Ostotilauksen kirjaus

Varastokirjausprofiilit-sivun Ostotilaus-välilehdellä hallitaan, miten ostotilaukset kirjataan kirjanpitoon. Ostotilauksen kirjanpitoon kirjataan kaksi päätehtävää:

• Tuotteen vastaanotto
• Lasku

Jotta fyysinen tapahtuma (tuoteluettelo) kirjattaisiin ostotilauksen pääkirjaan, valitse seuraavat valintaruudut:

• Kirjaa tuotteen vastaanotto kirjauskansioon -valintaruutu sivulla Varasto ja varastonhallinnan parametrit.
• Valintaruudut Kirjaa varastotilanne ja Jaksota ostovelka tuotteen vastaanotossa sivulla Nimikemalliryhmät.

Varastokirjausprofiili-sivulla on määritettävä päätilit seuraaville kirjaustyypeille:

• Vastaanotettujen laskutettujen ostettujen materiaalien kustannus
• Ostomeno, laskuttamaton
• Osto, jaksotus

Jotta kirjanpitotapahtuma (lasku) kirjattaisiin ostotilauksen pääkirjaan, seuraavien ehtojen on täytyttävä:

• Kirjaa kirjanpitovarasto -valintaruutu on valittava Nimikemalliryhmät-sivulla ostotilausrivillä valitulle nimikkeelle.
• Varastokirjausprofiili-sivulla on määritettävä päätilit seuraaville kirjaustyypeille:
  • Laskutettujen ostettujen materiaalien kustannus
  • Tuotteen ostomeno
  • Osto, kulu
  • Alennus (valinnainen)

Kiinteän vastaanottohinnan kirjaus

Voit käyttää kiinteää vastaanottohintaa vakiokustannuksena tuotteelle vaihtoehtona sille, että valitset nimikkeelle Standardikustannus-vaihtoehdon Varastomalli-kentässä Nimikemalliryhmät-sivulla. Pääasiallinen ero on se, että kun käytetään kiinteää vastaanottohintaa, nimikkeelle käytetään nykyistä kustannushintaa, kun vastaanotto kirjataan. Kiinteälle vastaanottohinnalle ei ole uudelleenarvostusprosessia; kun kirjanpidollinen päivitys kirjataan, nykyistä kustannushintaa käytetään kirjaushetkellä. Jos vastaanoton ja laskun kustannushinnan välillä on ero, varianssi kirjataan kiinteän vastaanottohinnan tulostileille.

Jos haluat käyttää tuotteen kiinteää vastaanottohintaa, tee seuraavat määritykset:

• Valitse Nimikemalliryhmät-sivulla Kirjaa varastotilanne- ja Kiinteä vastaanottohinta -valintaruudut.
• Valitse Varasto ja varastonhallinnan parametrit -sivulla Kirjaa pakkausluettelo kirjanpitoon -valintaruutu.
• Määritä Varastokirjausprofiili-sivulla päätilit seuraaville kirjaustyypeille:
  • Kiinteän vastaanottohinnan voitto
  • Kiinteän vastaanottohinnan tappio
  • Kiinteän vastaanottohinnan vastakirjaus

Lisätietoja: Kiinteä vastaanottohinta.

Oston kulut ja varastomuutoksen kirjaus

Jos aiot ottaa huomioon ostokulut ja varastomuutokset, toimi seuraavasti:

• Valitse Ostoreskontran parametrit -sivun Lasku-välilehdessä Kirjaa kirjanpidon veloitustilille -valintaruutu.
• Valitse ostotilausrivillä valitun nimikkeen Nimikemalliryhmät-sivulla Kirjaa varastotilanne-, Kirjaa kirjanpitovarasto- ja Jaksota ostovelka tuotteen vastaanotossa -valintaruudut.
• Valitse Hankintaparametrit-sivulla Luo veloitukset tuotteen vastaanottoon -valintaruutu.
• Valitse Varasto ja varastonhallinnan parametrit -sivulla Kirjaa pakkausluettelo kirjanpitoon -valintaruutu.

Varastokirjausprofiili-sivulla on määritettävä päätilit seuraaville kirjaustyypeille:

• Ostomeno, laskuttamaton
• Tuotteen ostomeno
• Varastomuutos

Muistiinpano

Veloitus-kirjaustyyppiä ei käytetä, kun Kirjaa kirjanpidon veloitustilille -parametri on valittu.

