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Exécuter et imprimer états dans Business Central

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Les rapports vous aident à collecter et à afficher des données en fonction de critères spécifiques. Il organise et présente les informations dans un format facile à lire que vous pouvez imprimer ou enregistrer sous forme de fichier. Il existe de nombreux états accessibles tout au long de l’application. Les états fournissent généralement des informations relatives au contexte de la page où vous vous trouvez. Par exemple, la page Client comprend des états pour les 10 principaux clients et les statistiques de vente, et plus encore.

Remarque

Les traitements par lots et les ports XML sont plus ou moins identiques aux états mais ils ont pour objectif d’exécuter un processus ou d’exporter des données. Par exemple, la tâche par lots Créer des rappels crée des documents de rappel à envoyer aux clients ayant des paiements en souffrance. Cette rubrique fait référence surtout aux « états », mais des informations similaires s’appliquent aux traitements par lots et aux ports XML.

Démarrer

Vous pouvez trouver des rapports dans le menu Rapports sur les pages, listes et Cartes sélectionnées. Vous pouvez également utiliser la recherche Icône en forme d’Ampoule qui ouvre la fenêtre de recherche. pour trouver des rapports par nom. Pour un aperçu des rapports intégrés que vous pouvez utiliser dans Business Central, triés par catégories, voir Rapports disponibles dans Business Central.

Lorsque vous choisissez un état, une page de demande avec un titre selon le nom de l’état pour vous permettre de définir plusieurs options et filtres qui déterminent les éléments à inclure dans l’état. Les sections suivantes expliquent comment utiliser la page de demande pour créer, afficher un aperçu et imprimer un état.

Utiliser les valeurs par défaut (paramètres prédéfinis)

La plupart des pages de demande incluent le champ Utiliser les valeurs par défaut de. Avec ce champ, vous pouvez sélectionner des paramètres prédéfinis pour l’état, qui définissent automatiquement les options et les filtres. Sélectionnez une entrée dans la liste déroulante, et vous verrez les options et les filtres sur la page de demande se modifier en conséquence.

L’entrée appelée Options et filtres récemment utilisés est toujours disponible. Cette entrée permet de faire en sorte que l’état utilise les options et les filtres qui ont été utilisés la dernière fois que vous l’avez exécuté.

Le champ Utiliser les valeurs par défaut de fournit un moyen rapide et fiable de générer de manière cohérente des états contenant les données correctes. Après avoir sélectionné une entrée, vous pouvez modifier les options et les filtres avant d’afficher un aperçu ou d’imprimer l’état. Vos modifications ne seront pas enregistrées dans l’entrée de paramètres prédéfinis que vous avez sélectionnée, mais elles seront sauvegardées dans l’entrée Options et filtres récemment utilisés.

Remarque

Les paramètres prédéfinis sont généralement configurés et gérés par un administrateur. En savoir plus sur Gérer les paramètres enregistrés pour les états et les traitements par lots.

Spécifier des données à inclure dans un état

Utilisez les champs sous Options et Filtres pour modifier ou limiter les informations que vous souhaitez dans l’état. Vous devez définir des filtres dans un état de la même manière que vous le faites sur des listes. Consultez la section Filtrage.

Attention

Le raccourci Filtrer sur une page de demande d’état fournit une capacité de filtrage générique pour les états. Ces filtres sont optionnels.

Certains rapports ignorent ces filtres, ce qui signifie que quel que soit le filtre défini dans l’onglet rapide Filtre , la sortie du rapport est la même. Il est impossible de fournir une liste des champs ignorés dans quels états, vous devez expérimenter avec des filtres lorsque vous les utiliserez.

Exemple : Lorsque vous utilisez la tâche par lots Créer des rappels , un filtre pour le champ Écritures du grand livre client du Dernier niveau de rappel émis est ignoré, car les filtres sont fixes pour cette tâche par lots.

Afficher l'aperçu d'un état

En affichant l’aperçu d’un état vous permet de voir à quoi il ressemblera avant de l’imprimer. L’aperçu n’est pas basé sur l’imprimante sélectionnée dans le champ Imprimante sur la page de demande. Il est contrôlé par le navigateur. Après l’aperçu, vous pouvez revenir à la page de la demande et apporter des modifications aux options et aux filtres nécessaire.

Les choix d’aperçu sur la page Demande d’état dépendent de l’état. Ainsi, pour certains rapports, vous pouvez Sélectionner version préliminaire, tandis que pour d’autres, le choix est version préliminaire et Fermer. Les deux choix ouvrent un aperçu de l’état. La différence est que l’Aperçu garde la page de demande ouverte afin que vous puissiez y revenir, apporter des modifications, afficher à nouveau un aperçu ou imprimer. En revanche, avec version préliminaire et Fermer la page de demande se ferme et vous devrez rouvrir le rapport pour apporter des modifications ou l’imprimer.

