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Usar la configuración de directivas para administrar los controles de privacidad de Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas

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Nota:

Para obtener una lista de los productos de Office incluidos en esta información de privacidad, vea Controles de privacidad disponibles para los productos de Office.

Microsoft se compromete a proporcionarle la información y los controles que necesita para decidir cómo se recopilan y usan sus datos cuando usa Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas.

A partir de la versión 1904 de Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas, hay una nueva configuración de directiva que le permite controlar la configuración relacionada con lo siguiente:

  • Datos de diagnósticos que se recopilan y envían a Microsoft sobre el software de cliente de Office que se usa

  • Experiencias conectadas que utilizan la funcionalidad basada en la nube para proporcionar funciones mejoradas de Office para usted y sus usuarios.

Estas son las cinco nuevas opciones de directiva:

  • Configurar el nivel de los datos de diagnóstico de software de cliente enviados a Microsoft Office
  • Permitir el uso de experiencias conectadas en Office que analizan contenido
  • Permitir el uso de experiencias conectadas en Office que descargan contenido en línea
  • Permitir el uso de experiencias conectadas adicionales opcionales en Office
  • Permitir el uso de experiencias conectadas en Office

Estas opciones de directiva pueden implementarse a través de la directiva de grupo o la directiva de nube. Si usa la directiva de grupo, debe descargar la versión más reciente de los archivos de Plantilla administrativa (ADMX/ADML) del Centro de descarga de Microsoft.

Nota:

Si usa la herramienta de Administración de directiva de grupo, esta configuración de directiva se encuentra en Configuración de usuario\Directivas\Plantillas administrativas\Microsoft Office 2016\Privacidad\Centro de confianza.

Estas nuevas opciones de directiva también se aplican a las versiones de escritorio de Project y Visio incluidas en algunos planes de suscripción, como Project Plan 5 o Visio Plan 2. También se aplican a aplicaciones de Microsoft 365 para negocios.

También hay algunas opciones de configuración de directiva existentes que ya no se aplicarán a Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas y hay algunos cambios de la interfaz de usuario (UI) de la configuración de privacidad que debería tener en cuenta, ya que los usuarios podrían observar los cambios y preguntar al respecto.

Al igual que con cualquier nueva configuración de directivas, debe probarla detenidamente en un entorno limitado y controlado para asegurarse de que la configuración tenga el efecto deseado antes de implementarla más extensamente en su organización.

Configuración de directiva de datos de diagnóstico

Los datos de diagnóstico se usan para mantener Office seguro y actualizado, detectar, diagnosticar y solucionar problemas, y realizar mejoras del producto.

Puede usar la configuración de directiva Configurar el nivel de los datos de diagnóstico de software de cliente enviados a Microsoft Office para elegir qué nivel de datos de diagnóstico se envía a Microsoft.

Si habilita esta configuración de directiva, debe elegir qué nivel de datos de diagnóstico se envía a Microsoft. Las opciones son Necesario, Opcional o Ninguno.

  • Si elige Necesario, se enviarán a Microsoft los datos mínimos necesarios para mantener Office protegido, actualizado y con el rendimiento esperado en el dispositivo en el que está instalado.

  • Si elige Opcional, se enviarán a Microsoft otros datos que nos ayudan a mejorar el producto y proporcionan información mejorada para ayudarnos a detectar, diagnosticar y solucionar problemas. Estos datos también se pueden usar de forma agregada para entrenar y mejorar experiencias con tecnología de aprendizaje automático, como acciones recomendadas, predicciones de texto y ayuda contextual. Si elige enviarnos sus datos de diagnóstico opcionales, también se incluyen los datos de diagnósticos necesarios.

  • Si elige Ninguno, no se enviará a Microsoft ningún dato de diagnóstico sobre el software de cliente de Office que se ejecuta en el dispositivo del usuario. Esta opción, sin embargo, limita considerablemente la capacidad de Microsoft para detectar, diagnosticar y solucionar problemas que puedan encontrar los usuarios al usar Office.

