Tareas clave: configurar la planificación presupuestaria y definir los procesos de planificación presupuestaria

Artículo
08/03/2018

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Este tema explica cómo configurar la planificación presupuestaria y configurar los procesos de planificación presupuestaria. Al configurar la planificación presupuestaria, se definen elementos como los escenarios del plan presupuestario y las etapas de planificación presupuestaria que se usan al configurar un proceso de planificación presupuestaria. Al configurar un proceso de planificación presupuestaria, debe combinar los elementos de planificación presupuestaria en un único proceso para un ciclo presupuestario, un libro mayor y una jerarquía organizativa presupuestaria.

Para poder configurar la planificación presupuestaria, debe configurar una jerarquía organizativa presupuestaria, plantillas de plan presupuestario y flujos de trabajo de gestión presupuestaria. Para obtener más información, vea Visión general de la planificación presupuestaria y Acerca de la configuración de la planificación presupuestaria.

Nota

El procedimiento para completar esta tarea ha cambiado en la actualización acumulativa 7 o posteriores de Microsoft Dynamics AX 2012 R2. El procedimiento actualizado también se aplica a AX 2012 R3. Para obtener más información, consulte la sección más adelante en este tema.

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Configurar la planificación presupuestaria

Configurar procesos de planificación presupuestaria

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Visión general de la planificación presupuestaria

Acerca de la configuración de la planificación presupuestaria

Acerca de los planes presupuestarios

Configurar la planificación presupuestaria

Entre los elementos clave que necesita para configurar la planificación presupuestaria se incluyen:

Escenarios del plan presupuestario que se clasifican y contienen datos de las líneas de los planes presupuestarios.
Etapas de planificación presupuestaria que los planes presupuestarios deben seguir.
Los flujos de trabajo de planificación presupuestaria organizan las etapas y proporcionan la estructura de los niveles de acceso y los permisos que los usuarios deben tener para ver y modificar líneas de plan presupuestario.

Entre los elementos adicionales que se pueden configurar se incluyen restricciones de escenario, programaciones y etapas de asignación, prioridades y ubicaciones de archivos adjuntos y plantillas. Tras configurar el planificación presupuestaria, puede configurar una o más procesos de planificación presupuestaria.

Nota

Si su organización tiene puestos de trabajo en varios países o regiones, puede especificar el texto traducido para los nombres y las descripciones de escenarios, etapas, flujos de trabajo y prioridades. Para obtener más información, vea Traducción de texto (formulario).

Especifique los parámetros del plan presupuestario

Haga clic en Gestión presupuestaria > Configurar > Planificación presupuestaria > Configuración de planificación presupuestaria.

En el área Parámetros, en el grupo de campo Seguridad, seleccione cómo desea controlar el acceso a los planes de presupuesto.

Campo	Descripción
Security model	La seguridad para los planes de presupuesto viene determinada por el modelo de seguridad que se selecciona para cada entidad jurídica de su organización. Elija entre las siguientes opciones: Basado en puestos de trabajador: todos los preparadores del plan presupuestario que están asociados con trabajadores cuyos puestos se notifican a una unidad de la organización en la jerarquía organizativa de planificación presupuestaria pueden acceder a los planes de presupuesto. Basado en organizaciones de seguridad: todos los usuarios a los que se concede acceso a una organización en los roles de seguridad pueden acceder a los planes presupuestarios para dicha organización. Para habilitar este modelo de seguridad, la jerarquía organizativa usada debe tener fines de planificación presupuestaria y de seguridad asignados. Para obtener más información, vea Jerarquías organizativas, Configure la seguridad de la planificación presupuestaria y Configuring Budget Planning for Microsoft Dynamics AX 2012 R2.
Permite acceso a planes presupuestarios por grupo de usuarios	Seleccione esta casilla si desea controlar el acceso a planes presupuestarios específicos por grupo de usuarios. Si se activa esta casilla, se especificará el grupo de usuarios que puede tener acceso al plan de presupuesto para cada plan de presupuesto en el formulario Plan presupuestario. Si no selecciona esta opción, todos los usuarios con acceso al formulario Plan presupuestario pueden acceder a los planes de presupuesto en función de la selección del modelo de seguridad en el formulario Configuración de planificación presupuestaria. [!Nota:] El usuario debe tener acceso al centro de responsabilidad en la jerarquía de planificación presupuestaria para poder crear un plan de presupuesto para este centro de responsabilidad. El usuario puede ver y editar planes presupuestarios si forman parte del grupo de usuarios asignados al plan de presupuestos aunque no tengan acceso al centro de responsabilidad de la jerarquía organizativa de presupuestos.

