Guide de changement Microsoft 365

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Remarque

Cet article a été écrit par des experts Microsoft dans le domaine qui travaillent avec des clients d’entreprise pour déployer Microsoft 365.

Importante

Les informations contenues dans cet article s’appliquent à l’environnement multilocataire Microsoft 365.

Changement continu dans le cloud

L’environnement cloud Microsoft 365 est une suite hyperscale d’offres de service en constante évolution. Dans le secteur de la technologie, le fait d’être constamment à la pointe de la technologie est bénéfique pour la productivité, la sécurité et le bonheur des utilisateurs. Le changement dans le cloud Microsoft a un objectif : fournir de la valeur client, sécuriser l’environnement et ravir les utilisateurs. Le rythme des changements dans Microsoft 365 est rapide et continu : les deux adjectifs décrivent le pipeline de valeur client que ce modèle aide. Microsoft aide les utilisateurs à accroître l’efficacité au sein de leur organisation en offrant des fonctionnalités innovantes et des services sécurisés.

Microsoft utilise un modèle de développement agile qui favorise le développement rapide. Ce modèle raccourcit le temps entre le moment où une modification est lancée et le moment où il est en production. Pour améliorer la facilité d’utilisation, nous visons à raccourcir le délai entre l’implémentation des fonctionnalités et la réalisation de la valeur pour nos clients. Le développement agile est important dans l’environnement cloud moderne. Grâce à elle, nous pouvons ajuster facilement les priorités d’ingénierie basées sur les commentaires des clients, la dynamique du marché, les exigences réglementaires et les risques émergents. L’intégration rapide des modifications dans votre environnement signifie que nous recevons des données de commentaires plus rapidement, puis que nous pouvons améliorer de manière itérative nos services.

De nombreuses modifications concernent les nouvelles fonctionnalités conçues pour améliorer l’expérience utilisateur. Ces modifications sont une catégorie de modifications qui se trouve dans un ensemble plus large. L’ensemble plus large de catégories de modifications inclut la maintenance du service, les mises à jour de sécurité et les mises à jour pour répondre aux besoins du paysage réglementaire et de conformité en constante évolution.

Microsoft améliore constamment les services Microsoft 365 pour aider chaque personne et chaque organization sur la planète à en faire plus. Notre engagement à améliorer l’expérience utilisateur signifie que nous offrons un flux continu de mises à jour du service. Et pour faciliter la planification de votre déploiement, nous publions les mises à jour du client en alignement avec les cycles de publication. Nous concevons de nouvelles fonctionnalités pour améliorer la productivité et ravir les utilisateurs. Il est tout aussi important que les fonctionnalités fonctionnent dans un environnement sécurisé et conforme. Dans le cadre du modèle de responsabilité partagée, Microsoft prend des mesures étendues pour sécuriser notre environnement. Nos certifications hébergées sur le portail d’approbation de service Microsoft témoignent de notre conformité avec plus de 100 frameworks. L’autre moitié du modèle de responsabilité (votre environnement) doit également être sécurisée et conforme. Nous prenons donc soigneusement en compte l’impact potentiel sur les clients lorsque nous structurerons nos modifications et les processus environnants.

Historiquement, le déploiement des changements au sein des organisations clientes a été étroitement contrôlé par les services informatiques. Le contrôle des déploiements au sein de votre locataire occupe une place dans le paysage cloud moderne, mais un déploiement plus rapide des fonctionnalités est essentiel pour obtenir de la valeur pour vos utilisateurs. À mesure que le cloud Microsoft adopte un modèle de mise à jour continue, la capacité des organisations à prendre des décisions basées sur les risques sur lesquelles les modifications nécessitent une évaluation granulaire et qui peuvent être implémentées immédiatement devient primordiale.

Lorsque Microsoft ajoute des fonctionnalités et que les utilisateurs tirent parti de ces fonctionnalités, l’expérience utilisateur s’améliore en fonction de la prise en charge des données. Au moment de la rédaction de cet article, une comparaison du score de promoteur net (NPS)[1] entre les clients utilisant le canal de mise à jour continue (canal actuel) et le canal entreprise Semi-Annual montre un avantage de 10 points[2] pour le canal de mise à jour continue pour Microsoft 365 Apps. La figure 1 montre une comparaison.

Comparaison du canal de publication du score net de promoteur.Figure 1

Notre objectif est de fournir à votre organization des modifications qui peuvent être contrôlées (si possible), si elles sont considérées comme ayant un impact sur le organization, tout en permettant à la plupart des modifications d’être transmises aux utilisateurs pour améliorer la valeur, la productivité, la collaboration et la sécurité.

Contrôle du changement : défis et stratégie

Malgré les avantages écrasants de la publication et de l’adoption rapides des fonctionnalités, il est important d’utiliser une stratégie de gestion des changements robuste. Nous reconnaissons que la gestion du changement, en particulier le changement continu dans le cloud, peut être difficile pour les organisations. Les services informatiques et les autres lignes de défense croient souvent que chaque modification doit être examinée en profondeur avant de déployer de nouveaux logiciels dans leurs environnements. Il peut s’agir d’une stratégie avantageuse pour un sous-ensemble de modifications à fort impact, mais l’examen de 100 % des modifications est une stratégie fastidieuse qui retarde le déploiement des fonctionnalités en constante évolution qui permettent à vos utilisateurs.

Toutes les fonctionnalités ou modifications n’ont pas le potentiel d’avoir un impact sur votre niveau de sécurité ou de conformité. Il peut donc ne pas être nécessaire d’analyser en profondeur chaque changement. Pour les modifications qui ont un impact, nous fournissons des options de configuration pour contrôler les fonctionnalités associées. Pour aider les utilisateurs à adopter de nouvelles fonctionnalités, par défaut, ces modifications sont généralement activées . Une action est nécessaire de votre part pour désactiver ou limiter ces fonctionnalités.

La possibilité de contrôler les modifications ayant un impact est un différateur offert par Microsoft. L’industrie de la technologie est principalement axée sur l’innovation, qui est généralement supposée avoir un impact positif sur les utilisateurs. Il n’est pas courant de trouver une granularité de contrôle sur ces innovations offertes par les leaders technologiques ou d’autres fournisseurs de cloud. En respectant votre droit de contrôler les changements les plus percutants, nous montrons notre engagement envers le partenariat et finalement votre réussite. En outre, nous nous engageons à améliorer l’expérience de changement globale. En assurant la transparence de notre processus de modification, des procédures et de la feuille de route, et en surveillant les commentaires des clients, nous voulons permettre à nos clients d’évaluer et de déployer le volume croissant de mises à jour que nous publions.

