Uso compartido de informes de Power BI con los compañeros

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El uso compartido es una buena manera de permitir que otros usuarios tengan acceso a sus paneles e informes. ¿Qué sucede si quiere compartir una versión filtrada de un informe? Es posible que desee que el informe muestre únicamente los datos de una ciudad, un vendedor o un año específicos. En este artículo se explica cómo filtrar un informe y compartir la versión filtrada.

Puede compartir el informe filtrado de varias maneras diferentes:

En cada caso, el informe se filtra cuando los destinatarios lo abren por primera vez. Estos pueden borrar las selecciones de filtro del informe. En este ejemplo, vamos a filtrar la página del informe para mostrar solo los valores donde Área de negocio sea igual a Distribución, Infraestructura o Fabricación.

Uso compartido del informe con filtro

Otra manera de compartir un informe filtrado es agregar parámetros de consulta a la dirección URL del informe. De nuevo, el informe se filtra cuando los destinatarios lo abren por primera vez. Estos pueden borrar las selecciones de filtro del informe.

Power BI ofrece también otras maneras de colaborar y distribuir sus informes. Con el uso compartido, usted y sus destinatarios necesitarán una licencia de Power BI Pro o que el contenido esté en una capacidad premium.

  1. Abra un informe en Vista de lectura y aplique un filtro.

  2. Seleccione Compartir y asegúrese de que la opción Incluir mis cambios está seleccionada:

    Captura de pantalla del uso compartido por medio de un vínculo.

Inserción de un informe en Teams

  1. Abra un informe en Vista de lectura y aplique un filtro.

  2. Puede acceder a Chatear en Teams desde la barra de acciones:

    Captura de pantalla que muestra Chat en Teams en la barra de acciones.

  3. Para el cuadro de diálogo Chatear en Teams, debe proporcionar el nombre del equipo o canal con el que desea compartir y, después, hacer clic en Compartir:

    Captura de pantalla que muestra Chat en equipos.

Uso compartido de un objeto visual

También puede compartir objetos visuales individuales.

  1. Abra un informe en Vista de lectura y aplique un filtro.

  2. Haga clic con el botón derecho en un objeto visual y seleccione Compartir > vínculo a la selección.

    Captura de pantalla que muestra el menú contextual de Visual con el submenú Compartir expandido.

  3. En el cuadro de diálogo Copiar vínculo , seleccione Copiar.

    Captura de pantalla que muestra el cuadro de diálogo Compartir vínculo de copia visual.

  4. En el cuadro de diálogo Vincular copiado , seleccione Copiar para el vínculo proporcionado.

    Captura de pantalla que muestra el cuadro de diálogo Compartir vínculo visual copiado.

Uso compartido de forma directa

Si prefiere, también puede compartir el informe filtrado directamente con los usuarios mediante el uso compartido de acceso directo.

  1. Abra un informe en Vista de lectura y aplique un filtro.

  2. Seleccione Compartir>Más opciones (…)>Administrar permisos:

    Captura de pantalla que muestra el filtro Administrar permisos.

  3. Seleccione el icono más (+) para Conceder acceso a personas:

    Captura de pantalla que muestra la concesión de acceso a personas.

  4. En el cuadro de diálogo Grant people access (Conceder acceso a personas), asegúrese de que la opción Incluir mis cambios está seleccionada para que los filtros se incluyan al compartir el informe con otros usuarios.

    Captura de pantalla que muestra cómo incluir mis cambios.

    La configuración Incluir mis cambios contiene los cambios que se realicen a lo siguiente:

    • Filtros (panel de filtro)
    • Segmentaciones
    • Personalización de objetos visuales
    • Filtrado cruzado o Resaltado cruzado
    • Exploración en profundidad o agrupando datos
    • Marcador aplicado
    • Destacados

Administración de la vista compartida

Después de compartir el informe filtrado, también puede administrar la vista compartida.

  1. Para ir a la página de administración, seleccione Opciones avanzadas en el pie de página del panel Administrar permisos:

    Captura de pantalla que muestra Opciones avanzadas en el panel Administrar permisos.

  2. Seleccione Vistas compartidas en la sección Contenido relacionado:

    Captura de pantalla que muestra las vistas compartidas.

    Aquí podrá ver las vistas compartidas del informe, cuándo se han creado esas vistas y cuándo expiran.

  3. Para copiar el vínculo a la vista, haga clic con el botón derecho en la dirección URL que quiera y seleccione Copiar vínculo.

    Captura de pantalla que muestra la vista Copiar compartida.

Al compartir este vínculo, los destinatarios con acceso al informe verán el informe filtrado.

Consideraciones y limitaciones

Aspectos que se deben tener en cuenta sobre el uso compartido de los informes:

  • Al compartir un conjunto de datos administrando permisos, compartiendo informes o paneles, o bien publicando una aplicación, se concede acceso a todo el conjunto de datos, a menos que se limite mediante la seguridad de nivel de fila (RLS). Los autores de informes pueden usar funciones que personalicen las experiencias del usuario al ver o interactuar con los informes, por ejemplo ocultar columnas, limitar las acciones en objetos visuales y otras. Estas experiencias personalizadas no limitan los datos del conjunto de datos a los que los usuarios pueden acceder. Use la seguridad de nivel de fila (RLS) en el conjunto de datos para que las credenciales de cada usuario determinen los datos a los que puede acceder.
  • La vista de informe compartido expirará automáticamente transcurridos 180 días. Cada vez que se accede a la vista de informe compartido del vínculo, la expiración se restablece a 180 días.
  • No se pueden compartir informes distribuidos en una aplicación. Pida al propietario de la aplicación que agregue a la persona con la que quiere compartir el informe y vuelva a publicar la aplicación.
  • Compartir vínculo a la selección de objetos visuales en informes crea una vista compartida con el objeto visual en modo de contenido destacado. No está disponible en las aplicaciones organizativas.

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