Numerosarjojen luominen

Jokaiselle yritykselle on määritettävä yksilölliset tunnuskoodit esimerkiksi pääkirjanpidon tilejä, asiakas- ja toimittajatilejä, laskuja ja muita asiakirjoja varten. Numerointi ei ole tärkeää pelkästään tunnistamisen kannalta. Hyvin suunniteltu numerointijärjestelmä helpottaa myös yrityksen hallittavuutta ja analysointia, minkä lisäksi se voi vähentää tietojen syöttövirheitä.

Tärkeä

Numerosarjoissa ei oletusarvoisesti sallita aukkoja, koska lainsäädäntö edellyttää, että rahoitustapahtumien täsmällinen historia on oltava käytettävissä tilintarkastuksessa, minkä vuoksi järjestyksen on oltava katkeamaton ilman poistettuja numeroita.

Jos haluat sallia aukot tietyissä numerosarjoissa, varmista tilintarkistajalta tai talouspäälliköltä, että noudatat maan tai alueen lakisääteisiä vaatimuksia. Lisätietoja on kohdassa Numerosarjojen aukot.

Huomautus

On suositeltavaa käyttää niitä numerosarjan koodeja, jotka on mainittu CRONUS-esittely-yrityksen Numerosarjaluettelo-sivulla. Koodit, kuten O-LASKU+, eivät ehkä avaudu heti, mutta Business Centralissa on tiettyjä oletusasetuksia, jotka perustuvat näihin numerosarjan koodeihin.

Numerointijärjestelmä luodaan määrittämällä koodeja kullekin perustietotyypille tai asiakirjalle. Voit määrittää koodin esimerkiksi asiakkaiden, myyntilaskujen ja yleisten päiväkirjojen numerointia varten. Kun olet määrittänyt koodin, sinun on määritettävä vähintään yksi numerosarjarivi. Numerosarjarivit sisältävät erilaisia tietoja, kuten sarjan ensimmäisen ja viimeisen numeron sekä alkupäivämäärän. Voit määrittää yhtä numerosarjakoodia kohti useita numerosarjarivejä, joilla kullakin on eri alkupäivämäärä. Numerosarjoja käytetään peräkkäin kulloisestakin alkupäivämäärästä alkaen.

Huomautus

Numerosarjan luvun enimmäispituus on 20 merkkiä. Joissakin tilanteissa Business Central liittää lukuun järjestelmän muodostaman tunnuksen. Jos esimerkiksi asiakirjojen, kuten laskuja, käytetään tapahtumien, kuten maksujen, kohdistamiseen, Business Central luo tunnukset kohdistetuille tapahtumille. Tunnus koostuu numerosarjan luvusta ja kuusimerkkisestä järjestelmän määrittämästä tunnuksesta, kuten -12345. Jos käsiteltävissä olevissa pankki- tai pankkisiirtokirjauskansioissa tai kassapäiväkirjoissa odotetaan olevan yli 9 999 asiakirjaa, kyseisten asiakirjatyyppien numerosarjoihin on määritettävä alle 14 merkkiä.

Numerosarjat määritetään yleensä lisäämään seuraava peräkkäinen numero automaattisesti luotuihin uusiin kortteihin tai asiakirjoihin. Voit kuitenkin määrittää myös numerosarjoja, joissa uuden numeron voi antaa manuaalisesti. Se määritetään Manuaaliset nrot -valintaruudussa.

Jos haluat käyttää useita numerosarjakoodeja yhdelle perustietotyypille (esimerkiksi silloin, kun haluat eri numerosarjoja eri nimikeluokille), voit käyttää numerosarjasuhteita.

Numerosarjojen aukot

Kaikki Business Centralissa luotavat tietueet eivät ole rahoitustapahtumia, joissa on käytettävä peräkkäisiä numeroita. Esimerkiksi asiakaskortit, myyntitarjoukset ja varastotoiminnot ovat tietueita, joille määritetään numerosarjan mukainen numero mutta joita tilintarkastus ei koske ja/tai jotka voidaan poistaa. Tällaisissa numerosarjoissa Salli välit numeroissa -valintaruudun voi valita Nrosarjojen rivit -sivulla. Tämän asetuksen voi muuttaa myös numerosarjan luomisen jälkeen. Lisätietoja on kohdassa Uuden numerosarjan luominen.

Nro-kentän toiminta asiakirjoissa ja korteissa

Myynti-, osto-, siirto- ja huoltoasiakirjojen ja korttien Nro -kenttä voidaan täyttää automaattisesti esimääritetystä numerosarjasta, tai voit lisätä sen manuaalisesti. Tietyissä olosuhteissa Nro -kenttä on näkymätön sen muokkaamisen estämiseksi.

Nro-kenttä voidaan täyttää kolmella tavalla:

1. Jos asiakirjantyypillä tai kortilla on vain yksi numerosarja, ja Oletusnrot-kenttä on valittu mutta Manuaaliset nrot -kenttää ei ole valittu kyseiselle numerosarjalle, kenttä täytetään automaattisesti sarjan seuraavalla numerolla. Nro-kenttä -kenttä ei näy kortissa tai asiakirjassa.

   Vaikka määriteltäisiin malleja, joissa on useita numerosarjoja asiakkaille, jos Myyntien ja myyntisaamisten asetukset -sivulla määritetty numerosarja määritetään tällä tavalla, Nro -kenttä on näkymätön asiakaskortissa riippumatta siitä, mitä mallia käytät. Sama pätee muun tyyppisiin kortteihin ja asiakirjoihin.

