Jaa

Sähköisten asiakirjojen yhdistäminen ostotilausriveille Copilotin avulla (esiversio)

  • Artikkeli

Hankintaprosessien digitalisoituessa Business Centralin sähköisten asiakirjojen ominaisuudella on merkittävä tehtävä toimittajan laskujen vastaanoton ja käsittelyn automatisoinnissa. Copilot voi auttaa tässä prosessissa parantamalla toimittajan laskujen yhdistämistä ja kohdistamista ostotilauksiin. Tämä avustus vähentää aikaa vieviä tehtäviä, jotka muuten sisältäisivät runsaasti hakuja, valintoja ja tieto syöttämistä. Toinen etu on se, että toimittajan laskut eivät liity ostotilauksiin täysin. Tällöin Copilotilla on hyvät positiot vastaavien ostotilausten yksilöimiseksi. Etenkin parannetuista kohdistusominaisuuksista on hyötyä pienille ja keskisuurille organisaatioille, jotka tarvitsevat tehokkaan asiakirjaseurannan ostotilausrivien osalta. Copilot on tekoälypohjainen avustaja, jonka käyttö edistää Business Central -käyttäjien luovuutta ja parantaa tuottavuutta.

Tärkeää

  • Tämä on tuotantovalmis esiversio tuotanto- ja eristysympäristöihin maakohtaisissa lokalisoinneissa.
  • Tuotantovalmista esiversiota koskevat ominaisuuksien lisäkäyttöehdot. Lisätietoja: Dynamics 365:n esiversion lisäkäyttöehdot
  • Tekoälyn luoma sisältö voi olla virheellistä.

Sähköisten asiakirjojen sovelluksen ensimmäisessä julkaisussa otettiin käyttöön koko myyntiprosessin sähköisiä asiakirjoja koskevia perusskenaarioita. Vastaanotettujen asiakirjojen käsittelyssä tarvitaan kuitenkin parannuksia ja automatisointia erityisesti ostoprosessien yhteydessä. Copilot tarkentaa sähköisten asiakirjojen hallintaa ostoprosessissa etenkin ostotilausten osalta. Sähköinen asiakirjakehys mahdollistaa kullekin toimittajalle luotavan ostoasiakirjan tyypin määrittämisen, kun toimittajilta vastaanotetaan sähköisiä laskuja. Aiemmin ainoa vaihtoehto oli luoda ostolasku joko asiakirjana tai KP-päiväkirjana.

Business Centralissa aiemmin luotua ostotilausta voidaan nyt päivittää sähköisessä laskussa saaduilla tiedoilla.

Tuetut kielet

Tämä Copilot-ominaisuus on vahvistettu, ja sillä on englannin kielen tuki. Vaikka sitä voi käyttää muilla kielillä, se ei välttämättä toimi tarkoitetulla tavalla. Kielen laatu voi vaihdella käyttäjän vuorovaikutus- tai järjestelmäasetusten mukaan, mikä voi vaikuttaa tarkkuuteen ja käyttökokemukseen. Lisätietoja maantieteellisestä saatavuudesta ja kielen saatavuudesta on kohdassa Copilotin kansainvälinen saatavuus.

Copilotin aktivoiminen

Jos et aktivoinut Sähköisen asiakirjan kohdistusavustaja -Copilotia, se on tehtävä manuaalisesti. Ota Sähköisen asiakirjan kohdistusavustaja käyttöön noudattamalla näitä seuraavia vaiheita:

  1. Valitse kuvake Lamppu, joka avaa Kerro-ominaisuuden., syötä Copilot ja tekoälyn ominaisuudet ja valitse liittyvä linkki.
  2. Valitse ominaisuuksien luettelossa Sähköisen asiakirjan kohdistusavustaja ja muuta tilaksi Aktiivinen.

Voit aloittaa Copilotin käytön heti, kun olet aktivoinut sen.

Ostotilausten tunnistaminen

Ensimmäiseksi tunnistetaan automaattisesti kohdistettavat ostotilaukset. Jos toimittaja on määrittänyt Vastaanota e-asiakirja kohteeseen -kentän käyttämään ostotilauksia, sähköisen asiakirjan luomisen jälkeen Business Centralissa (manuaalisesti tai ulkoisesta päätepisteestä) Business Central tekee seuraavat toiminnot:

