Planear Microsoft Viva Connections para su organización

Nota:

• Debe tener un tipo de licencia Enterprise (E) o Frontline (F) para crear una experiencia de Viva Connections. Los usuarios con una suscripción básica de Microsoft 365 (licencia E) se limitan a crear una experiencia. Los usuarios deben tener una licencia Microsoft Viva suite o Viva Comunicaciones y Comunidades para crear dos o más experiencias (hasta 50). Consulte Microsoft Viva planes y precios para obtener más información.
• Viva Connections no tiene ningún requisito para empezar.
• Debe tener permisos de administrador de Administración global o SharePoint para acceder a la Centro de administración de Microsoft 365. Viva Connections está disponible en dispositivos móviles y tabletas en entornos GCC, GCC High y DoD con características limitadas. Consulte la lista de disponibilidad del servicio para obtener más información.

En esta fase, cree un equipo de partes interesadas para alinearse con los objetivos y los casos de uso principales de la estrategia de experiencia de los empleados de su organización. Empiece por cumplir los requisitos y, a continuación, planifique cada componente de la experiencia. En la fase de planeamiento, considere las métricas de éxito y las tácticas de adopción para garantizar que Viva Connections satisfaga las necesidades de su organización y de los usuarios.

Las tareas siguientes marcadas con un asterisco (*) son opcionales o solo se pueden aplicar a los clientes que usarán sitios principales de SharePoint para complementar la experiencia de Viva Connections.

Paso 1: Planear Viva Connections

Viva Connections está diseñado para ayudar a los usuarios a completar tareas de alta prioridad y acceder a información importante. Esta experiencia se puede construir a lo largo del tiempo a medida que la organización se adapta y escala. Las organizaciones pueden usar su sitio principal de intranet de SharePoint existente si lo tienen o crear una experiencia independiente accesible en Microsoft Teams.

Viva Connections consta de tres partes principales: el panel, la fuente y los recursos. Estas partes se mostrarán de forma diferente en dispositivos móviles y de escritorio. Obtenga más información sobre las diferencias entre la experiencia de escritorio y móvil.

• Tablero: El panel es el conjunto de herramientas digitales de su empleado. Reúne las herramientas que necesitan sus empleados, lo que permite un acceso rápido y fácil tanto si están en la oficina como en el campo.
• Alimentar: La fuente ofrece actualizaciones a las personas adecuadas en el momento adecuado y está estrechamente integrada con Viva Engage, noticias de SharePoint y Stream para mostrar una fuente personalizada, en función de la segmentación posterior a los grupos a los que pertenecen los empleados.
• Recursos: La experiencia recursos permite la búsqueda entre plataformas. Usa elementos de navegación de la barra de aplicaciones de SharePoint, que puede dirigirse a un público específico.

Escritorio	Móvil
- La instancia de Viva Connections de su organización aparecerá como un icono en la barra de aplicaciones de Teams. - Cuando se selecciona el icono, los usuarios verán la experiencia de aterrizaje predeterminada. - Cuando se selecciona el ícono dos veces, se mostrará el panel de navegación global. - Agregue el elemento web Fuente para resaltar noticias personalizadas. - Agregue el elemento web Panel para facilitar la realización de tareas	- La instancia de Viva Connections de su organización aparecerá como un icono en la barra de aplicaciones móviles de Teams. - Una vez seleccionado, los usuarios pueden pivotar desde el panel a la fuente a los recursos.

Paso 2: Considere la posibilidad de usar un sitio principal de SharePoint para complementar la experiencia* (opcional)

Una experiencia de Viva Connections no requiere que se cree un sitio principal de SharePoint (un sitio de comunicación que tenga capacidades especiales), pero proporcionar uno puede complementar la experiencia del empleado. Un sitio principal de SharePoint actúa como puerta de entrada a la intranet de su organización y una puerta de enlace a otros portales populares que son relevantes para toda la organización. Algunas organizaciones usarán un sitio principal de SharePoint para complementar la experiencia de Viva Connections y ampliar la experiencia a la web. Siga los pasos siguientes si su organización quiere usar un sitio principal de SharePoint además de Viva Connections. Un sitio principal de SharePoint se puede agregar en cualquier momento.