Défis

À partir des observations du secteur, des commentaires et des données à l’appui, nous avons identifié un défi clé auquel nos clients sont confrontés lorsqu’ils appliquent des modèles de modification d’ingestion très restrictifs à la stratégie de publication continue de Microsoft 365. Le défi réside dans la fréquence à laquelle Microsoft met à jour les services dans le cloud moderne. Pour illustrer le défi, supposons que Microsoft envoie 720 modifications par an, publiées de manière linéaire. Si ces modifications sont limitées à l’évaluation, les services informatiques qui effectuent des changements pourraient être à l’origine de 60 changements après le premier mois. Le backlog des modifications résultant augmente l’entropie dans l’environnement et empêche les utilisateurs d’utiliser les dernières fonctionnalités et mises à jour. La question est la suivante : le organization est-il capable de traiter ces modifications rapides en fonction des procédures existantes ou les modifications sont-elles désactivées parce qu’elles ne peuvent pas correspondre au rythme de publication ?

Importante

« Le organization est-il capable de traiter ces changements rapides en fonction des procédures existantes ou les modifications sont-elles désactivées parce qu’elles ne peuvent pas correspondre au rythme de la mise en production ? »

Le défi peut s’expliquer davantage par la « métaphore automobile ». De nombreuses organisations se concentrent uniquement sur les fonctionnalités et la sécurité. Dans le contexte d’un véhicule, cela équivaut à se concentrer sur l’obtention d’un point A à un point B. Dans ce cas, les propriétaires sont satisfaits s’ils peuvent réparer le véhicule, s’ils savent comment il fonctionne et si le véhicule a des ceintures de sécurité pour la sécurité. Toutefois, nous mettons les professionnels de l’informatique au défi de prendre en compte l’utilisateur. Pour le consommateur moyen de véhicules, le transport est plus que A à B. Les utilisateurs (conducteurs grand public) veulent une radio pour le divertissement, la climatisation pour la climatisation, et des fenêtres électriques pour plus de commodité. Les conducteurs veulent des systèmes de freinage antiblocage, des coussins gonflables et des ceintures de sécurité pour la sécurité. Si l’objectif est uniquement de permettre aux utilisateurs d’atteindre la destination, vous risquez de supprimer les droits de la population qui veut être plus sûre, confortable et efficace sur le trajet. Si les lignes de défense organisationnelles consacrent un temps précieux à déterminer quelles fonctionnalités sont importantes, quelles sont les fonctionnalités qui intéressent les utilisateurs et quelles fonctionnalités provoquent des perturbations dans l’environnement informatique, la charge devient insoutenable. Cela nécessite une démocratisation de l’évaluation du changement ; Pour plus d’informations, consultez la section Démocratisation de l’évaluation des changements.

Bien que Microsoft ne fournisse pas d’option off par défaut, nous constatons que très peu de clients tirent parti des options que nous fournissons pour désactiver les fonctionnalités dans leurs environnements. Lorsque les organisations utilisent une stratégie « tout en dehors » en tirant parti de nos configurations fournies, le résultat est similaire à la gestion de logiciels locaux. Les avantages initialement recherchés par le passage au cloud sont largement aliénés par cette approche, car les innovations qui intéressent les utilisateurs ne sont pas disponibles. En outre, l’écosystème Microsoft souffre de l’écart dans les données d’utilisation créé par cette stratégie. Par exemple, les données de diagnostic[3] fournissent à Microsoft des informations précieuses sur la façon dont nos clients utilisent les fonctionnalités, comment les fonctionnalités améliorent (ou non) l’expérience globale et les rapports d’incident qui nous aident à rester informé des problèmes répandus. Bien que nous fournissons aux clients le contrôle des données de diagnostic, l’exercice de ces contrôles limite les données dont nous disposons pour assurer la sécurité, la mise à jour et le fonctionnement de notre service comme prévu.

Nous ciblons cela comme un défi parce que nous reconnaissons l’équilibre délicat qui doit être atteint entre le contrôle de l’environnement, assurer une formation appropriée et fournir aux employés de nouvelles fonctionnalités passionnantes. Les professionnels de l’informatique sont à l’avant-garde du maintien de cet équilibre : c’est pourquoi Microsoft fournit des outils, de la transparence et des conseils pour prendre des décisions de déploiement basées sur les risques. Les outils de gestion de la configuration, les feuilles de route des produits, les notifications de modification et la documentation sont des manifestations de notre engagement à vous aider à atteindre l’équilibre des risques de changement.

Cette conversation est axée sur les fonctionnalités que nous fournissons, et non sur les mises à jour de sécurité qui se produisent en arrière-plan. Les mêmes fonctionnalités que nous développons avec des études de marché exhaustives pour augmenter la productivité et la satisfaction des utilisateurs. Les fonctionnalités qui permettent à nos clients d’en faire plus, avec des canaux de commentaires ouverts pour s’adapter aux commentaires négatifs de manière agile. Nous exigeons la participation des clients pour valider nos fonctionnalités, ce qui signifie que les fonctionnalités doivent d’abord être déployées dans des environnements clients pour que les utilisateurs puissent en tirer parti.

Stratégie

Trois catégories de clients peuvent être identifiées en fonction de leurs stratégies de changement observées : Maximiser le changement, Autoriser la plupart des restrictions à impact élevé et Restreindre toutes les modifications. La figure 2 résume ces catégories.

Diagramme de stratégie de modification maximale.Figure 2

La stratégie Maximiser le changement s’applique surtout aux petites et moyennes entreprises qui cherchent à optimiser la productivité des utilisateurs et qui fonctionnent sans exigences réglementaires ou de conformité.

La catégorie Autoriser l’impact le plus restreint est la stratégie que nous vous recommandons de cibler, en particulier si votre organization opère dans un environnement réglementé, ou si vous avez des exigences de sécurité strictes (comme dans les secteurs des services financiers, de la santé et de l’aérospatiale). L’implémentation d’une approche basée sur les risques pour l’évaluation des modifications est prise en charge par les données NPS de la figure 1.

