Búsqueda restringida de SharePoint

Importante

La búsqueda restringida de SharePoint se retirará. A partir del 31 de julio de 2026, se bloquean las nuevas habilitaciones. Use controles de datos completos, como la detección de contenido restringido (RCD), para la detección de contenido.

La búsqueda restringida de SharePoint está diseñada para clientes con experiencias Microsoft Copilot Chat y agente. Es una solución a corto plazo que brinda a los administradores de su organización tiempo para revisar y auditar los permisos del sitio y los archivos. No está diseñado ni es escalable para un uso a largo plazo. Hay disponibles soluciones completas de seguridad de datos, como Administración Avanzada de SharePoint y Microsoft Purview.

La búsqueda restringida de SharePoint es una configuración que usted, como administrador de SharePoint u otro administrador de Microsoft 365, usa para mantener una lista de sitios de SharePoint (una "lista de permitidos") para los que comprueba los permisos y aplica el gobierno de datos. La lista de permitidos define qué sitios de SharePoint se pueden usar en consultas de búsqueda de toda la organización. Como medida temporal, también se aplica a las experiencias de chat y agente de Copilot.

De forma predeterminada, la configuración Búsqueda restringida de SharePoint está desactivada y la lista de permitidos está vacía. Si activa la búsqueda restringida de SharePoint, los usuarios pueden interactuar con los archivos y el contenido que poseen o al que han accedido previamente en Copilot.

Use la búsqueda restringida de SharePoint como medida temporal para evitar que cierto contenido de los sitios de SharePoint se comparta de forma demasiado amplia. Esta característica le permite, como administrador, decidir qué sitios de SharePoint aparecen en los resultados de búsqueda de toda su organización y en las experiencias de chat o agente de Copilot. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la búsqueda restringida de SharePoint no es un límite de seguridad y no cambia ningún permiso en los sitios de SharePoint.

La búsqueda restringida de SharePoint no garantiza que solo los sitios de la lista de permitidos aparezcan en la búsqueda o en el chat de Copilot y en las experiencias agentes. Si un usuario accedió recientemente a un sitio o el sitio se compartió con ese usuario en Teams o Outlook, el sitio aparece en los resultados y respuestas del usuario, incluso si no está en la lista de permitidos.

Proceso recomendado:

  1. Si usa la búsqueda restringida de SharePoint, úsela para ayudar temporalmente a limitar los resultados en la búsqueda o en el chat de Copilot y las experiencias agentes. Tenga en cuenta que no pretende ser una solución a largo plazo.

  2. Use la Administración avanzada de SharePoint para identificar y corregir los riesgos de uso compartido excesivo, como el acceso amplio y el uso compartido no administrado.

  3. Use Microsoft Purview para aplicar controles de seguridad de datos y gobernanza de IA con etiquetas de confidencialidad, prevención de pérdida de datos (DLP) y auditoría.

  4. Después de validar los permisos y los controles de gobierno, deshabilite la búsqueda restringida en SharePoint.

  5. Notifique a los propietarios del agente de Copilot y a su equipo de TI que las respuestas de Copilot y del agente usan los permisos existentes de SharePoint. La búsqueda de los usuarios y las respuestas de Copilot pueden cambiar después de deshabilitar la búsqueda restringida en SharePoint, por lo que es importante mantenerlos informados.

¿Por qué deshabilitar la búsqueda restringida de SharePoint después de la validación?

La búsqueda restringida de SharePoint está diseñada como una medida temporal, no como una solución a largo plazo. Si mantiene habilitada la búsqueda restringida de SharePoint, la experiencia del usuario se verá afectada de las maneras siguientes:

  • Límites de búsqueda restringidos de SharePoint a 100 sitios, lo que no es sostenible a medida que su organización escala las operaciones de Copilot y agencia.
  • Los resultados de la búsqueda se limitan a los sitios de la lista de permitidos, los sitios visitados con frecuencia por los usuarios, los sitios para los que los usuarios tienen permisos y los archivos a los que los usuarios han accedido recientemente. La búsqueda restringida de SharePoint afecta a la experiencia de búsqueda general, incluso para los usuarios que no usan el chat o los agentes de Copilot.
  • Cuando se habilita la búsqueda restringida de SharePoint, Copilot tiene menos información disponible como referencia, lo que puede afectar a su capacidad para proporcionar respuestas precisas y completas.

