Configuración de flujos de trabajo de Proveedores

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Algunas organizaciones requieren que apruebe los diarios un usuario distinto de la persona que especificó el diario. Para configurar un proceso de aprobación, puede crear un flujo de trabajo. También puede configurar otros procesos, tal como la revisión de facturas de proveedor.

Un flujo de trabajo representa un proceso empresarial. El flujo de trabajo define cómo se gestiona un documento en el sistema e indica quién debe completar una tarea o aprobar un documento. El uso del sistema de flujo de trabajo en su organización le ofrece varias ventajas:

• Procesos coherentes: puede definir el proceso de aprobación para documentos específicos como, por ejemplo, solicitudes de compra e informes de gastos. El sistema de flujo de trabajo le ayuda a garantizar que los documentos se procesan y se aprueban de manera coherente y eficaz.

• Visibilidad de procesos: puede realizar el seguimiento del estado, el historial y las medidas de rendimiento de una instancia de flujo de trabajo determinada. De este modo puede determinar si los cambios deben realizarse en el flujo de trabajo para mejorar la eficacia.

• Lista de trabajo centralizada: los usuarios pueden ver una lista de trabajo centralizada para ver las tareas y aprobaciones de flujo de trabajo que tienen asignadas. Esta lista de trabajo está disponible en las páginas de área de trabajo del cliente Microsoft Dynamics AX y Enterprise Portal.

Flujos de trabajo de diario

En función de los nombres de diario, se puede requerir la aprobación manual, aprobación del flujo de trabajo, o ninguna aprobación. Use esta información para configurar una o más configuraciones de flujo de trabajo para cada tipo de diario. Seleccione una configuración para cada nombre de diario y active el flujo de trabajo para dicho diario. Si se define la aprobación de flujo de trabajo para un diario, se muestran controles adicionales en la parte superior del formulario Diario. Entre ellos se incluyen una barra de información amarilla y un botón Enviar o un menú Acciones. Para obtener más información, consulte Envío de un documento y Acciones de flujo de trabajo.

Algunos botones de los formularios Diario y Asiento del diario no están disponibles cuando un diario se ha enviado para la aprobación del diario de flujo de trabajo. Si el diario se ha aprobado, las opciones del menú Registrar estarán disponibles, y el resto de campos y controles del formulario, no. Si un usuario edita un diario aprobado, el estado del flujo de trabajo se reinicializa, las opciones del menú Registrar no están disponibles, y el resto de campos y controles del formulario sí están disponibles. Una vez efectuados los cambios, se debe reenviar el diario para su aprobación.

Las opciones siguientes están disponibles para diarios de pagos con el estado de flujo de trabajo Aprobado:

• Edite el diario. Una vez efectuadas las modificaciones, se deberá reenviar el diario para su aprobación.

• Visualice el diario.

• Procese los pagos. Sólo estarán disponibles las opciones de procesamiento de pagos.

Puede usar las aprobaciones de flujo de trabajo para los siguientes diarios y tipos de diarios en proveedores.

Elemento del menú de diario	Tipo de diario
Registro de facturas	Registro de facturas
Diario de aprobación de facturas	Aprobación
Diario de facturas	Diario de facturas
Diario de pagos	Pagos del proveedor
Diario de creación de pagarés	Librar pagaré del proveedor
Diario de renegociación de pagarés	Renegociación de pagarés
Diario de envíos	Remesa bancaria del proveedor
Diario de liquidación de pagarés	Liquidación de pagarés

Para obtener información general del flujo de trabajo de Microsoft Dynamics AX, vea Introducción al sistema de flujo de trabajo y Conceptos de flujo de trabajo. Para obtener información sobre cómo configurar aprobaciones de diarios, vea Configurar aprobaciones de diario financiero.

Tipos de flujo de trabajo que puede crear

En la siguiente tabla se describen los tipos de flujo de trabajo que se pueden crear en Proveedores.