Microsoft conseille aux clients d’être intentionnels dans leurs décisions de désactiver une modification et d’éviter de laisser inconsciemment toutes les modifications désactivées. Microsoft s’efforce de vous permettre de prendre des décisions basées sur les risques concernant les modifications qui nécessitent une évaluation approfondie, tout en permettant le déploiement immédiat du reste des modifications avec une évaluation minimale (et des risques). En identifiant de manière proactive nos niveaux d’impact sur les changements, décrits dans classification et notification des modifications, et en vous tenant informé des modifications à venir, décrites dans sources d’informations sur les changements, nous vous aidons à prendre des décisions basées sur les risques sur les modifications à évaluer.

L’observation du secteur microsoft montre que la stratégie Restreindre tout changement est trop lourde et moins efficace pour l’autonomisation des utilisateurs, car elle limite les avantages de l’innovation continue.

Consommation et gestion des modifications – Centre de messages et Planificateur

Toutes les stratégies de changement nécessitent la communication et la messagerie pour que les utilisateurs consomment et agissent sur la modification. Le centre de messages est votre hub de notification pour les modifications planifiées et d’autres annonces microsoft 365 importantes. Le centre de messages se trouve dans le Centre d'administration Microsoft 365. Il inclut les fonctionnalités nouvelles et modifiées à venir, la maintenance planifiée et d’autres annonces importantes. Il existe trois catégories pour les messages :

  • Empêcher ou résoudre les problèmes
  • Planifier la modification, et
  • Restez informé

Les attributs de message fournis par le Centre de messages incluent Date de publication, ID de message (pour le suivi de messages spécifiques), Titre et (modification/événement) Description. Le centre de messages est une source d’informations essentielle qui est importante pour la planification des modifications et la consommation des mises à jour dans Microsoft 365. La création de projets et de tâches à partir de ces notifications souvent actionnables est essentielle à la réussite de la stratégie de changement. Pour vous aider à mieux comprendre ce contenu, Planificateur a été intégré au Centre de messages, ce qui permet aux messages d’être directement synchronisés avec Planificateur.

Planificateur fonctionnalités sont les suivantes :

  • Synchronisation des messages à partir du Centre de messages.
  • Sélection du ou des types de messages synchronisés.
  • Définition d’une cadence pour la synchronisation des messages.

Une fois qu’un message est synchronisé avec Planificateur, il s’affiche dans Planificateur en tant que tâche. Les titres des publications du centre de messages sont précédés du service associé entre crochets. Si un message est mis à jour, cette mise à jour se synchronise également avec la tâche Planificateur.

Chaque tâche est structurée comme suit :

  • Le titre du message comporte un préfixe entre crochets (par exemple, « [SharePoint] Nouvelle fonctionnalité ») qui indique le service auquel la publication est associée. La figure 3 montre un exemple.
  • La date de début est définie sur l’heure à laquelle la tâche a été créée dans Planificateur.
  • La date de publication du message se trouve dans les Notes.

Exemple de publication du centre de messages.Figure 3

Lorsque vous utilisez Planificateur pour gérer des tâches, regrouper des tâches et formuler un plan d’action pour effectuer des tâches stratégiquement, vous pouvez examiner les tableaux et les équipes de gestion des changements pour suivre efficacement les changements.

Modifier les types et les méthodes de contrôle

Microsoft fournit différents choix de mise en production et outils pour vous aider à contrôler et déployer les modifications d’une manière qui s’aligne sur votre stratégie. Nous avons déjà discuté de notre stratégie recommandée ; Dans cette section, nous décrivons comment vous pouvez implémenter cette stratégie.

Les modifications apportées à Microsoft 365 sont publiées pour les services (comme SharePoint Online et Teams) et les clients, appelés Microsoft 365 Apps (comme Microsoft Word, Excel et PowerPoint). Les services et les clients ont des choix de mise en production et des contrôles de déploiement différents. Il est donc important de comprendre les différences lorsque vous implémentez votre stratégie de gestion des mises en production.

Types de modifications pour les services et les clients Microsoft 365

Les modifications de Microsoft 365 peuvent être planifiées ou non, selon la nature des modifications. Par exemple, les mises à jour de sécurité ne sont pas toujours planifiées, car elles sont des réactions aux risques ou problèmes émergents dans nos produits ou services. Selon le type de modification, le canal de communication peut également varier. Les canaux de communication sont décrits plus en détail dans la section Modifier la classification et la notification. Pour obtenir un résumé des types de modifications pour les services et les applications clientes, consultez le tableau 1.

Tableau 1 : Modifier les types pour les services Microsoft 365 et les applications clientes

Élément Les fonctionnalités Mises à jour non relatives à la sécurité Sécurité
Type de modification Mises à jour de fonctionnalité

Nouvelles fonctionnalités ou applications

Fonctionnalités déconseillées		 Correctifs client pour des problèmes Correctifs de sécurité
Préavis ? Préavis de 30 jours pour les modifications qui nécessitent une action Non; ils sont inclus dans la build mensuelle pour tous les canaux Non; ils sont inclus dans la build mensuelle pour tous les canaux
Canal de communication Centre de messages dans le Centre d'administration Microsoft 365

Feuille de route Microsoft 365

Blog Microsoft 365

Zone Microsoft 365 du Microsoft Tech Community		 Informations sur la publication des mises à jour de Microsoft 365 Apps Bulletin de sécurité ou CVE
Vous avez besoin d’une action de l’administrateur ? Parfois Rarement Rarement
Quel type d’action ? Modifier les paramètres

Communiquer les modifications aux utilisateurs

Valider les personnalisations		 Modifier les paramètres d’administration

La responsabilité de la gestion de ces modifications est partagée entre Microsoft et vous en tant qu’administrateur de votre locataire Microsoft 365. Pour plus d’informations, consultez le modèle de responsabilité partagée de Microsoft.

Maintenant que nous avons décrit les types de modifications que vous pouvez attendre des services Microsoft 365 et des applications clientes, y compris les responsabilités associées, la section suivante explore les différents choix de mise en production et les contrôles disponibles pour chacun d’eux.

