Duplikaatkirjete tuvastamine ja liitmine

Kui andmeid käsitsi sisestada või neid hulgi importida, võivad andmete sekka sattuda topeltkirjed. Microsoft Dataverse aitab võimalike topeltkirjetega tegeleda, tuvastades kontodele, kontaktide ja müügivihjete puhul topeltkirjeid.

Pärast topeltkirjete tuvastamist saate duplikaadid ühendada ja säilitada soovitud kirje. Kirje ühendamisel ühendatakse ka kõik seotud või alluvad kirjed. Süsteemiadministraator võib seadistada ka duplikaadituvastuse reegleid, et duplikaadid avastataks kirjete sisestamise või värskendamise või kirjete importimise ajal.

Märkus.

Duplikaatide tuvastamise ja nende ühendamise uut kogemust toetatakse duplikaatide tuvastamisel andmete käsitsi sisestamise, mitte importimise ajal. Duplikaadide tuvastus ei tööta Interneti-ühenduseta või vastavas režiimis.

Duplikaatide lahendamine kirjete loomisel või värskendamisel

Kui kirjete loomise või värskendamise ajal leitakse duplikaate, saate kas ignoreerida duplikaadituvastuse dialoogiboksi ja salvestada kirje või ühendada duplikaadid, et andmed oleksid puhtad.

Märkus.

Ühendamise suvand on saadaval ainult konto, müügivihje ja kontakti olemite jaoks. Ühendamisvalik on lubatud ainult siis, kui on valitud sama tabeli duplikaatkirje. Erinevate tabelite duplikaatkirjete liitmine pole toetatud.

Uue kirje või värskendatud kirjete salvestamisel kuvatakse duplikaatide leidmisel dialoogiboks Duplikaadkirjed leitud (organisatsiooni jaoks seadistatud duplikaadituvastuse reeglite põhjal). Lisateave: Duplikaadituvastuse seadistamine andmete puhtana hoidmiseks.

Dialoogiboks kuvab järgmine teave.

• Dialoogiboksi jaotis Praegune kirje kuvab loodava või värskendatud kirje.

• Jaotises Leitud duplikaadid kuvatakse koos kirje tüübiga leitud duplikaatide arv.

• Jaotises Leitud kirjed kuvatakse võimalikud topeltkirjed.

Ruudustiku veerud kuvatakse dünaamiliselt vastavalt duplikaadituvastuse reeglile, nii et näete asjakohast teavet tuvastamaks, miks kirjet loetakse duplikaadiks. Kui näiteks reegli põhjal leitakse, et kaks kontot on duplikaadid sama konto nime ja meiliaadressi tõttu kuvatakse ruudustikus Konto nimi ja E-posti veerud.

Märkus.

Kui duplikaadituvastuse reegel pole seatud passiivsete kirjete välistamiseks, loetakse duplikaatide tuvastamisel nii aktiivsed kui ka passiivsed kirjed. Lisateave: Duplikaadituvastuse seadistamine andmete puhtana hoidmiseks.

Teil on võimalik duplikaate ignoreerida ja salvestada uus või värskendatud kirje või ühendada duplikaadid.

• Duplikaadi salvestamiseks valige Ignoreeri ja Salvesta.

  - VÕI -

• Topeltkirjete ühendamiseks valige jaotises Leitud kirjed see kirje, mida soovite ühendada, ja seejärel valige Ühenda.

  Kuvatakse dialoogiboks Ühenda (kirje tüüp).

  

1. Valige dialoogiboksis esmakirje.

   Märkus.

   Esmakirje valimise suvand on saadaval juhul, kui mõlemad kirjed on süsteemis olemas. Kui uue kirje salvestamisel tuvastatakse duplikaat, käsitletakse uut kirjet alati teisese kirjena.

   Esmakirje säilitatakse ja teine kirje desaktiveeritakse. Põhikirjele kopeeritakse teise kirje andmed. Esmakirje valimisel valitakse vaikimisi kõik esmakirje väljad. See tähendab, et nende valitud väljade andmed jäävad alles. Teil on võimalik valida ka teisest kirjest välju. Sel juhul kopeeritakse teise kirje valitud väljadest pärinevad andmed esmakirjele ja säilitatakse seal. Kõik teise kirjega seotud märkmed, tegevused ja üksikasjad on lingitud esmakirjega.

2. Kasutage järgmisi suvandeid, et valida väljad, mille jaoks andmed tuleb säilitada, ja valige OK.

   • Kirjete ühendamine andmetega väljade valimise teel: Selle valimisel valitakse kõik andmeid sisaldavad väljad olenemata sellest, kas andmed asuvad esmases või teiseses kirjes. Kui nii esma- kui ka teises kirjes on samadel väljadel andmeid, valitakse esmase kirje väljad.

   • Kuva vastuoluliste andmetega väljad: Selle valimisel kuvatakse ainult vastuoluliste andmetega väljad, et saaksite kiiresti valida väljad, mille andmeid soovite säilitada. See on eriti kasulik juhul, kui andmetel on mitu välja ja soovite vaadata ainult neid andmeid, mis on kahes kirjes erinevad. See suvand on vaikimisi valitud.

   • Vali kõik selle jaotise väljad: Selle valimisel valitakse kõik kirje selles jaotises saadaolevad väljad, nii et te ei pea selle jaotise välju käsitsi valima. See toimib jaotise väljade 'Vali kõik' suvandina.

     

   Märkus.

   Andmeid ei saa passiivsesse kirjesse ühendada.

Kirjete ühendamine ruudustikust

Ühendada saate kaks müügivihje-, ettevõtte- või kontaktikirjet.

Kahe kirje ühendamiseks

Valige kontode, kontaktide või müügivihjete loendis kaks sama kirje tüübiga kirjet ja klõpsake menüüribal käsku Ühenda.

Selle teema kirjete jaotise loomisel või värskendamisel järgige duplikaatide lahendamise juhiseid.

Vt ka

Tuvastage duplikaatandmeid, et saaksite need parandada või eemaldada
Andmete importimine (kõik kirjetüübid)
Kontrolli duplikaate
Duplikaatide tuvastamise reeglite seadistamine
Käivita duplikaatide tuvastamiseks süsteemitöid
Hulgikirjete kustutamine