Comptabiliser, ajuster et reclasser le stock avec les feuilles
Pour vous assurer que vos quantités sont correctes, Comptez physiquement tous les articles en stock. Certaines entreprises effectuent un inventaire physique annuel, tandis que d’autres comptent plus souvent tous les articles ou seulement certains d’entre eux. Après avoir compté les articles, utilisez les feuilles pour valider les quantités réelles dans la comptabilité. Par exemple, lorsque vous évaluez le stock à la fin d’une période.
Pour compter certains articles plus souvent que d’autres, peut-être en raison de leur valeur, utilisez des inventaires tournants. Pour les inventaires tournants, attribuez des périodes d’inventaire spéciales aux articles. Apprenez-en plus sur Pour effectuer un comptage cyclique.
Pour ajuster les quantités après un comptage physique ou à d’autres fins, utilisez une feuille article pour modifier les écritures comptables de stock sans valider les transactions. Vous pouvez également ajuster la quantité d’un seul article sur une fiche article.
Pour modifier les attributs des écritures comptables article, vous pouvez utiliser une feuille reclassement article. Les attributs typiques à reclasser incluent les dimensions et les codes de campagne de vente. Utilisez aussi les feuilles reclassement pour les transferts en reclassant les codes d’emplacement et de magasin. Des étapes spéciales s'appliquent lorsque vous souhaitez reclasser les numéros de série ou de lot et leurs dates d'expiration. Pour plus d’informations, voir Utiliser les numéros de lot et de série.
Remarque
Dans les processus à plusieurs étapes, les articles sont enregistrés dans des emplacements en tant qu’écritures entrepôt, pas en tant qu’écritures comptables article. Par conséquent, vous effectuez l’inventaire, l’ajustement et le reclassement dans des feuilles entrepôt spéciales qui prennent en charge les emplacements. Ensuite, vous utilisez synchronisez les écritures entrepôt nouvelles ou modifiées avec leurs écritures comptables article correspondantes pour refléter les modifications des quantités et valeurs en stock.
Pourboire
Si vous avez beaucoup de lignes sur un journal ou une feuille de calcul d’entrepôt, si l’action Modifier dans Excel est disponible sur la page, cela peut faciliter la saisie des données. Vous pouvez apporter des modifications aux enregistrements dans Excel, puis mettre à jour les données dans Business Central. Pour en savoir plus sur l’action Modifier dans Excel, accédez à Modifier dans Excel.
Pour effectuer un inventaire
Pour comptez les articles réellement disponibles, pour vérifier si la quantité enregistrée est la même que la quantité physique en stock, Faites l’inventaire. Autrement dit, comptez les articles réellement disponibles. En règle générale, ces comptages ont lieu à la fin d’un exercice financier, mais parfois, les entreprises comptent les articles plus souvent. S’il existe des différences, valider les quantités réelles dans les comptes article avant de procéder à l’évaluation du stock.
Remarque
Cette procédure décrit comment effectuer un inventaire physique à l’aide d’un journal sur la page Journal d’inventaire physique . Vous pouvez utiliser les documents sur les pages Commande d’inventaire physique et Enregistrement d’inventaire physique . Ces documents offrent plus de contrôle et prennent en charge la répartition du travail de comptage entre plusieurs employés. Pour en savoir plus, consultez la section Compter l’inventaire à l’aide de documents.
Vous remarquerez que vous ne pouvez pas utiliser la fonctionnalité basée sur un document pour comptabiliser les articles dans les emplacements ou les écritures entrepôt.
Le processus de comptage implique également les tâches suivantes :
- Calculer le stock prévu.
- Imprimez le rapport que vous souhaitez utiliser pour le décompte.
- Saisir et valider les quantités réelles.
En fonction de votre configuration entrepôt, vous pouvez effectuer l’inventaire de l’une des manières suivantes. Pour plus d’informations, voir Configuration de la gestion des entrepôts.
- Si votre site n’utilise pas le rangement et le prélèvement dirigés, utilisez la page Journal d’inventaire physique . La procédure est similaire à l’inventaire physique sans inventaire tournant.
- Si votre établissement utilise le rangement et les prélèvements dirigés, utilisez la page Journal d’inventaire physique de l’entrepôt . Utilisez ensuite la page Journaux d’articles pour exécuter l’action Calculer l’ajustement d’entrepôt .
Pour calculer le stock prévu dans les configurations d’entrepôt de base
- Choisissez l’icône
, entrez Journaux d’inventaire physique, puis choisissez le lien associé. - Choisissez l’action Calculer l’inventaire dans Préparer.
