Uso de plantillas de Word para crear documentos estandarizados

Después de crear e importar plantillas de Office Word en aplicaciones de interacción con clientes (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing y Dynamics 365 Project Service Automation), los usuarios seleccionan un botón para generar documentos estandarizados rellenados automáticamente con datos. Esta característica tiene algunas consideraciones especiales que debe saber para crear correctamente plantillas de Word.

Advertencia

Hay un problema conocido al crear plantillas en Word. Para evitar interacciones que podrían desestabilizar Word, revise y siga las instrucciones de la sección Evitar un problema conocido al crear plantillas de este artículo.

Versiones compatibles de Word

Región	versión de Word
Creación de una plantilla de Word	2013, 2016
Uso de un documento de Word generado en aplicaciones de interacción con clientes	2010, 2013, 2016

Nota

No se admiten documentos de Word habilitados para macros (.docm).

Siga los pasos descritos en este artículo para crear y usar correctamente plantillas de Word en aplicaciones de interacción con clientes.

Paso 1: Crear una plantilla de Word

Puede crear una plantilla de Word desde el Centro de administración de Power Platform o desde un registro en las aplicaciones de involucración de clientes. La creación de una plantilla desde el Centro de administración hace que esté disponible para todos los usuarios de su organización, mientras que la creación de una plantilla a partir de un registro crea una plantilla personal que solo está disponible para usted.

Creación de una plantilla de Word desde el Centro de administración de Power Platform

El acceso requiere permisos suficientes, como el rol Administrador del sistema o Personalizador del sistema. Para comprobar su rol de seguridad, consulte Ver su perfil de usuario. Si no tiene los permisos correctos, comuníquese con el administrador del sistema.

1. Inicie sesión en el Centro de administración de Power Platform.
2. En el panel de navegación, seleccione Administrar.
3. En el panel Administrar, seleccione Entornos.
4. En la página Entornos , seleccione un entorno y, a continuación, seleccione Configuración en la barra de comandos.
5. Expanda Plantillas y, a continuación, seleccione Plantillas de documento.
6. En la página Vista Plantillas disponibles , vaya a la barra de comandos y seleccione Nueva>descargar plantilla de Word.
7. En el cuadro de diálogo Descargar archivo para crear una plantilla , seleccione la entidad para la que desea crear la plantilla.
   
8. Especifique las relaciones de entidad que desea usar en la plantilla. Por ejemplo, si selecciona la entidad Cuenta, puede especificar una relación de tipo 1:N con la entidad Contacto, para incluir la información de contacto en la plantilla. Obtenga más información sobre las relaciones en ¿Qué son las relaciones 1:N, N:1 y N:N?

   Nota

   • Las relaciones que seleccione en esta pantalla determinan qué entidades y campos están disponibles más adelante al definir la plantilla de Word.
   • Seleccione solo las relaciones que necesita para agregar datos a la plantilla de Word.
9. Seleccione Descargar para descargar un archivo de Word en el equipo local con la entidad exportada incluida como datos XML.

   Importante

   Solo puede usar una plantilla de documento en el entorno donde la descargó. No se admite la migración de entorno a entorno para Word o plantillas de Excel.

Crear una plantilla personal de Word a partir de un registro

Como usuario de Dynamics 365, puede crear una plantilla personal de Word que puede usar para sus propios documentos de ventas. Estas plantillas solo están disponibles para usted. Los pasos siguientes son para Dynamics 365 Sales, pero el proceso es similar en otras aplicaciones de involucración del cliente.

1. Inicie sesión en la aplicación Centro de ventas.
2. Seleccione la entidad para la que desea crear la plantilla. Por ejemplo, si desea crear una plantilla para las cuentas de cliente, seleccione Cuentas.
3. Abra cualquier registro. En la barra de comandos, seleccione Plantillas> de WordDescargar plantilla. La entidad se selecciona de forma predeterminada en función del registro que abrió.
4. Especifique las relaciones de entidad que desea usar en la plantilla. Por ejemplo, si selecciona la entidad Cuenta, puede especificar una relación de tipo 1:N con la entidad Contacto, para incluir la información de contacto en la plantilla. Obtenga más información sobre las relaciones en ¿Qué son las relaciones 1:N, N:1 y N:N?

   Nota

   • Las relaciones que seleccione en esta pantalla determinan qué entidades y campos están disponibles más adelante al definir la plantilla de Word.
   • Seleccione solo las relaciones que necesita para agregar datos a la plantilla de Word.
5. Seleccione Descargar para descargar un archivo de Word en el equipo local con la entidad exportada incluida como datos XML.

   Importante

   Solo puede usar una plantilla de documento en el entorno donde la descargó. No se admite la migración de entorno a entorno para Word o plantillas de Excel.

¿Qué son las relaciones 1:N, N:1 y N:N?

Esta pantalla requiere conocer la estructura de datos de aplicaciones de involucración del cliente. El administrador o el personalizador pueden proporcionar información sobre las relaciones entre entidades. Para contenido de administración, consulte Información general sobre relaciones entre entidades.

Estas son algunas relaciones de ejemplo para la entidad Cuenta.

