Myyntitietueiden vieminen PDF-muotoon

Jaa myyntitietueita asiakkaidesi kanssa ammattimaisessa, vain luku -muotoisessa PDF-muodossa, joka on luotu käyttämällä tavallisia Word-malleja.

Lisenssi- ja roolivaatimukset

Vaatimustyyppi	Tarvitaan
Käyttöoikeus	Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise tai Dynamics 365 Sales Professional Lisätietoja: Dynamics 365 Salesin hinnoittelu
Käyttöoikeusroolit	Mikä tahansa ensisijainen myyntirooli, kuten myyjä tai myyntipäällikkö Lisätietoja: Ensisijaiset myyntiroolit

edellytykset

Järjestelmänvalvojasi tehtävänä on

• Myyntitietueista luotavien PDF-tiedostojen ottaminen käyttöön.
• Varmistaa, että wWord-mallit ovat käytettävissä entiteeteille, joita varten haluat luoda PDF-tiedostoja. Valmiita malleja voi käyttää heti asiakas-, mahdollisuus-, tilaus-, tarjous- ja laskuentiteeteissä. Jos haluat ottaa PDF-luonnin käyttöön muille entiteeteille, järjestelmänvalvojan tulee luoda uusia Word-malleja.

Vie PDF-tiedostoon

PDF-luontitoiminnon avulla voit luoda ja jakaa vain luku -muotoisia, ammattimaisia Dynamics 365 -tietueiden PDF-tiedostoja asiakkaiden kanssa. PDF-tiedosto luodaan käyttämällä organisaation Word-vakiomallia. Voit luoda PDF-tiedostoja seuraavista entiteeteistä: Tili, Yhteyshenkilö, Liidi, Mahdollisuus, Tilaus, Tarjous, Lasku sekä verkko- että mobiilisovelluksissa.

Tärkeää

Mukautettujen entiteettitietueiden PDF-tiedostoa tuetaan vain verkkosovelluksessa.

1. Avaa tietue, jonka haluat viedä PDF:nä. Jos esimerksi haluat luoda PDF-tiedoston tarjousta varten, avaa tarjoustietue.

2. Valitse komentopalkissa Vie PDF-tiedostoon.

   Muistiinpano

   Jos Vie PDF-tiedostoon -vaihtoehtoa ei ole, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan ottaaksesi PDF-tiedoston luonnin käyttöön entiteetille.

   Vie PDF-tiedostoon -valintaikkuna avautuu.

   

   Valittuun malliin perustuva esikatselu avautuu, ja PDF-tiedoston nimi on täytetty. Jos haluat käyttää jotain muuta kuin valittua mallia, hae ja valitse Valitse PDF-tiedoston luontimalli -ruutu. Kun olet valinnut mallin, esikatselu päivittyy.

   Tärkeää

   • Jos entiteetissä on useita Word-malleja, luettelon ensimmäinen malli valitaan oletusarvoisesti.
   • Jos PDF-tiedoston automaattinen tarkastelu- tai latausvaihtoehto on poistettu käytöstä selaimen asetuksissa, esikatselutoiminto ei toimi.

3. Voit vaihtaa PDF-tiedoston nimen halutessasi Tallenna nimellä -kentässä.

4. Valitse jokin seuraavista:

   1. Lataa PDF-tiedosto tietokoneeseen valitsemalla Lataa.

   2. Lähetä PDF-tiedosto asiakkaalle sähköpostitse valitsemalla Sähköposti.

      Kun sähköpostilomake avautuu, tärkeät kentät täytetään automaattisesti.

      

      Muistiinpano

      Liittyy-kenttään täytetään tietue, josta sähköpostiviesti käynnistyi. Ensisijaisen entiteetin Sähköpostin lähettäminen -merkki on otettava käyttöön Muokkaus-alueella, jotta Liittyy-kenttä voidaan täyttää. Lisätietoja tästä merkinnästä on kohdassa Entiteetin asetukset, jotka voi ainoastaan ottaa käyttöön.

   3. Valitse Tallenna SharePointiin tai Tallenna Dynamicsiin.

   • PDF-tiedosto tallennetaan Tallenna SharePointiin -asetuksella SharePoint-sivustoon. Tämä painike on käytettävissä vain, kun SharePoint-integraatio on otettu käyttöön organisaatiossa ja Tiedostojen hallinta -valintaruutu on valittu entiteettisivun Mukauttaminen-alueella. Jos tämä painike ei ole näkyvissä, ota yhteys järjestelmänvalvojaan.
   • Jos SharePoint-integraatiota ei ole otettu käyttöön, näkyvissä Tallenna Dynamicsiin -painike. Tämä komento tallentaa PDF-tiedoston muistiinpanona ensisijaiseen tietueeseen. Tallenna Dynamicsiin -painike on käytettävissä, jos muistiinpanot on otettu käyttöön ensisijaisessa entiteetissä. Jos tämä painike ei ole näkyvissä, ota yhteys järjestelmänvalvojaan.

Vie PDF-muotoon Dynamics 365 puhelimiin -mobiilisovelluksesta

Jos käytät Dynamics 365 puhelimiin -versiota mobiililaitteessa, PDF-tiedostojen luontitoiminto on rajoitettu seuraaviin entiteeteihin: asiakkuudet, yhteyshenkilöt, liidit, mahdollisuudet, tilaukset, tarjoukset ja laskut.

1. Avaa tietue, jonka haluat viedä PDF:nä. Jos esimerksi haluat luoda PDF-tiedoston tarjousta varten, avaa tarjoustietue.

