Ostotilauksen tilinpäätös

Tässä artikkelissa kuvataan ostotilauksen tilinpäätösprosessissa tarvittavat vaiheet ja asetukset.

Ostotilauksen tilinpäätösprosessin avulla Budjetti-moduulin siirtoa käyttävät organisaatiot voivat avata ostotilauksia tilinpäätöksen aikana. Siirron aikana budjettirekistereiden tilinpäätöksen budjetti vapautetaan (tai palautetaan) ja seuraavaan avoimeen kauteen luodaan uudet rivit. Ostotilauksen kirjanpitopäivämäärät ja taloushallinnon jakelujen päivämäärät päivitetään.

Jos kirjaat kirjanpitoon varauksia ostotilauksille, projektien ostotilaukset mukaan lukien, voit luoda jokaisen tilikauden lopussa tilinpäätöstapahtumat kirjanpitoon ja budjettivarauksia vastaan. Uuden tilikauden alussa voit luoda avaustapahtumat, jotta varaukset ja budjetin varaukset kirjataan oikein. Nämä merkinnät varmistavat, että ostotilausten varaukset tallennetaan oikein tilinpäätösraportteihin ja budjetin hallintaan. Lisätietoja on kohdassa Tietoja tilausnumeroiden varauksista.

Projekteissa tili, jonka jakelut on määritetty uuteen tilikauteen, on tili, joka määritetään Kirjanpito-moduulin Ostotilauksen tilinpäätösprosessi -sivulla. Se ei ole tili, joka määritetään Projektinhallinta ja kirjanpito -moduulin Kirjanpidon asetukset -sivulla.

Lisätietoja yleisiä budjettivarauksia käyttävistä julkisen sektorin organisaatioista on kohdissa Yleisen budjettivarauksen viimeisteleminen (julkinen sektori) ja Yleisen budjettivarauksen tietojen siirtokirjauksen tekeminen uudelle tilikaudelle (julkinen sektori).

Huomautus

Yleiset budjettivaraukset ovat käytettävissä vain, jos Julkinen sektori -konfigurointiavain on otettu käyttöön.

Jos kyseessä on osittain laskutettu ostotilaus, vain laskuttamaton summa suljetaan, ja avataan sitten uudelleen seuraavalla tilikaudella.

Ostotilauksen varausten sulkeminen ja tilikauden päättäminen ovat erillisiä prosesseja. Ostotilauksen varaukset suljetaan yleensä ennen tilikauden päättämistä. Lisätietoja tilikauden päättämisestä on kohdassa Tilinpäätös.

Huomautus

(FRA) Ranskan julkisen sektorin yksiköt voivat myös luoda tai päivittää sitoumuksia uudella tilikaudella. Lisätietoja on kohdissa (FRA) Tietoa sitoumuksista (julkinen sektori) ja (FRA) Ostotilauksen varausten ja sitoumusten käsitteleminen vuoden päättyessä (julkinen sektori).

Edellytykset

Ennen ostotilauksen tilinpäätöksen aloittamista on määritettävä alla mainitut edellytykset.

Budjetin hallinnan käyttöönotto

Budjetin hallinta on usein käytössä, kun ostotilauksille luodaan varauksia. Tämän prosessin käyttäminen ei edellytä budjetin hallinnan käyttöönottoa. Budjettirekisterimerkinnät luodaan kuitenkin vain, jos budjetin hallinta on otettu käyttöön.

Käsittele ja siirrä budjetti -tilinpäätösasetusta voidaan käyttää vain, jos budjetin hallinta on otettu käyttöön. Lisätietoja on kohdassa Budjetin hallinnan yleiskatsaus.

Ota varausprosessi käyttöön (julkinen sektori)

Varausprosessin on oltava käytössä ennen kuin ostotilausten varauksia voidaan merkitä kirjanpitoon ja ennen ostotilausten tilinpäätösprosessin suorittamista onnistuneesti. Lisätietoja on kohdassa Ostotilausten rajoittaminen.

Määritä kirjausmääritykset (julkinen sektori)

Määritä Kirjausmääritykset-sivulla seuraavat kirjausmääritykset Osto-moduulissa vaaditulla tavalla:

• Ostotilauksen tilinpäätös – Tätä kirjausmääritystä käytetään varausten ja ostotilausten jäljellä olevien budjetin varausten peruuttaminen päättyvällä tilikaudella ja tilinpäätösmerkintöjen luomiseksi kirjanpitoon.
• Ostotilauksen varaukset – Tämä kirjausmääritys määrittää, miten varatut määrät kirjataan kirjanpitoon. Sitä käytetään myös uudella tilikaudella peruuttamaan tilinpäätöksen merkinnät ja asettamaan kirjanpidon varaukset uudelleen.

Lisätietoja on kohdassa Kirjausmääritykset.

Kirjausmääritysten liittäminen tapahtuman kirjaustyyppeihin (julkinen sektori)

Tapahtuman kirjausmääritykset -sivulla kirjausmääritykset liitetään niitä vastaaviin tapahtuman kirjausmäärityksiin. Voit myös määrittää ehdon, jota alkuperäisten tapahtumien on vastattava, ennen kuin tiettyä kirjausmääritystä voi käyttää.