- Sur la page Calculer stock, indiquez les conditions à utiliser pour créer les lignes feuille, par exemple si vous souhaitez inclure les articles pour lesquels aucun stock n’est enregistré.
- Définissez des filtres si vous souhaitez uniquement calculer le stock pour certains articles, emplacements, magasins ou axes.
- Cliquez sur le bouton OK.
Remarque
Les écritures article sont traitées en fonction des informations que vous avez indiquées, et les lignes sont créées dans la feuille inventaire. Notez que le champ Qté (inventaire physique) a la même quantité que le champ Qté (calculée) . Vous n’avez pas besoin d’entrer la quantité comptée pour les articles où ces valeurs correspondent. Cependant, si la quantité comptée diffère, entrez la quantité qui a été comptée.
Pour imprimer l'état à utiliser lors de l'inventaire
- Sur la page Journaux d’inventaire physique contenant l’inventaire prévu calculé, choisissez l’action Imprimer à partir de Accueil.
- Sur la page Liste d’inventaire physique , spécifiez si le rapport doit afficher la quantité calculée et les articles d’inventaire par numéros de série et de lot.
- Définissez des filtres si vous souhaitez uniquement imprimer l'état pour certains articles, emplacements, magasins ou axes.
- Choisissez Imprimer.
Les magasiniers peuvent maintenant procéder au comptage du stock et noter les éventuelles différences sur l’état imprimé.
Remarque
Plusieurs jours peuvent s’écouler avant que les rapports imprimés reviennent pour traitement final et publication. Lorsque vous spécifiez et validez l’inventaire compté réel, le système ajuste l’inventaire pour refléter la différence entre l’inventaire compté attendu et réel. Vous devez conserver les lignes de journal initialement calculées et ne pas recalculer l’inventaire attendu, car l’inventaire attendu peut changer et entraîner des niveaux de stock incorrects. Si vous devez émettre plusieurs rapports, par exemple pour différents emplacements ou groupes d’éléments, vous devez créer et conserver des lots de journaux distincts.
Pour saisir et valider le stock réel compté dans les configurations d'entrepôt de base
- Sur chaque ligne de la page Journaux d’inventaire physique où l’inventaire réel disponible, tel que déterminé par le décompte physique, diffère de la quantité calculée, saisissez l’inventaire réel disponible dans le champ Qté (inventaire physique) .
Remarque
Si le décompte fait apparaître des différences dues à des articles validés avec des magasins incorrects, ne saisissez pas les différences dans la feuille inventaire. Au lieu de cela, utilisez une feuille reclassement ou un ordre de transfert pour rediriger les articles vers les magasins appropriés.
Pour Ajuster les quantités calculées aux quantités réellement comptées, choisissez l’action Publier depuis Accueil.
La validation crée les écritures comptables article et les écritures comptables inventaire. Ouvrez la page Fiche article de l’article pour rechercher ses écritures comptables inventaire.
Choisissez l’icône
, entrez Éléments, puis choisissez le lien associé.Pour vérifier le nombre, ouvrez la page Article n°carte de l’article et choisissez l’action Écritures du grand livre d’inventaire physique depuis l’article
.
Pour calculer le stock prévu dans les configurations d'entrepôt avancées
Synchronisez le grand livre des articles et l’entrepôt avant de compter l’inventaire physique. Sinon, ce que vous validez dans la feuille inventaire et le registre des articles est le résultat de l’inventaire physique combiné à d’autres ajustements d’entrepôt pour les articles. Pour en savoir plus, consultez Synchroniser les quantités dans le grand livre des articles et dans l’entrepôt.
Choisissez l’icône
, entrez Journal d’inventaire physique d’entrepôt, puis choisissez le lien associé.Choisissez l’action Calculer l’inventaire pour ouvrir la page Calculer l’inventaire de l’entrepôt .
Définissez les filtres pour spécifier les éléments à compter dans le journal, puis choisissez OK.
Business Central crée une ligne pour chaque bac qui répond aux exigences du filtre. Vous pouvez supprimer des lignes, mais si vous souhaitez valider les résultats en tant qu’inventaire, comptez l’article dans tous les emplacements le contenant.
Si vous comptez uniquement un article dans certains bacs mais pas dans d’autres, vous pouvez saisir les différences et les publier ultérieurement dans la page Journal des articles en utilisant l’action Calculer l’ajustement d’entrepôt .
Pour saisir et valider le stock réel compté dans les configurations d'entrepôt avancées
Sur la page Journal d’inventaire physique de l’entrepôt , saisissez les quantités réelles dans le champ Qté (inventaire physique) .