Si deshabilita o no configura esta directiva, se envían a Microsoft los datos de diagnósticos necesarios y los opcionales.

Nota:

Aunque elija Ninguno, se enviarán desde el dispositivo del usuario a Microsoft los datos de servicio que son necesarios. Para obtener más información, consulte Datos de servicio necesarios para Office.

Para obtener más información sobre los datos de diagnóstico, vea los siguientes artículos:

Configuración de directiva para las experiencias conectadas

Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas consta de aplicaciones de software de cliente y experiencias conectadas diseñadas para permitirle crear, comunicarse y colaborar de forma más eficaz. Trabajar con otros usuarios en un documento almacenado en Microsoft OneDrive o traducir el contenido de un documento de Word en otro idioma son dos ejemplos de experiencias conectadas.

Entendemos que quiera elegir qué tipos de experiencias conectadas estarán disponibles para sus usuarios cuando trabajan en aplicaciones de Office. Así que hemos añadido cuatro nuevas opciones de directiva:

  • Permitir el uso de experiencias conectadas en Office que analizan contenido
  • Permitir el uso de experiencias conectadas en Office que descargan contenido en línea
  • Permitir el uso de experiencias conectadas adicionales opcionales en Office
  • Permitir el uso de experiencias conectadas en Office

Si no configura estas opciones de directiva, todas las experiencias conectadas estarán disponibles. Esto ofrece a los usuarios todas las características y funcionalidades disponibles a través de Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas. Pero sabemos que es posible que deba desactivar algunas o todas estas experiencias conectadas para cumplir determinados requisitos de su organización.

Si decide no proporcionar a los usuarios ciertos tipos de experiencias conectadas, el comando de la cinta de opciones o del menú de estas experiencias conectadas se desactivará o los usuarios recibirán un mensaje de error cuando intenten usar estas experiencias conectadas. En ese caso, no se enviarán a Microsoft datos de servicio solicitado para esas experiencias conectadas.

Los usuarios no podrán elegir activar o desactivar las experiencias conectadas de Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas si han iniciado sesión en Office con sus credenciales de la organización, lo que también se denomina cuenta profesional o educativa.

Configuración de directiva para experiencias conectadas que analiza el contenido

Estas son experiencias que usan el contenido de Office para proporcionarle recomendaciones de diseño, sugerencias de edición, información de datos y características similares. Por ejemplo, el Diseñador de PowerPoint o el Traductor. Para ver una lista exhaustiva de las experiencias conectadas, vea Experiencias conectadas que analizan su contenido.

Puede usar la configuración de directiva Permitir el uso de experiencias conectadas en Office que analizan contenido para controlar si estos tipos de experiencias conectadas están disponibles para los usuarios. Si no configura esta opción de directiva, todas estas experiencias conectadas estarán disponibles para los usuarios.

Tenga en cuenta que si deshabilita la configuración de directiva Permitir el uso de experiencias conectadas en Office, las experiencias conectadas que analizan el contenido no estarán disponible para los usuarios.

Nota:

Si deshabilita la configuración de la directiva Permitir el uso de experiencias conectadas en la directiva en Office, las características de Microsoft 365 Copilot no estarán disponibles para los usuarios en determinadas aplicaciones. Para obtener más información, consulte Copilot para Microsoft 365 y los controles de privacidad de las experiencias conectadas.

Configuración de directiva para experiencias conectadas que descargan contenido en línea

Estas son experiencias que le permiten buscar y descargar contenido en línea como plantillas, imágenes, modelos 3D, vídeos y hacer materiales de referencia para mejorar sus documentos. Por ejemplo, las plantillas de Office o Inicio rápido de PowerPoint. Para obtener una lista de estas experiencias conectadas, consulte Experiencias conectadas que descargan contenido en línea.

Puede usar la configuración de directiva Permitir el uso de experiencias conectadas en Office que descargan contenido en línea para controlar si estos tipos de experiencias conectadas están disponibles para los usuarios. Si no configura esta opción de directiva, todas estas experiencias conectadas estarán disponibles para los usuarios.