Options et contrôles de mise en production de service

Options de mise en production du service

Les services Microsoft 365 offrent deux options pour recevoir les nouvelles mises à jour et fonctionnalités du produit à mesure qu’elles deviennent disponibles : La version standard et la version ciblée. [4] Ces options de publication vous aident à gérer la façon dont votre organization reçoit les mises à jour du service. Nous fournissons des contrôles pour vous permettre de désigner les utilisateurs qui reçoivent les mises à jour, en fonction de leur association à l’une des options de publication.

À mesure que Microsoft développe des produits et des fonctionnalités, les nouvelles versions sont validées en différentes étapes. La figure 4 illustre ces étapes, chaque phase de validation atteignant un public plus large. Avant de passer à l’étape suivante, un seuil de déploiements à l’étape précédente doit se terminer sans aucun problème.

Diagramme de validation de la gestion des mises en production.Figure 4

Les équipes de fonctionnalités Microsoft sont les premières à valider les fonctionnalités qu’elles développent.

Une fois les bogues ou les problèmes identifiés résolus, la fonctionnalité est publiée sur microsoft 365 organization, couvrant une base d’utilisateurs plus large pour la validation.

Une fois que la fonctionnalité est considérée comme prête, elle est publiée sur l’ensemble de Microsoft, qui est appelé en interne « dogfooding » nos produits pour identifier les problèmes, avant que les mises à jour ne parviennent au public.

Les étapes suivantes sont les versions publiques. La version ciblée est composée de clients qui ont configuré leur locataire, ou des utilisateurs spécifiques, pour qu’ils souhaitent utiliser l’option De mise en production ciblée. Des commentaires substantiels et des données sur les performances des produits sont collectées à cette étape, car nos clients effectuent des tests d’intégration et une validation à grande échelle dans de nombreux pays ou régions, des architectures cloud et des professionnels de l’informatique ou des utilisateurs expérimentés. Si votre locataire, ou un sous-ensemble de vos utilisateurs, est configuré pour la version Standard, cette dernière étape consiste à ce que ces utilisateurs ( et le reste du monde ) reçoivent les nouvelles fonctionnalités.

Pour implémenter la stratégie de démocratisation du changement au sein de votre organization, tirez parti de la version ciblée pour les utilisateurs informatiques et expérimentés.

Contrôles de mise en production de service

Votre contrôle principal pour la réception des mises à jour de service est la configuration de vos options de publication. Bien que Microsoft vous donne le contrôle de la cadence à laquelle vos utilisateurs reçoivent les mises à jour, ces modifications sont déployées sur nos services cloud hyperscale (plutôt que sur les installations logicielles qui s’exécutent dans votre infrastructure informatique). Il serait difficile pour Microsoft de gérer, mettre à jour et sécuriser un cloud global avec des versions spécifiques de nos services s’exécutant pour des locataires spécifiques. Cela signifie que les modifications de service vous donnent moins de granularité de contrôle sur le déploiement que Microsoft 365 Apps, car Microsoft 365 Apps disposez à la fois de canaux de mise en production et de différents outils de déploiement.

Vous pouvez configurer les options de publication dans le portail d’administration Microsoft 365, comme décrit dans Configurer l’option de publication dans le Centre d’administration. Accédez au portail, puis sélectionnez Paramètres Paramètres>Paramètres Du>profil> organisationnelPréférences de publication. La figure 5 montre le volet de configuration dans lequel vous pouvez choisir d’avoir tout le monde sur la version standard, tout le monde sur la version ciblée ou des utilisateurs spécifiques sur la version ciblée.

Options des préférences de mise en production.Figure 5

Il est important d’avoir un locataire intermédiaire ou de test dans le cadre de votre stratégie de modification. Certaines fonctionnalités nécessitent des modifications de locataire avant la manifestation dans l’expérience utilisateur. Ces modifications de locataire peuvent être implémentées dans le locataire intermédiaire, ce qui vous permet d’afficher un aperçu des fonctionnalités, tout en préservant les configurations de locataire de production.

Canaux et contrôles de mise en production du client

Canaux de mise en production du client

Microsoft propose différents canaux de mise à jour auxquels les clients peuvent s’abonner pour obtenir des mises à jour de nos clients « démarrer en un clic », Microsoft 365 Apps. Ces canaux déterminent la fréquence à laquelle les modifications sont publiées sur l’ensemble de leur locataire ou sur les sous-divisions abonnées de leur locataire, en fonction de la configuration du client. Les canaux sont un puissant mécanisme par le biais duquel les services informatiques et les utilisateurs expérimentés peuvent évaluer et tester les modifications à venir sans empêcher leur publication pour le plus grand nombre d’utilisateurs. Pour plus d’informations, consultez Vue d’ensemble des canaux de mise à jour pour Microsoft 365 Apps.

Le tableau 2 compare les canaux Microsoft 365 Apps, le canal actuel, le canal Entreprise mensuel et le canal entreprise Semi-Annual.

Tableau 2 : canaux de mise à jour Microsoft 365 Apps

Nom du canal Canal actuel Canal mensuel des entreprises Canal Entreprise semestriel
Utilisation recommandée Fournissez à vos utilisateurs de nouvelles fonctionnalités Office dès qu’ils sont prêts, mais pas selon une planification définie. Fournissez à vos utilisateurs de nouvelles fonctionnalités Office une seule fois par mois et selon une planification prévisible. Pour certains appareils de votre organization, où des tests approfondis sont nécessaires avant de déployer de nouvelles fonctionnalités Office. Par exemple, pour se conformer aux exigences réglementaires, gouvernementales ou autres de l’organisation. [5]
Fréquence de publication Au moins une fois par mois (probablement plus souvent), mais pas selon une planification définie Une fois par mois, le deuxième mardi du mois Une fois par mois, le deuxième mardi du mois
Mises à jour de fonctionnalités Dès qu’ils sont prêts (généralement une fois par mois), mais pas selon une planification définie Une fois par mois, le deuxième mardi du mois Deux fois par an (en janvier et juillet), le deuxième mardi du mois
Mises à jour de sécurité (si nécessaire) Une fois par mois, le deuxième mardi du mois Une fois par mois, le deuxième mardi du mois Une fois par mois, le deuxième mardi du mois
Mises à jour non liées à la sécurité (si nécessaire) Généralement, au moins une fois par mois (peut-être plus souvent), mais pas selon une planification définie Une fois par mois, le deuxième mardi du mois Une fois par mois, le deuxième mardi du mois[6]
Durée de prise en charge d’une version spécifique Jusqu’à ce que la version suivante soit publiée avec de nouvelles fonctionnalités, ce qui est généralement d’environ un mois Deux mois Quatorze mois

Microsoft fournit trois méthodes main pour modifier Microsoft 365 Apps canaux de mise à jour pour les appareils de votre organization :

Lorsque vous changez de canal, il existe certaines considérations, telles que la perte de fonctionnalités lors du basculement d’utilisateurs du canal actuel vers Semi-Annual canal Entreprise. Pour obtenir la liste complète des considérations, consultez Considérations relatives au changement de canaux.

