Suivre les échanges de messages électroniques entre les vendeurs et les contacts

Note

Azure Active Directory est désormais Microsoft Entra ID. En savoir plus

Tirez le meilleur parti des communications entre les vendeurs et les clients en transformant les échanges de courriers électroniques en opportunités exploitables. Business Central peut utiliser Exchange Online pour conserver un journal des messages entrants et sortants. Vous pouvez afficher et analyser le contenu de chaque message sur la page Écritures journal interaction.

Important

Pour Business Central en ligne, Business Central et Exchange Online doivent appartenir au même client.

Pour configurer la connexion à la messagerie

Configurer les dossiers publics et les règles de connexion à la messagerie dans Exchange Online

Note

Les sections suivantes supposent que vous disposez d’un accès administrateur pour Exchange Online.

Avant de pouvoir configurer la connexion à la messagerie, vous devez préparer les dossiers publics Office 365. Vous pouvez le faire dans le Centre d’administration Exchange, ou vous pouvez utiliser le PowerShell Exchange Online.

Conseil

Si vous souhaitez utiliser PowerShell Exchange Online, vous pouvez trouver l’inspiration pour configurer votre script dans un exemple de script que nous avons publié dans le référentiel BCTech.

Suivez les étapes ci-dessous pour configurer Exchange Online, avec des liens vers où vous pouvez en savoir plus.

Créer un groupe de rôles d’administrateur

Créez un groupe de rôles d’administrateur pour les dossiers publics en fonction des informations de la table suivante :

Propriété	Valeur
Name	Gestion des dossiers publics
Rôles sélectionnés	Dossiers publics
Utilisateurs sélectionnés	Adresse e-mail du compte d’utilisateur que Business Central utilisera pour exécuter la tâche de connexion à la messagerie

Pour en savoir plus, voir Gérer les groupes de rôles dans Exchange Online.

Créer une boîte aux lettres de dossiers publics

Créez une nouvelle boîte aux lettres pour les dossiers publics en fonction des informations de la table suivante :

Propriété	Valeur
Name	Boîte aux lettres publique

Pour plus d’informations, voir Créer une boîte aux lettres de dossiers publics.

Créer de nouveaux dossiers publics

1. Créez un dossier public avec le nom Connexion à la messagerie à la racine afin que le chemin d’accès complet au dossier devienne \Email Logging\.

2. Créez deux sous-dossiers afin que le résultat soit les chemins d’accès complets suivants aux dossiers :

   • \Email Logging\Queue\
   • \Email Logging\Storage\

Pour plus d’informations, voir Créer un dossier public.

Définir la propriété des dossiers publics

Définissez l’utilisateur de la connexion à la messagerie en tant que propriétaire des deux dossiers publics, File d’attente et Espace de stockage.

Pour plus d’informations, voir Affecter des autorisations au dossier public.

Activer la messagerie du dossier public File d’attente

Pour plus d’informations, voir Activer ou désactiver la messagerie d’un dossier public.

Activer la messagerie pour envoyer des e-mails au dossier public File d’attente

Activer la messagerie pour envoyer des e-mails au dossier public File d’attente à l’aide d’Outlook ou du shell de gestion Exchange.

Pour plus d’informations, voir Autoriser les utilisateurs anonymes à envoyer des e-mails vers un dossier public à messagerie activée.

Créer des règles de flux de messagerie

Créez deux règles de flux de messagerie en fonction des informations de la table suivante :

Objet	Name	Appliquer cette règle si...	Procédez comme suit...
Une règle pour les e-mails entrants	Consigner les e-mails envoyés à cette organisation	L’expéditeur est situé En dehors de l’organisation, et le destinataire est situé Au sein de l’organisation	Cci le compte de messagerie spécifié pour le dossier public File d’attente
Une règle pour les e-mails sortants	Consigner les e-mails envoyés à partir de cette organisation	L’expéditeur est situé Au sein de l’organisation, et le destinataire est situé En dehors de l’organisation	Cci le compte de messagerie spécifié pour le dossier public File d’attente

Pour plus d’informations, voir Gérer les règles de flux de messagerie dans Exchange Online et Actions des règles de flux de messagerie dans Exchange Online.