Requisito	Descripción
Creación de un sitio principal de SharePoint* (opcional)	Un sitio principal de SharePoint es un sitio de comunicación de SharePoint que actúa como puerta principal de la intranet de su organización. Tienen funcionalidades adicionales, como la capacidad de priorizar las noticias publicadas desde el sitio principal de SharePoint en el resto de la intranet. Una vez establecido un sitio principal de SharePoint, las noticias publicadas desde ese sitio se priorizarán en la intranet. Los sitios principales de SharePoint se establecen en el Centro de Administración de Microsoft al crear una nueva experiencia de Viva Connections. Para agregar un sitio principal de SharePoint, elija la opción para compilar un portal de intranet existente. Obtenga más información sobre cómo pensar en planear la navegación en el sitio principal de SharePoint en combinación con el centro de conectividad y la navegación global. A continuación, empiece a crear un sitio principal de SharePoint.
Configuración de la navegación global* (solo usuarios del sitio principal de SharePoint)	Una vez configurado el sitio principal de SharePoint, puede habilitar y personalizar la navegación global en la barra de aplicaciones de SharePoint. En la aplicación de escritorio Viva Connections, los recursos del panel de navegación global se mostrarán cuando se seleccione el icono de Viva Connections en Teams y en la sección de recursos. En la Viva Connections aplicación móvil, los recursos de la navegación global se mostrarán en la pestaña "Recursos". Obtenga más información sobre cómo habilitar y personalizar la navegación global.
Auditar, priorizar y modernizar sitios* (opcional)	Después de identificar los escenarios clave para Viva Connections, deberá identificar el contenido o los sitios que se deben modernizar si sigue usando sitios y páginas clásicos. No todo el contenido o los sitios clásicos de SharePoint deben modernizarse para aprovechar las ventajas de Viva Connections. Céntrese en los casos de uso prioritarios que tendrán que incluirse en la instancia de Viva Connections de su organización. Obtenga más información sobre cómo modernizar el contenido y la guía de portales saludable para sitios de alto tráfico

Creación de un sitio principal de SharePoint para su organización* (opcional)

Un sitio principal de SharePoint es la puerta principal de la intranet de su organización y una puerta de enlace a otros portales populares que son relevantes para toda la organización. El sitio principal de SharePoint también será la experiencia de aterrizaje para Viva Connections en la aplicación de escritorio de Microsoft Teams.

Empiece de forma pequeña mediante la identificación de algunos recursos y funciones a los que puede servir el sitio principal de SharePoint. Considere la posibilidad de usar una plantilla de sitio personalizable del libro de apariencias de SharePoint denominado El aterrizaje para poner en funcionamiento rápidamente el sitio principal de SharePoint. Opcionalmente, convierta el sitio principal de SharePoint en un sitio central de SharePoint para agregar una capa adicional de navegación y aumentar el ámbito de búsqueda.

Obtenga más información sobre cómo planear el sitio principal de SharePoint y cómo iniciar sitios de SharePoint correctos.

Configurar la navegación global en la barra de aplicaciones de SharePoint* (opcional)

A continuación, en el icono Configuración del sitio principal de SharePoint, seleccione Configurar navegación global para aprovechar las ventajas de la funcionalidad de Viva Connections completa. Diseñe la navegación global de forma que complemente y expanda los recursos en el sitio principal de SharePoint. Obtenga más información sobre la navegación y la arquitectura de la información en SharePoint.

Los vínculos de navegación que aparecen en el panel de navegación global de la barra de aplicaciones de SharePoint también se mostrarán en la aplicación Viva Connections de Microsoft Teams para aplicaciones móviles y de escritorio.

Auditar, priorizar y modernizar el contenido para alinearse con escenarios y tareas clave* (opcional)

Después de definir los escenarios clave y las tareas en la fase de planeación, prepárese para Viva Connections asegurándose de que el contenido prioritario se encuentra en sitios de comunicación de SharePoint modernos y sitios de equipo. Se pueden usar sitios modernos y clásicos, pero solo aparecerán sitios modernos en la aplicación Microsoft Teams. Los sitios clásicos se abrirán en una ventana del explorador independiente.

