Invitar, registrar y alojar asistentes de eventos

Una vez que el evento se modele completamente en Dynamics 365 Customer Insights - Journeys, está listo para empezar a promocionarlo. El sistema proporciona muchas herramientas para ayudarle a hacer esto.

Invitar contactos a eventos

Una vez planificado y configurado el evento, es el momento de empezar a promocionarlo. Customer Insights - Journeys proporciona varias herramientas para ayudarle a hacer esto:

• Cree un mensaje de correo electrónico de marketing que incluya un elemento de eventos en su diseño. El elemento de evento crea un botón de acción en el mensaje que lleva a los destinatarios del mensaje directamente al sitio web del evento. Más información: Información general del marketing por correo electrónico
• Configure un recorrido del cliente que envíe sus mensajes de correo electrónico de marketing a todos los contactos pertinentes, registre interacciones de mensajes y reaccione a registros de eventos. Más información: Usar recorridos del cliente para crear campañas automatizadas
• Cree pancartas y publicaciones de medios sociales para promocionar el evento. Incluya un vínculo al sitio web de eventos en cada publicación y use la función de URL de redirección de Customer Insights - Journeys para crear direcciones URL cortas que registren clics con Customer Insights - Journeys y reenvíen inmediatamente los contactos al sitio web del evento. También puede crear una dirección URL de redirección diferente para cada sitio de medio social, pancarta o mensaje, lo que le permitiría recopilar resultados de clics independientes para cada dirección URL, de manera que pueda evaluar el éxito de cada canal o iniciativa. Más información: Configurar direcciones URL de redirección

Registre a asistentes para eventos, sesiones y pases

El registro en eventos permite a los asistentes suscribirse en su evento y reservar sus asientos para sesiones o series específicas. También le ayuda a medir el interés en el evento e indicar la demanda a los planificadores de eventos con fines de planificación de capacidad. Los administradores de eventos pueden usar los registros para evaluar por adelantado cuántos recursos deberán tener disponibles, qué sesiones requieren salas más grandes o incluso si una sesión debe cancelarse. El registro avanzado también permite a los asistentes estar seguros de que su sitio está reservado para todas las sesiones a las que desean asistir.

Los usuarios de Customer Insights - Journeys pueden registrar a asistentes manualmente creando registros en eventos, registros en sesiones y asignaciones de pases directamente en la aplicación. Esto le permite ofrecer el registro por teléfono, por ejemplo. Los registros manuales también permiten a los usuarios evitar la lista de espera si es necesario.

Cada registro da lugar a un registro de eventos, que reúne un perfil de la persona inscrita, sus pases, las sesiones a las que asistirán y, finalmente, las sesiones a las que asistieron. Cada registro tiene un id. único, que el sistema codifica en un código QR que puede incorporar en un correo electrónico de confirmación de registro enviado a cada inscrito. También encontrará el código QR insertado en cada entrada de registro para que pueda usarlo en otros contextos, como imprimir distintivos que se entregarán en el evento. Más información: Usar códigos QR para registro de eventos, vínculos a contenido o direcciones URL

En el evento, los organizadores del mismo pueden escanear el código QR que presenta cada asistente para capturar el identificador de registro, que se puede usar posteriormente para comprobar el registro y/o registrar la asistencia a cada evento o sesión. El código QR solo proporciona un identificador del registro, por lo que los organizadores de eventos deben realizar algún trabajo de desarrollo personalizado para implementar las características de comprobación, entrada y registro que necesitan. Una forma de hacerlo podría ser creando una aplicación personalizada de smartphone.

Para ver todos los registros y asignaciones de pases actuales y para crearlos manualmente en el sistema, trabaje en las siguientes entidades del área de trabajo Eventos:

• Eventos>Evento>Registros en eventos: aquí puede ver y crear registros para todos los eventos.
• Eventos>Evento>Eventos: abra aquí un registro de evento y vaya a la pestaña Registro y asistencia para ver y crear registros para el evento seleccionado. Para ver o crear registros individuales de sesión, vaya a la pestaña Agenda del registro del evento y abra una sesión que se muestre ahí.

Configurar segmentos para comunicarse con asistentes a un evento

A medida que se prepara para un evento (o realiza su seguimiento), es probable que desee comunicarse de vez en cuando con las personas que se registraron en él. Una buena forma de hacerlo es configurar un segmento para encontrar a los asistentes adecuados y, a continuación, crear un recorrido del cliente que les envía mensajes de correos electrónicos, configura actividades de seguimiento, etc.

Para crear segmentos que encuentran contactos asociados a entidades de eventos, el sistema debe sincronizar entidades relacionadas con eventos con el servicio de información detallada de marketing. Si su instancia de Customer Insights - Journeys no está configurada aún para sincronizar las entidades de eventos requeridas, pídale a su administrador que la configure. Si usted es administrador, consulte Elegir entidades para sincronizarlas con el servicio de información detallada de marketing para obtener instrucciones. La entidad de eventos principal (Evento) se establece normalmente para sincronizarse de forma predeterminada, pero la entidad de registro de eventos (Registro de eventos), que puede ser útil para comunicarse con contactos registrados, no está presente.

Reservar habitaciones de hotel para personal, oradores e invitados

Si su organización ha configurado asignaciones de hoteles y habitaciones para su evento en Customer Insights - Journeys, puede ver y crear reservas de habitaciones en Eventos>Logística>Reservas de habitación de hotel. Cada reserva de habitación se vincula a un registro de eventos (y a su contacto asociado) para una asignación de habitación de hotel configurada en Customer Insights - Journeys. Cada asignación de habitación representa un bloque de habitaciones de un tipo específico (individual, doble o suite) en un hotel específico durante un evento concreto. Una vez reservadas todas las habitaciones de una asignación, esa asignación se considera agotada salvo que pueda solicitar más de ese hotel. Las reservas de habitaciones no especifican un número de habitación, solo un tipo de habitación (en función de la asignación) y un número de reserva único.

Más información: Administrar la logística y el alojamiento de los asistentes