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Exportar un informe paginado para cada fila de una tabla de Excel Online o una lista de SharePoint

Con Power Automate, puede automatizar la exportación y distribución de informes paginados de Power BI a varios formatos y escenarios admitidos. En este artículo, usará una plantilla de Power Automate para automatizar la programación de exportaciones periódicas de informes paginados individuales o múltiples. Los exporta en un formato deseado para cada fila de una tabla de Excel Online o una lista de SharePoint Online. Puede distribuir el informe paginado exportado a OneDrive para un sitio profesional o educativo o de SharePoint Online, o enviarlo por correo electrónico a través de Office 365 Outlook.

Captura de pantalla que muestra el proceso para exportar un informe paginado mediante una tabla de Excel Online.

Cada fila de la tabla de Excel Online o de la lista de SharePoint Online puede representar a un solo usuario para recibir un informe paginado según una suscripción. O, en su lugar, cada fila puede representar un informe paginado único que desea distribuir. La tabla o lista requiere una columna que especifique cómo distribuir un informe, ya sea OneDrive, SharePoint Online o Outlook. El flujo de Power Automate utiliza esta columna en su declaración de switch.

¿Busca otras plantillas de Power Automate para informes paginados de Power BI? Consulte Exportación de informes paginados de Power BI con Power Automate.

Prerrequisitos

Para continuar, asegúrese de cumplir estos criterios:

  • Puede publicar en Mi área de trabajo o tiene al menos un rol de colaborador en cualquier otra área de trabajo.
  • Acceso a los conectores estándar de Power Automate, que incluyen cualquier suscripción de Office 365.
  • Si está utilizando una tabla de Excel Online, debe estar formateada como una tabla en Excel. Consulte Creación de una tabla para obtener información sobre cómo hacerlo.

Exportación de un informe paginado para cada fila de una tabla o lista

Nota:

Los pasos e imágenes siguientes muestran cómo configurar un flujo mediante el informe paginado Exportar un power BI para cada fila de una plantilla de tabla de Excel Online . Puede seguir los mismos pasos para crear un flujo mediante exportar un informe paginado de Power BI para los elementos de una plantilla de lista de SharePoint Online . En lugar de una tabla de Excel Online, una lista de SharePoint Online contendrá la información sobre cómo exportar el informe paginado.

  1. Inicie sesión en Power Automate flow.microsoft.com.

  2. Seleccione Plantillas y busque informes paginados.

    Captura de pantalla que muestra plantillas de Power Automate para informes paginados de Power BI.

  3. Seleccione la plantilla Exportar un informe paginado de Power BI para cada fila de una tabla de Excel Online o Exportar un informe paginado de Power BI para los elementos de una lista de SharePoint Online. Asegúrese de que ha iniciado sesión en Excel Online, Power BI, OneDrive para trabajo o escuela, SharePoint Online y Office 365 Outlook. Selecciona Continuar.

    Captura de pantalla en la que se muestran las aplicaciones a las que se conecta el flujo seleccionado.

  4. Para establecer la periodicidad del flujo, seleccione una opción en Frecuencia y escriba un valor de Intervalo deseado.

    Captura de pantalla que muestra la configuración de periodicidad del flujo.

  5. (Opcional) Seleccione Mostrar opciones avanzadas para establecer parámetros de periodicidad específicos, como zona horaria, Hora de inicio, En estos días, En estas horas y En estos minutos.

    Captura de pantalla que muestra las opciones de periodicidad avanzadas.

  6. En el cuadro Ubicación , seleccione OneDrive para trabajar o escuela o el sitio de SharePoint Online donde se guarde la tabla de Excel Online o la lista de SharePoint Online. A continuación, seleccione la Biblioteca de documentos en la lista desplegable.

    Captura de pantalla que muestra la selección de ubicación de la tabla de Excel Online.

  7. Seleccione el archivo de Excel Online o la lista de SharePoint Online en el cuadro Archivo . Seleccione el nombre de la tabla o lista de la lista desplegable del cuadro Tabla .

    Captura de pantalla que muestra la selección de nombre de tabla y archivo de Excel Online.

    Sugerencia

    Consulte Crear una tabla para obtener información sobre cómo dar formato a los datos como una tabla en Excel.

  8. Inicialice una variable que se usará para el nombre de archivo. Puede conservar o modificar los valores predeterminados de Name y Value, pero deje el valor Type como String.

    Captura de pantalla que muestra el cuadro de diálogo Nombre de archivo de salida predeterminado.

  9. En el cuadro Área de trabajo, seleccione un área de trabajo en una capacidad reservada. En el cuadro Informe , seleccione el informe paginado en el área de trabajo seleccionada que desea exportar. Si establece Especificar un valor personalizado en la lista desplegable, puede establecer Área de trabajo e Informe para que sea igual a una columna en la tabla de Excel Online o en la lista de SharePoint Online. Estas columnas deben contener identificadores de área de trabajo e identificadores de informe, respectivamente.

  10. Seleccione un formato de exportación en la lista desplegable o establézcalo igual a una columna de la tabla de Excel Online que contiene formatos de exportación deseados. por ejemplo, PDF, DOCX o PPTX. Opcionalmente, puede especificar parámetros para el informe paginado. Busque descripciones detalladas de los parámetros en la referencia del conector para la API REST de Power BI.

    Captura de pantalla que muestra el cuadro de diálogo Exportar a archivo para informes paginados.

  11. En el cuadro Valor , escriba un nombre para el informe paginado una vez exportado. Asegúrese de escribir una extensión de archivo. Puede establecerlo estáticamente, por ejemplo .pdf, , .docxo .pptx. O bien, establézcalo dinámicamente seleccionando la columna en la tabla de Excel correspondiente al formato de exportación deseado.

    Captura de pantalla que muestra el nombre del informe y la selección de la extensión de archivo.

  12. En la sección Cambiar , rellene el cuadro Activado con la columna de la tabla de Excel Online correspondiente al método de entrega deseado: OneDrive, SharePoint o Correo electrónico.

    Captura de pantalla que muestra la sección Cambiar con el cuadro Activado rellenado con la columna de la tabla de Excel Online.

  13. En las secciones Caso, Caso 2 y Caso 3 , escriba los valores presentes en la columna de tabla de Excel Online seleccionada en el paso anterior.

    Captura de pantalla que muestra los valores de Case, Case 2 y Case 3.

  14. En el caso de guardar el informe paginado en OneDrive, seleccione la ruta de acceso de carpeta donde se debe guardar.

    Captura de pantalla que muestra el escenario de almacenamiento en OneDrive.

  15. En el caso de guardar el informe paginado en SharePoint Online, escriba la dirección del sitio y la ruta de acceso de carpeta donde se debe guardar.

    Captura de pantalla que muestra el procedimiento de guardado en SharePoint Online.

  16. En caso de que envíe el informe paginado como correo electrónico a través de Outlook, rellene los cuadros Para, Asunto y Cuerpo . Estos cuadros pueden contener contenido estático o contenido dinámico de la tabla de Excel Online o de la lista de SharePoint Online. Power Automate adjunta automáticamente el informe paginado a este correo electrónico.

    Captura de pantalla que muestra el correo electrónico a través del caso de Outlook.

  17. Cuando haya terminado, seleccione Nuevo paso o Guardar. Power Automate crea y evalúa el flujo, y le notifica si encuentra errores.

  18. Si hay errores, seleccioneEditar flujo para corregirlos. En caso contrario, seleccione la flecha Atrás para ver los detalles del flujo y ejecutar el nuevo.

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