   Huomautus

   Jos numerosarja ei toimi esimerkiksi siksi, että sarjaan määritetty viimeinen numero on käytetty, Nro-kenttä on näkyvissä ja numero voidaan syöttää manuaalisesti. Ongelmat voidaan ratkaista Nrosarja-sivulla.

2. Jos asiakirjatyypillä tai kortilla on useita numerosarjoja eikä nykyisen määritetyn numerosarjan Oletusnrot-valintaruutua ole valittu, Nro-kenttä näkyy ja voit valita käytettävän numerosarjan siirtymällä Nrosarja-sivulle. Sarjan seuraava numero lisätään sitten Nro -kentässä.

3. Jos asiakirjatyypin tai kortin numerosarjaa ei ole määritetty tai jos numerosarjoille on valittu Manuaaliset nrot -kenttä, Nro-kenttä on näkyvissä ja numero on syötettävä manuaalisesti. Voit syöttää enintään 20 merkkiä, sekä numeroita että kirjaimia.

Kun uusi asiakirja tai kortti, jolla on jo numerosarja, avataan, Numerosarja-asetukset-sivu avautuu. Voit määrittää tällä sivulla kyseisen asiakirjatyypin tai kortin numerosarjan ja jatkaa työskentelyä.

Huomautus

Jos manuaalinen numerointi on otettava käyttöön esimerkiksi uusissa korteissa, jotka luoneessa tietojen siirtoprosessissa Nro-kenttä on oletusarvoisesti piilotettu, siirry Varastonhallinnan asetukset -sivulle ja valitse Nimikenrot-kenttä. Voit nyt avata ja määrittää liittyvien numerosarjojen asetuksiksi Manuaaliset nrot.

Samalla tavalla toimitaan myös huollonhallinnan ominaisuuksia käytettäessä. Ratkaise ongelma siirtymällä Varastonhallinnan asetukset -sivulle ja valitsemalla Huoltonimikenrot-kenttä. Voit nyt avata ja määrittää liittyvien numerosarjojen asetuksiksi Manuaaliset nrot.

Uuden numerosarjan luominen

1. Valitse -kuvake, syötä Nrosarja ja valitse sitten vastaava linkki.
2. Valitse Uusi-toiminto.
3. Täytä tarvittavat uuden rivin kentät. Lue lyhyt kuvaus siirtämällä kohdistin kentän päälle.
4. Valitse Rivit-toiminto.
5. Määritä vaiheessa 2 luodun numerosarjan varsinainen käyttö ja sisältö täyttämällä Nrosarjan rivit -sivun kentät.
6. Toista vaihe 5 niin monta kertaa kuin käytät numerosarjoja eri tavoin. Aloituspvm-kenttä määrittää, mikä numerosarjan rivi on aktiivinen.

Vihje

Jos haluat, että käyttäjät voivat määrittää numeroita manuaalisesti, kun he rekisteröivät uuden asiakkaan tai toimittajan, valitse Manuaaliset nrot -kenttä itse numerosarjassa. Jos haluat estää manuaaliset numerot, tyhjennä kenttä.

Voit määrittää numerosarjoja niille malleille, jotka määrität myynti- ja ostohenkilöstön useimmin lisäämille asiakas- ja toimittajatyypeille. Määritä tällöin asianmukaiset numerosarjat, linkitä ne suhteiden avulla ja lisää sitten kulloisenkin suhteen ensimmäinen numerosarja kulloiseenkin määrityssivuun. Kun käyttäjä luo asiakkaan, hän valitsee asianmukaisen mallin, ja uusi asiakas saa numeron, joka on määritetty kyseiseen malliin määritetystä numerosarjasta.

Numerosarjojen suhteiden luonti

Jos tietylle perustiedolle tai tapahtumalle on luotu useampia numerosarjoja, näiden koodien välille voidaan luoda suhteita. Tämä toiminto auttaa koodien valinnassa kun käytetään numeroa. Kun määrität suhteen usean numerosarjan välille, liität kaikki toisiinsa liittyvät sarjat yhteen numerosarjan koodiin. Sitten voit syöttää tämän koodin kenttään Numerointi-pikavälilehdessä jollakin asianosaisista määrityssivuilta (esim. Myyntien ja myyntisaamisten asetukset).

1. Valitse -kuvake, syötä Nrosarja ja valitse sitten vastaava linkki.
2. Valitse numerosarjoja sisältävä rivi, jolle haluat luoda suhteita. Valitse sitten Suhteet.
3. Kirjoita Sarjakoodi-kenttään sen numerosarjan koodi, johon haluat luoda suhteen vaiheessa 2 valitusta sarjasta.
4. Lisää rivi kullekin valittuun numerosarjaan liitettävälle koodille.
5. Sulje sivu.

Kun tarvitset numeron voit käyttää niitä suhteita, joita on luotu numerosarjojen valitsemiseksi.

Numerosarjan käyttökohteen määrittäminen

Seuraavaksi selitetään, miten myyntialueen numerosarja määritetään. Myös muut alueet määritetään vastaavasti.

1. Valitse -kuvake, syötä Myynnit ja saatavat ja valitse sitten vastaava linkki.
2. Valitse Myynnit ja myyntisaamiset -sivun Numerosarja-pikavälilehdessä sopiva numerosarja kullekin myyntikortille tai -asiakirjalle.

Valitulla numerolla täytetään kyseisen kortin tai asiakirjan Nro-kenttä numerosarjarivillä tehtyjen asetusten mukaisesti.

Katso myös

Business Centralin määrittäminen
Käsittele kohdetta Business Central

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen