Administrar directivas de grabación de Teams para reuniones y eventos

  • Se aplica a: Microsoft Teams

Nota

Cuando los organizadores desactivan Microsoft 365 Copilot en reuniones y eventos de Teams, también se desactiva la grabación y la transcripción. Para obtener más información sobre Copilot, consulte Administrar Microsoft 365 Copilot en reuniones y eventos de Teams.

SE APLICA A:Imagen de una marca de verificación para síReuniones Imagen de una marca de verificación para eventos síImagen de una marca de verificación parallamadas de grupo sí

En Microsoft Teams, los usuarios pueden grabar sus reuniones de Teams, llamadas individuales, seminarios web y ayuntamientos para capturar la actividad de audio, vídeo y uso compartido de la pantalla. Hay directivas que controlan la grabación en cada tipo. Muchos usuarios usan el término "reuniones" y "llamadas" indistintamente.

Consulte este artículo para conocer la directiva que controla la grabación en reuniones, seminarios web y ayuntamientos de Teams.

  1. Confirme el tipo: reunión, seminario web, ayuntamiento o llamada.

  2. Confirme el ámbito de la directiva: directiva de reunión, directiva de eventos o directiva de llamada.

  3. Confirme quién necesita permiso de grabación: el organizador, el co-organizador o el moderador.

Hay dos características de grabación que se pueden habilitar con la directiva:

Grabación conveniente: grabación ad hoc de una llamada o reunión que inicia y administra un usuario. Para obtener información general sobre la grabación, consulte Información general: Grabación y transcripción para reuniones y llamadas de Teams.

Cumplimiento de las llamadas de grabación y reuniones que se graban automáticamente sin la intervención del usuario y son propiedad de la empresa, con una solución de terceros.

Le recomendamos que compruebe también la configuración de la directiva de grabación de llamadas. Si la configuración es diferente para reuniones y llamadas, puede causar confusión a los usuarios. Para obtener información sobre cómo administrar la grabación de la red telefónica conmutada (llamadas RTC), consulte Configurar la grabación, la transcripción y los subtítulos de llamadas en Teams.

Cuando se graba una reunión:

  • Se carga en OneDrive (reuniones privadas) o SharePoint (reuniones de canal) del organizador de la reunión. Para obtener más información sobre las grabaciones en OneDrive y SharePoint, vea Almacenamiento y permisos de grabación de reuniones de Teams en OneDrive y SharePoint.
  • Las personas invitadas a la reunión tienen permisos para ver la grabación (los invitados y los asistentes externos solo pueden ver la grabación si la grabación se comparte explícitamente con ellos).
  • Microsoft Purview, el almacenamiento de archivos de OneDrive y los permisos de acceso se aplican a los archivos de grabación de la reunión igual que con otros archivos.
  • Está vinculado en el chat de la reunión.
  • Se muestra en la pestaña Grabaciones y transcripciones de la reunión en el calendario de Teams.
  • Se agrega a varias listas de archivos en Microsoft 365: compartido conmigo, office.com, recomendado, reciente, etc.
  • Microsoft 365 Search lo indexa.

Los eventos de Teams siguen el mismo proceso de grabación. Sin embargo, hay algunas diferencias clave:

  • En eventos optimizados para grandes audiencias, como los ayuntamientos, los asistentes no pueden acceder a la grabación a través del chat.
  • De forma predeterminada, los eventos se graban automáticamente. Los usuarios pueden hacer que sus eventos dejen de grabarse automáticamente con la configuración Grabar y transcribir en sus opciones de reunión.
  • Los eventos usan vídeo a petición (VOD) para publicar grabaciones. Para obtener más información, consulte Administrar la publicación de VOD para eventos de Teams.

Hay una opción para que las grabaciones tengan transcripción automática, por lo que los usuarios pueden reproducir grabaciones de reuniones con subtítulos y revisar los elementos de discusión importantes en la transcripción. Para obtener más información acerca de la transcripción y los subtítulos, consulteConfigurar la transcripción y los subtítulos para reuniones de Teams.

Para obtener información general sobre las directivas de grabación y transcripción disponibles para reuniones, eventos y llamadas de Teams, consulte Información general: Grabación y transcripción para reuniones, eventos y llamadas de Teams.