Note

Si vous apportez des modifications dans le shell de gestion Exchange, les modifications deviennent visibles dans le centre d’administration Exchange après un certain délai. De plus, les modifications apportées dans Exchange seront disponibles dans Business Central après un délai. Le retard peut être de plusieurs heures.

Ensuite, vous connectez Business Central à Exchange Online.

Configurer une boîte aux lettres et des règles partagées pour la connexion à la messagerie dans Exchange Online

Note

Ces étapes nécessitent un accès administrateur pour Exchange Online.

Préparez une boîte aux lettres partagée dans le Centre d’administration Exchange. Vous pouvez aussi utiliser Exchange Online PowerShell. Pour plus d’informations, voir Créer une boîte aux lettres partagée ou Exchange Online PowerShell.

Note

Si vous utilisez Exchange Management PowerShell, vos modifications sont visibles dans le Centre d’administration Exchange après un certain délai. Le retard peut être de plusieurs heures.

Ajouter un compte d’utilisateur pour les membres de la boîte aux lettres partagée

Le compte que vous utiliserez pour la connexion à la messagerie est un compte Exchange Online. La tâche planifiée va utiliser le compte pour se connecter à une boîte aux lettres partagée et traiter les e-mails. Ce compte ne doit pas être associé à une personne en particulier. Ajoutez le compte de messagerie aux membres de la boîte aux lettres partagée. Pour plus d’informations, voir Utiliser l’EAC pour modifier la délégation de boîte aux lettres partagée.

Autoriser les autres utilisateurs à voir les e-mails enregistrés

Vous pouvez autoriser un autre utilisateur à ouvrir un e-mail dans Exchange lié à une écriture du journal d’interaction de Business Central. Pour ce faire, donnez l’autorisation Read à l’utilisateur sur le dossier Archiver dans la boîte aux lettres partagée. Pour plus d’informations, voir Exchange Online PowerShell.

Créer des règles de flux de messagerie

Les règles de flux de messagerie recherchent des conditions spécifiques sur les messages et prennent des mesures en conséquence. Créez deux règles de flux de messagerie en fonction des informations de la table suivante. Pour plus d’informations, voir Gérer les règles de flux de messagerie dans Exchange Online et Actions des règles de flux de messagerie dans Exchange Online.

Objet	Name	Appliquer cette règle si...	Procédez comme suit...
Une règle pour les e-mails entrants	Consigner les e-mails envoyés à cette organisation	L’expéditeur est situé en dehors de l’organisation, et le destinataire est situé au sein de l’organisation	Cci le compte de messagerie spécifié pour la boîte aux lettres partagée.
Une règle pour les e-mails sortants	Consigner les e-mails envoyés à partir de cette organisation	L’expéditeur est situé au sein de l’organisation, et le destinataire est situé en dehors de l’organisation.	Cci le compte de messagerie spécifié pour la boîte aux lettres partagée.

Note

Business Central traite uniquement les messages du dossier Boîte de réception dans la boîte aux lettres partagée. Si une règle déplace des messages de la boîte de réception vers un autre dossier, ces messages ne seront pas traités. De plus, les messages du dossier Courriers indésirables sont également ignorés.

Configurer Business Central pour enregistrer les messages électroniques

Commencez avec la connexion à la messagerie en deux étapes :

1. Connectez Business Central à Exchange Online pour votre abonnement Microsoft 365. Exchange Online gère vos e-mails. Nous avons facilité cette étape en fournissant un guide de configuration assisté. Vous avez juste besoin de vos identifiants d’administrateur pour votre compte d’administrateur dans Microsoft 365. Pour commencer le guide, accédez à la page Configuration assistée, puis sélectionnez le guide Configurer la journalisation des emails.

2. Assurez-vous que les adresses e-mail de vos commerciaux et de vos contacts dans Business Central sont valides. Pour ce faire, pour chaque client ou vendeur, ouvrez la fiche Contact ou Vendeur/Acheteur et regardez le champ E-mail.

   Conseil

   Une fois les étapes du guide terminées, vous pouvez vérifier si la connexion a réussi. Recherchez Connexion à la messagerie, choisissez Actions, puis Contrôler la configuration.