Escriba	Propósito
Flujo de trabajo del diario de registro de facturas de proveedor	Crear flujos de trabajo de aprobación para los diarios de registro de facturas.
Flujo de trabajo del diario de aprobación de facturas de proveedor	Crear flujos de trabajo de aprobación para los diarios de aprobación de facturas.
Purchase agreement approval	Crear flujos de trabajo de aprobación para acuerdos de compra. Nota Este control está disponible únicamente si se selecciona la clave de configuración Public Sector.
Factura de proveedor	Crear flujos de trabajo para encabezados de facturas de proveedores. Puede ver las facturas en el formulario Factura de proveedor. Para usar flujos de trabajo junto con directivas de facturas de proveedor, asegúrese de que el campo Registrar factura con discrepancias se estableció en Permitir con aviso en el formulario Parámetros de proveedores.
Línea de factura de proveedor	Crear flujos de trabajo para líneas de facturas de proveedores. Puede ver las facturas en el formulario Factura de proveedor. Para usar flujos de trabajo junto con directivas de facturas de proveedor, asegúrese de que el campo Registrar factura con discrepancias se estableció en Permitir con aviso en el formulario Parámetros de proveedores.
Flujo de trabajo de diario de facturas del proveedor	Crear flujos de trabajo de aprobación para los diarios de registro de facturas.
Flujo de trabajo de diario de aprobación de pagos del proveedor	Crear flujos de trabajo de aprobación para los diarios de pagos de proveedor.
Flujo de trabajo de diario de creación de pagaré de proveedor	Crear flujos de trabajo de aprobación para los diarios de creación de pagarés de proveedor.
Flujo de trabajo de diario de renegociación de pagaré de proveedor	Crear flujos de trabajo de aprobación para los diarios de renegociación de pagarés de proveedor.
Flujo de trabajo del diario de remisión bancaria de proveedor	Crear flujos de trabajo de aprobación para los diarios de remesas bancarias de proveedor.
Flujo de trabajo de diario de liquidación de pagaré de proveedor	Crear flujos de trabajo de aprobación para los diarios de liquidación de pagarés de proveedor.

Tareas automatizadas y tareas manuales para las facturas de proveedor

Puede usar las tareas de flujo de trabajo siguientes para realizar una acción en una factura de proveedor.

Tarea	Escriba	Descripción
Registrar facturas de proveedor	Automatizada	Permite registrar facturas de proveedor de manera automática. Esta tarea se puede usar junto con otras tareas. Esta tarea debe ser el último elemento de la tarea en la configuración del flujo de trabajo. Si se usa un proceso de revisión o aprobación, dicho proceso debe producirse antes de esta tarea automatizada. Para ver un ejemplo de cómo se usa la tarea automática Registrar facturas de proveedor, consulte Flujo de trabajo con una decisión condicional. Esta tarea automatizada no funciona con las facturas de proveedor que se encuentran en un diario de aprobación. Permite registrar los diarios de aprobación manualmente.
Evaluar reglas de directivas para facturas	Automatizada	Permite evaluar las infracciones de directivas de las facturas de proveedor. Para obtener información sobre cómo usar el flujo de trabajo y la directivas de forma conjunta, consulte Tareas clave: directivas de facturas de proveedor. Si una factura de proveedor infringe una o más reglas de directivas en el nivel de cabecera, esta tarea indica las infracciones en el formulario Infracciones de directiva para dicha factura. Para ver un ejemplo de cómo se usa la tarea automática Evaluar reglas de directivas para facturas, consulte Flujo de trabajo con una decisión condicional.
Revisar factura de proveedor	Manual	Asigne esta tarea a un usuario que pueda realizar una revisión de las líneas de factura de proveedor que se encuentran en la factura de proveedor. Los pasos de revisión se definen en la sección de descripción al crear el flujo de trabajo. La diferencia entre una tarea de revisión manual y un elemento de flujo de trabajo de aprobación es que, si la tarea de revisión manual está asignada a varios usuarios, el flujo de trabajo puede continuar después de que uno de esos usuarios complete la tarea. Si asigna un elemento de flujo de trabajo de aprobación a varios usuarios, todos los usuarios deben aprobar el documento para que el flujo de trabajo pueda continuar. Para obtener más información, vea Flujo de trabajo con varios usuarios en una tarea.
Revisar conciliación de factura de proveedor	Manual	Asigne esta tarea a un usuario si el usuario debe revisar la factura de proveedor para determinar si tiene discrepancias de conciliación de facturas. La diferencia entre una tarea de revisión manual y un elemento de flujo de trabajo de aprobación es que, si la tarea de revisión manual está asignada a varios usuarios, el flujo de trabajo puede continuar después de que uno de esos usuarios complete la tarea. Si asigna un elemento de flujo de trabajo de aprobación a varios usuarios, todos los usuarios deben aprobar el documento para que el flujo de trabajo pueda continuar. Para obtener más información, vea Flujo de trabajo con varios usuarios en una tarea.

Tareas automatizadas y tareas manuales para las líneas de factura de proveedor

Puede usar las tareas de flujo de trabajo siguientes para realizar una acción en una línea de factura de proveedor.

