Colaboración de equipos de primera línea

  • Artículo
  • Se aplica a:
    Microsoft Teams, Microsoft 365 for frontline workers

Reúna su primera línea para comunicarse, colaborar y simplificar las operaciones con Microsoft Teams. Microsoft 365 y Teams pueden capacitar a asociados minoristas, trabajadores sanitarios, proveedores de servicios financieros, organizadores sin ánimo de lucro, trabajadores de fabricación y mucho más para comunicarse y colaborar sin problemas.

Nota:

Estos escenarios también forman parte de Microsoft Clouds para Servicios financieros, Atención sanitaria, Organizaciones sin ánimo de lucro y Minoristas. Puede hacer más cosas con estos escenarios cuando también use otras funcionalidades de Microsoft Clouds, como Microsoft Dynamics 365 y Azure.

Comunicaciones diarias y colaboración en Teams

Microsoft Teams permite al personal en el terreno colaborar de forma eficaz con las características y aplicaciones de colaboración. Los empleados de primera línea pueden usar Teams en dispositivos personales o compartidos según las necesidades de su organización.

Estas son algunas de las formas en que la primera línea puede usar Teams para comunicarse y compartir información.

Tarea Descripción Administrar esta funcionalidad Aprendizaje para usuarios finales
Chatear, publicar mensajes y comunicarse Los trabajadores de primera línea pueden comunicarse sin problemas dentro y entre ubicaciones a través de chats y conversaciones de canal. Teams proporciona una experiencia de colaboración excelente para su organización y la configuración predeterminada parece funcionar para la mayoría de organizaciones. Administrar chats, equipos, canales y aplicaciones. Chats: Conversaciones de canal:Uso de etiquetas en Teams
Llamar y reunirse con los miembros del equipo Los administradores pueden configurar reuniones individuales o usar reuniones de canal para administrar reuniones diarias, con la potencia de las características de audio, vídeo, pantalla compartida, grabación y transcripción de Teams. Tendrá que configurar las opciones de reuniones y conferencias, y habilitar una solución de voz para usar las llamadas. Introducción a reuniones, seminarios web y ayuntamientos en Teams y planeamiento de la solución de voz de Teams Llamadas: Reuniones:
Almacenar y compartir archivos y documentos Compartir archivos permite al personal de la tienda acceder fácilmente a información como diagramas de mercadotecnia sin tener que abandonar del piso de ventas ni obtener ayuda de un administrador. Cada equipo incluye automáticamente una pestaña Archivos que puede usar para almacenar y compartir documentos. Esta pestaña representa realmente una carpeta dentro de la biblioteca de documentos de sitio de equipo predeterminada en SharePoint que se crea automáticamente cuando se crea el equipo. Información general sobre la integración de Teams y SharePoint Carga y uso compartido de archivos (entrenamiento de vídeo)

Vea ejemplos de cómo diferentes sectores pueden usar las capacidades de comunicación en Teams

Estos ejemplos son para los sectores incluidos en las nubes del sector de Microsoft, pero puede usar estas capacidades para una organización en cualquier sector.

Venta minorista

Los empleados minoristas pueden usar Teams para mantenerse en contacto y atender mejor a los clientes. Diferentes ubicaciones y departamentos pueden usar chats y canales para compartir información sobre productos y directivas, como qué elementos se promueven o se van a vender. Los empleados de diferentes departamentos o ubicaciones pueden usar las reuniones de Teams para obtener actualizaciones importantes sin salir de sus estaciones. Los administradores o especialistas en comercialización pueden usar el uso compartido de archivos para enviar diagramas para nuevas pantallas o nuevas etiquetas de producto.

Salud

Los trabajadores sanitarios de un hospital usan las capacidades de Teams para coordinar la atención. Todo el mundo en la oficina es parte de un chat general, y cada grupo de trabajadores (médicos, enfermeras, recepcionistas y otro personal) puede tener su propio canal donde pueden hacer preguntas y comunicarse. El personal de los distintos departamentos usa reuniones y llamadas de Teams para mantenerse al día sin tener que salir de sus estaciones. Cuando varios miembros del personal atienden a un paciente, comparten notas y planes de asistencia en Teams. El personal que trabaja con instrumentos y maquinaria, como técnicos de instrumentos médicos, puede compartir hojas de hechos y asistencia sanitaria sobre los equipos.

Servicios financieros

Los empleados del banco pueden usar Teams para comunicarse entre ramas y compartir información. Cada rama puede usar un canal independiente, al igual que los distintos grupos de trabajo, como los cajeros y los asesores. Los bancos pueden organizar reuniones de Teams para distintas ramas con el fin de obtener información sobre nuevas directivas y productos. También pueden realizar reuniones por la mañana con toda la región antes de abrir las ramas. Cuando el banco lanza un nuevo producto, como una tarjeta de crédito o un tipo de cuenta, las hojas de datos se pueden compartir en Teams para que todos tengan acceso rápido a la nueva información.