Lisätietoja: Kirjaa kirjanpidon periaatteen veloitustilille.

Malli kirjausprofiilin konfiguraatiosta

Seuraavassa taulukossa on esimerkkejä oletuskirjaustyypeistä sekä esimerkkejä päätileistä ja kuvauksista:

• Selvitystili-sarake ilmaisee, että kirjaustyyppi on selvitystili. Tälle tilille kirjattu summa palautetaan automaattisesti, kun myöhempi tapahtuma kirjataan.
• P/F-sarakkeessa näkyy P fyysistä kirjausta varten ja F taloushallinnon kirjausta varten.
• Seuraa-sarakkeessa näkyy, onko tietyn kirjaustyypin päätili tavallisesti sama kuin toinen kirjaustyyppi. Sarakkeen arvo ilmaisee yleensä käytetyn kirjaustyypin.

Muistiinpano

Päätilit ja päätilien nimet ovat vain ehdotuksia. On suositeltavaa, että määrität yrityksesi tarpeille parhaan konfiguraation yhdessä kirjanpitäjän kanssa.

Kirjaustyyppi	Päätiliesimerkki.	Päätilin nimen esimerkki	Tilityyppi	Veloitus/hyvitys?	Selvitystili	P/F	Seuraa	Kuvaus
Vastaanotettujen laskutettujen ostettujen materiaalien kustannus	140100 140101	Materiaalivarasto Lähetetyt, laskuttamattomat materiaalit	Resurssi	Veloitus	Kyllä	P	Laskutettujen ostettujen materiaalien kustannus	Käytetään, kun ostotilauksen tuotevastaanottoa kirjatessa vastatili on Ostomeno, laskuttamaton. Tämän tilin summa peruutetaan, kun ostotilauslasku kirjataan.
Ostomeno, laskuttamaton	600180	Materiaalivastaanotot	Kulut	Veloitus	Kyllä	P		Käytetään, kun ostotilauksen tuotevastaanotto kirjataan. Vastaanottoon luodaan kaksi tositetta, joita käytetään ostohinnan varianssin seuraamiseen, kun vakiokustannusta käytetään. Ensimmäisen tositteen tilin vastatili on Osto, jaksotus. Toisen tositteen tilin vastatili on Vastaanotettujen laskutettujen ostettujen materiaalien kustannus- ja Ostohintavarianssi-tilien summa. Tälle tilille kirjatut summat peruutetaan, kun ostotilauslasku kirjataan.
Laskutettujen ostettujen materiaalien kustannus	140100	Materiaalivarasto	Resurssi	Veloitus	En	F	Vastaanotettujen laskutettujen ostettujen materiaalien kustannus	Käytetään, kun ostotilauksen lasku kirjataan. Tämän tilin vastatili on Tuotteen ostomeno. Tämä tili edustaa taseen varastoa. Käytetty tili on tavallisesti sama tili, jota käytetään myyntitilaukselle (Toimitettujen yksiköiden kustannus ja Yksiköiden kustannukset – laskutettu).
Tuotteen ostomeno	600180	Materiaalivastaanotto	Kulut	Hyvitys	Kyllä	F		Käytetään, kun ostotilauksen lasku kirjataan. Laskuun luodaan kaksi tositetta, joita käytetään ostohinnan varianssin seuraamiseen, kun vakiokustannusta käytetään. Tämän tilin vastatili on Ostomeno, laskuttamaton -tili, jota käytetään vastaanoton kirjauksessa ja palautuksessa laskun kirjauksen aikana. Ilmaisee laskutuksessa ostetun varaston kustannukset, jotka eivät näy taseen varastotilillä. Tämä ostohintavarianssin tuloksen kirjaus nähdään useimmin standardikustannusnimikkeiden ostoissa.
Kiinteän vastaanottohinnan voitto (Osto, kiinteän vastaanottohinnan voitto*)	510310	Ostohintavarianssi	Kulut	Hyvitys	En	F	Kiinteän vastaanottohinnan tappio	Käytetään, kun ostotilauslasku on kirjattu ja laskutetun hinnan ja nimikkeen oletuskustannuksen välillä on ero. Tätä tiliä käytetään, kun ero on suurempi. Tämän tilin vastatili on Kiinteän vastaanottohinnan vastakirjaus.