Participantes externos

Los participantes externos no pueden grabar reuniones excepto cuando se trata de una grabación de cumplimiento de terceros de Teams. Si un usuario externo de Teams habilitado para la grabación del cumplimiento se une a una reunión o llamada hospedada por su organización, la otra organización registra dicha reunión o llamada con fines de cumplimiento, independientemente de la configuración de grabación de la reunión de su organización. Los organizadores, coorganizadores y moderadores de esa reunión reciben una notificación y pueden quitar al participante externo de la reunión si no quieren que la otra organización capture las grabaciones.

Permitir o impedir que los usuarios grabe

Puede usar el Centro de administración de Microsoft Teams o PowerShell para controlar si los usuarios pueden grabar reuniones y eventos. Las reuniones y los eventos tienen sus propias directivas de grabación que puede administrar. Tanto el organizador como el iniciador de grabaciones deben tener permisos de grabación para grabar la reunión o el evento. Los organizadores con una licencia de Teams Premium pueden usar sus opciones de reunión para controlar quién puede grabar y transcribir.

Reuniones

Para permitir o impedir grabaciones de reuniones, siga estos pasos:

  1. En el panel de navegación izquierdo del Centro de administración de Teams, vaya a Directivas>de reunión de reuniones.
  2. Seleccione una directiva existente o cree una nueva. Para aplicar cambios a todos los usuarios de la organización que no tengan una asignación de directiva existente, use la directiva Global. Para excluir determinados usuarios de la directiva global, cree y asigne una directiva de reunión personalizada.
  3. Active odesactive la grabación de la reunión.
  4. Seleccione Guardar.
  5. Para asignar la directiva:
    • Para usuarios específicos: seleccione la directiva>, seleccione Administrar usuariosAsignar usuarios>> escriba en la barra de búsqueda los nombres de usuarios específicos y seleccione Agregar> y seleccione Aplicar.
    • Para grupos: seleccione Asignación> de directiva de grupo seleccione Agregar> escriba el nombre del grupo y escriba el nombre > de la directiva, seleccione Aplicar.

Para administrar la grabación de reuniones con PowerShell, use el -AllowCloudRecording parámetro en Set-CsTeamsMeetingPolicy. Para obtener más información, consulte la sección powershell más adelante en este artículo.

Eventos

Eventos de hasta 1000 asistentes

Para permitir o impedir grabaciones de eventos con hasta 1000 asistentes, como seminarios web, siga estos pasos:

  1. En el panel de navegación izquierdo del Centro de administración de Teams, vaya a Directivas> deeventos de reuniones.
  2. Seleccione una directiva existente o cree una nueva. Para aplicar cambios a todos los usuarios de la organización que no tengan una asignación de directiva existente, use la directiva Global. Para excluir determinados usuarios de la directiva global, cree y asigne una directiva de eventos personalizados.
  3. Vaya a la sección Grabación & transcripción .
  4. Active odesactive la opción Grabar un seminario web.
  5. Seleccione Guardar.
  6. Para asignar la directiva:
    • Para usuarios específicos: seleccione la directiva>, seleccione Administrar usuariosAsignar usuarios>> escriba en la barra de búsqueda los nombres de usuarios específicos y seleccione Agregar> y seleccione Aplicar.
    • Para grupos: seleccione Asignación> de directiva de grupo seleccione Agregar> escriba el nombre del grupo y escriba el nombre > de la directiva, seleccione Aplicar.

Para administrar las grabaciones de eventos con hasta 1000 asistentes mediante PowerShell, use el -RecordingForWebinar parámetro en Set-CsTeamsEventsPolicy. Para obtener más información, consulte la sección powershell más adelante en este artículo.