Remarque
Le champ Qté (calculée) est rempli en fonction des enregistrements de bac. Cette quantité est copiée dans le champ Qté (physique) de chaque ligne. Si les quantités dans ces champs ne correspondent pas, entrez la quantité réelle.
Après avoir saisi toutes les quantités réelles, choisissez l’action Enregistrer .
Lorsque vous enregistrez le journal, Business Central crée deux écritures d’entrepôt dans le registre d’entrepôt pour chaque ligne comptée et enregistrée :
- Si les quantités calculées et les quantités réelles sont différentes, une quantité négative ou positive est enregistrée pour l’emplacement, et la quantité d’équilibre est validée dans l’emplacement d’ajustement du magasin.
- Si la quantité calculée est égale à la quantité physique, Business Central enregistre 0 pour le bac et le bac d’ajustement.
Lorsque vous enregistrez un inventaire physique, vous ne le validez pas dans les registres article, inventaire ou valeur. Cependant, les enregistrements sont disponibles pour le rapprochement en cas de besoin. Pour que les quantités restent exactes, après avoir compté les articles dans tous les emplacements, validez les résultats. Pour en savoir plus, consultez la section Synchroniser les quantités dans le grand livre des articles et dans l’entrepôt.
Pour effectuer un inventaire tournant
Vous pouvez compter les articles aussi souvent que vous le souhaitez. Par exemple, parce qu’ils ont plus de valeur ou parce qu’ils sont les plus vendus. Spécifiez la fréquence de comptage en attribuant des périodes de comptage spéciales aux articles.
En fonction de votre configuration entrepôt, vous pouvez effectuer un inventaire tournant de l’une des manières suivantes. Pour en savoir plus, consultez Configuration de la gestion d’entrepôt.
- Si votre établissement n’utilise pas de rangement et de prélèvements dirigés, utilisez la page Journal d’inventaire physique . La procédure est similaire au comptage de l’inventaire physique sans inventaire tournant.
- Si votre établissement utilise le rangement et les prélèvements dirigés, utilisez la page Journal d’inventaire physique de l’entrepôt . Utilisez ensuite la page Journaux d’articles pour exécuter l’action Calculer l’ajustement d’entrepôt .
Pour configurer des périodes d'inventaire
Le comptage d’inventaire est généralement une tâche récurrent, par exemple, tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans. Vous pouvez configurer les périodes d’inventaire nécessaires et les affecter à chaque article. Ensuite, utilisez l’action Calculer la période de comptage sur la page Journal d’inventaire physique pour créer automatiquement des lignes pour les articles.
- Choisissez l’icône , entrez Périodes de comptage d’inventaire physique, puis choisissez le lien associé.
- Renseignez les champs selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.
Pour affecter une période d'inventaire à un article
- Choisissez l’icône , entrez Éléments, puis choisissez le lien associé.
- Sélectionnez l'article auquel vous souhaitez affecter une période d'inventaire.
- Dans le champ Code de période de comptage d’investissement physique , Sélectionner indiquez la période de comptage.
Remarque
Si vous modifiez la période d’inventaire, un message affiche des informations sur les résultats de la modification. Choisissez Oui pour modifier le code et calculer la première période de comptage pour l’élément. La prochaine fois que vous choisissez de calculer une période d’inventaire dans la feuille inventaire, l’article s’affichera en tant que ligne sur la page Sélection article inventaire. Vous pouvez ensuite compter l’article périodiquement.
Pour lancer un comptage selon des périodes d’inventaire dans les configurations d’entrepôt de base
Choisissez l’icône
, entrez Journal d’inventaire physique, puis choisissez le lien associé.Choisissez l’action Calculer la période d’inventaire.
La page Sélection d’éléments d’investissement physique affiche les éléments qui doivent être comptés en fonction de leurs périodes de comptage.
Comptez l’inventaire physique. Pour en savoir plus, consultez Pour compter l’inventaire physique.
Pour lancer un comptage selon des périodes d’inventaire dans les configurations d’entrepôt avancées
Choisissez l’icône
, entrez Journal d’inventaire physique d’entrepôt, puis choisissez le lien associé.Choisissez l’action Calculer la période d’inventaire.
La page Sélection d’éléments d’investigation physique affiche les éléments qui doivent être comptés en fonction de leurs périodes de comptage.
Comptez l’inventaire physique. Pour en savoir plus, consultez Pour compter l’inventaire physique.
Remarque
Comptez l’article dans tous les emplacements qui le contiennent. Si vous supprimez des lignes de casier qui ont été récupérées pour le comptage sur la page Inventaire physique des entrepôts , le comptage sera incorrect lorsque vous le publierez dans un journal d’inventaire physique.