Kiinteän vastaanottohinnan tappio (Osto, kiinteän vastaanottohinnan tappio*)	510310	Ostohintavarianssi	Kulut	Veloitus	En	F	Kiinteän vastaanottohinnan voitto	Käytetään, kun ostotilauslasku on kirjattu ja laskutetun hinnan ja nimikkeen oletuskustannuksen välillä on ero. Tätä tiliä käytetään, kun ero on pienempi. Tämän tilin vastatili on Kiinteän vastaanottohinnan vastakirjaus.
Kiinteän vastaanottohinnan vastakirjaus (Osto, kiinteän vastaanottohinnan vastakirjaus*)	140900	Varastomuutos	Resurssi	Molemmat	En	F		Käytetään, kun ostotilauslasku on kirjattu ja laskutetun hinnan ja nimikkeen oletuskustannuksen välillä on ero. Tämän tilin vastatilit ovat Kiinteän vastaanottohinnan tulostilit.
Veloitus	Ei sovellu	Ei sovellu	Ei sovellu	Ei sovellu	Ei sovellu	Ei sovellu	Ei sovellu	Tätä tiliä ei enää käytetä. Käytä sen sijaan Varastomuutoksia.
Varastomuutos	600170	Varastomuutos	Kulut	Hyvitys	En	Molemmat		Tätä tiliä käytetään, kun: Tuotteen vastaanoton ja laskun yksikköhinnan välillä on ero. Kulut kirjataan nimikkeeseen. Epäsuorat kustannukset on lisätty ostettuihin nimikkeisiin. Tämän tilin vastatili on Ostomeno, laskuttamaton.
Osto, jaksotus	200140	Jaksotetut ostot	Velat	Hyvitys	Y	P		Käytetään, kun ostotilauksen tuotevastaanotto kirjataan ja ostomäärien jaksotusvaihtoehto on otettu käyttöön.
Arvonlisäveron kertymä vastaanotossa	250500	Jaksotettu arvonlisävero	Velat	Hyvitys	Y	Molemmat		Tätä tiliä käytetään, kun olet valinnut Kirjaa fyysinen vero -vaihtoehdon Varasto ja varastonhallinnan parametrit -kohdassa ja sinulla on verollinen ostotilaus. Summa kirjataan, kun ostotilaus päivitetään fyysisesti (tuotteen vastaanotto) ja palautetaan, kun ostotilaus kirjataan kirjanpitoon (lasku).
Käyttöomaisuuden vastaanotto (käyttöomaisuuden veloitus*)	180100	Aineelliset käyttöomaisuuserät	Resurssi	Veloitus	N	Molemmat	Molemmat	Tätä tiliä käytetään, kun vaihtoehto valitaan käyttöomaisuuserien ostotilausrivillä. Ostotilauksen integrointi on määritetty hankkimaan käyttöomaisuuserä tuotteen vastaanoton tai laskun yhteydessä. Lisätietoja käyttöomaisuuden ostotilauksen integroinnista: Käyttöomaisuuserien hankinta.
Osto, kulu	618900	Muu kulu	Kulut	Veloitus	N	Molemmat		Käytetään kirjattaessa tuotevastaanottoa tai laskua ostotilaukselle, kun nimikkeitä ei ole varastossa, tai kun käytetään hankintaluokkaa.
Ennakkomaksu	132190	Ennalta maksettu kulu	Resurssi	Veloitus	N	Molemmat		Käytetään käsiteltäessä ostotilauksen ennakkomaksulaskua.

*Sulkeissa näkyvät arvot edustavat arvoa, jota käytetään Tositetapahtumat-sivun Kirjaamistyyppi-kentässä. Voit tarkastella kirjaustyyppiä Tositetapahtumat-sivun Yleiset-välilehdessä.

Käyttöomaisuuden kirjaus ostotilauksilla

Jos käytät Käyttöomaisuus-moduulia ja suunnittelet käyttöomaisuuden ostamista ostotilausten avulla, määritä Käyttöomaisuuden vastaanotto -kirjaustyyppi Ostotilaus-välilehdessä Varastokirjausprofiili-sivulla. Lisätietoja: Käyttöomaisuuden integrointi ja Käyttöomaisuuserien luominen ja hankkiminen ostoreskontrasta.