Contrôles de mise en production du client

Conjointement avec les canaux de mise en production, qui sont eux-mêmes des contrôles, Microsoft fournit une sélection d’outils et de configurations pour poursuivre le déploiement, le contrôle et la gestion de vos clients Microsoft 365. Les outils de gestion de vos appareils et des clients Microsoft 365 installés sur ceux-ci ont été historiquement décentralisés. En plus d’une multitude d’options tierces disponibles, les solutions Microsoft incluent les outils suivants :

En attachant Intune à votre déploiement Configuration Manager (appelé cogestion), vous pouvez attacher l’intelligence du cloud Microsoft 365 à vos workflows de manière puissante. Vous pouvez :

  • Automatisez complètement les tests de compatibilité pour les mises à niveau Windows.
  • Déployez les mises à jour du client plus rapidement pour rendre votre organization sécurisée et conforme rapidement.
  • Effectuez des actions immédiates sur vos appareils.

Gérer les mises à jour de Microsoft 365 Apps avec Microsoft Configuration Manager est votre source de compréhension :

  • Les conditions préalables requises lors de l’utilisation de Microsoft Configuration Manager pour mettre à jour Microsoft 365 Apps.

  • Comment permettre à Configuration Manager de recevoir des notifications de package de client Microsoft 365.

  • Comment permettre aux clients Microsoft 365 de recevoir des mises à jour de Configuration Manager.

  • Options permettant aux clients de recevoir des mises à jour de Configuration Manager.[7]

Pour obtenir des instructions complètes sur la configuration de votre stratégie de déploiement, consultez la documentation Microsoft Configuration Manager.

Le centre d’administration Microsoft 365 Apps est conçu pour aider les administrateurs à réduire leur coût total de possession tout en étant en mesure de fournir rapidement des mises à jour de fonctionnalités, de sécurité et de qualité avec Microsoft 365 Apps. Les fonctionnalités d’insight et de contrôle peuvent fournir des informations de déploiement plus approfondies et en quasi-temps réel, une notification de problème et des actions rapides (répéter, restaurer, suspendre et reprendre) pour garantir un temps d’arrêt minimal de l’utilisateur.

Le centre d’administration Microsoft 365 Apps propose un inventaire et une mise à jour cloud pour mieux gérer les mises à jour des appareils pour Microsoft 365 Apps.

Inventaire office

  • Explorez les vues détaillées des appareils Office et des informations de complément.
  • Affichez des insights tels que la diffusion de canal/build, ajouter de la diversité, etc.
  • Exportez les données.

Devise de sécurité

  • Affichez un tableau de bord pour la conformité des mises à jour de sécurité status multicanal.
  • Définissez votre objectif cible et chronologie pour effectuer le suivi et la création de rapports.
  • Identifiez les appareils défaillants et prenez des mesures d’atténuation.

Mise à jour cloud

  • Configurez des profils de mise à jour pour les appareils sur le canal Entreprise mensuel ou le canal actuel afin de recevoir automatiquement les mises à jour.
  • Tire parti de l’optimisation de la distribution Windows.
  • Maintenir la conformité de l’appareil avec les délais de mise à jour et les exclusions de date de mise à jour.
  • Surveillez le déploiement des mises à jour, en vous donnant des insights ainsi que la possibilité de suspendre ou de restaurer le déploiement.

Importante

Au moment de la publication, le centre d’administration Microsoft 365 Apps est disponible pour les clients d’entreprise disposant de références SKU E3 et versions ultérieures.

Contrôles de configuration du client

Une fois Microsoft 365 Apps déployées sur les appareils et les utilisateurs, à votre rythme défini et avec des outils de qualité professionnelle, Microsoft vous fournit des contrôles de configuration client granulaires. Microsoft 365 Apps disposez de plus de 2 000 options de configuration vous permettant de modifier le comportement du client en fonction des profils de risque, de conformité et d’exploitation de votre organization.

Bien que la stratégie de groupe ait toujours été utilisée pour appliquer les paramètres du client et qu’elle reste une méthode viable, nous avons développé un service de synchronisation basée sur le cloud qui permet aux stratégies d’être itinérantes avec les utilisateurs : Stratégie cloud. Ce service vous permet d’appliquer des paramètres de stratégie pour Applications Microsoft 365 pour les grandes entreprises sur l’appareil d’un utilisateur, même si l’appareil n’est pas joint à un domaine ou géré. Lorsqu’un utilisateur se connecte à Microsoft 365 applications pour les entreprises sur un appareil, les paramètres de stratégie sont itinérants pour cet appareil. Vous pouvez également appliquer certains paramètres de stratégie pour les applications web Office, à la fois pour les utilisateurs connectés et pour les utilisateurs qui accèdent aux documents de manière anonyme.

La figure 6 montre le portail et le grand nombre de paramètres de stratégie disponibles pour la configuration dans le centre d’administration Microsoft 365 Apps. Vous pouvez également utiliser la stratégie cloud directement dans le centre d’administration Microsoft Intune.

Capture d’écran de la page web Modifier la configuration de la stratégie.Figure 6

Certaines options de configuration contrôlent le comportement de base du client, comme la visibilité de la barre de défilement dans Excel ou la disponibilité des sous-titres en direct dans PowerPoint, tandis que d’autres configurations peuvent être importantes pour vos services de sécurité, de conformité ou de risque. La figure 7 illustre l’option De stratégie cloud permettant d’activer ou de désactiver les expériences connectées dans Microsoft 365 Apps, qui fournissent aux utilisateurs des services web à partir de leurs clients de bureau (comme Translator, recherche d’images Bing et cartes 3D).