Eventos optimizados para grandes audiencias

Para permitir o impedir grabaciones de eventos optimizados para grandes públicos, como ayuntamientos, siga estos pasos:

  1. En el panel de navegación izquierdo del Centro de administración de Teams, vaya a Directivas> deeventos de reuniones.
  2. Seleccione una directiva existente o cree una nueva. Para aplicar cambios a todos los usuarios de la organización que no tengan una asignación de directiva existente, use la directiva Global. Para excluir determinados usuarios de la directiva global, cree y asigne una directiva de eventos personalizados.
  3. Vaya a la sección Grabación & transcripción .
  4. Active odesactive la opción Grabar un ayuntamiento.
  5. Seleccione Guardar.
  6. Para asignar la directiva:
    • Para usuarios específicos: seleccione la directiva>, seleccione Administrar usuariosAsignar usuarios>> escriba en la barra de búsqueda los nombres de usuarios específicos y seleccione Agregar> y seleccione Aplicar.
    • Para grupos: seleccione Asignación> de directiva de grupo seleccione Agregar> escriba el nombre del grupo y escriba el nombre > de la directiva, seleccione Aplicar.

Para administrar las grabaciones de eventos optimizados para grandes audiencias con PowerShell, use el -RecordingForTownhall parámetro en Set-CsTeamsEventsPolicy. Para obtener más información, consulte la sección powershell más adelante en este artículo.

Bloquear o permitir la descarga de grabaciones de reuniones de canal

-ChannelRecordingDownload es un parámetro de directiva para toda la organización que controla la carpeta donde se almacenan las grabaciones y transcripciones para determinar si los usuarios pueden descargar las grabaciones y transcripciones de las reuniones del canal.

Los dos valores de esta configuración son los siguientes:

  • Permitir (valor predeterminado): las grabaciones y transcripciones de las reuniones del canal se guardan en una carpeta grabaciones del sitio de SharePoint del canal. Los permisos de archivo de grabación y transcripción siguen los permisos de SharePoint del canal. Es igual que cualquier otro archivo cargado para el canal.
  • Bloque : las grabaciones y transcripciones de las reuniones del canal se guardan en una carpeta Solo grabaciones\Ver en el sitio de SharePoint del canal. Los propietarios de canales tienen acceso completo y derechos sobre las grabaciones y transcripciones de esta carpeta, mientras que los miembros del canal solo pueden verlos sin la opción de descargar o editar.

Para administrar esta configuración mediante PowerShell, use el -ChannelRecordingDownload parámetro en Set-CsTeamsMeetingPolicy. Para obtener más información, vea la sección de PowerShell más adelante en este artículo.

Establecer una dirección URL de la directiva de privacidad personalizada

Para actualizar la dirección URL de la directiva de privacidad de transcripción y grabación de Teams con un vínculo personalizado para los usuarios dentro y fuera de su organización, debe usar una de las siguientes opciones:

Si no escribe una dirección URL de privacidad y seguridad en la configuración de reuniones de Teams o PowerShell, se mostrará la directiva de privacidad de Microsoft Entra ID. Para obtener más información sobre la directiva de privacidad de Microsoft Entra ID, consulte Agregar la información de privacidad de su organización mediante el Microsoft Entra ID. Si no hay ningún Microsoft Entra ID, se muestra la directiva de privacidad de Microsoft.

Cuando agrega la dirección URL de la directiva de privacidad, la dirección URL reemplaza la declaración de privacidad predeterminada de grabación y transcripción de reuniones de Teams.

Nota

La directiva de privacidad del Microsoft Entra ID no se muestra a usuarios de inquilinos externos ni a usuarios anónimos. Si no crea una dirección URL de privacidad y seguridad en la configuración de reuniones de Teams o PowerShell, se muestra la directiva de privacidad de Microsoft en su lugar.

Permisos y almacenamiento

Las grabaciones de reuniones de Teams se almacenan en el almacenamiento de OneDrive y SharePoint del organizador. La ubicación y los permisos dependen del tipo de reunión y del rol del usuario en la reunión. Los usuarios con derechos de edición completos en el archivo de grabación de vídeo pueden cambiar los permisos y compartirlos más adelante con otros usuarios según sea necesario. Para comprender los permisos y el almacenamiento en OneDrive y SharePoint, vea Usar OneDrive y SharePoint para grabaciones de reuniones.