Ennakkomaksua edellyttävän ostotilauksen laskun kirjaus

Jos aiot käyttää Ennakkomaksulasku-ominaisuutta ostotilauksille, Ennakkomaksu-kirjaustyyppi on valittava Ostotilaus-välilehdessä Varaston kirjausprofiili -sivulla. Lisätietoja: Ennakkomaksulaskujen ja ennakkomaksujen vertailu.

Ostoehdotuksen ja ostotilauksen vahvistuksen kirjaus

Ostoehdotukset ja ostotilausvahvistukset voi myös konfiguroida niin, että ne kirjaavat alustavat varaukset ja varaukset kirjanpitoon. Kirjausten hallinnassa käytetään kirjausmääritystä. Lisätietoja: Tietoja tilausnumeroiden varauksista.

Tuotteiden hankintaluettelon kirjaukset

Vaihtoehtona varastokirjauksen määrittämiselle kaikille nimikkeille, tuoteryhmälle tai yksittäiselle nimikkeelle voit määrittää luokkia ja hallita kirjanpitoa hankintaluokkien mukaan. Jos haluat lisätietoja luokkien määrittämisestä ja niiden delegoimisesta tuotteille, siirry tämän artikkelin aikaisempaan kohtaan Malli kirjausprofiilin konfiguraatiosta.

Kun luokkia käytetään ostotilausten ja toimittajalaskujen yhteydessä, luokkahierarkia on määritettävä Hankintaluokkahierarkia-tyypille Luokkahierarkian roolin määritykset -sivulla.

Toimittajalaskut ja hankintaluokat

Jos organisaatiossa käytetään ostotilauksia joihinkin ostoihin, voit käsitellä ostotilauksiin ei-liittyviä laskuja monella tavalla. Tähän kuuluu kirjauskansioiden käyttö ostoreskontrassa tai Odottavat toimittajan laskut -sivulla, jota käytetään laskujen muodostamiseen ostotilauksille. Kun luot laskuja, jotka eivät liity ostotilauksen laskuihin, sinun on luotava hankintaluokat kullekin kulutyypille. Liitä luokka oikeaan kulutiliin Varaston kirjausprofiilit -sivulla.

Luokkien tarkka määrä vaihtelee laskujen kirjaamiseen käytettävän kulutilien määrän mukaan. Tarvitset vähintään yhden hankintaluokan kullekin päätilille, jota käytät ostotilauslaskuihin liittymättömien laskujen kulutiliveloittamiseen. Yhtä päätiliä varten voidaan käyttää useita luokkia. Tästä voi olla hyötyä käyttämiäsi kulutyyppejä käytettäessä, haettaessa ja raportoitaessa.

Toimittajan laskujen hankintaluokkien käytön edut

Toimittajan laskujen hankintaluokkien käytön etuihin kuuluvat:

• Yhdenmukainen käyttäjäkokemus: Kun määrität hankintaluokkia kaikille ostotilauksiin liittymättömille kuluille, käyttäjille voi opettaa yhden laskutusprosessin käyttämällä Odottavat toimittajan laskut -sivua.
• Parannetut raportointikokemukset: Kun määrität hankintaluokkia kaikille nimikkeille ja kaikille ostotilauksiin liittymättömille kuluille, hankinnan kulutusraportti analysoi kulutuksen esimerkiksi toimittajan ja luokan mukaan.
• Yhdenmukainen työnkulku: Kun käytät Odottavia toimittajan laskuja kaikkien laskujen käsittelyä varten, voit luoda yhdenmukaisen työnkulun ja hyväksyntäprosessin käyttämällä vain yhtä työnkulkua.

Tavaralähetysvaraston kirjaus

Tavaralähetysvarastossa käytetään samaa kirjanpidon kirjausta kuin muissa ostetuissa nimikkeissä. Erona on se, että kun varasto vastaanotetaan, kirjanpitotapahtumia ei kirjata. Omistajuuden siirtämiseksi, kun Varaston omistajuuden muutos -kirjauskansio on kirjattu, muodostetaan tosite, joka kirjaa nimikkeen kustannukset. Lisätietoja: Tavaralähetyksen määrittäminen.