Affichage des échanges de messages électroniques dans le journal des interactions

Business Central crée une entrée sur la page Journal des interactions chaque fois qu’un vendeur et un contact échangent un message par courrier électronique. Pour afficher le journal des interactions, ouvrez la fiche Contact pour la personne, puis choisissez Association, Historique, et Écritures feuille interaction. Vous pouvez faire certaines choses avec chaque entrée de la feuille, par exemple :

• Affichez le contenu du message électronique échangé en sélectionnant Traitement, puis Afficher les Documents joints.
• Transformez un échange de courrier électronique en opportunité de vente. Si une entrée semble prometteuse, vous pouvez la transformer en opportunité, puis gérer son évolution vers une vente. Pour transformer un échange de courrier électronique en opportunité, choisissez l’entrée, puis Traiter, et Créer opportunité. Pour plus d’informations, voir Gérer des opportunités de vente.

Limites des boîtes aux lettres et des dossiers dans Exchange Online

Il existe des limites de boîtes aux lettres et de dossiers dans Exchange Online, telles que les limites de tailles de dossier et le nombre de messages. Pour plus d’informations, voir Limites pour Exchange Online et Limites pour les dossiers publics dans Exchange Server.

Business Central stocke les messages électroniques enregistrés dans un dossier dans Exchange Online. Business Central stocke également un lien vers chaque message enregistré. Les liens ouvrent les messages enregistrés dans Exchange Online à partir des pages Écritures journal interaction, Fiche contact et Fiche vendeurs dans Business Central. Si un message enregistré est déplacé dans un autre dossier, le lien est rompu. Par exemple, un message peut être déplacé manuellement ou Exchange Online peut démarrer automatiquement la fonction AutoSplit lorsqu’une limite de stockage est atteinte.

Les étapes suivantes peuvent vous aider à éviter de rompre les liens vers les messages dans Exchange Online.

1. Ne déplacez pas les messages existants vers un autre dossier après avoir modifié les paramètres de configuration de la connexion à la messagerie. En gardant les messages existants là où ils se trouvent, vous conservez les liens. Les liens vers les messages dans le nouveau dossier sont valides.
2. Évitez d’atteindre les limites des boîtes aux lettres et des dossiers. Si vous êtes sur le point d’atteindre une limite, procédez comme suit :
   1. Configurez une nouvelle boîte aux lettres partagée dans Exchange Online.
   2. Mettez à jour les règles de flux de messagerie dans Exchange Online.
   3. Mettre à jour la configuration de la connexion à la messagerie dans Business Central en conséquence

Se connecter aux versions locales vers Microsoft Exchange

Vous pouvez vous connecter à Business Central sur site vers Exchange sur site ou Exchange Online pour la connexion à la messagerie. Pour les deux versions d’Exchange, les paramètres de connexion sont disponibles sur la page Configuration marketing. Pour Exchange Online, vous pouvez également utiliser un guide de configuration assistée.

Se connecter à Exchange Online

Pour vous connecter à Exchange Online, vous devez enregistrer une application dans Microsoft Entra ID. Vous devez fournir l’ID de l’application, le secret du coffre de clés et l’URL de redirection à utiliser. L’URL de redirection est pré-définie et devrait fonctionner pour la plupart des installations. Pour plus d’informations, consultez Pour enregistrer une application dans Microsoft Entra ID pour la connexion de Business Central à Exchange Online.

Vous devez aussi utiliser OAuth2 comme Type d’identification. Vous devez également enregistrer une application dans Microsoft Entra ID. Vous devez fournir l’ID de l’application, le secret du coffre de clés et l’URL de redirection à utiliser. L’URL de redirection est pré-remplie et devrait fonctionner pour la plupart des installations. Pour plus d’informations, consultez la section Pour enregistrer une application dans Microsoft Entra ID pour la connexion de Business Central à Exchange Online ci-dessous.

Vous devez configurer votre installation pour utiliser HTTPS. Pour plus d’informations, voir Configuration de SSL pour sécuriser la connexion du client Web Business Central. Si vous configurez votre serveur pour avoir une page d’accueil différente, vous pouvez changer l’URL. Le secret client sera enregistré sous forme de chaîne cryptée dans votre base de données.

