Gérer l’application Bookings dans Microsoft Teams
Vue d’ensemble de Bookings
L’application Bookings dans Microsoft Teams offre un moyen simple d’organiser les planifications et de gérer les rendez-vous.
Personnalisez les types de rendez-vous et les détails, les exigences de réservation, et gérez les horaires et la disponibilité du personnel pour simplifier l’expérience de réservation. Bookings est intégré à votre calendrier Microsoft 365 et à celui de votre personnel pour aider vos clients et clients à trouver rapidement les heures disponibles à partir de la page de réservation.
Vous pouvez créer et gérer plusieurs pages de réservation, chacune avec sa propre configuration, pour répondre aux besoins de planification de votre organisation.
- Les réservations personnelles vous permettent de gérer vos propres créneaux horaires de rendez-vous. Vous pouvez définir et partager votre disponibilité avec vos clients, clients ou collègues. Après avoir créé une page de réservation personnelle, vous pouvez partager le lien avec d’autres personnes, qui peuvent alors voir votre disponibilité et planifier un moment où vous êtes libre.
- Les réservations partagées sont des pages de réservation que vous créez et gérez pour votre équipe. Ils vous permettent d’inviter des membres de votre équipe afin que vos clients et clients puissent réserver du temps avec vous et votre équipe.
Chaque rendez-vous réservé en tant que réunion en ligne crée un lien de réunion que les utilisateurs peuvent utiliser pour rejoindre et se réunir virtuellement dans Teams.
Pour plus d’informations, consultez Microsoft Bookings.
Conditions préalables à l’utilisation de l’application Bookings dans Teams
- La boîte aux lettres Exchange se trouve dans Exchange Online. Les boîtes aux lettres Exchange Server locales ne sont pas prises en charge.
- Microsoft Bookings est activé pour l’organisation.
- Les utilisateurs disposent d’une licence appropriée. Microsoft Bookings est disponible dans les abonnements suivants :
- Office 365 : A3, A5, E1, E3, E5, F1, F3, G1, G3 et G5
- Microsoft 365 : A3, A5, E3, E5, F1, F3, Business Basic, Business Standard, Business Premium, Teams Essentials, Teams Premium
- Tous les utilisateurs de l’application Bookings et tous les membres du personnel participant aux réunions disposent d’une licence qui prend en charge la planification des réunions Teams.
Pour ajouter l’application Bookings à Teams, accédez à Applications, puis recherchez Bookings.
Contrôler l’accès à Bookings au sein de votre organisation
Plusieurs méthodes s’offrent à vous pour contrôler qui a accès à l’application Bookings et à des fonctionnalités spécifiques de l’application. Vous pouvez activer ou désactiver Bookings pour votre organisation ou pour des utilisateurs individuels dans le Centre d’administration Microsoft 365. Vous pouvez également créer une stratégie d’application Bookings pour permettre à certains utilisateurs de créer des calendriers Bookings. Pour plus d’informations, consultez Activer ou désactiver Microsoft Bookings.
Vous pouvez également créer une stratégie de configuration d’application Teams pour épingler l’application Bookings à certains utilisateurs.
Paramètres de stratégie de réunion recommandés
Pour activer la meilleure expérience pour Bookings, créez une stratégie de réunion Teams pour admettre automatiquement les personnes dans mon organisation et attribuer la stratégie à votre personnel. La stratégie permet au personnel de rejoindre automatiquement le rendez-vous et d’activer l’expérience de salle d’attente pour les participants externes. Pour en savoir plus, consultez Contrôler qui peut contourner la salle d’attente de la réunion dans Microsoft Teams.
Pour plus d’informations sur les stratégies de réunion, consultez Gérer les stratégies de réunion et d’événement dans Teams.
Notifications par SMS
Cette fonctionnalité fait désormais partie de Teams Premium.
Les notifications par SMS sont actuellement disponibles au Canada, au Royaume-Uni et aux États-Unis.
Vous pouvez contrôler si des notifications SMS peuvent être envoyées à des participants externes pour des rendez-vous virtuels planifiés par votre personnel au sein de votre organisation.
Par défaut, ce paramètre est activé et les notifications sms sont activées pour toutes les pages de réservation de votre organisation. N’oubliez pas que les administrateurs et les planificateurs bookings peuvent choisir ultérieurement de désactiver ou d’activer les notifications PAR SMS en fonction des besoins dans les types de rendez-vous planifiés et les rendez-vous individuels planifiés.
Pour configurer ce paramètre, accédez au Centre > d’administration Microsoft 365 Paramètres Paramètres>de l’organisation, puis choisissez Bookings. Activez ou désactivez la case à cocher Autoriser Microsoft à envoyer des notifications par SMS .
En savoir plus sur la configuration des notifications SMS pour votre organisation. Utilisez le rapport d’utilisation des notifications SMS Teams pour comprendre comment votre organisation utilise les notifications SMS.
Paramètre d’approbation facultative du personnel
Vous pouvez demander au personnel de s’inscrire avant que Bookings ne partage ses informations de disponibilité et avant que d’autres personnes puissent planifier un rendez-vous avec eux.
Pour activer ce paramètre, accédez au Centre > d’administration Microsoft 365 Paramètres Paramètres>de l’organisation, puis choisissez Bookings. Cochez la case Exiger les approbations du personnel .
Lorsque ce paramètre est activé, le personnel reçoit un e-mail dans lequel il est invité à approuver l’adhésion à une page de réservation.
En savoir plus sur la configuration du paramètre d’approbations du personnel.
Modification de votre domaine par défaut lors de la configuration d’une boîte aux lettres Bookings
Lors de la configuration d’une boîte aux lettres Bookings, le domaine de courrier par défaut de votre organisation Microsoft 365 ou Office 365 est utilisé. Toutefois, le domaine par défaut peut entraîner des problèmes lors de l’envoi d’invitations à une réunion à des destinataires externes. Par exemple, votre invitation peut être marquée comme courrier indésirable et déplacée vers le dossier de courrier indésirable du destinataire, de sorte que le destinataire peut ne jamais voir votre invitation.
Nous vous recommandons de modifier le domaine par défaut avant de créer votre boîte aux lettres Bookings. Consultez questions fréquentes (FAQ) sur les domaines.
Si vous devez modifier le domaine par défaut après avoir créé votre boîte aux lettres Bookings, utilisez PowerShell.
Set-Mailbox -identity business@domain.onmicrosoft.com -WindowsEmailAddress business@domain.com -EmailAddresses business@domain.com
Pour plus d’informations, consultez Définir une boîte aux lettres.
Remarque
Si vous utilisez une configuration Exchange hybride, nous vous recommandons de tester minutieusement le flux de messagerie entre Exchange local et Exchange Online lors de la modification du domaine par défaut.
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