Valitse seuraavat tapahtuman kirjaustyypit Osto-moduulissa. Noudata sitten Kirjausmääritykset-sivun ohjeita seuraavasti:

• Ostotilauksen tilinpäätös – Valitse kirjausmääritys, joka luotiin ostotilauksen tilinpäätökselle.
• Ostotilaus – Valitse kirjausmääritys, jota käytettiin ostotilauksen varauksissa.

Tilinpäätöksen käsittelyn vaihtoehdot

Valitse yksi seuraavista tilinpäätöksen käsittelyn vaihtoehdoista päättyvän tilikauden ostotilausten varausten sulkemiseksi ja niiden uudelleen varaamiseksi seuraavalla tilikaudella.

Huomautus

Valitsemaasi tilinpäätöksen käsittelyn vaihtoehtoa käytetään kaikkien valittujen ostotilausten varauksissa. Jos Julkinen sektori -konfigurointiavain on valittuna, voit ohittaa tämän vaihtoehdon ja korvata tiettyjen Varat-sivuilla valitsemiesi varojen toisen tilinpäätöksen käsittelyn vaihtoehdon.

Vaihtoehto	Ostotilausten varausten sulkemis- ja avausvaiheet
Käsittele budjetti, mutta älä siirrä	Sulkemisvaiheet: Kirjanpidon jäljellä olevat varaukset ja varausten avoimet budjettivaraukset peruutetaan. Kirjanpitoon luodaan tilinpäätösmerkinnät. Avausvaiheet: Sulkemistapahtumat peruutetaan. Varaukset asetetaan uudelleen kirjanpitoon. Käsiteltävien ostotilausten varauksille luodaan budjettivaraukset.
Käsittele ja siirrä budjetti	Huomautus: Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain, jos budjetin hallinta on otettu käyttöön. Sulkemisvaiheet: Kirjanpidon jäljellä olevat varaukset ja varausten avoimet budjettivaraukset peruutetaan. Kirjanpitoon luodaan tilinpäätösmerkinnät. Budjetin oikaisut luodaan vähentämään suljettavan tilikauden budjettia. Avausvaiheet: Sulkemistapahtumat peruutetaan. Varaukset asetetaan uudelleen kirjanpitoon. Käsiteltävien ostotilausten varauksille luodaan budjettivaraukset. Uudelle tilikaudelle luodaan budjetin oikaisut aiemmalta tilikaudelta siirrettyjen budjettirekisterimerkintöjen uudelleen asettamiseksi.

Ostotilauksen tilinpäätöksen käsittelyn valmisteleminen

Huomautus

Ennen ostotilauksen tilipäätösprosessin suorittamista on otettava käyttöön Käytettävissä olevat budjettivarat -välilehden Sisällytä siirtokirjaussumma -parametri.

Jos haluat ottaa käyttöön ostotilausten noutamisen ostotilauksen tilinpäätösprosessin aikana, seuraavien ehtojen on täytyttävä:

• Ostotilausten tila on Vahvistettu, tai ostotilauksilla on varattuja budjettiarvoja (varaus).
• Ostotilaus on avoin tai osittain laskutettu.
• Ostotilauksen hyväksynnän työnkulku on valmis.
• Ostotilauksella ei ole laskuluonnoksia. Ostotilaukset, joilla on luonnoslaskuja, näkyvät Noudettu ostotilaus -sivulla, mutta luonnoslaskut on poistettava tai kirjattava ennen vuoden lopun prosessin aloittamista.
• Oston tila on Jälkitoimitus tai Vastaanotettu.
• Ostotilauksen viimeinen kirjanpitotapahtuma on ostotilauksen vuoden lopun aikana valittu tilikausi. Jos esimerkiksi valittuna on 2023, viimeisen kirjanpitotapahtuman kirjauspäivän on oltava vuonna 2023. Muussa tapauksessa ostotilaus suljetaan pois.
• Sekä nykyinen että seuraava tilikausi ovat avoimia.

Valitse ostotilaukset ja suorita ostotilauksen tilinpäätösprosessi

1. Siirry kohtaan Kirjanpito>Kausittainen>Tilikauden lopetus>Ostotilauksen tilinpäätösprosessi.
2. Valitse alemmassa ruudussa Nouda ostotilaukset.
3. Määritä näyttöön tulevassa valintaikkunassa tilinpäätösprosessiin sisällytettävien ostotilausten ehdot. Ehtoja ovat päivämäärä, päivämääräalue, toimittajatili, ostotilaustyyppi, ostotilauksen saldo ja taloushallinnon dimensiot. Kun olet valmis, valitse OK.

Huomautus

Jos Ota käyttöön ostotilauksen tilinpäätösprosessin muiden kuin noudettavien ostotilausten lomake -ominaisuus on otettu käyttöön, käyttäjät voivat vahvistaa syyn sille, miksi tietyt ostotilaukset eivät ole käytettävissä ostotilauksen tilinpäätösprosessia varten Muut kuin noudettavat ostotilaukset -sivulla.

