Roles en áreas de trabajo en Power BI

Las áreas de trabajo son lugares donde se colabora con compañeros y se crean colecciones de paneles, informes, modelos semánticos e informes paginados. En este artículo se describen los distintos roles en las áreas de trabajo y qué pueden hacer los usuarios de cada rol. Para obtener más información, consulte workspaces en Power BI.

Para crear una nueva área de trabajo, consulte Creación de un área de trabajo.

Los roles le permiten administrar quién puede hacer qué en un área de trabajo, para que los equipos puedan colaborar. Las áreas de trabajo permiten asignar roles a usuarios y también a grupos de usuarios, como grupos de seguridad, grupos de Microsoft 365 y listas de distribución.

Para conceder acceso a un área de trabajo, asigne uno de los siguientes roles del área de trabajo a un grupo de usuarios o individual: Administrador, Miembro, Colaborador o Lector. Para más información, consulte Conceder acceso a los usuarios a las áreas de trabajo.

Todos en un grupo de usuarios obtienen el rol que asignas. Si algún usuario está en varios grupos de usuarios, obtiene el nivel de permiso mayor proporcionado por los roles que se le asignan. Si anida grupos de usuarios y asigna un rol a un grupo, todos los usuarios que pertenecen a ese grupo obtienen los permisos de ese rol. Todas estas funcionalidades, excepto la visualización e interacción, requieren una licencia de Power BI Pro o Premium por usuario (PPU). Para más información, consulte Licencias.

Roles de entorno de trabajo

Capacidad	Administrador	Miembro	Colaborador	Visor	Notas
Actualizar y eliminar el área de trabajo
Agregar o quitar cualquier usuario de un rol de área de trabajo
Permitir que los colaboradores actualicen la aplicación para el área de trabajo
Agregar miembros u otros con permisos inferiores
Publicación, anulación de la publicación y cambio de permisos para una aplicación
Actualización de una aplicación			Si se permite		Los colaboradores pueden actualizar la aplicación asociada al área de trabajo si el administrador del área de trabajo los delega este permiso. Sin embargo, no pueden publicar una nueva aplicación ni cambiar quién tiene permiso para editarla.
Compartir elementos en aplicaciones, incluidos los modelos semánticos					Los colaboradores y visores también pueden compartir elementos en un área de trabajo o una aplicación, incluidos los modelos semánticos, si el creador de la aplicación seleccionó Permitir que los usuarios compartan los modelos semánticos en esta aplicación. Consulte Creación y administración de varias audiencias.
Permitir que otros usuarios vuelvan a compartir elementos					Consulte la fila anterior.
Mostrar aplicaciones destacadas en la pantalla de inicio de los compañeros					Si el administrador ha habilitado esta característica, consulte Administración del contenido destacado.
Administración de permisos de modelo semántico					Requiere permiso de compilación para el modelo semántico y al menos el rol de Colaborador en los espacios de trabajo de origen y destino. Consulte Copiar informes de otras áreas de trabajo.
Informes e paneles de características en el hogar de sus compañeros					Requiere una licencia de pago (Power BI Pro o PPU). Los destinatarios también necesitan una licencia de pago a menos que los elementos estén dentro de una capacidad Premium. Los usuarios B2B invitados no pueden suscribir a otros usuarios, solo a sí mismos.
Creación, edición y eliminación de contenido en el área de trabajo
Creación de un informe en otra área de trabajo basada en un modelo semántico en esta área de trabajo					Requiere permiso de compilación para el modelo semántico y al menos el rol de Colaborador en los espacios de trabajo de origen y destino. Si tiene al menos el rol de Colaborador, automáticamente tiene permiso para construir a través del rol de espacio de trabajo. Consulte Copiar informes de otras áreas de trabajo.
Copiar un informe					Consulte la fila anterior.
Creación de objetivos basados en un modelo semántico en el área de trabajo					Consulte la fila anterior.
Programar actualizaciones de datos a través de la puerta de enlace local					También necesita permisos en la puerta de enlace. Estos permisos se administran en otro lugar, independientemente de los roles y los permisos del área de trabajo. Consulte Administración de una puerta de enlace local.
Modificar la configuración de la conexión de puerta de enlace					Consulte la fila anterior.
Visualización e interacción con un elemento					Si los elementos están en un área de trabajo de una capacidad Premium, puede ver e interactuar con los elementos de la servicio Power BI incluso sin una licencia de Power BI Pro.
Leer los datos almacenados en los flujos de trabajo del área de trabajo					El consumo de datos de un flujo de datos gen2 con el conector de flujo de datos requiere permisos de administrador, miembro o colaborador. Los permisos de visualización no son suficientes ni están soportados para consumir datos del flujo de datos gen2.
Creación de suscripciones a informes					Requiere una licencia de pago (Power BI Pro o PPU). Los destinatarios también necesitan una licencia de pago a menos que los elementos estén dentro de una capacidad Premium. Los usuarios B2B invitados no pueden suscribir a otros usuarios, solo a sí mismos.
Suscripción de otros usuarios a informes					Consulte la fila anterior.
Análisis en Excel					Para permitir que los usuarios con el rol Visor analicen en Excel o exporten datos subyacentes de los modelos semánticos del área de trabajo, asígneles permiso de compilación en los modelos semánticos adecuados.
Descargar un archivo PBIX
Administrar suscripciones creadas por otros usuarios
Recibir suscripciones creadas por otros usuarios					Requiere una licencia de pago (Power BI Pro o PPU) para el destinatario a menos que los elementos estén en una capacidad Premium.