Búsqueda de exhibición de documentos electrónicos para grabaciones y transcripciones

Para buscar los archivos de grabación y transcripción de los usuarios mediante eDiscovery, siga estos pasos:

  1. Vaya al portal de Microsoft Purview.
  2. En el cuadro de búsqueda, escribe 'eDiscovery'
  3. Siga los pasos del artículo vinculado para crear un caso de exhibición de documentos electrónicos: Crear y administrar un caso de exhibición de documentos electrónicos (Premium).
  4. Abre el caso y, a continuación, en la pestaña Colecciones , selecciona Nueva colección.
  5. Confirma la nueva colección.
  6. Abra El conjunto de revisiones y use el filtro para buscar las grabaciones y transcripciones que está buscando.

Solución de problemas

Si los usuarios no pueden grabar una reunión, primero compruebe si se trataba de una reunión de Teams, llamadas individuales, seminario web o ayuntamiento. A continuación, compruebe la configuración de grabación y directiva coincidente asignada.

Para obtener información sobre por qué los usuarios no pueden grabar una reunión, consulte No puedo grabar una reunión en Microsoft Teams.
Para obtener información sobre cómo usar las herramientas de diagnóstico, consulte Problemas que afectan a las grabaciones de reuniones.

PowerShell

Para empezar, conéctela a Windows PowerShell.

Después de crear o actualizar nuevas directivas, asígnelas a usuarios o grupos. Para obtener más información sobre cómo asignar directivas a usuarios y grupos mediante PowerShell, vea Asignar directivas a usuarios y grupos.

Administrar la grabación de reuniones

Para permitir que todos los usuarios de su organización puedan grabar, excepto los usuarios con una directiva de reunión personalizada asignada, ejecute el siguiente comando:

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -AllowCloudRecording $true

Para permitir que registren usuarios específicos de su organización, ejecute los siguientes comandos:

  1. Crear una nueva directiva.

    Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity "Your Policy Name" -AllowCloudRecording $true

  2. Asigne la directiva a usuarios específicos.

    Grant-CsTeamsMeetingPolicy -Identity "user@contoso.onmicrosoft.com" -PolicyName "Your Policy Name"

Para permitir la grabación de grupos específicos de su organización, ejecute los siguientes comandos:

  1. Crear una nueva directiva.

    Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity "Your Policy Name" -AllowCloudRecording $true

  2. Asigne grupos específicos a la directiva.

    Grant-CsTeamsMeetingPolicy -Group "Group ID" -PolicyName "Your Policy Name"

Administrar la grabación de eventos de hasta 1000 asistentes

Para permitir que los usuarios con esta directiva registren eventos con hasta 1000 asistentes, ejecute el siguiente comando:

Set-CsTeamsEventsPolicy -Identity <policy name> -RecordingForWebinar Enabled

Para impedir que los usuarios con esta directiva registren eventos con hasta 1000 asistentes, ejecute el siguiente comando:

Set-CsTeamsEventsPolicy -Identity <policy name> -RecordingForWebinar Disabled

Administrar la grabación de eventos optimizados para grandes audiencias

Para permitir que los usuarios con esta directiva registren eventos optimizados para grandes audiencias, ejecute el siguiente comando:

Set-CsTeamsEventsPolicy -Identity <policy name> -RecordingForTownhall Enabled

Para impedir que los usuarios con esta directiva grabe eventos optimizados para grandes audiencias, ejecute el siguiente comando:

Set-CsTeamsEventsPolicy -Identity <policy name> -RecordingForTownhall Disabled

Administrar si las reuniones requieren el acuerdo de los participantes para la grabación y la transcripción

El parámetro -ExplicitRecordingConsent también controla el consentimiento de grabación para Audioconferencia. Para obtener información sobre el consentimiento explícito para Audioconferencias, consulte Consentimiento de grabación explícito para Audioconferencias.

Para exigir a los participantes que den su consentimiento explícito para que se graben o transcriban en cualquier reunión que creen los organizadores con esta directiva, ejecute el siguiente comando:

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity <policy name> -ExplicitRecordingConsent Enabled

Administrar la descarga de grabaciones de reuniones de canal en PowerShell

Para evitar que los usuarios de su organización descarguen las grabaciones y transcripciones de las reuniones del canal de OneDrive y SharePoint, ejecute el siguiente comando:

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -ChannelRecordingDownload Block

Para permitir que los usuarios de su organización descarguen transcripciones y grabaciones de reuniones de canal desde OneDrive y SharePoint, ejecute el siguiente comando:

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -ChannelRecordingDownload Allow
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