Remarque

Si vous utilisez Business Central 2020 vague de lancement 1 ou une version antérieure, le seul choix est Sélectionner, ce qui ferme la page de demande sur Sélectionner, comme décrit ci-dessus pour Sélectionner et Fermer.

Utiliser l’aperçu

Dans l’Aperçu, utilisez la barre de menus dans l’aperçu de l’état pour :

  • Naviguer entre les pages

  • Effectuer un zoom avant et arrière

  • Redimensionner à la taille de la page

  • Sélectionner du texte

    Vous pouvez copier le texte d’un état puis le coller ailleurs, comme dans une page de Business Central ou Microsoft Word. À l’aide d’une souris, par exemple, sélectionnez le bouton gauche de la souris et le maintenez enfoncé où vous voulez commencer. Faites glisser la souris pour sélectionner un ou plusieurs mots, phrases ou paragraphes. Ensuite, appuyez sur le bouton droit de la souris et appuyez sur Sélectionner Copier. Vous pouvez maintenant coller le texte sélectionné partout où vous le souhaitez.

  • Faire défiler le document

    Vous pouvez déplacer la zone visible de l’état dans n’importe quelle direction de manière voir d’autres zones ou l’état. Le défilement est utile si vous avez effectué un zoom pour observer les détails. Avec la souris, par exemple, sélectionnez et maintenez la pression n’importe où dans l’aperçu de l’état, puis déplacez la souris pour sélectionner une section de l’état.

  • Téléchargez un fichier PDF sur votre ordinateur ou votre réseau.

  • I&mprimer

Enregistrer un état dans un fichier

Vous pouvez enregistrer un état dans un document PDF, un document Microsoft Word, un classeur Microsoft Excel ou un document XML en sélectionnant Envoyer à, puis en effectuant votre sélection. Un fichier de présentation sera téléchargé sur votre ordinateur.

Si votre organisation a configuré OneDrive pour les fonctionnalités système, au lieu d’être téléchargés, les classeurs Excel et les documents Word sont ouverts dans votre navigateur à l’aide d’Excel ou de Word pour le Web.

Pourboire

Les options Document Microsoft Excel (données uniquement) et Document XML concernent principalement le niveau avancé. Vous utiliserez généralement ces options pour effectuer une analyse détaillée des données. En savoir plus Analyse des données d’état avec Excel et XML.

Vous pouvez également utiliser l’option Document Microsoft Excel (données uniquement) pour créer des présentations Excel pour un état donné. En savoir plus sur Utiliser les présentations Excel.

Planifier l’exécution d’un rapport ultérieurement ou périodiquement

Vous pouvez planifier ou traiter par lots un état ponctuel ou récurrent à exécuter à une date et une heure spécifiques. Les états prévus sont entrés dans la file projets et traités au moment prévu, comme les autres projets. Sélectionner l’option Planifier après avoir sélectionné Envoyer à, puis entrez des informations, telles que l’imprimante, l’heure et la date. L’état est alors ajouté à la file d’attente des travaux et sera exécuté au moment spécifié. Lorsque l’état a été traité, l’article est supprimé de la file projets. Pour plus d’informations, voir Utiliser des files d’attente des travaux pour planifier des tâches.

Lorsque vous planifiez l’exécution d’un rapport, vous pouvez spécifier qu’il doit s’exécuter tous les jeudis en définissant le champ Formule de la date de la prochaine exécution sur D4, par exemple. Pour plus d’informations, voir Utiliser des formules date.

Vous pouvez sauvegarder l’état dans un fichier (par exemple, Excel, Word ou PDF) de l’imprimer ou uniquement de générer l’état. Si vous enregistrez le rapport dans un fichier, le rapport traité est envoyé vers la page Boîte de réception des rapports de votre Centre de rôles pour que vous puissiez le consulter. En savoir plus Partager et exporter des états avec la boîte de réception état

Gérer les états récurrents planifiés

Les tâches par lots génèrent des rapports planifiés gérés sur la page Entrées de la file d’attente des tâches . Vous pouvez voir l’état et d’autres informations de chaque rapport sur la page, interrompre/reprendre le traitement par lots de l’état et générer l’état à la demande.

Depuis la page Écritures de la file d’attente des travaux, vous pouvez également modifier certains paramètres d’état, tels que le type de fichier de sortie, la récurrence, la date d’exécution et les heures de début et de fin. Toutefois, avant de modifier un état planifié existant, il est nécessaire de mettre la file d’attente des tâches d’état en attente :

  1. Sélectionner l’icône Icône en forme d’Ampoule qui ouvre la fenêtre de recherche 1., entrez Entrées de la file d’attente des travaux, puis Sélectionner le lien associé.
  2. Sur la page Entrées de la file d’attente des travaux , Sélectionner le rapport souhaité.
  3. Sélectionner l’action Mettre en attente .
  4. Ouvrez et modifiez l’état planifié en sélectionnant son état (En attente).