  1. Jos kyseisen toimittajan ostotilaus on olemassa ja ostotilausnumero löytyy vastaanotetusta sähköisen asiakirjan tiedostosta, Business Central linkittää tämän sähköisen asiakirjan automaattisesti määritettyyn ostotilaukseen. Tämän sähköisen asiakirjan asiakirjan tila on käsittelyssä, ja Palvelun tila -alisivun sähköisen asiakirjan tila on Asiakirja linkitetty.
    Linkki näkyy kyseisen E-asiakirjan Asiakirja-kentässä. Jos sinun täytyy muuttaa linkitetty ostotilaus automaattisesti, voit tehdä sen käyttämällä Päivitä ostotilauslinkki -toimintoa ja valita manuaalisesti yhden toimittajan olemassa olevista ostotilauksista. Voit tehdä sen vain, ennen kuin vastaat E-asiakirjan ja ostotilauksen välisiä rivejä.
  2. Jos kyseisen toimittajan ostotilaus on olemassa, mutta ostotilausnumeroa ei ole vastaanotetussa sähköisen asiakirjan tiedostossa ja lataat tämän asiakirjan manuaalisesti, Business Central antaa mahdollisuuden valita yhdestä aiemmin luodusta ostotilauksesta. Näyttöön avautuu ostotilausluettelo, jonka ostotilaukset ovat toimittajilta sähköisen asiakirjan muodossa. Valitse haluamasi ostotilaus ja valitse OK. Jos et ole valinnut oikeaa ostotilausta tai sait E-asiakirjan automaattisesti ulkoisesta päätepisteestä työjonon avulla, uutta e-asiakirjaa ei linkitetä minkään ostoasiakirjan kanssa, ja asiakirjan tilaksi tulee Virhe ja Huollon tila -alasivun sähköisen asiakirjan tilaksi tuodun asiakirjan käsittelyvirhe. Kun haluat lopettaa linkittämisen ostotilaukseen, valitse Päivitä ostotilauslinkki -toiminto ja valitse yksi tämän toimittajan ostotilauksista.

Rivien yhdistäminen

Copilot auttaa kohdistamaan sähköisen laskun rivit ja ostotilauksen rivit automaattisesti, minkä lisäksi se mahdollistaa kohdistuksia parantavan älykkään lisäkohdistuksen.

Kun ne on kohdistettu ja yhdistetty, Business Central päivittää kohdistetun ostotilauksen soveltuvilla vastaanotetuilla tiedoilla. Tämä varmistaa, että tilausriveillä vastaanotetaan oikeat määrät.

Voit liittää vastaanotetut sähköiset asiakirjat ostotilausten riveihin kahdesta eri paikasta, sähköiset asiakirjat-sivulta tai Ostotilaus-sivulta. Helpoin tapa paikallistaa jo linkitetyt ostotilaukset on käyttää Linkitetyt ostotilaukset -ruutua osana E-asiakirjan toimenpiteitä. Kaikki ei-linkitetyt asiakirjat löytyvät odottavat ostojen e-laskut -ruudusta, jossa on luettelo tarkasteltavissa olevista E-asiakirjoista.

Muistio

Näitä kahta ruutua koskevat e-asiakirjatoiminnot ovat seuraavissa Roolikeskuksissa: Liiketoimintapäällikön arviointi, Liiketoimintapäällikkö, Kirjanpitäjä, Varastopäällikkö ja Toimitus ja vastaanotto.

Kun haluat suorittaa vastaavuuden ostotilauksesta, valitse Liitä sähköisen asiakirjan rivit -toiminto, joka on olemassa sekä ostotilaus- että ostotilausluettelon sivuilla. Mutta jos haluat suorittaa vastaavuuden sähköiset asiakirjat -sivulta, valitse Täsmäytä ostotilaus -toiminto tältä sivulta. Voit jatkaa täsmäyttämistä, seuraa alla olevia ohjeita:

  1. Valitse linkitetyille asiakirjoille Liitä e-asiakirjarivit- tai Täsmäytä ostotilaus -toiminto.

  2. Voit huomata, että Sähköisen asiakirjan täsmäytystilausrivit, joissa on Copilot toimivat ja taustalla on Ostotilauksen täsmäytys -sivu. Tämä tarkoittaa, että sama prosessi tapahtuu, mutta Copilotin automaattisella tuella, joka suorittaa täsmäytysprosessin sinun sijastasi.

