Mikä on paras tapa käyttää Outlookia ja asiakkaan aktivointisovelluksia yhdessä?
Mallipohjaisia sovelluksia voi käyttää asiakkaan aktivointisovelluksissa (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing ja Dynamics 365 Project Service Automation) ja Outlookissa yhdessä kolmella tavalla:
Dynamics 365 App for Outlook
Dynamics 365 for Outlook
Microsoft Exchangen kansion seuranta
Dynamics 365 App for Outlookin käyttäminen yhdessä palvelinpään synkronoinnin kanssa asiakkaan aktivointisovellusten tietojen tarkastelemiseksi Outlookissa ja Outlook-tietueiden seuraamiseksi asiakkaan aktivointisovelluksissa. Voit käyttää Dynamics 365 App for Outlookia yhdessä Microsoft Outlook verkkoversion, Outlookin työpöytäsovelluksen tai Outlookin mobiiliversion kanssa. Asiakkaan aktivointisovellusten tiedot näkyvät Dynamics 365 App for Outlookin kanssa käyttäjän Outlook-sähköpostiviestien tai -tapaamisten vieressä. Käyttäjä voi esimerkiksi esikatsella tietoja asiakkaan aktivointisovelluksiin tallennetuista yhteyshenkilöistä ja liideistä sekä ja lisätä yhteyshenkilöitä suoraan sähköpostiviestistä. Käyttäjät voivat myös linkittää sähköposti-, tapaamis- ja yhteyshenkilötietueita uusiin tai aiemmin luotuihin tietueisiin, kuten mahdollisuus-, asiakas- tai palvelupyyntötietueisiin. Dynamics 365 App for Outlook käyttää palvelinpään synkronointia sähköpostin synkronointiin. Lisätietoja: Sähköpostijärjestelmän integrointi
Kuinka usein tietueet synkronoidaan palvelinpuolen synkronoinnilla?
Jos tietueet synkronoidaan palvelinpään synkronoinnin avulla, prosessi on dynaaminen ja yksilöllinen kunkin käyttäjän postilaatikkoon. Synkronointi algoritmi takaa, että postilaatikot synkronoidaan dynaamisten parametrien mukaan, kuten sähköpostiviestien määrä ja aktiivisuus postilaatikossa. Sähköpostien synkronointi tapahtuu yleensä 5 minuutin välein. Kun postilaatikossa on useita sähköpostiviestejä, voidaan väli lyhentää dynaamisesti 2 minuuttiin. Jos postilaatikko on vähemmän aktiivinen, väli voidaan korottaa enintään 12 minuuttia. Yleisesti ottaen voi olettaa, että postilaatikko synkronoidaan vähintään 12 minuutin välein.
Käytettäessä Dynamics 365 App for Outlookia voit seurata tai määrittää ja sähköpostiviestin tai tapaamisen liittyy-tietueeseen, synkronointi tapahtuu välittömästi useimmissa vastaanotettujen sähköpostiviestien skenaarioissa ja lähetettyjen tapaamisten yhteydessä. Jos Dynamics 365 App for Outlook -ohjelman välitön synkronointi epäonnistuu, voimme hyödyntää palvelinpuolen synkronointia ja luoda tai päivittää aktiviteettitietueen.
Missä on tietoja palvelinpuolen synkronisoinnin ongelmien vianmäärityksestä?
Lisätietoja vianmäärityksestä ja tunnetuista ongelmista on täällä: Palvelinpuolen synkronoinnin vianmääritys ja muita hyödyllisiä tietoja.
Vaikuttavatko suojausoikeudet synkronointiin?
Kyllä. Jos järjestelmänvalvoja on suojannut tietyt kentät tai tietueet, se voi vaikuttaa synkronoitaviin tietoihin.
Tietosuojatiedot
Jos käytät Dynamics 365 -sovellusta ja käytössä on palvelinpään synkronointi, Dynamics 365 -yhteyshenkilöt ja -aktiviteetit (mukaan lukien sähköpostiviestit, tapaamiset, yhteyshenkilöt ja tehtävät) synkronoidaan määritettyyn sähköpostijärjestelmään (esimerkiksi Exchangeen).
Järjestelmänvalvoja voi määrittää palvelinpään synkronointitoiminnon määrittämään, ketkä käyttäjät voivat lähettää sähköpostiviestejä tai tapaamisia Dynamics 365:stä tai synkronoida aktiviteetteja ja yhteyshenkilöitä Dynamics 365:n ja käyttäjän postilaatikon välillä. Järjestelmänvalvojat ja käyttäjät voivat mukauttaa suodatusehtoja, ja järjestelmänvalvojat voivat jopa määrittää synkronoitavat entiteettikentät.
Jos käytät Dynamics 365 (online) -sovellusta, kun käytössä on Synkronoi Outlookiin -toiminto, synkronoitavat Dynamics 365 -tiedot viedään Outlookiin. Tiedot pidetään ajan tasalla Outlookin ja Dynamics 365 (online) -sovelluksen välillä linkin avulla. Synkronoi Outlookiin -toiminto lataa vain asiaankuuluvat käytettävät Dynamics 365 -tietuetunnukset, kun käyttäjä yrittää seurata Outlook-kohdetta ja asettaa sen liittyväksi. Yrityksen tietoja ei ole tallennettu laitteeseen.
Järjestelmänvalvoja määrittää käyttöoikeusroolien avulla, onko organisaatioon kuuluvilla käyttäjillä oikeus synkronoida Dynamics 365 -tietoja Outlookiin.
Microsoft Dynamics 365 for Outlookin käyttöä varten sinun on kirjauduttava sisään tunnistetiedoillasi (sähköpostiosoite ja salasana). Nämä tiedot voidaan tallentaa paikallisesti niin, ettei järjestelmä pyydä tunnistetietoja aina, kun avaat Outlookin. Jos tallennat tiedot paikallisesti, Dynamics 365 for Outlook muodostaa automaattisesti yhteyden Microsoft Dynamics 365 (online) -ympäristöön aina, kun avaat Outlookin.
Sen jälkeen, kun olet ensimmäisen kerran kirjautunut sisään käyttämään Dynamics 365 for Outlookia, tietokoneen ja Dynamics 365 (online) -ympäristön välinen yhteys on avoinna aina, kun Internet-yhteys on muodostettu. Voit poistaa tietokoneen ja Dynamics 365:n välisen yhteyden käytöstä vain määritysasetuksen avulla. Jos poistat yhteyden käytöstä, Dynamics 365 for Outlookin suorituskyky saattaa heikentyä.
Jos käytät Dynamics 365 for Outlookia sähköpostin seurantaan, sähköpostiviestiketju on kaikkien niiden organisaatioosi kuuluvien käyttäjien nähtävissä, joilla on viestien tarkasteluoikeus.
Dynamics 365 for Outlook lähettää jokaisesta vastaanottamastasi sähköpostiviestistä Dynamics 365 (online) -ympäristöön lähettäjän ja vastaanottajan sähköpostiosoitteen sekä viestin aiherivin. Näin Dynamics 365 (online) voi vahvistaa, tuleeko Dynamics 365 (online) -palvelun tallentaa tietty sähköpostiviesti. Kun seuraat kohdetta, Dynamics 365 -palvelu ylläpitää kohteen kopiota, joka on niiden organisaatioosi kuuluvien käyttäjien nähtävissä, joilla on tarvittavat oikeudet. Kun lopetat kohteen seuraamisen, kopio poistetaan automaattisesti Dynamics 365 (online) --ympäristöstä vain, jos omistat kohteen.