Tarea	Escriba	Descripción
Evaluar reglas de directivas para líneas de factura	Automatizada	Permite evaluar las infracciones de directivas de las líneas de factura de proveedor. Esta tarea automatizada difiere de la tarea Evaluar reglas de directivas para facturas, ya que evalúa solo las directivas que usan un tipo de regla que se basa en el nombre de la consulta Líneas de factura de proveedor. Para obtener información sobre cómo usar el flujo de trabajo y la directivas de forma conjunta, consulte Tareas clave: directivas de facturas de proveedor. Si una factura de proveedor infringe una o más reglas de directivas en el nivel de línea, esta tarea indica las infracciones en el formulario Infracciones de directiva para dicha factura. Para ver un ejemplo de cómo se usa la tarea automática Evaluar reglas de directivas para líneas de factura, consulte Flujo de trabajo con una decisión condicional.
Revisar línea de factura de proveedor	Manual	Asigne esta tarea a un usuario que pueda realizar una revisión de las líneas de factura de proveedor que se encuentran en la factura de proveedor. Los pasos de revisión se definen en la sección de descripción al crear el flujo de trabajo. La diferencia entre una tarea de revisión manual y un elemento de flujo de trabajo de aprobación es que, si la tarea de revisión manual está asignada a varios usuarios, el flujo de trabajo puede continuar después de que uno de esos usuarios complete la tarea. Si asigna un elemento de flujo de trabajo de aprobación a varios usuarios, todos los usuarios deben aprobar el documento para que el flujo de trabajo pueda continuar. Para obtener más información, vea Flujo de trabajo con varios usuarios en una tarea.

Creación de un flujo de trabajo

Para crear un flujo de trabajo, siga estos pasos.

1. Haga clic en Proveedores > Configurar > Flujos de trabajo de proveedores.

2. En el panel de acciones, haga clic en Nuevo.

3. Seleccione el tipo de flujo de trabajo que desee crear y, a continuación, haga clic en Crear flujo de trabajo. Se abre el editor de flujo de trabajo. Diseñe el flujo de trabajo arrastrando los elementos de flujo de trabajo al lienzo.

4. Configure los elementos del flujo de trabajo. Para obtener más información, consulte Configuración de elementos de flujo de trabajo.

5. Repita los pasos del 2 al 4 para crear flujos de trabajo adicionales para Proveedores.

6. Si va a configurar flujos de trabajo de diario, configure las aprobaciones de diario para diarios específicos mediante el formulario Nombres de diarios. Para obtener más información, consulte Configurar aprobaciones de diario financiero.

Expresiones y campos calculados

Los siguientes campos calculados y expresiones se usan con las aprobaciones de diario de flujo de trabajo de proveedores. Para cada flujo de trabajo, puede establecer condiciones que incluyen estos campos calculados y expresiones.

Campo calculado	Descripción
Importe de la factura	Importe total de facturación para la factura de proveedor. Este campo está disponible para los flujos de trabajo Factura de proveedor y Línea de factura de proveedor.
Total de crédito de diario	El importe de crédito total de todo el diario. Este campo está disponible para flujos de trabajo de diario.
Total de débito del diario	El importe de débito total de todo el diario. Este campo está disponible para flujos de trabajo de diario.
Importe máximo para el crédito de asiento	El mayor importe de asiento de crédito del diario. Este campo está disponible para flujos de trabajo de diario.
Importe máximo para el débito de asiento	Mayor importe de asiento de débito del diario. Este campo está disponible para flujos de trabajo de diario.
Importe de crédito de asiento mínimo	El menor importe de asiento de crédito del diario. Este campo está disponible para flujos de trabajo de diario.
Importe de débito de asiento mínimo	El menor importe de asiento de débito del diario. Este campo está disponible para flujos de trabajo de diario.

Tipos de participantes

Puede asignar un elemento de flujo de trabajo a los siguientes grupos de participantes.

Grupo de usuarios	Descripción
Participantes de rol de seguridad	Asignación de un elemento de flujo de trabajo a un rol de seguridad de Microsoft Dynamics AX.
Participantes del grupo de usuarios	Asignación de un elemento de flujo de trabajo a un grupo de usuarios de Microsoft Dynamics AX.
Participantes de gasto de factura de proveedor	Use este grupo para asignar el elemento de flujo de trabajo a los participantes de los gastos. Esta opción está disponible para los elementos asociados con los flujos de trabajo Factura de proveedor y Línea de factura de proveedor.

Consulte también

Nombres de diarios (formulario)

Tareas clave: directivas de facturas de proveedor