Industria

Los trabajadores de fabricación pueden usar Teams para comunicar y coordinar la producción dentro y entre ubicaciones. Las plantas pueden realizar reuniones de pie por la mañana sin que nadie tenga que salir de sus estaciones. Los trabajadores pueden usar el chat para ponerse en contacto entre sí y con los supervisores, por lo que no necesitan buscar en áreas grandes para encontrar ayuda. Su equipo puede usar el uso compartido de archivos para asegurarse de que todos los usuarios tengan acceso sobre la marcha a manuales, hojas de instrucciones, registros de inspección y cualquier otra información que necesiten sus trabajadores.

Aplicaciones en Teams

Su equipo puede usar aplicaciones en Teams para coordinar y colaborar entre sí en tareas cotidianas, como las siguientes:

Sugerencia

Se proporcionan ejemplos para los sectores de servicios financieros, asistencia sanitaria, ONG y comercio minorista, pero puede usar estas aplicaciones para una organización en cualquier sector.

Las aplicaciones de su organización se administran en el Centro de administración de Teams. Para más información, consulte Introducción a la administración y gobernanza de aplicaciones en el Centro de administración de Teams.

Los usuarios pueden agregar las aplicaciones que haya permitido a sus equipos. Comparta este aprendizaje con los usuarios para mostrarles cómo: Buscar y usar aplicaciones.

Crear, administrar y compartir programaciones con Turnos

Use Turnos para administrar y compartir programaciones sin problemas. Los administradores pueden crear grupos personalizados como cajeros, enfermeras o especialistas en hipotecas, asignar turnos a los empleados, agregar descansos y agregar turnos abiertos que los empleados pueden solicitar para tomar. Los empleados pueden usar turnos para establecer su disponibilidad, ver sus programaciones, intercambiar turnos con compañeros de trabajo, entrar y salir, etc. Por ejemplo, un coordinador de voluntarios de una organización sin fines de lucro podría crear turnos abiertos que los voluntarios puedan solicitar.

Obtenga información sobre cómo administrar turnos para su organización.

Comparta este vídeo de aprendizaje de Turnos con los usuarios.

Mantenerse en contacto con Walkie-talkie

La aplicación Walkie Talkie en Teams proporciona una experiencia de inserción a conversación (PTT) que permite comunicaciones de voz claras, instantáneas y seguras. Por ejemplo, si un cliente de un lado de la tienda pregunta a un empleado si un artículo está en existencias en el otro lado de la tienda, el empleado puede usar Walkie Talkie para ponerse en contacto con alguien que trabaja cerca del artículo. Los empleados también pueden consultar fácilmente con expertos en otras tiendas u oficinas corporativas. Dado que Walkie Talkie funciona a través de Wi-Fi o datos de telefonía móvil, la primera línea puede comunicarse desde cualquier lugar donde tengan una conexión a Internet.

Industria Ejemplo
Venta minorista Si un cliente pregunta a un asociado de la tienda una pregunta a la que no conoce la respuesta, el asociado puede usar Walkie Talkie para comunicarse con un administrador u otro experto sin tener que abandonar el cliente.
Salud Un miembro del personal médico que tiene una pregunta sobre el tratamiento de un paciente puede usar Walkie Talkie para comunicarse con otro miembro del personal que trabaja con el paciente.
Servicios financieros Un empleado del banco que analice las opciones de préstamo con un cliente puede usar Walkie-talkie para consultar a un experto en préstamos y determinar la mejor opción para el cliente.
Industria Un técnico puede usar Walkie Talkie para consultar a un experto en otra ubicación mientras realiza mantenimiento o reparaciones de equipos.

Obtenga información sobre cómo administrar Walkie Talkie para su organización.

Comparta estos recursos de Walkie Talkie con los usuarios:

Aumentar la motivación con Elogio

La aplicación Elogio permite a los miembros del equipo de administración y de primera línea felicitarse entre sí y compartir agradecimientos mediante el envío de distintivos. Elogio ayuda a los empleados a sentirse reconocidos por logros como alcanzar objetivos de ventas o hacer un esfuerzo adicional para ayudar a los clientes.

Industria Ejemplo
Venta minorista Un administrador de la tienda puede enviar el distintivo Increíble a un asociado que cumpla sus objetivos de ventas.
Salud Un trabajador sanitario puede enviar el distintivo Gran corazón a un compañero que ponga un esfuerzo adicional en la atención al paciente.
Servicios financieros Un administrador bancario puede enviar el distintivo Triunfador a un administrador de relaciones que ayude a conservar un cliente importante.
Industria Un administrador puede enviar el distintivo de liderazgo a un supervisor cuyo equipo está funcionando bien.

Obtenga información sobre cómo administrar la aplicación Praise para su organización.

Comparta este vídeo de aprendizaje de Elogio con los usuarios.

