Creación rápida de un informe a partir de una lista o biblioteca de SharePoint

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SE APLICA A: Power BI Desktop Servicio Power BI

Hay una manera nueva de crear informes rápidamente a partir de los datos de listas o bibliotecas de SharePoint. Power BI genera automáticamente los objetos visuales. Los usuarios de listas de Microsoft y de listas o bibliotecas de SharePoint pueden explorar los datos con unos pocos clics.

Screenshot of Create a quick report from a SharePoint list.

¿No está familiarizado con la creación en Power BI? Intente leer Informes en Power BI para obtener información general rápida.

Si usa Power BI Desktop, también puede crear un informe en una lista de SharePoint en Power BI Desktop.

Vídeo

En este vídeo, verá una demostración de Amanda de la creación de un informe a partir de una lista de SharePoint en el servicio Power BI.

Visualización en Power BI

En una lista o biblioteca de SharePoint, seleccione Integrar>Power BI>Visualize the list (Visualizar la lista) o Visualize the library (Visualizar la biblioteca).

Screenshot of Select Power BI, Visualize in Power BI.

Se abre una nueva pestaña del explorador con un informe generado automáticamente que muestra información interesante basada en los datos.

Es fácil cambiar los datos que se ven en el informe. En el panel Sus datos, agregue o quite campos del informe. Seleccione y anule la selección de los campos para actualizar lo que quiere medir y analizar. Power BI agrega o quita gráficos de manera automática para mostrar las combinaciones nuevas. Lea Interacción con informes "rápidos" generados automáticamente para ver las funcionalidades completas de este informe generado automáticamente.

Para cambiar a una experiencia de edición completa, seleccione el botón Editar de la barra de menús.

Screenshot of Select the Edit button for the full edit experience.

Pero debe tener en cuenta que una vez que guarde el informe en la experiencia de edición completa, no podrá volver a la vista de edición rápida. Power BI se lo recuerda al seleccionar Editar.

Screenshot of Switch to Edit mode from Quick Create mode.

Publicación del informe

Para compartir con otros usuarios del equipo las conclusiones que encuentre, puede volver a publicar el informe en la lista o biblioteca mediante el botón Publish to the list (Publicar en la lista) o Publish to the library (Publicar en la biblioteca) de la barra de la aplicación.

Screenshot of Select the Publish to the list button.

Asigne un nombre al informe y confirme que está listo para volver a publicar en la lista o biblioteca. Una vez que se ha realizado la publicación, todos los usuarios que tienen acceso a la lista o biblioteca pueden abrir el informe y ver todos los datos. Obtenga más información sobre los permisos de lista en SharePoint Server.

Los informes que comparte de esta manera no son visibles en el servicio Power BI. En su lugar, para facilitar la tarea de búsqueda a otros usuarios de la lista, estos informes publicados se encuentran en el mismo menú Integrar de la lista o biblioteca.

Screenshot of Report on the Integrate Power BI menu.

Si realiza cambios en el informe, vuelva a usar Publish to the list (Publicar en la lista) o Publish to the library (Publicar en la biblioteca) para guardar los cambios. Use el botón Eliminar para quitar el informe de la lista o biblioteca para todos los usuarios.

Actualizar objetos visuales

Los datos del informe se actualizarán periódicamente para mantenerse sincronizados con la lista o biblioteca. Después de una actualización, use el botón Actualizar objetos visuales de la cinta para actualizar los objetos visuales. La actualización de datos se limita a una vez cada 3 horas. Si la lista o biblioteca se han actualizado con nuevos datos o metadatos, como un nombre de lista o biblioteca actualizado, después de la actualización de datos más reciente, estos cambios no se reflejarán en el informe hasta la siguiente actualización.

Screenshot of Refresh the visuals in the report.

Licencias

Cualquiera puede usar la característica Visualize the list (Visualizar la lista) o Visualize the library (Visualizar la biblioteca) para explorar sus datos de lista o biblioteca. Necesita una licencia de Power BI Pro para disfrutar de la experiencia de edición completa, publicar informes, acceder a informes que otros usuarios han publicado o eliminar informes. Los lectores del informe también necesitan una licencia de Power BI Pro. Si actualmente no tiene una licencia Pro, puede comprar una licencia de Power BI Pro o iniciar una evaluación gratuita.

Consideraciones y limitaciones

  • Los informes se publican de nuevo en la lista o biblioteca en el nivel de acceso a datos de SharePoint del creador del informe. La seguridad de nivel de fila (RLS) no se admite para los informes creados con este método.
  • Dado que los lectores de informes también necesitan una licencia de Power BI Pro, cualquier persona que pueda leer el informe también puede editarlo.
  • Actualmente no se admite el formato de moneda. Los campos de moneda se mostrarán con el símbolo $.
  • Si la lista o biblioteca de documentos tiene carpetas, solo se visualizarán los datos de la carpeta raíz.
  • Las listas muy grandes pueden ser lentas o puede que se agote el tiempo de espera.
  • Esta característica no se admite para los usuarios invitados de un inquilino.
  • En las bibliotecas de SharePoint, esta opción solo se mostrará en la raíz de la biblioteca de documentos.
  • Los informes y modelos semánticos creados a través de esta experiencia de SharePoint se almacenan en áreas de trabajo especiales generadas por el sistema hospedadas en capacidad compartida. Los usuarios no están pensados para acceder a estas áreas de trabajo fuera de la experiencia de SharePoint.

Solución de problemas

Si Power BI no aparece en el menú Integrar de una lista o biblioteca de SharePoint o Microsoft, puede que el administrador de Power BI lo haya deshabilitado para grupos específicos o para toda la organización. Vea la sección Integración con listas de SharePoint y Microsoft del artículo "Portal de administración de Power BI" para obtener más información.

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A medida que continuamos expandiendo nuestra experiencia para explorar rápidamente sus datos, nos gustaría escuchar sus opiniones y comentarios. Háganos saber lo que le gustaría que se agregara a esta experiencia o dónde quiere ver la siguiente integración.