto aumenta la confianza del cliente en el proceso.
Confirmación de la reunión
El cliente recibirá un mensaje de confirmación de la reunión al cliente cuando se haya programado correctamente. La plantilla recomendada predeterminada incluye detalles de la próxima reunión, como la ubicación, el nombre del asesor, la fecha, la hora y el tema de la reunión. La plantilla también incluye las instrucciones de administrador para el cliente y las notas que el cliente colocó en la solicitud de programación de la reunión. Las reuniones en línea incluyen el vínculo a la reunión de Microsoft Teams que los clientes pueden usar para unirse.
Puede configurar y personalizar la plantilla. Para obtener más información, vaya a Configuraciones de comunicación.
Recordatorio de reunión
El recordatorio de la reunión se envía unos días antes de la reunión para garantizar que el cliente está al tanto de la reunión. Esto ayuda a reducir la cantidad de clientes que no se presentan y también proporciona al cliente un recordatorio para que pueda, si es necesario, cancelar o reprogramar la reunión según su conveniencia.
La plantilla recomendada predeterminada para un recordatorio de reunión incluye detalles similares a los disponibles en la plantilla recomendada predeterminada para la confirmación de una reunión. Después de enviar un recordatorio al cliente, la entidad Cita en los atributos Recordatorio de correo electrónico enviado o SMS de recordatorio enviado se actualiza en consecuencia.
Aviso de cancelación de reunión
El aviso de cancelación de la reunión confirma al cliente que la reunión no se llevará a cabo. La plantilla recomendada predeterminada incluye detalles de la reunión cancelada, como el nombre del asesor, la fecha, la hora y el tema de la reunión. También incluye suficientes detalles sobre la reunión cancelada para que el cliente pueda entenderlo en caso de que también tenga otras reuniones programadas.
Nota
Solo las reuniones canceladas mediante el conjunto de API personalizado recibirán avisos de cancelación. Las reuniones canceladas directamente a través de las aplicaciones de Dynamics 365 del asesor o Exchange no generarán un aviso de cancelación.
Agregar enlace de cancelación de reunión a las comunicaciones
Después de programar una reunión, se envían comunicaciones de confirmación y recordatorio de reunión al cliente, si están habilitadas. Recomendamos que permita que el cliente cancele fácilmente la reunión desde las comunicaciones, en lugar de esperar que tome medidas activas para la cancelación, si es necesario. Habilitar la cancelación de las comunicaciones proporciona una mejor experiencia del cliente, aumenta la transparencia y, finalmente, reduce las tasas de ausencia.
Puede ayudar a los clientes a cancelar sus reuniones existentes a través de la confirmación de la reunión y las comunicaciones de recordatorio de la reunión, incorporando un enlace a su aplicación o URL designada del portal, a las plantillas de comunicaciones, utilizando la tecnología de enlace profundo. El enlace debe incluir el ID de la reunión y dirigir a los clientes a su aplicación o portal. Más información sobre cómo configurar y personalizar plantillas: Configurar comunicaciones.
Los siguientes pasos mencionan cómo puede permitir que los clientes cancelen cualquier reunión a través de la aplicación o el portal, si es necesario:
- El cliente inicia sesión en la aplicación o el portal y pasa por el proceso de autenticación.
- Una vez que los clientes se autentican, la aplicación o el portal llama a la API CancelMeeting y pasa la ID de la reunión y la ID del contacto como parámetros. Más información sobre cómo llamar a esta API: Referencia de la API de citas inteligentes.
Después de cancelar la reunión, le recomendamos que muestre una página que confirme la cancelación. Un aviso de cancelación de la reunión se envía al cliente poco tiempo después, si está habilitado.
Canales admitidos
Los canales de comunicación admitidos son correo y texto. Puede usar el conjunto propio de conectores de Outlook, Dynamics 365 o Azure Communications; o cualquier conector de terceros para los conectores de correo electrónico y texto. Para obtener más información, vaya a Configuraciones de comunicación.
Controles de comunicación
Para habilitar o deshabilitar comunicaciones específicas en un entorno específico:
Vaya a Administración de programación>Configuración>Comunicaciones>Configuración general.
Dependiendo de sus requisitos, puede administrar los siguientes controles:
Habilite o deshabilite todos los tipos de comunicación (confirmación, cancelación y recordatorios) en todos los canales mediante el botón de alternancia.
Controle cualquier tipo de comunicación específico en alguno o en todos los canales usando los botones de alternancia individuales.
En la comunicación de recordatorio, puede controlar el umbral del número de días antes de la reunión que el cliente debe recibir el recordatorio.
Nota
Estos controles solo tienen efecto cuando los canales de comunicación están configurados correctamente en Power Automate, se activan los flujos y se implementan las plantillas para las comunicaciones. Para configurar las comunicaciones de la reunión mediante la solución de Power Automate, consulte Configuraciones de comunicación. De forma predeterminada, la característrica de comunicación está deshabilitada.
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