Relación	Descripción
	Una cuenta puede tener varios contactos.
	Un prospecto, una cuenta o un contacto pueden tener varias cuentas.
	Una cuenta puede tener varios listas de marketing. Una lista de marketing puede tener varias cuentas.

Nota

Para garantizar que los documentos se descarguen rápidamente, solo devuelva hasta 100 registros relacionados para cada relación. Por ejemplo, si exporta una plantilla para una cuenta y desea incluir una lista de sus contactos, el documento devuelve como máximo 100 de los contactos de la cuenta.

Paso 2: Habilite la pestaña Desarrollador

Abra el archivo de plantilla Word. En este momento, el documento parece estar en blanco.

Para ver y agregar datos XML de aplicaciones de involucración de clientes, debe habilitar la pestaña Desarrollador de Word.

1. Vaya a Archivo>Opciones>Personalizar cinta de opciones y luego habilite Desarrollador.

   

2. Selecciona Aceptar.

   Developer ahora aparece en la cinta de opciones de Word.

   herramienta

Evitar un problema conocido al crear plantillas

Hay un problema conocido con las plantillas de Word generadas por las aplicaciones de interacción con el cliente y Office Word. Siga las instrucciones de esta sección para evitar problemas con los campos de control antes de ir a step three donde se agregan campos de control de contenido XML a la plantilla de Word.

Advertencia

Algunas razones pueden hacer que Word se congele, lo que requiere que use el Administrador de tareas para detener Word.

• Inserte un control de contenido distinto de Imagen o Texto sin formato.
• Haces un cambio textual, como cambiar el uso de mayúsculas o agregar texto, en un control de contenido. Estos cambios pueden producirse a través de Autocorrección, así como ediciones de usuario. De forma predeterminada, Microsoft Word Autocorrección capitaliza las oraciones. Al agregar un campo de control de contenido, Word lo ve como una nueva frase y lo pone en mayúscula cuando el foco se aleja del campo.

Agregue sólo campos como texto sin formato o imagen

Use el panel de asignación XML para agregar campos de entidad a la plantilla de Word. Asegúrese de agregar solo campos como Texto sin formato o Imagen.

No realice ningún cambio textual en el control de contenido agregado

Puede dar formato a los campos de control de contenido, como convertirlos en negrita o cambiar el color de fuente. Sin embargo, no realice ningún cambio de texto en los campos de control de contenido, incluidos los cambios de mayúsculas y minúsculas.

Si tiene problemas de congelamiento de Word o degradación del rendimiento, intente desactivar AutoCorrect.

Desactivar la Autocorrección

1. Con el archivo de plantilla abierto en Word, vaya a File>Options>Proofing>AutoCorrect Options.

   

2. Borre Poner en mayúscula la primera letra de una oración y Usar automáticamente las sugerencias del corrector ortográfico.

   

3. Borre Guiones (--) con guión (-) en las pestañas Autoformato y AutoFormat mientras escribe.

4. Selecciona Aceptar.

Paso 3: Definir la plantilla

Use el panel de asignación XML para definir la plantilla de Word con campos de entidad.

1. En la plantilla de Word, seleccione Developer>XML Mapping Pane para seleccionar el esquema XML predeterminado.

   

   

2. Seleccione el esquema XML. Comienza con "urn:microsoft-crm/document-template/".

   

   Importante

   Si experimenta modificaciones accidentales frecuentes que hacen que Word se congele o que el rendimiento se degrade, asegúrese de desactivar las opciones de AutoCorrección según la sección, Evitar un problema conocido al crear plantillas.

3. Expanda la entidad, haga clic con el botón derecho en el campo de la entidad y luego seleccione Insertar Control de Contenido>Texto sin Formato.

   

   El campo de entidad se agrega a la plantilla de Word.

   

   Agregue campos de entidad adicionales, agregue etiquetas y texto descriptivo, y dé formato al documento.

   Una plantilla completada podría tener este aspecto:

   

   Algunos campos de control de contenido que ha introducido pueden tener varias líneas de datos. Por ejemplo, las cuentas tienen más de un contacto. Para incluir todos los datos en la plantilla de Word, configure el campo de control de contenido para que se repita.

Configurar los campos de control de contenido para que se repitan

1. Coloque los campos con datos repetidos en una fila de la tabla.

2. Seleccione la fila completa de la tabla en la plantilla.

   

3. En el panel Asignación XML, haga clic con el botón derecho en la relación que contiene los campos de control de contenido y, después, seleccione Repetición.

   

   Cuando se usa la plantilla de Word en aplicaciones de interacción con clientes para crear un documento, la tabla se rellena con varias filas de datos.

   Cuando la plantilla tenga los campos y el formato deseados, guárdela y cárguela en aplicaciones de involucración del cliente.

Paso 4: Volver a cargar la plantilla de Word en aplicaciones de interacción con el cliente

Cuando tenga la plantilla de Word creada de la manera que desee, guárdela para que pueda cargarla en aplicaciones de interacción con el cliente.

El acceso a la plantilla de Word recién creada depende del modo en que la cargó y el acceso concedido al rol de seguridad. Asegúrese de comprobar Usar roles de seguridad para controlar el acceso a las plantillas.