Après avoir modifié les options du rapport, répétez les deux premières étapes, puis Sélectionner l’action Définir le statut sur Prêt pour reprendre la génération du rapport.

En savoir plus sur la gestion de la file d’attente des travaux sur Utiliser les files d’attente de travaux pour planifier des tâches.

Imprimer un rapport

Pour imprimer un rapport, cliquez sur Sélectionner Imprimer sur la page de demande de rapport ou sur la barre de menu de la pageversion préliminaire .

Lorsqu’un rapport utilise un disposition Excel, vous ne verrez pas le champ Imprimante ni les boutons Imprimer ou version préliminaire . Au lieu de cela, il y a une option Télécharger. Pour imprimer, sélectionnez Télécharger, puis ouvrez le fichier téléchargé dans Excel et imprimez à partir de là.

Imprimante

Le champ Imprimante de la page de demande d’état affiche le nom de l’imprimante à laquelle l’état sera transmis. Pour changer d’imprimante, sélectionnez simplement l’imprimante dans la liste.

Remarque

L’option (Géré par le navigateur) indique qu’il n’y a pas d’imprimante désignée pour l’état. Dans ce cas, le navigateur gérera l’impression et affichera une expérience standard, où vous pourrez choisir une imprimante locale connectée à votre ordinateur. L’option (Géré par le navigateur) n’est pas disponible dans l’application mobile Business Central ou application pour Microsoft Teams.

Pourboire

L’imprimante sélectionnée pour vous par défaut est configurée sur la page Sélections d’imprimantes. Pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez modifier l’imprimante par défaut, consultez la section Configurer les imprimantes par défaut .

Spécifiquement pour la version thaïlandaise de Business Central, le bouton Imprimer ne peut pas imprimer correctement des états du fait des limitations du service qui génère un fichier PDF imprimable. À la place, vous pouvez ouvrir l'état dans Word puis enregistrer l'état en tant que fichier PDF imprimable.

Sinon, vous pouvez demander à votre administrateur de créer une présentation état Word pour vos états les plus utilisés. En savoir plus Gestion des présentations état et document.

Modifier la disposition de l’état

Une présentation d’état contrôle les éléments affichés sur un état, leur agencement et leur mise en forme. Il explique plusieurs méthodes pour modifier la présentation :

  • Lorsque vous configurez l’exécution d’un état, vous voyez la mise en page actuelle dans le champ Présentation état sur la page de demande. Pour passer temporairement à un autre champ disposition, Sélectionner, sélectionnez Rapport disposition , puis Sélectionner dans une liste de mises en page disponibles pour le rapport.
  • Pour modifier la mise en page par défaut utilisée par un état, accédez aux pages Présentations état ou Sélection présentation état.

En savoir plus sur (Hérité) Définir la présentation utilisée par un état. Ou, si vous souhaitez personnaliser votre propre rapport disposition, consultez Commencer à créer des mises en page.

Modifier la langue et le format des nombres, des dates et des heures

Par défaut, la langue du texte et le format des nombres, des dates et des heures dans un rapport sont basés sur vos paramètres de langue de travail et de région, qui sont définis sur la page Mes paramètres . Vous pouvez toutefois modifier la langue et la région de format au cas par cas lorsque vous prévisualisez, imprimez ou envoyez un rapport. Sur la page de demande, définissez les options Langue et Région de format selon vos préférences. Vous pouvez également spécifier le format de langue et de région à utiliser par défaut pour les clients et les fournisseurs sur les pages de leurs fiches.

Selon l’endroit où vous avez spécifié les paramètres de langue et de format, Business Central détermine les paramètres à utiliser dans l’ordre suivant :

  1. Les paramètres que vous spécifiez lorsque vous générez un état.
  2. Les paramètres spécifiés dans le document, qui proviennent des paramètres du client ou du fournisseur.
  3. Les paramètres spécifiés dans l’objet État AL.
  4. Les paramètres définis dans Mes paramètres.

Pour plus d’informations sur la page Mes paramètres , consultez Modifier les paramètres de base.

Options avancées

Les champs sous Avancé définissent des limites sur l’état généré pour contrôler les ressources de l’imprimante. Vous n’aurez généralement pas à modifier ces paramètres, sauf si vous disposez d’un état volumineux. Si un état dépasse ces limites lorsque vous essayez d’afficher un aperçu ou d’imprimer, un message apparaît vous indiquant quelle limite a été dépassée. Vous pouvez ensuite modifier les paramètres en fonction de votre état. Cependant, chaque champ a une valeur maximale que vous devez connaître :

Champ Valeur maximale
Durée maximale de l’affichage 12:00:00
Nombre maximal de lignes 1 000 000
Nombre maximal de documents 500

Remarque

Les valeurs maximales peuvent être différentes pour Business Central sur site et un administrateur peut les modifier. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique Configuration de Business Central Server – États. Pour un aperçu des limites des états dans Business Central Online, voir Limites opérationnelles.

Voir aussi

Retrouvez ici des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central