Si tiene muchos sitios de SharePoint clásicos, asegúrese de centrarse en sitios, páginas y contenido que sean relevantes para la experiencia de Viva Connections. Los sitios y el contenido que no están relacionados con tareas y escenarios clave se pueden modernizar más adelante.

Sitios que se deben auditar y priorizar:

• Sitios que se conectan a tarjetas en el panel de Viva Connections
• Sitios que se muestran en la navegación global
• Sitios que publican con frecuencia noticias de la organización
• Sitios que ayudan a los empleados a completar las tareas diarias más importantes o acceder a información importante

Herramientas que le ayudarán a modernizar:

• Use el Escáner de modernización de SharePoint para crear un panel que le ayude a determinar la preparación para la modernización.
• Obtenga más información sobre cómo transformar sitios clásicos en sitios modernos o considere crear nuevos sitios modernos con plantillas de sitio de SharePoint.
• Para sitios populares que se espera que obtengan una gran cantidad de tráfico (1000 vistas al día o más) obtenga más información sobre los procedimientos recomendados para sitios y portales de alto rendimiento.

Paso 3: Planear el panel

Empiece por identificar los escenarios clave que Viva Connections necesita para admitir e identificar a los propietarios de esas experiencias de empleado. Las tareas y escenarios serán compatibles principalmente con las tarjetas del panel de Viva Connections que se pueden dirigir a audiencias específicas mediante grupos de Microsoft 365. Considere qué grupos de empleados necesitarán acceso a recursos específicos.

Panel en el móvil	Descripción
	En este ejemplo, una tarjeta del panel está vinculada a una página de SharePoint donde los usuarios pueden realizar una comprobación de estado diaria fácilmente desde un dispositivo móvil.

Entre los escenarios comunes se incluye ver los salarios y las horas de vacaciones, enviar vales de ayuda, ponerse al día con las noticias, consultar menús de almuerzos diarios, buscar personas en un directorio y la administración turnos. Colabore y alinee con grupos empresariales que administran estas experiencias para determinar el mejor diseño. Revise los procedimientos recomendados del Centro de adopción de los clientes de Viva Connections con éxito para obtener más información sobre escenarios comunes y cómo identificar las experiencias de los empleados que dan lugar a una adopción duradera.

General	Para trabajadores de la información	Para trabajadores de primera línea
- Ver el pago y las ventajas - Enviar un vale al servicio de asistencia - Acceder a las opciones de almuerzo y café - Ponerse al día con noticias y anuncios	- Buscar información de personas y equipos - Completar el entrenamiento necesario - Ver días festivos de la empresa	- Ver y administrar turnos - Acceder a hojas de horas y formularios populares - Ver directivas y recursos del área de trabajo

Tipos de tarjetas de panel

A medida que planee, tenga en cuenta los diferentes tipos de tarjetas disponibles. Hay tres tipos diferentes de tarjetas que se pueden usar en el panel de Viva Connections. Algunas tarjetas pueden tardar más tiempo que otras en implementarse o pueden requerir trabajo en el backend para configurarse.

• Tarjetas listas para usar: Estas tarjetas requieren poca configuración e incluyen las tarjetas de Vínculo, Turnos, Teams y Tareas asignadas.
• Tarjetas de extensión adaptables: También conocidas como ACE, son tarjetas que se pueden extender y personalizar mediante el SharePoint Framework (SPFx).
• Tarjetas de terceros: Estas tarjetas provienen deterceros como Qualtrics, ServiceNow y Workday.

Proceso de planeación

A medida que trabaje con propietarios de negocios y partes interesadas clave para alinear su estrategia de diseño de Viva Connections, responda a lo siguiente para cada tarea:

• ¿Quién es el público?
• ¿Qué necesitan los usuarios para lograr o aprender?
• ¿Qué herramientas o tecnología usan en la actualidad?
• ¿Qué herramientas o tecnología desea que los visitantes usen para realizar sus tareas clave?
• ¿Qué información se debe promocionar?