  3. Muutaman sekunnin kuluttua E-asiakirjan vastaavuustilausrivit Copilotin kanssa ehdottaa rivejä, joiden vastaavuuksien lisätiedot ovat:

    1. Voit etsiä seuraavat tiedot kehotteen otsikosta:
    Kentän nimi Kuvaus
    Kohdistettu automaattisesti Määrittää automaattisesti ehdotettujen kohdistusten määrän. Tämä perustuu merkkijonovertailuun, ja jos kuvaus on vähintään 80 %:n päällekkäinen, järjestelmä vastaa näitä kuvauksia automaattisesti käyttämättä Copilot-ominaisuuksia.
    Copilotin kohdistamat Määrittää Copilotin ehdottamien osumien määrän käyttäen sekä merkkijonoa että semanttista vertailua.
    Sähköisen asiakirjan nro Määrittää linkitetyn sähköisen asiakirjan numeron.
    Laskun summa yhteensä ilman ALV:tä Määrittää laskun kokonaissumman ilman arvonlisäveroa.
    Kohdistettu summa yhteensä, myös ALV Määrittää kohdistetun summan ilman ALV:tä.
    1. Jos kaikki rivit täsmäävät, oikeassa yläkulmassa näkyy vihreä teksti: Kaikki rivit (100 %) vastaavat toisiaan. Tarkista vastaavuusehdotukset.
    2. Voit etsiä seuraavat tiedot Täsmäytetyt ehdotukset -riveiltä:
    Kentän nimi Kuvaus
    Sähköisen asiakirjan rivinro Määrittää E-asiakirjan rivinumeron (joka tulee alkuperäisestä e-asiakirjatiedostosta).
    Sähköisen asiakirjan rivin kuvaus Määrittää E-asiakirjan rivikuvauksen (joka tulee alkuperäisestä e-asiakirjatiedostosta).
    Kohdistettu määrä Määrittää määrän, joka kohdistetaan ostotilausriviin.
    Ehdotus Määrittää tekoälyn ehdottaman toimen, ja nämä ehdotetut toimenpiteet liittyvät ostotilausrivien vastaavuuksien täsmäytykseen.
    1. Kaikki täysin ehdotetut ja toisiaan vastaavat rivit on merkitty vihreällä värillä. Jos on olemassa ongelma, esimerkiksi eri hinta, mutta sallitun hintavälin sisällä, tämä rivi on merkitty keltaisella värillä. Jos kuvauskenttien välillä on samankaltaisuutta, mutta hintaero on suurempi kuin sallittu, rivi on merkitty punaisella värillä.
    2. Jos et ole tyytyväinen joihinkin ehdotuksiin, voit poistaa ne Poista rivi -toiminnolla.
    3. Jos haluat nähdä ehdotuksen täsmäytykset, voit avata E-asiakirjan vastaavuustiedot -sivun valitsemalla linkin Ehdotus-sarakkeesta.
    4. E-asiakirjan vastaavuuksien tiedot -sivulla voit vertailla E-asiakirjan ja ostotilauksen tietoja varmistaaksesi ehdotetun vastaavuuden ennen sen vahvistamista.
    5. Sulje sivu tarkistuksen jälkeen.

  4. Jos et ole tyytyväinen useimpiin ehdotuksiin tai et halua käyttää Täsmäytä e-asiakirjan tilausrivit Copilotin avulla -ominaisuutta, valitse Hylkää se, ja voit jatkaa manuaalista täsmäytystä edellä selitetyllä tavalla.

  5. Jos haluat säilyttää ehdotukset, valitse Säilytä se -painike, niin järjestelmä tallentaa kaikki Copilotin tekemät ehdotukset.

  6. Business Central sulkee Copilotin kehotteen ja Ostotilausten täsmäytys -sivun rivit merkitään vihreiksi, koska ne on jo täsmäytetty.

  7. Tästä lähtien voit jatkaa työskentelyä manuaalisen täsmäytyksen tekemisessä, mikä tarkoittaa, että voit poistaa osumat, manuaaliset täsmäytykset, nollata täsmäytyksen tai jos et halua tehdä muutoksia, valitse Käytä ostotilaukseen -toiminto ja jatka työskentelyä Ostotilauksen kanssa.

Muistio

Voit mysö valita Ostotilausten täsmäytys -sivun uudelleen Täsmäytä Copilotin avulla -toiminnon, ohjelma kysyy kuitenkin, haluatko korvata olemassa olevat vastaavuudet, koska kaikki rivit on jo täsmäytetty.

Muistio

Hinnan/kustannuksen analysointi, ja saatavilla oleva määrätarkistus on osa esikäsittelytoimintoa.

Katso myös

Sähköisten asiakirjojen yleiskuvaus
Sähköisten asiakirjojen käyttö myynnissä
Sähköisten asiakirjojen käyttö ostoissa
Copilot- ja tekoälyominaisuuksien vianmääritys
Vastuullisen tekoälyn usein kysyttyjä kysymyksiä pankkitäsmäytysavustajasta