Seuraavat ehdot on valittu ja niiden on vastattava tilausta, jotta se voidaan käsitellä ostotilauksen tilinpäätösprosessin aikana:

• Ostotilauksen tilan tulee olla Vahvistettu, mutta sitä ei ole laskutettu kokonaan. Laskuluonnoksia ei ole.
• Hyväksynnän tilan on oltava Hyväksytty.
• Kirjanpitopäivämäärän on oltava tilivuonna, jolloin ostotilauksen tilinpäätös suoritetaan.
• Ostotilauksen viimeisen kirjanpitotapahtuman päivämäärän on oltava päivämäärä ostotilauksen tilinpäätöksen suorituksen vuoden ajalta.
• Ostotilauksen on oltava budjettiseurannassa tai varaukset on otettava käyttöön.

4. Ostotilauksen tilinpäätösprosessi -sivun alemmassa ruudussa näkyvät kyselyn tulokset. Jos haluat sisällyttää tilinpäätöksen käsittelyn kyselytuloksista vain tietyt ostotilaukset, valitse niiden Sisällytä-valintaruutu. Jos haluat sisällyttää kyselytulosten kaikki ostotilaukset, valitse Sisällytä kaikki. Jos haluat tyhjentää kaikkien ostotilausten valinnan, valitse Sulje pois kaikki. Valittujen ostotilausten varaukset peruutetaan päättyvänä tilikautena. Varatut summat ovat tällöin käytettävissä seuraavalla tilikaudella.

   Vihje

   Voit tarkastella ostotilauksen tietoja valitsemalla Näytä ostotilaus. Jos haluat tarkastella tilikauden lopetusta ja avaustapahtumia, jotka luodaan yksittäisille ostotilauksille, valitse Näytä alareskontran kirjauskansio.

5. Määritä Tilinpäätösasetus-kentässä, miten ostotilausten varauksia käsitellään.

6. Jos valitset Käsittele ja siirrä budjetti -tilinpäätösasetuksen, valitse alkuperäisen budjetin koodi. Tätä koodia käytetään budjetin oikaisuihin, jotka suoritetaan suljettavalla tilikaudella. Valitulle koodille ei saa valita työnkulkua. Muussa tapauksessa tilinpäätöksen käsittely päättyy työnkulun hyväksyntöihin.

7. Jos valitset Käsittele ja siirrä budjetti -tilinpäätösasetuksen, valitse siirrettävän budjetin koodi. Tätä koodia käytetään budjetin oikaisuihin, jotka suoritetaan uudella tilikaudella. Valitulle koodille ei saa valita työnkulkua. Muussa tapauksessa tilinpäätöksen käsittely päättyy työnkulun hyväksyntöihin.

8. Tarkista Kalenteri- ja Tilikausi-kenttien oletusarvot. Voit muuttaa valitun tilikauden suoraan tällä sivulla. Valitun kirjanpidon kalenterin muuttamisessa täytyy kuitenkin käyttää Kirjanpito-sivua.

9. Voit valita kalenterin nimen, jolloin Kirjanpidon kalenterit-sivu avautuu. Sivulla voidaan tarkastella kirjanpidon kalenterin kuvausta. Voit tarkastella myös kirjanpidon kalenteriin sisältyviä tilikausia.

10. Tarkista Tilinpäätöksen parametrit -kenttien oletusarvot ja tee mahdolliset vaaditut muutokset.

    • Kirjauspäivä-kentässä on valitun tilikauden viimeinen päivä. Arvoa ei voi muuttaa.
    • Tyyppi-kentän arvoksi määritetään yleensä Käytössä kaudelle, jota voidaan käyttää kirjanpitotapahtumien kirjaamisessa. Voit valita Sulkeminen-kohdan, jos käytät lopetuskautta tilinpäätöstapahtumien erottamiseen.
    • Jos valitset tyypiksiSulkeminen, valitse käytettävä sulkemiskausi.

11. Tarkista Avausparametrit-kentän arvot. Näitä arvoja ei voi muuttaa.

    • Kirjauspäivä-kentässä on tilikauden avauksen ensimmäinen päivä.
    • Kausi-kenttä määrittää ensimmäisen kauden, jonka tyyppi on Käytössä tilikauden avauksessa. Tätä jakson tyyppiä käytetään kirjanpidon tapahtumien kirjaamiseen.

12. Valitse Käsittele, kun kaikki on valmista ostotilauksen tilinpäätösprosessin suorittamista varten.

13. Jos näkyviin tulee sanomia, tee tarvittavat korjaukset. Suorita sitten prosessi uudelleen muuttuneiden ostotilausten osalta.

Tärkeää

Tarkista aiempina ja nykyisinä tilikausina luodut budjettirekisterimerkinnät tilinpäätöksen varausten sulkemisprosessin tarkkuuden varmistamiseksi. Voit tarkastella budjettirekisterimerkintöjä Budjettirekisterimerkinnät-sivulla.