Búsqueda restringida de SharePoint

Importante

Restricted SharePoint Search está diseñado para clientes de Microsoft 365 Copilot.

¿Qué es Restricted SharePoint Search?

Restricted SharePoint Search es una configuración que le ayuda como administrador de SharePoint o superior en Microsoft 365 a mantener una lista de sitios de SharePoint ("lista permitida") para la que ha comprobado los permisos y la gobernanza de datos aplicada. La lista permitida define qué sitios de SharePoint pueden participar en la búsqueda en toda la organización y en las experiencias de Copilot. De forma predeterminada, la opción Búsqueda restringida de SharePoint está desactivada y la lista permitida está vacía.

La búsqueda restringida de SharePoint le permite restringir las experiencias de búsqueda de toda la organización y Copilot a un conjunto seleccionado de sitios de SharePoint de su elección. Además, independientemente de si ha habilitado la búsqueda restringida de SharePoint, los usuarios de su organización pueden interactuar con los archivos y el contenido que poseen o a los que han accedido previamente en Copilot.

¿Por qué debe usar Restricted SharePoint Search?

Restricted SharePoint Search proporciona tiempo para revisar y auditar los permisos del sitio. Proporcionamos Restricted SharePoint Search para ayudarle a mantener el impulso con la implementación de Copilot mientras implementa una seguridad de datos completa con Administración avanzada de SharePoint y Microsoft Purview. Combinadas, estas soluciones ofrecen una solución completa para la detección, protección y gobernanza de datos, lo que garantiza un ciclo de vida de datos seguro y administrado.

Restricted SharePoint Search aborda los problemas de uso compartido excesivo al permitir que las organizaciones:

• Impedir que los sitios se muestren en los resultados de búsqueda de toda la organización y en las experiencias de Copilot hasta que los administradores o propietarios del sitio puedan comprobar los permisos en el contenido del sitio;
• Respetar los permisos de sitio existentes y permitir que los propietarios de sitios administren permisos de sitio individuales.

Si la búsqueda restringida de SharePoint está habilitada, la experiencia del cliente se ve afectada de las siguientes maneras:

• Los resultados de búsqueda se limitan a los sitios de la lista permitida, los sitios visitados con frecuencia por los usuarios, los sitios a los que los usuarios ya tienen permisos y los archivos a los que los usuarios han accedido recientemente. Activar esta característica afecta a la experiencia de búsqueda general, incluso para los usuarios que no son de Copilot.
• Copilot tiene menos información disponible para hacer referencia, lo que puede afectar a su capacidad para proporcionar respuestas precisas y completas.

Recuerde que, si ha habilitado la búsqueda restringida de SharePoint, los usuarios de su organización siempre pueden interactuar con los archivos y el contenido que poseen o que han accedido previamente en Copilot.

¿Cómo funciona Restricted SharePoint Search?

Como administrador de SharePoint o superior en Microsoft 365, puede hacer lo siguiente:

• Compruebe el estado actual de Restricted SharePoint Search (habilitado o deshabilitado)
• Habilitar o deshabilitar la búsqueda restringida de SharePoint
• Conservación de la lista permitida mediante la identificación de los 100 sitios más usados
• Agregue o quite sitios de la lista permitida proporcionando la dirección URL del sitio.
• Obtener la lista completa de sitios en la lista de permitidos

La búsqueda restringida de SharePoint está desactivada de forma predeterminada. Si decide habilitarlo, los usuarios de Copilot y no Copilot podrán encontrar y usar contenido de:

• Una lista permitida de sitios de SharePoint seleccionados configurados por los administradores (con hasta 100 sitios de SharePoint), que respeta los permisos existentes de los sitios.
• Archivos de OneDrive de los usuarios, chats, correos electrónicos, calendarios a los que tienen acceso.
• Archivos de sus sitios de SharePoint visitados con frecuencia.
• Archivos que se han compartido directamente con los usuarios.
• Archivos que los usuarios han visto, editado o creado.

Nota:

• El límite de hasta 100 sitios de SharePoint incluye sitios concentradores, pero no sus sitios asociados. Al habilitar los sitios del centro, los sitios asociados de un sitio de concentrador se incluyen en la lista de permitidos, pero no cuentan para el límite de 100 sitios. Este enfoque permite una mayor flexibilidad a la vez que se adhiere a las restricciones existentes. Al seleccionar sitios del centro, asegúrese de que todos los sitios asociados tienen los permisos adecuados.
• El número total de archivos incluidos en los tres últimos puntos de viñeta (sitios visitados con frecuencia, archivos compartidos directamente con el usuario y archivos que los usuarios han visto, editado o creado) se limita a las últimas 2000 entidades.