Deshabilitar la búsqueda restringida de SharePoint permite que las experiencias de chat y agente de Copilot se basen en el acceso estándar basado en permisos, en lugar de en un ámbito restringido de sitio central. Esta configuración ayuda al chat y a los agentes de Copilot a recuperar el contenido de SharePoint con más coherencia y precisión, sin dejar de respetar los permisos establecidos en los sitios de SharePoint.

Ni Copilot ni la búsqueda restringida de SharePoint impiden que los usuarios accedan al contenido de su propiedad o al que han accedido anteriormente.

¿Cómo funciona la búsqueda restringida de SharePoint?

Como administrador de SharePoint u otro administrador de Microsoft 365, puede:

  • Compruebe el estado actual de la Búsqueda restringida de SharePoint para ver si está habilitada o deshabilitada.
  • Habilitar o deshabilitar la búsqueda restringida de SharePoint (está deshabilitada de forma predeterminada).
  • Ordene la lista de permitidos identificando los 100 sitios principales más utilizados.
  • Agregue o elimine sitios de la lista de permitidos proporcionando la dirección URL del sitio.
  • Obtenga la lista completa de sitios de la lista de sitios permitidos.

La búsqueda restringida de SharePoint está desactivada de forma predeterminada. Si decide habilitarlo, los usuarios que busquen contenido o usen el chat de Copilot y las experiencias agenciales podrán esperar respuestas para exponer contenido de los siguientes orígenes:

  • Una lista permitida de sitios SharePoint seleccionados (con hasta 100 sitios de SharePoint), que respeta los permisos de sitio existentes.
  • Los archivos, chats, correos electrónicos y calendarios de OneDrive de los usuarios a los que tienen acceso.
  • Files de los sitios de SharePoint visitados con frecuencia por los usuarios.
  • Files que se compartieron directamente con los usuarios.
  • Files que los usuarios han visto, editado o creado.

Nota:

  • El límite de la lista permitida de hasta 100 sitios de SharePoint incluye sitios centrales, pero no sus sitios asociados. Cuando se habilitan los sitios concentradores, los sitios asociados de un sitio central se incluyen en la lista permitida, pero no cuentan para el límite de 100 sitios. Este enfoque permite una mayor flexibilidad sin dejar de cumplir con las limitaciones existentes.
  • Al seleccionar sitios centrales, asegúrese de que todos los sitios asociados tengan los permisos adecuados.
  • El número total de archivos incluidos en los tres últimos puntos (sitios visitados con frecuencia, archivos compartidos directamente con el usuario y archivos que los usuarios han visto, editado o creado) se limita a las últimas 2000 entidades.

En el diagrama siguiente se muestra un ejemplo de un sitio de HR Hub con ocho sitios asociados:

Diagrama que representa un sitio central con sus sitios asociados.

En el diagrama anterior, los ocho sitios asociados más el sitio del centro de RR. HH. se cuentan como un sitio en la lista permitida.

Consideremos a Alex Wilber, especialista en marketing de Contoso Electronics. Antes de que la organización de Alex usara la búsqueda restringida de SharePoint, Alex podía ver no solo su propio contenido personal, como sus archivos de OneDrive, chats, correos electrónicos, contenido que posee o visitaba, sino también contenido de algunos sitios que no se han sometido a revisión de permisos de acceso o higiene de listas de Access Control (ACL) y no tienen aplicado el gobierno de datos. Por ejemplo, Contoso Electronics tiene un sitio de presupuestos con información empresarial importante. La mayoría de las personas no conocen este sitio, por lo que el propietario del sitio no ha configurado los permisos adecuados y no ha seguido el proceso de gobierno de datos correcto. El sitio podría estar abierto a algunos usuarios a los que no se les permite verlo, como Alex. Cuando Alex pide a Copilot información sobre presupuestos, Copilot obtiene información del sitio de presupuestos.

El administrador de TI de Contoso Electronics configura la búsqueda restringida de SharePoint para limitar los sitios en los que se puede buscar en la lista de permitidos. Después de revisar los informes, el administrador de TI decide excluir el sitio de presupuestos de la lista de permitidos. Pero aunque la búsqueda restringida de SharePoint ahora está activada, Alex aún puede acceder a cosas de su propiedad o que haya visitado recientemente, o que se hayan compartido directamente con él. Simplemente no puede acceder a ningún otro sitio, a menos que el sitio esté en la lista permitida y tenga permiso para ello. Ahora, cuando Alex hace a Copilot las mismas preguntas sobre presupuestos, el chat de Copilot y las experiencias agenciales no muestran información de ese sitio.