Los administradores pueden usar la página Configuración para cargar la plantilla de Word en aplicaciones de interacción con el cliente. Todos los usuarios de la organización pueden usar una plantilla cargada en Configuración.

Carga de la plantilla de Word desde el Centro de administración de Power Platform

1. Inicie sesión en el Centro de administración de Power Platform.

2. En el panel de navegación, seleccione Administrar.

3. En el panel Administrar, seleccione Entornos.

4. En la página Entornos , seleccione un entorno y, a continuación, seleccione Configuración en la barra de comandos.

5. Seleccione Plantillas>Plantillas de documento.

6. En la página Vista Plantillas disponibles, seleccione Cargar plantilla>Cargar plantilla de Word en la barra de comandos.

7. Vaya al archivo de plantilla que desea cargar.

   

8. Seleccione Cargar.

   Los usuarios que no son administradores pueden cargar una plantilla para su propio uso de una lista de registros.

Carga de la plantilla personal de Word desde un registro

1. Abra un registro para el tipo de entidad que coincida con la plantilla que creó. Por ejemplo, abra un registro de cuenta de cliente en Ventas si ha creado una plantilla de cuenta.

2. En la barra de comandos, seleccione Plantillas> de WordCargar plantilla.

3. Vaya al archivo y seleccione Cargar.

Paso 5: Generar un documento a partir de la plantilla de Word

Para usar la plantilla de Word que creó, complete los pasos siguientes.

1. Abra un registro que coincida con el tipo de entidad de la plantilla que creó. Por ejemplo, si creó una plantilla de cuenta, abra un registro de cuenta de cliente en el módulo de Ventas.

2. En la barra de comandos, seleccione Plantillas de Word y, en Plantillas de Word , seleccione la plantilla que creó.

   Si no ve la plantilla que ha creado, existen dos posibilidades:

   • Ha seleccionado un tipo de registro (entidad) que no coincide con la plantilla. El sistema solo muestra plantillas creadas para el tipo de registro seleccionado. Por ejemplo, si abre un registro de oportunidad, no verá una plantilla que creó con la entidad Cuenta.

   • Debe actualizar las aplicaciones de involucración del cliente para ver la plantilla. Actualice el explorador o cierre y vuelva a abrir las aplicaciones de involucración del cliente.

   El sistema genera un documento de Word con datos del registro que abrió y lo descarga en el equipo. Abra el documento para ver los datos y la plantilla en acción.

Prueba de las plantillas de Word de ejemplo

Las aplicaciones de involucración del cliente incluyen cinco plantillas de Word de ejemplo.

Las plantillas de Word de ejemplo están diseñadas para un tipo de registro específico (entidad). Solo puede aplicar la plantilla a los registros del mismo tipo de registro.

Nombre	Entidad
Resumen de oportunidad	Oportunidad (Área de ventas)
Resumen de campaña	Campaña (área Marketing)
Resumen de casos	Caso (área Servicios)
Factura	Factura (área de Ventas)
Resumen de cuenta	Client_Account (áreas Sales, Servicio y Marketing)

Para aplicar una plantilla de Word de ejemplo

1. Abra un registro con información que use el tipo de entidad que coincida con la plantilla de ejemplo. Por ejemplo, abra un registro de cuenta de cliente en Sales para aplicar la plantilla Resumen de cuenta.

2. En la barra de comandos, seleccione Plantillas de Word y, en Plantillas de Word , seleccione la plantilla de ejemplo.
   El sistema genera un documento de Word con datos del registro que abrió y lo descarga en el equipo. Abra el documento para ver los datos y la plantilla en acción.

Nota

Las plantillas de ejemplo están pensadas para ser un punto de partida para crear sus propias plantillas. No se pueden editar.

Consideraciones adicionales

Utiliza roles de seguridad para controlar el acceso a las plantillas

Los administradores pueden controlar el acceso a plantillas de Word con cierta granularidad. Por ejemplo, puede conceder a los vendedores acceso de solo lectura a una plantilla de Word, pero no de escritura.

1. Seleccione Configuración>Seguridad>Roles de seguridad.

2. Seleccione un rol y, a continuación, seleccione la pestaña Administración empresarial .

3. Seleccione Plantilla de documento para establecer el acceso a las plantillas a disposición de toda la organización. Seleccione Plantilla de documento personal para plantillas compartidas con usuarios individuales.

4. Seleccione los círculos para ajustar el nivel de acceso.

   

Las listas de documentos creados no están en el mismo orden que los registros

Es posible que las listas de registros creados a partir de una plantilla personalizada no aparezcan en el mismo orden en los documentos de Word que el pedido en las aplicaciones de interacción con el cliente. La aplicación enumera los registros en el orden de la fecha y hora en que se crearon.

Problema con los idiomas de derecha a izquierda

Es posible que el contenido de los idiomas de derecha a izquierda (RTL) tenga algunos problemas de formato en el archivo de Word después de crear el documento.

Consulte también

Analice datos con plantillas de Excel

Solución de problemas con plantillas de Word