En el diagrama siguiente se muestra un ejemplo de un sitio del centro de recursos humanos con ocho sitios asociados: Los ocho sitios asociados más el sitio del centro de recursos humanos se cuentan como un sitio en la lista de permitidos.

Veamos a Alex Wilber, especialista en marketing de Contoso Electronics. Antes de que la organización use Restricted SharePoint Search, Alex puede ver no solo su propio contenido personal, como sus archivos de OneDrive, chats, correos electrónicos, contenido que posee o visitó, sino también contenido de algunos sitios que no han pasado por la revisión de permisos de acceso o la higiene de Access Control Listas (ACL) y no tienen la gobernanza de datos aplicada. Por ejemplo, Contoso Electronics tiene un sitio de presupuestación con información empresarial importante. La mayoría de las personas no conocen este sitio, por lo que el propietario del sitio no ha configurado los permisos adecuados y no ha seguido el proceso de gobernanza de datos correcto. El sitio podría estar abierto a algunos usuarios que no pueden verlo, como Alex. Cuando Alex le pide a Copilot información sobre presupuestos, Copilot obtiene información del sitio de presupuestación.

El administrador de TI de Contoso Electronics usa Restricted SharePoint Search para limitar qué sitios se pueden buscar a través de la lista permitida. Comprueban los informes de DAG de SPAC y SPAC y deciden excluir este sitio de presupuestación de la lista permitida. Después de activar RSS, Alex todavía puede acceder a las cosas que posee o ha visitado recientemente, o que se comparten directamente con él, pero no puede acceder a ningún otro sitio, a menos que el sitio esté en la lista de permitidos y tenga permiso para ello. Cuando Alex le pregunta a Copilot la misma pregunta sobre el presupuesto ahora, Copilot no les mostrará ninguna información de ese sitio.

Nota:

Este control no afecta a las búsquedas con ámbito de sitio. Este control afecta a las experiencias modernas de búsqueda y copiloto.

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar RSS para crear una "lista de denegación" en su lugar?

No, esta funcionalidad no forma parte de la búsqueda restringida de SharePoint. Sin embargo, administración avanzada de SharePoint ofrece una característica similar denominada Access Control restringida para sitios de SharePoint. Si el cliente no está listo para usar administración avanzada de SharePoint, puede evaluar de forma alternativa para deshabilitar la siguiente configuración en SharePoint. Para obtener más información, consulte Permitir que este sitio aparezca en Resultados de búsqueda.

Nota:

Al desactivar "Permitir que este sitio aparezca en resultados de búsqueda", impide que el contenido del sitio se muestre tanto en la búsqueda de toda la organización como en la búsqueda específica del sitio.

¿La búsqueda restringida de SharePoint afecta a otros servicios que no dependen de SharePoint? Por ejemplo, Exchange, Tareas pendientes, Planner, Loop, etc.?

Sí, cualquier producto en el que la Búsqueda empresarial esté habilitada y pueda tener contenido de SharePoint o archivos como resultados de la búsqueda se verá afectado.

¿La búsqueda restringida de SharePoint afecta a otras características basadas en el índice de Microsoft? Por ejemplo, ¿las características de Purview o Administración avanzada de SharePoint?

No, la búsqueda restringida de SharePoint no afectará a ninguna otra característica basada en Microsoft Index.

Después de habilitar RSS, ¿cuánto tiempo se tarda en tener lugar?

RSS entrará en vigor dentro de una hora después de que esté habilitado.

Si le doy la dirección URL de un sitio central, ¿también incluirá todos los sitios secundarios o sitios de concentrador asociados con él? ¿Cuentan estos otros sitios para los 100 sitios de las listas permitidas?

Solo el sitio central (la dirección URL de la lista Permitido) se incluye en el 100. Los subsitios del sitio central no se cuentan con el límite de 100, pero RSS es efectivo en los subsitios.

¿Qué hacer a continuación?

Después de configurar Restricted SharePoint Search y habilitar Microsoft 365 Copilot para su organización, debe evaluar las actividades y el uso de sitios de SharePoint para ajustar la lista permitida. Puede usar el Centro de Administración de Microsoft SharePoint y Microsoft Purview para aumentar gradualmente el ámbito de la búsqueda y la experiencia de Copilot para su organización. Restricted SharePoint Search respeta los permisos de sitio existentes, por lo que puede trabajar con propietarios y administradores del sitio para agregar directivas de acceso avanzadas y administración avanzada del ciclo de vida de contenido del sitio para usuarios y grupos específicos a través de Administración avanzada de Microsoft SharePoint. Además, Microsoft Purview mejora la seguridad y el cumplimiento de los datos de su organización para Copilot.