Empiece con los flujos de trabajo más importantes

No todas las tareas deben convertirse en una tarjeta en el Panel. Concéntrese en las tareas más impactantes que se pueden ejecutar en un breve período de tiempo. Busque oportunidades que se alineen con los campos "Ganancias rápidas" y "Primeros éxitos" en la matriz de decisión siguiente para comenzar.

Configúrelo teniendo al público en mente

Como procedimiento recomendado, es importante tomar decisiones basadas en tareas específicas para determinadas audiencias:

• Considere usar un marco común para la planeación de escenarios que comience seleccionando un rol o público determinado"Como un...".
• A continuación, reduzca el objetivo en "Necesito...".
• A continuación, considere la herramienta o el proceso ideal para cumplir el objetivo en "Para que...".
• Por último, cree un script del aspecto que tendrá el éxito en "Sé que esto se realiza correctamente cuando...".

Por ejemplo, cree una tabla como la siguiente para enumerar los escenarios empresariales que desea abordar con tarjetas en el panel:

En mi rol como...	Necesito...	Para que...	Sé que esto se realiza correctamente cuando...
Empleado a tiempo completo	Fácil acceso a la información de beneficios y nóminas	Puedo comprobar rápidamente información importante sin necesidad de ayuda de RR. HH.	Se reducen las solicitudes de ayuda con beneficios y nóminas al equipo de RR. HH.
Trabajador de primera línea	Entrada y salida de un dispositivo móvil	Puedo crear eficiencias en mi flujo de trabajo	Las programaciones y los descansos se administran desde Viva Connections
Administrador de personas	Bienvenida e incorporación de nuevos miembros del equipo	Puedo crecer y desarrollar talento	Paso menos tiempo administrando funciones de incorporación estándar
Representante de ventas	Accedo a materiales de entrenamiento de productos específicos mientras se encuentra en un dispositivo móvil	Puedo resolver rápidamente problemas de los clientes	La mayoría de los problemas de los clientes se resuelven en tiempo real
Especialista en RR. HH.	Promuevo el uso de las ventajas de autoservicio	Puedo dedicar más tiempo a trabajar con los empleados en escenarios y preguntas de beneficios únicos	Todas las interacciones de mis empleados tienen que ver con escenarios críticos individuales

Ejemplos de diferentes diseños de panel

El panel debe centrarse en las tareas más importantes. Las tareas específicas de públicos determinados deben estar dirigidas para asegurarse de que los usuarios solo vean tarjetas que sean relevantes para sus trabajos diarios.

Trabajadores de la información	Trabajadores de primera línea

Contenido para planear paneles

• Creación y personalización de un panel
• Más información sobre tarjetas adaptablesy tarjetas de terceros
• Use grupos de Microsoft 365 existentes o cree grupos de noticias si es necesario para poder crear tarjetas rápidamente y dirigirlas a un público específico

Paso 4: Prepararse para la fuente

La fuente lleva las comunicaciones de toda la organización a un lugar donde se puede ver fácilmente. Esta fuente ayuda a mantener a los trabajadores de primera línea, los trabajadores de la información y los trabajadores híbridos comprometidos e informados sobre noticias y anuncios importantes. Esta solución también proporciona a los editores de contenido un método confiable para distribuir noticias e información importantes.

Técnicamente, no es necesario hacer nada para configurar la fuente porque el contenido se sincronizará automáticamente. Sin embargo, puede influir en la jerarquía de contenido.

Sugerencias sobre cómo influir en la jerarquía de contenido en la fuente

La fuente está diseñada para ser dinámica, personalizada y un lugar donde se pueden consumir las noticias y anuncios más relevantes. La fuente se basa en un flujo constante de contenido nuevo y la mejor experiencia contiene un equilibrio entre las noticias de la organización, el contenido orgánico y el contenido seleccionado.