Security model

La seguridad para los planes de presupuesto viene determinada por el modelo de seguridad que se selecciona para cada entidad jurídica de su organización.

Elija entre las siguientes opciones:

Basado en puestos de trabajador: todos los preparadores del plan presupuestario que están asociados con trabajadores cuyos puestos se notifican a una unidad de la organización en la jerarquía organizativa de planificación presupuestaria pueden acceder a los planes de presupuesto.
Basado en organizaciones de seguridad: todos los usuarios a los que se concede acceso a una organización en los roles de seguridad pueden acceder a los planes presupuestarios para dicha organización. Para habilitar este modelo de seguridad, la jerarquía organizativa usada debe tener fines de planificación presupuestaria y de seguridad asignados. Para obtener más información, vea Jerarquías organizativas, Configure la seguridad de la planificación presupuestaria y Configuring Budget Planning for Microsoft Dynamics AX 2012 R2.

Permite acceso a planes presupuestarios por grupo de usuarios

Seleccione esta casilla si desea controlar el acceso a planes presupuestarios específicos por grupo de usuarios.

Si se activa esta casilla, se especificará el grupo de usuarios que puede tener acceso al plan de presupuesto para cada plan de presupuesto en el formulario Plan presupuestario.

Si no selecciona esta opción, todos los usuarios con acceso al formulario Plan presupuestario pueden acceder a los planes de presupuesto en función de la selección del modelo de seguridad en el formulario Configuración de planificación presupuestaria.

[!Nota:]
El usuario debe tener acceso al centro de responsabilidad en la jerarquía de planificación presupuestaria para poder crear un plan de presupuesto para este centro de responsabilidad. El usuario puede ver y editar planes presupuestarios si forman parte del grupo de usuarios asignados al plan de presupuestos aunque no tengan acceso al centro de responsabilidad de la jerarquía organizativa de presupuestos.

Para reducir el tiempo necesario para exportar líneas de plan de presupuesto a Microsoft Excel, active la casilla Limitar las líneas de plan presupuestario asociadas que se deben incluir y seleccione el número de niveles de planes presupuestarios secundarios para incluir en los libros de trabajo de Excel. Para exportar todas las líneas del plan presupuestario para todos los planes presupuestarios secundarios, desactive la casilla Limitar las líneas de plan presupuestario asociadas que se deben incluir.

Crear escenarios de plan presupuestario

Haga clic en Gestión presupuestaria > Configurar > Planificación presupuestaria > Configuración de planificación presupuestaria.
En el área Situaciones, haga clic en Agregar y especifique un nombre y una descripción para el escenario del plan presupuestario. Cuando se muestran en Filtrar por situación, los escenarios se clasifican por nombre. Por tanto, se recomienda usar una convención de nomenclatura coherente para que pueda clasificar e identificar más fácilmente los escenarios. Por ejemplo, puede iniciar los escenarios con un año para agrupar todos los escenarios por el año en particular.
Seleccione una clase de unidad de medida. Monetario es la clase de unidad de medida típica, pero puede seleccionar Cantidad si el escenario incluye datos cuantitativos. Si selecciona Cantidad, se mostrará la unidad de medida predeterminada Cada uno. Para obtener más información, vea Configuración de la unidad (formulario).

Crear etapas de planificación presupuestaria

Haga clic en Gestión presupuestaria > Configurar > Planificación presupuestaria > Configuración de planificación presupuestaria.
Haga clic en Etapas.
Haga clic en Agregar y especifique un nombre y una descripción para la etapa de planificación presupuestaria.

Crear flujos de trabajo de planificación presupuestaria

Haga clic en Gestión presupuestaria > Configurar > Planificación presupuestaria > Configuración de planificación presupuestaria.
Haga clic en Flujos de trabajo.
Haga clic en Agregar y especifique un nombre y una descripción para el flujo de trabajo de planificación presupuestaria.
Seleccione un Id. de flujo de trabajo. Asegúrese de que las transiciones de etapa y otros elementos y tareas del flujo de trabajo están configurados para las etapas del flujo de trabajo de planificación presupuestaria. Para obtener más información, vea "Flujos de trabajo" en Acerca de la configuración de la planificación presupuestaria.
Seleccione las etapas y muévalas a la lista Etapas de planificación seleccionadas. Asegúrese de que las etapas de planificación se encuentran en el orden correcto.