Pour ajuster la quantité d’un article
Après avoir effectué un inventaire physique d’un article, utilisez l’action Ajuster Inventaire pour enregistrer la quantité réelle d’inventaire.
- Choisissez l’icône , entrez Éléments, puis choisissez le lien associé.
- Sélectionnez l’article pour lequel vous souhaitez ajuster le stock, puis sélectionnez l’action Ajuster stock.
- Dans le champ Nouvel inventaire de l’emplacement, saisissez le résultat du comptage.
- Cliquez sur le bouton OK.
Vous pouvez également utiliser l’action Ajuster Inventaire comme moyen simple d’ajouter des articles achetés à l’inventaire si vous n’utilisez pas de factures d’achat ou de commandes pour enregistrer vos achats. En savoir plus sur Enregistrer les achats.
Remarque
Après avoir ajusté l’inventaire, mettez à jour sa valeur actuelle. Pour plus d’informations, voir Réévaluer le stock.
Pour ajuster les quantités de plusieurs articles dans les configurations d’entrepôt de base
Sur la page Journaux d’articles , vous pouvez enregistrer des transactions d’articles directement dans l’inventaire Ajuster pour les achats, les ventes et les modifications positives ou négatives sans utiliser de documents.
Si vous utilisez souvent le journal des articles pour enregistrer des lignes de journal identiques ou similaires, par exemple pour la consommation de matériel, la page Journal des articles standard peut faciliter ce travail récurrent. Pour plus d’informations, voir Utiliser des feuilles standard.
- Choisissez l’icône , entrez Journaux d’articles, puis choisissez le lien associé.
- Renseignez les champs selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.
- Choisissez l’action Publier pour Ajuster les quantités.
Pour ajuster les quantités de l'emplacement dans les configurations d'entrepôt avancées
Si votre site utilise le rangement et les prélèvements dirigés, utilisez la page Journal des articles d’entrepôt pour enregistrer les modifications de quantité positives et négatives imprévues. Par exemple, pour les articles signalés comme manquants qui apparaissent de manière inattendue, ou les pertes dues à la casse.
Les feuilles article entrepôt vous offrent plus de niveaux d’ajustement pour rendre vos quantités plus précises. L’entrepôt sait combien d’articles sont disponibles et où ils sont stockés, mais chaque ajustement n’est pas validé dans le registre des articles. Des crédits ou des débits sont créés pour l’emplacement réel avec l’ajustement de la quantité. Une écriture d’équilibrage est effectuée dans un emplacement d’ajustement. L’emplacement d’ajustement est un emplacement virtuel sans articles réels. Vous spécifiez le bac virtuel dans le champ Code du bac d’ajustement d’investissement sur les pages Emplacement carte .
- Choisissez l’icône , entrez Journal des articles d’entrepôt, puis choisissez le lien associé.
- Renseignez les informations d'ent-ête.
- Dans le champ Numéro d’article de la ligne, choisissez l’article.
- Saisissez l’emplacement dans lequel vous placez les articles supplémentaires ou dans lequel des articles sont manquants.
- Dans le champ Quantité , si vous trouvez des articles supplémentaires, entrez une quantité positive. Si des articles sont manquants, saisissez une quantité négative.
- Sélectionnez l’action Enregistrer.
Pour synchroniser les écritures entrepôt ajustées avec les écritures comptables article associées
Validez les enregistrements d’emplacement d’ajustement dans le registre des articles pour les périodes définies. Certaines entreprises valident des ajustements quotidiens dans le registre des articles, tandis que d’autres effectuent le rapprochement moins souvent.
- Choisissez l’icône , entrez Journal des articles, puis choisissez le lien associé.
- Renseignez les champs de chaque ligne feuille.
- Choisissez l’action Calculer l’ajustement d’entrepôt , puis ajoutez des filtres sur la page Calculer l’ajustement d’entrepôt . Les ajustements sont calculés uniquement pour les écritures de l’emplacement ajustement qui répondent aux exigences des filtres.
- Dans l’onglet rapide Options , remplissez le champ Numéro de document avec un numéro. Le numéro s'affiche sur la ligne feuille article.
- Cliquez sur OK. Les ajustements positifs et négatifs sont totalisés pour chaque article et des lignes sont créées dans la feuille article.
- Validez des lignes feuille pour entrer les différences de quantité dans la feuille article. Les quantités dans les emplacements et le registre des articles correspondent maintenant.
Voir aussi
Compter l’inventaire à l’aide de documents
Inventaire
Présentation de la gestion d’entrepôt
Ventes
Achat
Travailler avec Business Central
Retrouvez ici des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central