Seguimiento y supervisión del trabajo con Planner

Use Planner en Teams para realizar un seguimiento de las tareas de todo el equipo de primera línea. Los administradores y empleados de la tienda pueden crear, asignar y programar tareas, clasificarlas y actualizar su estado en cualquier momento desde cualquier dispositivo que use Teams. Los administradores y profesionales de TI también pueden publicar tareas en equipos específicos para su organización. Por ejemplo, podría publicar un conjunto de tareas para la limpieza diaria o los pasos para configurar un nuevo mostrador.

Industria Ejemplo
Venta minorista Un administrador de la tienda podría asignar una tarea para configurar un nuevo mostrador de temporada.
Salud Un jefe de equipo de la oficina de un médico podría asignar a una enfermera una tarea para asistir a una sesión de aprendizaje.
Servicios financieros Un administrador bancario puede asignar a los especialistas en préstamos una tarea para revisar y familiarizarse con nuevas tarifas o directivas.
Industria Un supervisor puede asignar a un trabajador una tarea para inspeccionar un nuevo lote de productos.

Obtenga información sobre cómo administrar la aplicación de Planner para su organización.

Compartir los Planner en Teams ayuda a & aprendizaje con los usuarios.

Simplificar las aprobaciones con Aprobaciones

Use Aprobaciones para simplificar las solicitudes y los procesos con su equipo. Cree, administre y comparta aprobaciones directamente desde su centro para el trabajo en equipo. Inicie un flujo de aprobación desde el mismo sitio desde el que envía un chat, en una conversación de canal o desde la propia lista de Aprobaciones. Solo tiene que seleccionar el tipo de aprobación, agregar detalles, adjuntar archivos y elegir aprobadores. Una vez enviado, los aprobadores reciben una notificación y pueden revisar y responder a la solicitud. Puede permitir el uso de la aplicación Aprobaciones para su organización y agregarla a Teams.

Industria Ejemplo
Venta minorista Un asociado de ventas podría enviar una solicitud de aprobación para ofrecer un descuento o una tarifa especial a un cliente.
Salud Una enfermera podría enviar una solicitud de aprobación para cambiar la medicina de un paciente.
Servicios financieros Un especialista en préstamos podría enviar una solicitud de aprobación a un supervisor para ofrecer una tasa de interés especial.
Industria Un operador de máquina puede enviar una solicitud de aprobación para ajustar la configuración en un equipo.

Obtenga información sobre cómo administrar la aplicación Aprobaciones para su organización.

Comparta este vídeo de aprendizaje de Aprobaciones con los usuarios.

Comprobar el progreso con Novedades

La aplicación Actualizaciones de Microsoft Teams proporciona un lugar centralizado para que los miembros de su organización creen, revisen y envíen actualizaciones. Al crear plantillas, puede usar la aplicación Actualizaciones para realizar un seguimiento de todo lo que su organización necesita. Actualizaciones está disponible tanto para escritorio como para dispositivos móviles.

Industria Ejemplo
Venta minorista Un gerente podría asignar la plantilla de apertura de la tienda, ya preparada, para que el jefe de turno la complete cada mañana.
Salud Un líder del equipo podría crear y asignar una plantilla diaria periódica con una lista de comprobación para la preparación del equipo.
Servicios financieros Un administrador bancario podría crear y asignar una plantilla diaria periódica para que los contadores confirmen los recuentos de la mañana.
Industria Un supervisor puede crear y asignar una plantilla para realizar un seguimiento del progreso en la producción de un nuevo lote de elementos.

Obtenga información sobre cómo administrar la aplicación de Novedades para su organización.

Comparta este vídeo de aprendizaje de Actualizaciones con los usuarios.

Crear una experiencia personalizada con Viva Connections

Viva Connections forma parte de la Microsoft Viva suite y le permite crear una experiencia de aterrizaje personalizada en Teams.

El panel de Viva Connections proporciona un acceso rápido y sencillo a la información y a las tareas relacionadas con el trabajo. Por ejemplo, agregue la tarjeta Mayúss para mostrar información sobre el turno siguiente o actual de la aplicación Mayúss. El contenido de las tarjetas es dinámico y personalizado para el usuario.

Obtenga más información sobre Viva Connections y cómo crear un panel de Viva Connections.

Comunicación por correo electrónico con Exchange Online y Outlook

Email es una herramienta de comunicación básica para la mayoría de los lugares de trabajo. Configure el correo electrónico con Exchange Online para permitir que los administradores y trabajadores de primera línea se comuniquen entre sí, con los empleados de otras ubicaciones o con la sede central. Los usuarios deben tener una licencia F3 para tener un buzón de correo electrónico.

También puede configurar buzones compartidos para permitir el correo entrante de los clientes (por ejemplo, para el servicio de atención al cliente o la programación de solicitudes) y tener un grupo de trabajadores que supervisen y envíen correo electrónico desde un alias de correo electrónico público como info@contoso.com. Para obtener más información sobre los buzones compartidos, vea Acerca de los buzones compartidos y Abrir y usar un buzón compartido en Outlook.

Más información sobre las capacidades de Teams para sectores específicos