Capture d’écran de la zone de liste déroulante permettant d’activer ou de désactiver l’utilisation des expériences connectées dans Office qui analysent le contenu.Figure 7

Microsoft fournit des contrôles de confidentialité afin que vous puissiez respecter les obligations de conformité et de sécurité à l’échelle mondiale, quelles que soient les localités opérationnelles. Avec la stratégie cloud, vous pouvez utiliser un menu déroulant pour modifier ces paramètres et appliquer les modifications sur les appareils qui utilisent ce profil.

Démocratisation de l’évaluation des changements

Précédemment, nous avons partagé des données qui prennent en charge la valeur utilisateur d’être sur le canal actuel, ce qui fournit des mises à jour continues. Nous recommandons ce canal et le canal Entreprise mensuel comme deux solutions pour accélérer l’évaluation et le test des mises à jour. Microsoft recommande deux modèles pour l’utilisation de ces canaux :

  • Locataire de test : Pour évaluer et tester les fonctionnalités entrantes, les clients utilisent un locataire de test qui imite la production. Pour les clients, nous recommandons que le locataire de test soit abonné au canal actuel ou au canal Entreprise mensuel. Pour les services, nous recommandons que le locataire de test soit abonné à l’option Version ciblée. Les locataires de test sont utilisés pour les tests d’intégration et l’évaluation du produit séparément de la production. Traditionnellement, le service informatique possède des locataires de test et gère les comptes de test dans. Il s’agit d’un modèle centré sur l’informatique qui peut entraîner des goulots d’étranglement et des évaluations incomplètes. Nous vous recommandons d’inclure des utilisateurs de différents services et rôles dans votre locataire de test. Les services informatiques ne sont pas experts sur chaque produit et ne sont pas toujours mieux adaptés pour effectuer certaines évaluations de produits. Pour les services Microsoft 365, les options Version ciblée et Version standard sont disponibles.

  • Utilisateur power (expertise) : Pour démocratiser les évaluations de mise à jour, identifiez les utilisateurs autorisés dans votre locataire de production et abonnez-les au canal actuel ou au canal entreprise mensuel (Microsoft 365 Apps) et à l’option Version ciblée (services). Seuls les utilisateurs autorisés spécifiés reçoivent des mises à jour continues ou précoces et servent de source essentielle de commentaires, de bogues et d’expérience dans différents secteurs d’activité et expertise utilisateur.

Vous pouvez utiliser ces deux modèles simultanément pour fournir une évaluation complète, efficace et efficace des mises à jour entrantes. Le fait de s’éloigner du modèle d’acceptation centré sur l’informatique et de démocratiser l’évaluation dans votre organization améliore la vitesse et la qualité de l’effort. Si le reste de votre organization s’abonne à Semi-Annual option Canal Entreprise ou Version standard (Microsoft 365 Apps et services Microsoft 365, respectivement), les mises à jour évaluées dans le locataire de test, par les utilisateurs informatiques et expérimentés, seront prêtes à être déployées avec moins de frictions.

En interne, Microsoft utilise ces stratégies d’évaluation des modifications dans un programme appelé Microsoft Elite. Le programme Microsoft Elite est au-delà de l’alimentation pour chiens et sert de programme d’adoption précoce. Nos employés testent des fonctionnalités et des scénarios spécifiques ; ils fournissent des commentaires de qualité qui améliorent les programmes et les fonctionnalités avant leur publication pour nos clients et collègues. Vous pouvez utiliser les cadences de publication et la stratégie de modification décrites précédemment pour imiter ce programme dans votre propre environnement.

Changements de plans, de stratégies et de procédures Microsoft

La mission du changement de Microsoft est de permettre une livraison rapide, d’améliorer la productivité et de satisfaire les clients avec de nouvelles applications et fonctionnalités tout en réduisant les frictions et les perturbations. La gestion des changements est un programme persistant qui offre une innovation continue aux utilisateurs. Des modifications sont nécessaires pour assurer la sécurité, la mise à jour et le fonctionnement attendu des produits et services. Bien que l’innovation soit essentielle pour fournir de la valeur utilisateur, nous reconnaissons que les changements impactants dans votre environnement peuvent créer des risques juridiques, réglementaires, de sécurité ou de conformité. Pour réduire les risques potentiels, Microsoft s’engage à :

  • Suivre les stratégies et procédures de contrôle des modifications définies.
  • Vous informer des modifications ayant un impact au moins 30 jours à l’avance.
  • Écouter les commentaires de la communauté pour améliorer le processus de mise en production des modifications.

Plan de gestion des changements

Le plan de gestion des modifications Microsoft 365 est essentiel pour permettre aux clients de planifier et de gérer les modifications. La figure 8 illustre les piliers du plan.

Diagramme des quatre piliers du plan de gestion des modifications Microsoft 365.Figure 8

Le plan de gestion des changements Microsoft décrit trois phases de changement et les actions client recommandées qui sont associées à chaque action. Le tableau 3 récapitule les trois phases de modification.

Tableau 3 : Phases du plan de gestion des modifications Microsoft

Phase 1 : avant la modification Phase 2 : Pendant la modification Phase 3 : Après la modification
Identifiez un centre de changement d’excellence ou un conseil de gouvernance cloud avec des représentants de chaque ligne de défense de l’entreprise.

Validez les stratégies de modification existantes et créez des stratégies en fonction des besoins.		 Tenez compte de l’impact de la modification sur votre organization et vos utilisateurs. Fournissez des commentaires sur une modification de service à venir à l’aide de la communication du centre de messages.
En savoir plus sur la modification :
- Vérifier la feuille de route du produit

- Vérifier le Centre de messages dans le Centre d’administration Microsoft 365		 Restez informé des modifications apportées aux flux de travail pour aider les équipes de déploiement et augmenter la productivité des utilisateurs grâce à une adoption proactive et à une gestion des changements. Passez en revue les facteurs qui favorisent le déploiement réussi dans votre organization et s’adaptent pour réduire l’impact et augmenter la sensibilisation et l’efficacité.
Fournissez des commentaires sur une modification de service à venir à l’aide de la communication du centre de messages. Vérifiez que la section parties prenantes et contacts de votre profil client est complète et fournie à votre responsable technique de compte (TAM). Les modifications sont conçues pour bénéficier aux clients. Aidez vos utilisateurs à être conscients des modifications, à les comprendre et à en tirer le meilleur parti.