• Publicación de noticias de SharePoint desde orígenes de noticias oficiales de la organización, como el sitio principal de SharePoint
• Use el aumento de noticias para elevar las publicaciones de noticias más importantes en los sitios de noticias de la organización para exponer las publicaciones de noticias en la parte superior de la fuente.
• Publique noticias como vínculos de noticias en vídeo hospedados por Stream para compartir actualizaciones, retransmitir una reunión de personal o proporcionar materiales de entrenamiento reutilizables
• Resalte las discusiones de la comunidad mediante la presentación de publicaciones en Viva Engage que le gustaría ver en toda la organización.
• Anime a su organización a participar y participar en discusiones en Viva Engage, especialmente los líderes y los campeones del área de trabajo.
• Use la segmentación de públicos para asegurarse de que públicos diferentes ven contenido específico mediante grupos de Microsoft 365

Contenido para planear fuentes

• Revise las preguntas más frecuentes sobre la fuente para Viva Connections
• Considere usar el elemento web Fuente en páginas populares de SharePoint para la presentación de noticias y anuncios
• Más información sobre los procedimientos recomendados para una mayor interacción de fuentes

Paso 5: Planear los recursos

Los recursos son los vínculos de navegación a los portales y a otros destinos populares. Los recursos deben ser los portales más importantes y populares para el público objetivo y pueden dirigirse a audiencias específicas. Al preparar la Viva Connections, sepa que estos recursos se mostrarán en la barra de aplicaciones de SharePoint (si su organización tiene un sitio principal de SharePoint) y en la barra de aplicaciones de Teams cuando se configure Viva Connections.

Escritorio	Móvil

En el caso de las organizaciones con sitios de inicio de SharePoint, considere cómo los vínculos de la navegación global complementarán los recursos resaltados en el sitio principal de SharePoint. Dependiendo del contenido que quiera que esté disponible en la navegación global, puede diseñar la navegación del sitio principal de SharePoint y la navegación global de tres maneras diferentes.

Contenido para planear recursos

• Configure por primera vez o personalice los vínculos de navegación en la navegación global desde el sitio principal de SharePoint.
• Obtenga más instrucciones sobre cómo configurar la navegación en SharePoint

Paso 6: Crear un plan de adopción

Prepararse para el cambio y ayudar a los usuarios a adoptar nuevos recursos será diferente para cada organización. Use las consideraciones y procedimientos recomendados aquí como punto de partida para crear un plan de adopción que se adapte a las necesidades de la organización. Incluya consideraciones sobre la administración de cambios y los materiales de entrenamiento para los usuarios finales en su plan.

Consideraciones de adopción

• solo se puede acceder a Viva Connections en Microsoft Teams. Si su organización aún no usa Microsoft Teams, deberá planear la adopción de Microsoft Teams junto con Viva Connections.
• Para facilitar la adopción de los usuarios finales, anclar previamente la aplicación en Teams mientras elige la configuración. Esto solo debe realizarse una vez (Viva Connections está habilitado automáticamente de forma predeterminada en Teams).
• Encuentre a los primeros usuarios y campeones y cree formas de extender su entusiasmo al resto de la organización.
• Planee interactuar con los usuarios donde normalmente se reúnen y comparten información (por ejemplo, si la organización ya se reúne en Teams, planee publicar en canales).
• Determine a quién y dónde deben dirigirse las preguntas sobre Viva Connections. Considere la posibilidad de usar Viva Engage, un sitio de SharePoint o un canal de Teams para que los usuarios puedan formular preguntas o ver las preguntas más frecuentes.

Consideraciones sobre la administración de cambios:

• Comience creando conciencia e interés en varios canales para atraer a públicos diferentes. Considere espacios comunes para los usuarios en el sitio, como la sala de descanso o las salas de conferencias. Para los trabajadores remotos y el resto de la organización, planee publicar anuncios en Teams, Viva Engage y SharePoint.
• Asegúrese de que públicos diferentes de usuarios finales puedan comprender fácilmente cómo esta nueva herramienta ayudará a mejorar su trabajo diario.
• Cree oportunidades para que los usuarios hagan preguntas, obtengan ayuda y vean demostraciones en directo. Considere organizar sesiones de entrenamiento semanales u horas de oficina durante el primer mes de adopción. Use campeones cuando sea posible.
• Refuerce el cambio mediante la creación de incentivos para el uso de las nuevas herramientas.
• Explicar claramente cómo usar Viva Connections en aplicaciones móviles y de escritorio, cómo interactuar con el panel, la fuente y los recursos, y dónde ver las últimas noticias y anuncios.
• Cree instrucciones especializadas para diferentes audiencias, como trabajadores de primera línea o trabajadores híbridos.

