Seguimiento de correo electrónico de Outlook eligiendo un botón en Dynamics 365 for Outlook
Para obtener el máximo de Dynamics 365 for Customer Engagement es importante mantener un seguimiento de todas las interacciones con los clientes, y las comunicaciones de correo electrónico son clave. Cree un repositorio central de las comunicaciones de correo electrónico de Outlook "siguiéndolas" en Microsoft Dynamics 365 for Outlook. Cuando realiza el seguimiento de un mensaje de correo electrónico en Dynamics 365 for Outlook, el correo electrónico se guarda como un registro de la actividad en Customer Engagement. A continuación, usted o cualquiera que tenga acceso a los registros de actividad, puede ver ese mensaje de correo electrónico junto con el resto de las actividades del cliente en Customer Engagement, Dynamics 365 for Outlook o en un dispositivo móvil.
El seguimiento de correo electrónico en Dynamics 365 for Outlook es un proceso manual. Esto le permite mantener su correo electrónico personal separado del correo electrónico de los clientes. También puede configurar una opción para realizar seguimiento automático de correos electrónicos. Más información: Establecer una opción para realizar seguimiento automático del correo electrónico entrante de Outlook en Dynamics 365 for Outlook
Propina
Si su organización sincroniza correo electrónico a través de sincronización del lado del servidor, puede realizar seguimiento de correo electrónico automáticamente arrastrándolo a una carpeta con seguimiento. El seguimiento de nivel de carpeta es una forma eficaz e intuitiva de realizar seguimiento de mensajes de correo electrónico directamente desde prácticamente cualquier dispositivo. Más información: Realizar un seguimiento de correo electrónico de Outlook moviéndolo a una carpeta de Exchange con seguimiento
Requisitos para realizar seguimiento de mensajes de correo electrónico
Para rastrear el correo electrónico en Dynamics 365 for Outlook, su dirección de correo electrónico de Outlook debe coincidir con su dirección de correo electrónico de Customer Engagement. No puede sincronizar a o de direcciones de correo electrónico múltiples.
¿Qué registros se asocian con la actividad de correo electrónico?
De forma predeterminada, cuando realiza el seguimiento de un mensaje de correo electrónico, Dynamics 365 for Outlook usa la libreta de direcciones de Customer Engagement para vincular el mensaje con los contactos de Customer Engagement en las líneas Para, De y CCO. También puede vincular el mensaje de correo electrónico a un registro más específico, como una cuenta, una oportunidad o un caso específicos. Normalmente es mejor vincular un mensaje a un registro más específico, si es posible. Esto hará que el registro sea más fácil de encontrar.
Seguimiento de un mensaje de correo electrónico
En Dynamics 365 for Outlook, seleccione el mensaje de correo electrónico para el que desea realizar seguimiento.
Realice una de las acciones siguientes:
Para realizar el seguimiento del mensaje de correo electrónico sin vincularlo a un registro específico en Customer Engagement, en la pestaña Inicio, en el grupo Customer Engagement, haga clic en Seguimiento.
-O bien-
Para realizar un seguimiento del mensaje de correo electrónico y vincularlo a un registro específico de Customer Engagement, en la pestaña Inicio, en el grupo Customer Engagement, haga clic en Establecer referente a, haga clic en Más y busque el registro en el cuadro de diálogo Buscar registro. Cuando encuentre el registro que desea, haga clic en Agregar.
Cuando haga clic en el botón Seguimiento o el botón Establecer referente a, aparecerá un panel de Dynamics 365 for Customer Engagement (también conocido como "panel de seguimiento") en la parte inferior del registro de correo electrónico. Este panel muestra que se está haciendo seguimiento del registro y ofrece vínculos a los registros relacionados. Si establece un registro "referente a", el panel de seguimiento también proporciona un vínculo a ese registro. Más información: Información general de los registros de seguimiento en Dynamics 365 for Outlook
También puede indicar que el seguimiento de un registro se realiza mirando en la carpeta de Outlook. Verá el símbolo de Seguimiento en aplicaciones Dynamics 365
junto a los registros con seguimiento.
Para modificar el registro de actividad de Customer Engagement (por ejemplo, para cambiar el registro referente), abra el mensaje de correo electrónico en Outlook y, a continuación, en el grupo Customer Engagement, haga clic en Ver en aplicaciones Dynamics 365.
¿Qué más necesito saber sobre registros de correo electrónico de seguimiento?
Libreta de direcciones de Customer Engagement. La libreta de direcciones se instala automáticamente cuando se instala Dynamics 365 for Outlook. Esto permite buscar un contacto de Customer Engagement del campo Para de un mensaje de correo electrónico o cita cuando la crea. De forma predeterminada, Dynamics 365 for Outlook solo busca contactos de su propiedad. Puede configurar una opción personal para ampliar esta búsqueda. Más información: Establecer opciones de libreta de direcciones en Dynamics 365 for Outlook
Trabajo sin conexión. Los mensajes de correo electrónico que sigue cuando está sin conexión se guardan como actividades cuando vuelve a conectarse. Más información: Trabajar sin conexión con Dynamics 365 for Outlook
Respuestas a mensajes con seguimiento. Puede establecer si también se realiza el seguimiento de las respuestas a mensajes con seguimiento. Más información: Definir opciones personales que afectan al seguimiento y la sincronización entre aplicaciones de Dynamics 365 y Outlook o Exchange
Modificar mensajes de correo electrónico con seguimiento. Una vez enviado un mensaje de correo electrónico, no puede modificarlo, pero puede establecer o cambiar un registro referente para él.
Datos adjuntos. Cualquiera que tenga permiso para ver sus actividades puede acceder a cualquier mensaje de correo electrónico con seguimiento. Si el correo electrónico tiene datos adjuntos, éstos se incluyen en la actividad. Si no desea que los datos adjuntos estén disponibles, elimínelos de la actividad de correo electrónico.
El administrador puede bloquear la operación de guardar mensajes si contienen datos adjuntos de tipos de archivos específicos, como por ejemplo .exe. Los mensajes almacenados en ubicaciones distintas de la ubicación predeterminada de Microsoft Exchange no se pueden vincular.
Vea también
Información general de los registros de seguimiento en Dynamics 365 for Outlook
Eliminación de registros a los que se ha realizado seguimiento con Dynamics 365 for Outlook
Definir opciones personales que afectan al seguimiento y la sincronización entre aplicaciones de Dynamics 365 y Outlook o Exchange
Crear plantillas para correo electrónicoPreguntas más frecuentes sobre la sincronización de registros entre aplicaciones de Microsoft Dynamics 365 y Microsoft Outlook