Quelle que soit la stratégie de modification, il est important de s’assurer que vos utilisateurs comprennent les dernières modifications pour une adoption réussie. La criticité de l’adoption et de la gestion des changements continue de progresser à mesure que Microsoft et l’ensemble du marché évoluent vers un changement continu.

Modifier la classification et la notification

Microsoft classifie les modifications pour aider les clients à comprendre et à planifier correctement chaque mise à jour. Les mises à jour majeures doivent être un objectif clé pour les clients qui évaluent et analysent les modifications à venir. Si une modification est classée comme une mise à jour majeure, Microsoft s’engage à informer les clients au moins 30 jours avant l’implémentation lorsqu’une action peut être nécessaire.

Pour être classés comme une mise à jour majeure, les modifications doivent répondre à un ou plusieurs des critères suivants :

  • Modifications apportées à la productivité quotidienne, telles que la boîte de réception, les délégations de réunions, le partage et l’accès.
  • Modifications apportées aux thèmes, composants WebPart et autres composants susceptibles d’avoir un impact sur les personnalisations.
  • Augmente ou diminue la capacité visible telle que le stockage, le nombre de règles, les éléments ou les durées.
  • Changement de nom qui peut entraîner une confusion de l’utilisateur ou entraîner des modifications du support technique/collatéral ou des modifications d’URL.
  • Un nouveau service ou une nouvelle application.
  • Modifications nécessitant une action de l’administrateur (à l’exception de prévenir/corriger).
  • Modifications apportées à l’emplacement de stockage des données (susceptibles d’avoir un impact sur les exigences réglementaires ou légales).

Le Centre de messages dans le Centre d’administration Microsoft 365 est votre principale source d’informations sur les modifications. Le centre de messages marque les modifications d’importance élevée (mises à jour majeures) avec un point d’exclamation rouge (❗), ce qui les aide à être faciles à identifier et à suivre pendant les différentes étapes de la publication. La figure 9 montre une capture d’écran.

Capture d’écran des préférences du Centre de messages.Figure 9

Les messages sont identifiés dans la colonne de droite ci-dessus par l’une des trois catégories suivantes :

Empêcher ou résoudre les problèmes : ces messages vous informent des problèmes connus qui affectent votre organization et peuvent vous obliger à prendre des mesures pour éviter les interruptions de service. La prévention ou la résolution des problèmes sont différentes des messages État des services, car ils vous invitent à être proactif pour éviter les problèmes.

Planifier la modification : ces messages vous informent des modifications apportées à Microsoft 365 qui peuvent vous obliger à agir pour éviter les interruptions de service. Par exemple, vous serez informé des modifications à venir apportées à la configuration système requise et des fonctionnalités qui seront supprimées. Pour que le service fonctionne normalement, nous nous efforçons de fournir un préavis d’au moins 30 jours pour toute modification qui nécessite qu’un administrateur agisse.

Restez informé : c’est là que nous vous informons des fonctionnalités nouvelles ou mises à jour que nous allons activer dans votre organization. Les fonctionnalités sont généralement annoncées en premier dans la feuille de route Microsoft 365. Les messages de rester informés peuvent également vous informer de la maintenance planifiée conformément à notre Contrat de niveau de service. La maintenance planifiée peut entraîner des temps d’arrêt, où vous ou vos utilisateurs ne pouvez pas accéder à Microsoft 365, à une fonctionnalité spécifique ou à un service comme la messagerie électronique ou OneDrive. Pour plus d’informations, consultez la documentation du Centre de messages.

Les messages « empêcher ou corriger les problèmes » et « planifier le changement » peuvent nécessiter une action de la part des administrateurs. Pour vous aider à hiérarchiser et à planifier, la colonne Agir par contient la date à laquelle une action est requise.

Importante

« Pour vous aider à hiérarchiser et à planifier, la colonne Agir par contient la date à laquelle une action est requise. »

L’interface utilisateur d’administration du centre de messages est un moyen d’obtenir des informations sur les modifications de service. À l’aide de l’API Office 365 Service Communications, vous pouvez créer des solutions automatisées pour interroger les données pertinentes suivantes :

  • Obtenir les services : Retourne la liste des services auxquels vous êtes abonné.
  • Obtenir l’état actuel : Retourne une vue en temps réel des incidents de services actuels et en cours.
  • Obtenir l’état historique : Obtenir une vue historique des incidents de service.
  • Obtenir les messages : Recherchez les communications des incidents et du centre de messages, qui incluent des informations sur les modifications.

Nous nous engageons à améliorer en permanence nos processus de classification et de notification des modifications. Nos efforts pour prédire les changements susceptibles d’avoir un impact sur les environnements clients constituent la base de nos classifications des changements, mais ces prédictions sont limitées sans intervention de notre communauté de clients. Les commentaires des clients que nous recevons par le biais de différents canaux améliorent notre capacité à répondre aux préoccupations du changement d’une manière agile, démocratisée et centrée sur le client.

Sources d’information et canaux de commentaires

Pour garantir la diffusion et l’accessibilité à grande échelle, Microsoft publie des informations sur les modifications dans différents emplacements. Le Centre de messages dans le portail Administration Microsoft 365 est une source clé d’informations spécifiques au locataire, mais vous devez prêter attention à l’ensemble des sources pour vous assurer que vous êtes informé de manière holistique en temps voulu.

Sources d’informations sur les modifications

Feuille de route de Microsoft 365

La feuille de route Microsoft 365 est un site web public qui relaie les status de produits en cours de développement, de déploiement ou de lancement. Vous pouvez afficher les status de chaque fonctionnalité ou charge de travail, effectuer une recherche à l’aide d’étiquettes et confirmer les dates de publication à partir d’un seul portail. Comme illustré dans la figure 10, vous pouvez utiliser le filtrage pour trouver facilement des services ou des fonctionnalités qui vous intéressent.