Definir restricciones de escenario

Haga clic en Gestión presupuestaria > Configurar > Planificación presupuestaria > Configuración de planificación presupuestaria.
Haga clic en Restricciones de la situación.
Haga clic en Agregar y seleccione un flujo de trabajo de planificación presupuestaria.
Seleccione un escenario de plan presupuestario.
En el campo, Nivel de acceso, seleccione Ver o Editar. Los permisos para ver y editar datos de planificación presupuestaria se determinan por este nivel de acceso, y también por si las casillas Agregar líneas y Modificar líneas están activadas para cada Etapa de planificación presupuestaria que seleccione en el formulario Proceso de planificación presupuestaria. Para obtener más información, consulte “Reglas de etapa de planificación presupuestaria y restricciones de escenario” en Acerca de la configuración de la planificación presupuestaria.

Definir las programaciones de asignación y las asignaciones de etapa de la tarea automatizada de asignación del flujo de trabajo

Haga clic en Gestión presupuestaria > Configurar > Planificación presupuestaria > Configuración de planificación presupuestaria.
Haga clic en Programaciones de asignación.

Nota

La asignación de la programación de asignación se produce durante un proceso de flujo de trabajo automatizado. Las restricciones de escenario y las reglas de etapa deben configurarse correctamente para que el proceso de flujo de trabajo tenga acceso a los datos de los escenarios de origen y los asigne a los escenarios de destino. Para obtener más información, consulte “Reglas de etapa de planificación presupuestaria y restricciones de escenario” en Acerca de la configuración de la planificación presupuestaria.
Haga clic en Agregar, especifique un nombre para la programación de asignación. Especifique o seleccione la siguiente información:
- Método de asignación: seleccione uno de los métodos de asignación siguientes:
  - Asignar en períodos: asigne las líneas del plan presupuestario del escenario del plan presupuestario de origen a través de los períodos del escenario de destino. Seleccione la clave de asignación de períodos en el campo Clave de período.
  - Asignar a dimensiones: asigne las líneas del plan presupuestario desde el escenario del plan presupuestario de origen a través de las dimensiones financieras del escenario de destino. Seleccione la condición de asignación del presupuesto en el campo Condición de asignación.
  - Agregado: agregue las líneas del plan presupuestario se agregan desde el escenario de origen de los planes presupuestarios asociados al escenario de destino en el plan presupuestario principal.
  - Distribuir: distribuya las líneas del plan presupuestario se distribuyen desde el escenario del plan presupuestario de origen del plan presupuestario principal al escenario de destino de los planes presupuestarios asociados.
  - Usar reglas de asignación contable: distribuya las líneas del plan presupuestario de la situación del plan presupuestario de origen a la situación del plan presupuestario de destino de acuerdo con la regla de asignación contable seleccionada.
    
    Este control no está disponible en versiones de Microsoft Dynamics AX 2012 anteriores a la actualización acumulada 7 para AX 2012 R2.
- Escenario de origen: seleccione el escenario de origen.
- Escenario de destino: seleccione el escenario de destino.
- Multiplicar por: permite especificar un valor por el que se multiplicarán los importes de divisa o las cantidades de las líneas del plan presupuestario.
Para obtener más información, consulte “Asignaciones” en Acerca de la configuración de la planificación presupuestaria.
Haga clic en Gestión presupuestaria > Configurar > Planificación presupuestaria > Configuración de planificación presupuestaria.
Haga clic en Asignaciones de etapa.
Haga clic en Agregar y seleccione una etapa de planificación presupuestaria y un flujo de trabajo de planificación presupuestaria.
Seleccione una programación de asignación.

Definir prioridades del plan presupuestario

Haga clic en Gestión presupuestaria > Configurar > Planificación presupuestaria > Configuración de planificación presupuestaria.
Haga clic en Prioridades.
Haga clic en Agregar y especifique un nombre y una descripción para la prioridad.

Para obtener más información, consulte “Prioridades de la planificación presupuestaria” en Acerca de la configuración de la planificación presupuestaria.

Seleccione las carpetas para los datos adjuntos

Haga clic en Gestión presupuestaria > Configurar > Planificación presupuestaria > Configuración de planificación presupuestaria.
Haga clic en Carpetas.
Haga clic en Agregar, busque la carpeta y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Seleccionar plantillas para el proceso de planificación presupuestaria

Haga clic en Gestión presupuestaria > Configurar > Planificación presupuestaria > Configuración de planificación presupuestaria. Haga clic en Plantillas.
Haga clic en Agregar, busque el archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.
Seleccione el tipo de plantilla, que es Justificación o Hoja de cálculo.