Nota:

• Puede asignar roles a los usuarios, ya sea de forma individual o en grupo, incluso si no pueden usar el rol. En otras palabras, puede asignar usuarios que no tengan licencias de Power BI Pro o PPU a un rol que requiera una licencia. Consulte Licencias para más información.
• Use el rol de Lector para imponer seguridad de nivel de fila (RLS) a los usuarios que exploran el contenido de un área de trabajo. También puede aplicar RLS sin permitir el acceso al área de trabajo, publicar una aplicación y distribuirlas a aquellos usuarios, o bien utilizar el uso compartido para distribuir contenido.
• Los miembros no pueden cambiar los roles de los usuarios existentes. Los miembros pueden agregar usuarios a un área de trabajo con permisos inferiores, pero no pueden quitar usuarios de ningún rol de área de trabajo. Para cambiar el rol de un usuario existente (por ejemplo, actualizar un Visor a Colaborador), un administrador debe quitar primero al usuario y, a continuación, el miembro puede volver a agregarlo con el nuevo rol.
• Cuando se deshabilita un usuario en Microsoft Entra ID, no se eliminan los registros de acceso para los espacios de trabajo de Power BI u otros elementos a los que se le otorgó acceso. Este comportamiento es por diseño para evitar la pérdida accidental de datos y para permitir que se restaure el acceso si la cuenta de usuario se vuelve a habilitar en Microsoft Entra ID. Estos registros de acceso permanecen hasta que el usuario se elimina permanentemente (de forma definitiva) de Microsoft Entra ID. Mientras el usuario está deshabilitado, no puede acceder ni interactuar con ningún elemento asociado a esos registros de acceso.

Licencias

Si una de las áreas de trabajo está en una capacidad compartida, todo el mundo que agregue necesita una licencia de Power BI Pro o Premium por usuario (PPU). Todos estos usuarios pueden colaborar en los paneles e informes del área de trabajo. Para distribuir contenido a otros usuarios de su organización, asigne Power BI Pro licencias a esos usuarios o coloque el área de trabajo en una capacidad Power BI Premium.

Cuando el área de trabajo está en una capacidad Power BI Premium, los usuarios con el rol Visor pueden acceder al área de trabajo incluso si no tienen una licencia de Power BI Pro o Premium por usuario (PPU). Sin embargo, si asigna a estos usuarios un rol superior, como Administrador, Miembro o Colaborador, todavía pueden acceder y examinar el área de trabajo sin que se le pida que actualicen. Solo se les pide que inicien una prueba de Pro cuando intenten crear un artefacto en el área de trabajo. Si su administrador ha habilitado esta característica, consulte los usuarios pueden probar las características de pago de Microsoft Fabric. Si quiere que los usuarios sin licencias Pro o de Premium por usuario (PPU) usen el rol de Espectador, asegúrese de que no tengan otros roles del área de trabajo, ya sea como individuos o como parte de un grupo de usuarios.

Para publicar informes en el área de trabajo es necesario aplicar las reglas de las licencias existentes. Si intenta publicar desde Power BI Escritorio u otras herramientas de cliente sin una licencia Pro o Premium por usuario (PPU), verá el error "Solo los usuarios con licencias de Power BI Pro pueden publicar en esta área de trabajo".

Nota:

Power BI Gobierno de EE. UU. no está disponible como licencia gratuita. Para obtener más información sobre las licencias, consulte Power BI para los clientes del gobierno de ESTADOS Unidos.

Usuarios invitados

Usuarios invitados B2B de Microsoft Entra que tienen un rol asignado en el área de trabajo o permisos específicos para elementos, pueden realizar las operaciones permitidas por esos roles o permisos.

Nota:

Los usuarios invitados a los que se les asignan roles de área de trabajo o permisos de elementos específicos mantienen esos roles y permisos, incluso si la configuración de inquilino Permitir a los usuarios invitados de Microsoft Entra editar y administrar el contenido de la organización está deshabilitada.

Consideraciones y limitaciones

Tenga en cuenta esta limitación:

• Una persona con una licencia de Power BI Pro puede ser miembro de un máximo de 1000 áreas de trabajo.

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