Tenga en cuenta que si deshabilita la configuración de directiva Permitir el uso de experiencias conectadas en Office, las experiencias conectadas que descargan contenido en línea no estarán disponible para los usuarios.

Configuración de directiva para experiencias conectadas opcionales

Además de las experiencias conectadas mencionadas anteriormente que se incluyen con Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas, hay otras experiencias conectadas opcionales a las que puede permitir que los usuarios accedan con su cuenta de la organización. Por ejemplo, las características de Mapas 3D en Excel, que usa Bing. Para ver más ejemplos, vea Información general sobre las experiencias conectadas opcionales en Office.

Estas experiencias conectadas son diferentes porque no están cubiertas por el contrato comercial que su organización tiene con Microsoft. Las experiencias conectadas opcionales ofrecidas por Microsoft directamente a los usuarios se rigen por el Contrato de servicios de Microsoft en lugar de los Términos del producto de Microsoft. En algunos casos, las funciones o el contenido de terceros se proporcionan mediante estas experiencias conectadas opcionales y también se pueden aplicar otros términos. Para obtener más información, vea Información general sobre las experiencias conectadas opcionales en Office.

Puede usar la configuración de directiva Permitir el uso de experiencias conectadas opcionales adicionales en Office para controlar si estos tipos de experiencias conectadas están disponibles para los usuarios. Si no realiza esta configuración de directiva, estas experiencias conectadas opcionales estarán disponibles para los usuarios.

Nota:

Para aplicar la configuración de directiva Permitir el uso de experiencias conectadas opcionales adicionales en OfficeEn las versiones con licencia por volumen de Office 2019, Project 2019 o Visio 2019, debe utilizar la Política de grupo. No puede usar la directiva de nube. Esto se aplica a cuando Office 2019, Project 2019 o Visio 2019 se configuran para usar el canal de actualización de PerpetualVL2019.

Incluso si opta por hacer que las experiencias opcionales conectadas estén disponibles para los usuarios, ellos tendrán la opción de activar estas experiencias opcionales conectadas como un grupo dirigiéndose alcuadro de diálogo de configuración de privacidad. Los usuarios solo verán la opción si han iniciado sesión en Office con las credenciales de la organización (lo que también se denomina cuenta profesional o educativa) y no con una dirección de correo electrónico personal.

Además, algunas de estas experiencias conectadas opcionales también se consideran experiencias conectadas que analizan el contenido o que descargan contenido en línea. Por ejemplo, Insertar imágenes en línea es una experiencia conectada opcional, con tecnología de Microsoft Bing, pero también se considera una experiencia conectada que descarga contenido en línea. Por lo tanto, si deshabilita la configuración de directiva Permitir el uso de experiencias conectadas en Office que descargan contenido en línea, Insertar imágenes en línea no estará disponible para los usuarios. No estará disponible incluso si ha habilitado la configuración de directiva Permitir el uso de experiencias conectadas adicionales opcionales en Office. Para obtener más información acerca de qué experiencias conectadas analizan contenido o descargan contenido en línea, vea Experiencias conectadas en Office.

Se debe tener en cuenta una excepción. La configuración de directiva Permitir el uso de experiencias conectadas adicionales y opcionales en Office no controla las experiencias que requieran conectar su cuenta de LinkedIn a su cuenta profesional o educativa de Microsoft. Para controlar este tipo de experiencias, como la información de LinkedIn en una tarjeta de perfil en Outlook, consulte LinkedIn en las aplicaciones y servicios de Microsoft e Integración de las conexiones de cuenta de LinkedIn en Microsoft Entra ID.