Consideraciones de entrenamiento

• Use el entrenamiento para ayudar a crear conciencia sobre dónde se puede acceder a los recursos en Teams en dispositivos móviles o de escritorio.
• Muestre diferentes formas de conectarse e interactuar con tarjetas en el panel y el contenido de la fuente. Considere proporcionar diferentes instrucciones de entrenamiento para públicos diferentes.
• Resalte los portales populares de SharePoint que se pueden encontrar en la pestaña Recursos cuando se encuentra en un dispositivo móvil.

Recursos de adopción

Obtenga más información sobre la adopción, los procedimientos recomendados y las plantillas de comunicación en el centro de adopción de Viva.

Paso 7: Considerar las métricas de éxito

Parte del proceso de planeamiento incluye determinar qué métricas se usarán para medir la eficacia de Viva Connections para reunir a su organización y mantener informados a audiencias específicas. Empiece teniendo en cuenta las tareas y herramientas que ofrecerá el panel. Por ejemplo, si crea una tarjeta que se vincula al sitio de recursos humanos de SharePoint o una página específica, debe esperar ver más tráfico e interacción para ese sitio en los informes de uso.

Nota:

La característica de análisis no está disponible en entornos GCC, GCC High y DoD. Consulte la lista de disponibilidad del servicio para obtener más información.

• análisis de Viva Connections: comprenda cómo y cuándo los usuarios interactúan con los componentes de la experiencia de Viva Connections mediante el análisis de Viva Connections. Revise el número de personas que han visto experiencias Viva Connections, los tipos de contenido con los que se involucran los usuarios y las plataformas que se usan para acceder a Viva Connections.
• Vista de alto nivel del uso en aplicaciones de M365: Use elel análisis de uso de Microsoft 365 para acceder a un panel predefinido que contiene varios informes predefinidos que se centran en la adopción de aplicaciones de M365, el uso, la comunicación y la colaboración.
• Datos de nivel de página o sitio: Obtenga informes de uso de nivel de sitio y de página en SharePoint para medir la interacción y obtener más información sobre cuándo los usuarios tienen acceso al contenido y qué dispositivos usan.
• Obtenga comentarios directos de los usuarios: Dejando el análisis de uso de lado, puede preguntarles directamente a los usuarios sobre su satisfacción general. Considere crear una tarjeta en el Panel que se vincule a un formulario de Microsoft donde puede pedirle a los usuarios que califiquen la satisfacción y proporcionen comentarios.

Paso 8: Planificar el mantenimiento a lo largo del tiempo

Por lo general, Viva Connections necesita un mantenimiento continuo mínimo una vez configurado. A medida que su negocio crece y evoluciona, es probable que identifique nuevos escenarios que puedan ser compatibles con Viva Connections. Con el tiempo, puede decidir retirar tarjetas en el panel o reorganizar la navegación global en los recursos. Además, los usuarios compartirán comentarios que se pueden usar para mejorar la experiencia. Cada uno de estos escenarios requerirá tiempo para implementarse y comunicarse según sea necesario. Planee tener una persona asignada o un equipo de personas que puedan administrar estas tareas a lo largo del tiempo.

• Tablero: Una vez diseñado y probado, el panel solo tendrá que actualizarse para admitir nuevos escenarios o retirar escenarios antiguos.
• Alimentar: El contenido se muestra y agrega dinámicamente desde publicaciones de noticias de SharePoint y Viva Engage.
• Recursos: Al igual que el panel, una vez establecidos los vínculos a los portales, los recursos solo necesitarán actualizaciones según sea necesario.

A continuación, compile y personalice Viva Connections para su organización.

Después de cumplir los requisitos (para los clientes que desean un sitio principal de SharePoint), tener un plan para el panel y estar preparado para ayudar a los usuarios a adoptar Viva Connections, es el momento de pasar a la fase de compilación.