A partir de aquí, los administradores de Contoso Electronics planean usar la Administración avanzada de SharePoint y Microsoft Purview y, finalmente, deshabilitar la búsqueda restringida de SharePoint.

Nota:

Las búsquedas del ámbito de sitio no se ven afectadas por este control. Este control afecta a la búsqueda moderna y a las experiencias de Copilot.

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar RSS para crear una "lista de denegación" en su lugar?

No, esta funcionalidad no forma parte de la búsqueda restringida de SharePoint. Sin embargo, Administración avanzada de SharePoint ofrece una característica similar denominada Control de acceso restringido para los sitios de SharePoint. Si no está listo para usar la Administración avanzada de SharePoint, puede considerar la posibilidad de especificar si permitir que determinados sitios aparezcan en los resultados de búsqueda. Para obtener más información, consulte Permitir que este sitio aparezca en los resultados de búsqueda.

Nota:

Si desactiva la opción "Permitir que este sitio aparezca en los resultados de búsqueda", se bloquea el contenido del sitio para que no se muestre tanto en la búsqueda de toda la organización como en la búsqueda específica del sitio.

¿La búsqueda restringida de SharePoint afecta a otros servicios que no dependen de SharePoint, como Exchange, To Do, Planner, Loop, etc.?

Sí, se verá afectado cualquier producto en el que Enterprise Search esté habilitado y pueda tener contenido o archivos de SharePoint como resultados de búsqueda.

¿La búsqueda restringida de SharePoint afecta a otras características basadas en el índice de Microsoft, como las características de administración avanzada de SharePoint o Purview?

No, la búsqueda restringida de SharePoint no afectará a ninguna otra característica basada en el índice de Microsoft.

Puede habilitar la búsqueda restringida de SharePoint mediante scripts de PowerShell. Para obtener pasos detallados, consulte Habilitar o deshabilitar la búsqueda restringida.

Después de habilitar RSS, ¿cuánto tiempo tarda en entrar en vigor?

RSS entra en vigor una hora después de su habilitación.

Si doy la dirección URL de un sitio central, ¿incluirá también todos los sitios secundarios o los sitios que tienen asociados? ¿Estos otros sitios cuentan para los 100 sitios en las listas permitidas?

Solo el sitio central (la dirección URL de la lista de permitidos) se incluye en los 100. Los subsitios del sitio central no se cuentan para el límite de 100, pero RSS es eficaz en los subsitios.

Pasos siguientes

  1. Si decide usar la Búsqueda restringida de SharePoint, empiece por seleccionar la lista de sitios permitidos. Puede identificar los 100 sitios más usados en su organización mediante los informes del Centro de administración de SharePoint o ejecutando el cmdlet Get-SPOSite de PowerShell.

  2. Después de seleccionar la lista de permitidos, habilite la búsqueda restringida de SharePoint mediante el script de PowerShell Enable-SPORestrictedSearch.

  3. Supervise el impacto de la búsqueda restringida de SharePoint en su organización evaluando los informes de uso y actividades de los sitios de SharePoint.

  4. Trabaje con los propietarios y administradores del sitio para revisar los permisos y aplicar la gobernanza de datos en los sitios de la lista de permitidos. Puede usar la Administración avanzada de SharePoint para configurar directivas de acceso avanzadas y administración avanzada del ciclo de vida del contenido del sitio para usuarios y grupos específicos.

  5. Use Microsoft Purview para aplicar controles de seguridad de datos y gobernanza de IA con etiquetas de confidencialidad, prevención de pérdida de datos (DLP) y auditoría para los sitios de la lista de permitidos.

  6. Después de validar los permisos y los controles de gobierno para los sitios de la lista de permitidos, deshabilite la búsqueda restringida de SharePoint mediante el script de PowerShell Disable-SPORestrictedSearch.

  7. Notifique a los propietarios del agente de Copilot y a su equipo de TI que Copilot y las respuestas del agente ahora usan los permisos de SharePoint existentes sin las restricciones de la lista de permitidos. Las respuestas pueden cambiar una vez que se deshabilita la búsqueda restringida de SharePoint, por lo que es importante mantenerlos informados.

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