Configuración de directiva para la mayoría de experiencias conectadas

Puede usar la configuración de directiva Permitir el uso de experiencias conectadas en Office para controlar si la mayoría de experiencias conectadas de Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas están disponibles para los usuarios. Si desactiva esta opción de directiva, las siguientes experiencias conectadas no estarán disponibles para los usuarios:

  • Experiencias que analizan el contenido
  • Experiencias que descargan contenido en línea
  • Experiencias conectadas opcionales

Además, si deshabilita esta configuración de directiva, la mayoría de las demás experiencias conectadas también se desactivarán, como el almacenamiento de archivos en línea y la coautoría. Para obtener una lista de estas otras experiencias conectadas, vea Experiencias conectadas de Office.

Pero, incluso si deshabilita esta configuración de directiva, algunas funciones limitadas de Office seguirán estando disponibles, como la sincronización de un buzón en Outlook, y Teams y Skype Empresarial seguirán funcionando. Los servicios esenciales, como el servicio de licencias que confirma que tiene una licencia correcta para usar Office, también seguirán estando disponibles.

Opciones de configuración de directiva existentes que se reemplazan con nuevas opciones

Hay dos opciones de directiva existentes que ya no se aplican a Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas, a partir de la versión 1904. Son las siguientes:

  • Enviar información personal, que puede encontrarse en Configuración de usuario\Directivas\Plantillas administrativas\Microsoft Office 2016\Privacidad\Centro de confianza.

  • Opciones de contenido en línea, que se encuentra en Configuración de usuario\Directivas\Plantillas administrativas\Microsoft Office 2016\Herramientas | Opciones | General | Opciones de servicios…\Contenido en línea.

A partir de la versión 1904, la configuración de estas dos directivas existentes no tendrá ningún efecto en Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas. Ya no se aplican, ya que su función se reemplaza por estas nuevas opciones de configuración de directiva:

  • Permitir el uso de experiencias conectadas en Office que analizan contenido
  • Permitir el uso de experiencias conectadas en Office que descargan contenido en línea
  • Permitir el uso de experiencias conectadas adicionales opcionales en Office
  • Permitir el uso de experiencias conectadas en Office

Estas nuevas opciones de configuración de directiva pueden proporcionarle un mayor control que las dos opciones existentes. Por ejemplo, anteriormente, si usaba la configuración de directiva Enviar información personal, se desactivaban Búsqueda inteligente e Inicio rápido de PowerPoint. Pero ahora, con la nueva configuración de directiva, si usa la configuración de directiva Permitir el uso de experiencias conectadas en Office que analizan el contenido para desactivar ese tipo de experiencias conectadas, solo la Búsqueda inteligente se desactivará. Inicio rápido de PowerPoint seguirá estando disponible para los usuarios.

La configuración de directivas seguirá apareciendo en la herramienta de Administración de directivas de grupo porque se siguen aplicando en las versiones de licencia por volumen de Office 2016 y Office 2019, como Office Profesional Plus 2019.

¿Qué pasa con la configuración de directiva existente que controla las experiencias conectadas?

Como probablemente ya sabe, hay algunas opciones de configuración de directiva existentes que le permiten controlar las experiencias conectadas. Estos son algunos ejemplos de configuración de directiva existentes:

  • Opciones del Diseñador de PowerPoint, en Configuración de usuario\Directivas\Plantillas administrativas\Microsoft Office 2016\Herramientas | Opciones | General | Opciones de servicio...\Diseñador de PowerPoint

  • Desactivar inicio rápido, en Configuración de usuario/Directivas/Plantillas administrativas/Microsoft PowerPoint 2016/Opciones de PowerPoint/General

Aún puede usar estas opciones de configuración de directiva existentes si quiere desactivar las experiencias conectadas individuales. Pero tenga en cuenta que si usa una de las nuevas opciones de configuración de directiva, esa nueva configuración de directiva puede desactivar una experiencia conectada activada mediante otra configuración de directiva.

En general, si una opción de directiva está configurada para activar una experiencia conectada específica, mientras que al mismo tiempo otra opción de directiva está configurada para desactivar ese tipo de experiencia conectada, esa experiencia conectada específica se deshabilita para los usuarios.