2. Valitse komentopalkissa Luo PDF ja valitse sitten malli, jolla haluat luoda PDF-tiedoston.

   

3. Tallenna tai lataa PDF avautuvassa valintaikkunassa.

   • Jos valitset Tallenna, PDF-tiedosto tallennetaan SharePoint-oletussivustoon, jos SharePoint on määritetty ja otettu käyttöön ensisijaisessa entiteetissä. Jos SharePointia ei ole määritetty, PDF tallennetaan muistiinpanoliitteenä ensisijaiseen entiteettitietueeseen Dynamics 365 Salesissa.

   • Jos valitset Lataa, PDF ladataan tietokoneeseen. Kun se on ladattu, voit lisätä tämän tiedoston muistinpanoon, lähettää sen liitteenä sähköpostissa tai ladata sen SharePointiin.

Lähetä PDF sähköpostilla Dynamics 365 puhelimiin -mobiilisovelluksesta

Voit myös luoda PDF-tiedoston ja lähettää sen suoraan asiakkaalle sähköpostina.

1. Avaa tietue, jonka haluat viedä PDF:nä.

2. Valitse komentopalkissa Lähetä PDF-tiedostona ja valitse sitten asiakirjamalli.

   

   Kun sähköpostilomake avautuu, tärkeät kentät täytetään automaattisesti.

3. Tarkista sähköpostilomakkeen tiedot ja tee tarvittaessa muutokset ja valitse Lähetä.

Tärkeä

PDF-tiedoston muodostamiseen ja lataamiseen tai sähköpostin lähettämiseen kuluva aika määräytyy tiedoston koon mukaan. Suorituskyky on parhaimmillaan, kun tiedoston koko on alle 2 Mt. Suurten tiedostojen vasteaika on huomattavasti pidempi.

Usein kysytyt kysymykset

Kysymys: Mitä tapahtuu, jos tietueeseen liittyy useampi kuin yksi SharePoint-tiedostojen sijainti?
Vastaus: Tietueen SharePoint-asiakirjojen sijaintien lukumäärästä riippumatta luotu PDF-tiedosto tallennetaan aina oletussijaintiin: [<record_name>_<record_id>].

Kysymys: Voinko määrittää PDF-tiedostolle toisen nimen ennen sen luontia?
Vastaus: Kyllä. Voit määrittää eri tiedostonimen, jos et käytä Dynamics 365 puhelimiin -versiota mobiililaitteessa.

Kysymys: Voinko tallentaa PDF-tiedoston Sales-sovellukseen muistiinpanoina tai SharePointiin?
Vastaus: Ei. Jos SharePointon otettu käyttöön entiteetissä, josta PDF-tiedostoa ollaan luomassa, PDF-tiedosto tallennetaan oletusarvoisesti SharePoint-sijaintiin.

Kysymys: Onko PDF-tiedoston luontitoiminto käytettävissä kaikissa entiteeteissä?
Vastaus: Ei. Mahdollisuus luoda PDF-tiedostoja on käytettävissä vain seitsemässä valmiissa entiteetissä: Tili, Yhteyshenkilö, Liidi, Mahdollisuus, Tarjous, Tilaus ja Lasku. Vuoden 2020 2. julkaisuaallossa PDF-luontiominaisuus on laajennettu tukemaan mukautettuja entiteettejä.

Kysymys: Tukeeko luotu PDF-tiedosto mukautettuja fontteja?
Vastaus: Luodun tiedoston fontit on rajoitettu fontteihin, jotka on asennettu PDF-tiedostoja muodostaviin palvelimeen. Alla on luettelo tuetuista fonteista:

• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Courier
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Fixed
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Sans_Serif
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Serif
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-OEM
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Small
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-System
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Terminal
• Microsoft-Windows-Font-FMS
• Microsoft-Windows-Font-RegistrySettings
• Microsoft-Windows-Font-StaticCache
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Arial
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-ArialBlack
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Bahnschrift
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Calibri
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Cambria_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-ComicSansMS
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Consolas
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-CourierNew
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Ebrima
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-EbrimaBold
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-FontsRegistrySettingsMigration
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Gadugi
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Georgia
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Inkfree
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-JavaneseText
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LucidaConsole
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MalgunGothic
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftHimalaya
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftJhengHei
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftYaHei
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MongolianBaiti
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MVBoli
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MyanmarText
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NewTaiLue
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-PhagsPa
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoePrint
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SimSun
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TaiLe
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TimesNewRoman
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TrebuchetMS
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Verdana
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Webdings
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Wingdings
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-YiBaiti
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-YuGothicMedium
• Microsoft-Windows-Font-Vector
• Microsoft-Windows-Type1-Fonts

Etkö löydä asetuksia sovelluksesta?

Mahdollisuuksia on kolme:

• Sinulla ei ole tarvittavaa käyttöoikeutta tai roolia. Tarkista tämän sivun yläosassa oleva Käyttöoikeus- ja roolivaatimukset -osio.
• Järjestelmänvalvojasi ei ole ottanut ominaisuutta käyttöön.
• Organisaatiosi käyttää mukautettua sovellusta. Kysy tarkemmat vaiheet järjestelmänvalvojaltasi. Tässä artikkelissa kuvatut ohjeet koskevat käyttövalmiita Myyntikeskus- ja Sales Professional -sovelluksia.

Liittyvät tiedot

Myyntitietueista luotavien PDF-tiedostojen ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä