PDF-tiedostojen luominen myyntitietueista -toiminnon ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä

Anna käyttäjien luoda ja jakaa ammattimaisia myyntientiteettien tiedoista tehtyjä PDF-tiedostoja asiakkaiden kanssa.

Lisenssi- ja roolivaatimukset

Vaatimustyyppi	Tarvitaan
Käyttöoikeus	Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise tai Dynamics 365 Sales Professional Lisätietoja: Dynamics 365 Salesin hinnoittelu
Käyttöoikeusroolit	Järjestelmänvalvoja Lisätietoja: Salesin esimääritetyt käyttöoikeusroolit

PDF-tiedostojen luonnin ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä

PDF-luontitoiminnolla käyttäjät voivat luoda PDF-tiedostoja suoraan Dynamics 365 -tietueista. PDF-tiedostojen luontimahdollisuuksia tuetaan seuraavissa entiteeteissä: asiakkuudet, yhteyshenkilöt, liidit, mahdollisuudet, tarjoukset, tilaukset ja laskut sekä verkko- että mobiilisovelluksissa. Voit valita entiteetit, joissa haluat ottaa PDF-tiedostojen luonnin käyttöön.

Käytössä olevasta Dynamics 365 Sales -käyttöoikeudesta riippuen voit valita jonkin seuraavista erityisiä tietoja sisältävistä välilehdistä:

Tärkeä

Vuoden 2020 2. julkaisuaallossa PDF-luontiominaisuus on laajennettu tukemaan kaikkia mukautettuja entiteettejä. PDF-parannukset koskevat vain verkkokokemusta, eivätkä ne ole käytettävissä mobiilisovelluksessa. Jos et ole tilannut toimintoa tai käytät myyntikeskusta mobiilisovelluksessa, näkyvissä on vanha kokemus.

Sales Premium tai Sales Enterprise

Voit ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä PDF-tiedoston luomisen seuraavasti:

1. Valitse näytön vasemmanpuoleisessa alakulmassa Vaihda alue ja valitse sitten Sovellusasetukset.

2. Valitse sivustokartassa Yleiskatsaus ja hae hakuruudusta Muunna PDF:ksi. Voit vaihtoehtoisesti valita Organisaatiotyökalut>tuottavuustyökalut ja sitten Muunna PDF-muotoon.

3. Valitse Muunna PDF-muotoon -sivulla entiteetit, joissa haluat ottaa PDF-luontitoiminnon käyttöön.

   

   1. Jos haluat nähdä vain entiteetit, joissa PDF-luonti on tällä hetkellä käytössä, valitse Näytä vain käytössä olevat entiteetit -valinta.
   2. Voit käyttää Suodata entiteetin nimen mukaan -kenttää entiteettiluettelon suodattamiseen ja sen entiteetin etsimiseen, jossa haluat ottaa PDF-luontitoiminnon käyttöön. Jos esimerkiksi haluat ottaa PDF-luontitoiminnon käyttöön mahdollisuusentiteetissä, kirjoita kenttään mah, jolloin entiteettinimiluettelo suodatetaan näyttämään entiteettinimet, joiden avulla on mah.

4. Valitse Tallenna.
   PDF-tiedostojen luonti on otettu käyttöön valituille entiteeteille.

5. Tutustu valmiisiin malleihin ja luo uusia malleja tarpeen mukaan. Saat lisätietoja ohjeartikkelista Word-mallien luominen ja hallinta.

   Muistiinpano

   Entiteettitietueelle ei voi luoda PDF-tieostoa, jos kyseiselle entiteetille ei ole käytettävissä mallia.

Kun PDF-luontitoiminto on otettu käyttöön, myyjät voivat luoda PDF-tiedoston, ladata sen omaan tietokoneeseen ja tallentaa sen joko Dynamics 365:een muistiinpanona tai SharePointiin.

Tärkeä

• Tallenna SharePointiin -painike on käyttäjien käytettävissä, kun SharePoint-integraatio on otettu käyttöön organisaatiossa ja Tiedostojen hallinta -valintaruutu on valittu entiteettisivulla. Jos painike ei ole näkyvissä, varmista, että SharePoint-integraatio ja tiedostojen hallinta on otettu käyttöön. Lisätietoja Tiedostojen hallinta -valintaruudusta on kohdassa Entiteetin asetusten ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä.
• Tallenna Dynamicsiin -painike on käytettävissä, jos Muistiinpanot on otettu käyttöön ensisijaisessa entiteetissä. Jos painike ei ole näkyvissä, varmista, että Muistiinpanot (sisältävät liitteitä) -valintaruutu on valittu entiteettisivun Mukauttaminen-alueella. Muistiinpanot on otettu oletusarvoisesti käyttöön kaikissa käyttövalmiissa entiteeteissä. Lisätietoja Muistiinpanot-valintaruudusta on kohdassa Entiteetin asetukset, jotka voi ainoastaan ottaa käyttöön.

Sales Professional

Voit ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä PDF-tiedoston luomisen seuraavasti:

1. Valitse sivustokartan Asetukset-kohdassa Myyntiasetukset.

2. Valitse Lisäasetukset-kohdassa PDF-luonti.

3. Valitse Muunna PDF-muotoon -sivulla entiteetit, joissa haluat ottaa PDF-luontitoiminnon käyttöön.

   

   1. Jos haluat näyttää vain entiteetit, joissa PDF-luontitoiminto on otettuna käyttöön, valitse Näytä vain käyttöönotetut entiteetit -asetukseksi Kyllä.
   2. Voit käyttää Suodata entiteetin nimen mukaan -kenttää entiteettiluettelon suodattamiseen ja sen entiteetin etsimiseen, jossa haluat ottaa PDF-luontitoiminnon käyttöön. Jos esimerkiksi haluat ottaa PDF-luontitoiminnon käyttöön mahdollisuusentiteetissä, kirjoita kenttään mah, jolloin entiteettinimiluettelo suodatetaan näyttämään entiteettinimet, joiden avulla on mah.

4. Valitse Tallenna. PDF-tiedostojen luonti on otettu käyttöön valituille entiteeteille.

5. Tutustu valmiisiin malleihin ja luo uusia malleja tarpeen mukaan. Lue lisätietoja kohdasta Luo vakioasiakirjoja Word-mallien avulla.

   Muistiinpano

   Entiteettitietueelle ei voi luoda PDF-tieostoa, jos kyseiselle entiteetille ei ole käytettävissä mallia.

Kun PDF-luontitoiminto on otettu käyttöön, myyjät voivat luoda PDF-tiedoston, ladata sen omaan tietokoneeseen ja tallentaa sen joko Dynamics 365:een muistiinpanona tai SharePointiin.

Tärkeä

• Tallenna SharePointiin -painike on käyttäjien käytettävissä, kun SharePoint-integraatio on otettu käyttöön organisaatiossa ja Tiedostojen hallinta -valintaruutu on valittu entiteettisivulla. Jos painike ei ole näkyvissä, varmista, että SharePoint-integraatio ja tiedostojen hallinta on otettu käyttöön. Lisätietoja Tiedostojen hallinta -valintaruudusta on kohdassa Entiteetin asetusten ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä.
• Tallenna Dynamicsiin -painike on käytettävissä, jos Muistiinpanot on otettu käyttöön ensisijaisessa entiteetissä. Jos painike ei ole näkyvissä, varmista, että Muistiinpanot (sisältävät liitteitä) -valintaruutu on valittu entiteettisivun Mukauttaminen-alueella. Muistiinpanot on otettu oletusarvoisesti käyttöön kaikissa käyttövalmiissa entiteeteissä. Lisätietoja Muistiinpanot-valintaruudusta on kohdassa Entiteetin asetukset, jotka voi ainoastaan ottaa käyttöön.

PDF-tiedoston luomisen käyttöönotto tai käytöstäpoisto, jos käytössä on Dynamics 365 puhelimiin -mobiilisovellus

Jos käytössä on Dynamics 365 puhelimiin -mobiilisovellus, voit ottaa käyttöön ominaisuuden, jonka avulla PDF-tiedostot luodaan vain seuraavissa entiteeteissä: Asiakkuudet, Yhteyshenkilöt, Liidit, Mahdollisuudet, Tarjoukset, Tilaukset ja Laskut.

1. Valitse sivustokartan Asetukset-kohdassa Myyntiasetukset.

2. Valitse Lisäasetukset-kohdassa PDF-luonti.

3. Ota PDF-luonti käyttöön tai poista se käytöstä valitsemalla Luo PDF-tiedosto -sivulla Määritä, voiko PDF-tiedostot luoda, tallentaa ja lähettää sähköpostitse Dynamics 365 Sales -entiteettitietueiden perusteella -kohdassa entiteetin arvoksi Käytössä tai Pois käytöstä. Jos haluat esimerkiksi ottaa PDF-luonnin käyttöön Mahdollisuus-tietueissa, valitse mahdollisuuden arvoksi Käytössä.

   

4. Valitse Tallenna.

Etkö löydä asetuksia sovelluksesta?

Mahdollisuuksia on kolme:

• Sinulla ei ole tarvittavaa käyttöoikeutta tai roolia.
• Järjestelmänvalvojasi ei ole ottanut ominaisuutta käyttöön.
• Organisaatiosi käyttää mukautettua sovellusta. Kysy tarkemmat vaiheet järjestelmänvalvojaltasi. Tässä artikkelissa kuvatut ohjeet koskevat käyttövalmiita Myyntikeskus- ja Sales Professional -sovelluksia.

Katso myös

PDF-tiedostojen luominen myyntitietueista