Hay algunos cambios en la interfaz de usuario (UI) de Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas relacionados con la privacidad, es posible que los usuarios los vean y pregunten al respecto. Estos cambios son consecuencia directa de los nuevos controles de privacidad y la configuración de directiva disponible a partir de la versión 1904.

Cuadro de diálogo sobre las experiencias conectadas opcionales

Si ha elegido ofrecer a los usuarios experiencias conectadas opcionales, la primera vez que los usuarios abran una aplicación de Office después de que hayan actualizado a la versión 1904, aparecerá un cuadro de diálogo informativo. Este cuadro de diálogo informa a los usuarios de que les ha dado la opción de utilizar estas experiencias conectadas opcional y les indica que pueden ir a Archivo>Cuenta>Privacidad de cuenta para cambiar esta configuración.

Opciones de configuración de privacidad eliminadas de la interfaz de usuario de Office

Las siguientes opciones se quitan de Archivo>Opciones>Centro de confianza>Configuración del Centro de confianza …>Opciones de privacidad:

  • Obtener información, diseños, recomendaciones y servicios al permitir a Office acceder y realizar mejoras del producto en función del contenido de Office en mi dispositivo.

  • Permitir que Office se conecte a servicios en línea de Microsoft para proporcionar funcionalidad que resulte relevante para su ubicación y preferencias.

Además, en Archivo>Opciones>General, también se ha quitado la opción para habilitar los servicios inteligentes de Office.

Como administrador de su organización, puede controlar la configuración equivalente a través de la nueva configuración de directiva que se ha descrito anteriormente.

Opciones de configuración de privacidad añadidas a la interfaz de usuario de Office

Estos son los elementos nuevos agregados a la interfaz de usuario de Office:

  • En Archivo>Cuenta, los usuarios verán una opción nueva para Privacidad de la cuenta>Administrar configuración. Es en Administrar configuración donde los usuarios pueden desactivar las experiencias conectadas opcionales, si ha hecho que esa opción esté disponible.

  • En Archivo>Opciones>Centro de confianza>Configuración del Centro de confianza…>Opciones de privacidad, existe una opción para habilitar el uso del Visor de datos de diagnóstico en el dispositivo.

Controlar la configuración de privacidad al editar el registro

Algunos administradores prefieren cambiar la configuración directamente en el registro, por ejemplo, con un script, en lugar de usar una directiva de grupo o directiva de nube. Puede usar la siguiente información para configurar las opciones de privacidad directamente en el registro.

Configuración de directiva Configuración del registro Valores
Configurar el nivel de los datos de diagnóstico de software de cliente enviados por Office a Microsoft SendTelemetry 1 = requerido
2 = opcional
3 = ninguno
Permitir el uso de experiencias conectadas en Office que analizan contenido UserContentDisabled 1 = habilitado
2 = deshabilitado
Permitir el uso de experiencias conectadas en Office que descargan contenido en línea DownloadContentDisabled 1 = habilitado
2 = deshabilitado
Permitir el uso de experiencias conectadas adicionales opcionales en Office ControllerConnectedServicesEnabled 1 = habilitado
2 = deshabilitado
Permitir el uso de experiencias conectadas en Office DisconnectedState 1 = habilitado
2 = deshabilitado

Para crear un archivo .reg para la configuración de privacidad, abra el Bloc de notas y copie las siguientes líneas. Ajuste los valores para adaptarlos a sus necesidades y, después, guarde el archivo. Asegúrese de que el nombre de archivo tiene la extensión .reg

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\16.0\common\privacy]
"disconnectedstate"=dword:00000001
"usercontentdisabled"=dword:00000001
"downloadcontentdisabled"=dword:00000001
"controllerconnectedservicesenabled"=dword:00000001

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\common\clienttelemetry]
"sendtelemetry"=dword:00000002

Por ejemplo, puede usar este archivo .reg con el comando regedit.exe en una secuencia de comandos para configurar la configuración de privacidad del usuario.