Pour enregistrer une application dans Microsoft Entra ID pour la connexion de Business Central à Exchange Online

Les étapes suivantes supposent que vous utilisez Microsoft Entra ID pour gérer les identités et les accès. Pour plus d’informations, voir Démarrage rapide : enregistrer une application avec la plateforme d’identité Microsoft.

1. Dans le portail Azure, sous Gérer, choisissez Authentification.

2. Sous Rediriger les URL, ajoutez l’URL de redirection suggérée sur la page de Connexion à la messagerie dans Business Central. Si le champ de l’URL de redirection sur la page Connexion à la messagerie est vide, recherchez l’URL de redirection suggérée sur la page Configuration assistée. Pour ouvrir la page, sur la page Connexion à la messagerie, choisissez Actions, puis Configuration assistée.

   Note

   Si vous ne spécifiez pas l’URL de redirection, vous pouvez le faire plus tard en choisissant Ajouter une plateforme, puis en choisissant Web pour ajouter l’application Web et l’URL de redirection.

3. Sous Gérer, choisissez Autorisations API, et choisissez Microsoft Graph, puis Autorisations déléguées.

4. Utilisez le champ de recherche pour trouver et sélectionner Courrier, puis ajoutez l’autorisation Mail.ReadWrite.Shared.

5. Sous Gérer, choisissez Certificats et secrets, puis créez un nouveau secret pour votre application. Vous utiliserez le secret soit dans le champ Secret client de la page Connexion à la messagerie dans Business Central.

6. Choisissez Aperçu, puis recherchez la valeur ID application (client). Il s’agit de l’ID client de votre application. Vous devez le saisir dans le champ ID client de la page Connexion à la messagerie.

7. Dans Business Central, configurez la connexion à la messagerie sur la page Connexion à la messagerie ou utilisez le guide d’assistance Configuration assistée.

Utiliser un autre service de gestion des identités et des accès

Si vous n’utilisez pas Microsoft Entra ID pour gérer les identités et les accès, vous aurez besoin de l’aide d’un développeur. Si vous préférez stocker l’ID d’application et le secret dans un emplacement différent, vous pouvez laisser les champs ID client et Secret client vides et écrire une extension pour récupérer l’ID et le secret depuis l’emplacement. Vous pouvez fournir le secret lors de l’exécution en vous abonnant aux événements OnGetEmailLoggingClientId et OnGetEmailLoggingClientSecret dans codeunit 1641 « Configuration de la connexion à la messagerie ».

Pour démarrer la connexion à la messagerie

1. Pour commencer à enregistrer les e-mails, sur la page Connexion à la messagerie, activez le bouton de basculement Activé.

2. Connectez-vous à l’aide d’un compte Exchange Online que la tâche planifiée va utiliser le compte pour se connecter à une boîte aux lettres partagée et traiter les e-mails.

   Note

   Si vous n’êtes pas invité à vous connecter avec votre compte Exchange Online , c’est probablement parce que les fenêtres contextuelles sont bloquées. Pour vous connecter, autorisez les fenêtres contextuelles de https://login.microsoftonline.com.

Pour arrêter la connexion à la messagerie

1. Sélectionnez , entrez Connexion à la messagerie, puis sélectionnez le lien associé.
2. Désactivez le bouton bascule Activé.

Pour modifier le compte utilisateur utilisé pour la connexion à la messagerie

Business Central Online

1. Connectez-vous à Business Central avec le compte utilisé par la tâche planifiée pour se connecter à une boîte aux lettres partagée et traiter les e-mails. Ce compte doit avoir accès à Business Central et Exchange Online.
2. Sélectionnez entrez Connexion à la messagerie, puis sélectionnez le lien associé.
3. Choisissez En rapport, puis Écriture file d’attente des travaux.
4. Redémarrez la tâche de Connexion à la messagerie.

Business Central sur site

1. Sélectionnez entrez Connexion à la messagerie, puis sélectionnez le lien associé.
2. Choisissez Actions, puis Renouveler le jeton.
3. Connectez-vous à l’aide d’un compte Exchange Online que la tâche planifiée va utiliser le compte pour se connecter à une boîte aux lettres partagée et traiter les e-mails.

Voir aussi

Gestion des relations

Trouvez des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central ici