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Configurar procesos de planificación presupuestaria

Los procesos de planificación presupuestaria determinan cómo se pueden actualizar, enrutar, revisar y aprobar los planes presupuestarios en la jerarquía organizativa presupuestaria. Después de configurar y activar un proceso de planificación presupuestaria, los usuarios pueden crear planes presupuestarios y enviarlos al flujo de trabajo para su actualización, revisión y aprobación.

Haga clic en Gestión presupuestaria > Configurar > Planificación presupuestaria > Proceso de planificación presupuestaria.
Haga clic en Nuevo.
Especifique un nombre y una descripción para el proceso de planificación presupuestaria, y seleccione el ciclo presupuestario y el libro mayor.
En la ficha desplegable Carpeta de la plantilla, seleccione la plantilla de justificación que desee usar para crear justificaciones para los planes presupuestarios que se crean mediante este proceso de planificación presupuestaria. Seleccione la carpeta de archivos adjuntos que desee usar para almacenar los archivos adjuntos a los planes presupuestarios que se crean mediante este proceso de planificación presupuestaria.
En la ficha desplegable Id. de administración de proceso de planificación presupuestaria, seleccione la jerarquía organizativa de planificación presupuestaria. Seleccione el flujo de trabajo de planificación presupuestaria para cada centro de responsabilidad. Para asignar un flujo de trabajo de planificación presupuestaria a tipos similares de centros de responsabilidad, haga clic en Asignar flujo de trabajo y, a continuación, seleccione el tipo de organización y el flujo de trabajo de planificación presupuestaria.
En la ficha desplegable Reglas y plantillas de etapa de planificación presupuestaria, seleccione un flujo de trabajo de planificación presupuestaria.
Para cada etapa de planificación presupuestaria, defina las opciones siguientes:
- Asociar planes presupuestarios: active esta casilla si los planes presupuestarios se pueden asociar a planes presupuestarios principales en esta etapa de planificación.
- Agregar líneas: active esta casilla si las líneas de planes presupuestarios se pueden agregar durante esta etapa de planificación presupuestaria.
- Modificar líneas: active esta casilla si las líneas de planes presupuestarios se pueden modificar durante esta etapa de planificación presupuestaria.
- Plantilla: seleccione la plantilla que se usará al crear las hojas de cálculo para esta etapa de planificación presupuestaria. Cada etapa puede tener una plantilla de hoja de cálculo única.
Los permisos para los datos de planificación presupuestaria se determinan según las restricciones de escenario seleccionadas en el formulario Configuración de planificación presupuestaria, y según si las casillas Agregar líneas y Modificar líneas están activadas para cada etapa de planificación presupuestaria. Para obtener más información, consulte “Reglas de etapa de planificación presupuestaria y restricciones de escenario” en Acerca de la configuración de la planificación presupuestaria.
En la ficha desplegable Restricciones de prioridad del plan presupuestario, seleccione las prioridades que se pueden asignar a planes presupuestarios en este proceso de planificación presupuestaria.
Al hacer clic en Activar para el proceso de planificación presupuestaria, el valor del campo Estado en la parte superior del formulario cambia de Borrador a En proceso. A continuación, los usuarios pueden crear planes presupuestarios mediante este proceso de planificación presupuestaria.
Después de completar todos los planes presupuestarios que usaban este proceso de planificación presupuestaria, puede hacer clic en Completo. El proceso de planificación presupuestaria ya no se puede usar para crear planes presupuestarios y el valor del campo Estado cambia a Completado.

Nota

Se recomienda que use Generador de informes de gestión para Microsoft Dynamics ERP para crear, mantener, implementar y ver informes financieros que incluyen datos de planificación presupuestaria. Management Reporter le permite diseñar los informes financieros basados en cuentas contables y dimensiones financieras, desplegar los detalles de transacciones y usar la visualización de informes basada en Internet. Para obtener más información acerca de cómo imprimir informes financieros usando Management Reporter, vea Management Reporter para Microsoft Dynamics ERP.

Puede usar Management Reporter para crear informes de datos de planificación presupuestaria solo si tiene instalado el paquete acumulativo de actualizaciones 4 o posterior de Management Reporter 2012.

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