Capture d’écran de la feuille de route Microsoft 365 avec des filtres.Figure 10

Synthèse hebdomadaire du centre de messages

Vos administrateurs peuvent utiliser le résumé hebdomadaire du centre de messages pour passer en revue les communications du centre de messages par e-mail dans un format résumé digestible et facilement partagé. Le résumé a été créé en réponse aux commentaires des clients et illustre les façons innovantes dont la communauté Microsoft influence le changement dans nos processus. Les clients peuvent refuser les e-mails digest en modifiant les paramètres dans le portail d’administration. La figure 11 montre un exemple de synthèse.

Exemple d’annonce du centre de messages.Figure 11

Application mobile d’administration Microsoft

L’application mobile d’administration Microsoft 365 propose plus de 80 fonctionnalités qui vous aident à gérer votre entreprise lorsque vous êtes en déplacement. L’application est disponible en téléchargement dans apple App Store et Google Play. À l’aide de l’application mobile, vous pouvez effectuer des tâches courantes telles que la réinitialisation du mot de passe utilisateur, l’ajout d’utilisateurs à un groupe et la révision des notifications de modification et des alertes. Nous vous recommandons d’activer les alertes mobiles afin de rester informé des mises à jour dès qu’elles sont publiées. La figure 12 montre une capture d’écran de l’application mobile.

Capture d’écran de l’application mobile d’administration Microsoft 365.
Figure 12

Pour tirer parti des fonctionnalités de l’application mobile d’administration Microsoft 365, téléchargez l’application.

Autres ressources d’informations sur les modifications

En plus de modifier nos services, nous mettons également à jour les clients Microsoft 365. Les deux ensembles de modifications suivent notre plan de gestion des modifications et sont communiqués dans le centre de messages. Pour obtenir de la documentation sur les modifications apportées au client, consultez :

En dehors de la documentation formelle, nous recommandons aux clients de rejoindre le Microsoft Tech Community de garder une impulsion sur la façon dont les modifications sont gérées et déployées par des pairs du secteur. Le Microsoft Tech Community est une source d’informations active, brute et en temps réel. Nous surveillons activement la plateforme pour mieux comprendre comment les modifications sont reçues.

Canaux de commentaires

Microsoft établit une boucle de commentaires vertueux entre les clients et nos produits. Il existe plusieurs exemples de modifications qui ont été annulées ou modifiées en raison des commentaires envoyés par les clients. Les clients peuvent fournir des commentaires par le biais de plusieurs canaux :

  • Portail d’administration Microsoft 365
  • Centre de messages
  • Communauté Microsoft Tech

Portail d’administration Microsoft 365
En bas à droite de chaque page du portail d’administration, les clients peuvent fournir des commentaires en cliquant sur le bouton Envoyer des commentaires , illustré dans la Figure 13.

Capture d’écran du bouton Envoyer des commentaires.
Figure 13

Centre de messages

Le bouton Envoyer des commentaires existe également dans le Centre de messages afin que vous puissiez fournir des commentaires sur les modifications entrantes ou d’autres notifications sans changer de page du portail. Les commentaires du centre de messages sont directement dirigés vers les équipes d’ingénierie et de marketing propriétaires au sein de Microsoft. Les propriétaires Microsoft reçoivent un rapport quotidien des nouveaux commentaires qui ont été envoyés. Si vos commentaires concernent une modification ou un message spécifique, veillez à inclure l’ID du centre de messages afin que les commentaires puissent être correctement corrélés. Dans la figure 14, vous pouvez voir le bouton Envoyer des commentaires dans le coin inférieur droit du centre de messages.

Capture d’écran de la page de configuration du centre de messages.Figure 14

Le centre de messages prend également en charge les boutons J’aime et Dis like , comme illustré dans la figure 15, pour chaque message. À l’aide de ces derniers, vous pouvez fournir rapidement des commentaires. Nous agrégeons ces commentaires et les utilisons pour comprendre l’accueil général des clients de nos modifications récentes.

Capture d’écran des boutons J’aime et N’aime pas.Figure 15

Communauté Microsoft Tech

Cette communauté sert à la fois de source d’informations sur les changements de la part de vos pairs et de forum pour fournir des commentaires. Nous surveillons les forums tech community pour obtenir des commentaires précieux et utilisons les informations pour influencer les décisions internes. La figure 16 présente une liste de forums de commentaires.

Capture d’écran de la liste des forums de commentaires.Figure 16

Notes de bas de page

1 : Net Promoter Score (NPS) est un calcul du secteur qui mesure les préférences des utilisateurs pour un produit ou un service. NpS est calculé en tenant compte des utilisateurs qui détériment, soutiennent ou qui sont neutres envers la cible de l’examen. La soustraction du pourcentage de détracteurs du pourcentage de promoteurs donne le score net de promoteur, qui peut aller d’un faible de -100 (si chaque client est un détracteur) à un haut de 100 (si chaque client est un promoteur).

2 : avec une marge d’erreur de 1,5.

3 : Microsoft fournit des contrôles sur les données de diagnostic collectées à partir des points de terminaison utilisateur, comme décrit dans Utiliser les paramètres de stratégie pour gérer les contrôles de confidentialité pour Applications Microsoft 365 pour les grandes entreprises. Dans la mesure où Microsoft est un sous-traitant ou un sous-traitant des données personnelles soumises au RGPD, les Conditions du RGPD figurant dans la pièce jointe 3 sur la protection des données de Microsoft Online Services régissent ce traitement et les parties acceptent également les conditions suivantes dans cette sous-section (« Traitement des données personnelles ; RGPD »).

4 : Pour obtenir des conseils sur l’adhésion à ces options de publication de service, consultez Configurer les options de publication standard ou ciblée.

5 : Si l’ensemble de votre organization est sur une cadence semi-annuelle, vous constaterez peut-être que la période de six mois entre les mises à jour des fonctionnalités entraîne la non-conformité de vos clients aux exigences réglementaires ou aux stratégies internes lorsque vous attendez une telle période prolongée entre les versions.

6 : Il s’agit d’un sous-ensemble sélectionné de mises à jour non liées à la sécurité pour Semi-Annual Canal Entreprise.

7 : Pour Configuration Manager de pouvoir gérer les mises à jour Office, un objet OFFICE COM doit être activé sur l’ordinateur sur lequel Office est installé. L’objet COM Office prend des commandes de Configuration Manager pour télécharger et installer les mises à jour du client. Vous pouvez activer l’objet COM Office à l’aide de la stratégie cliente dans Configuration Manager, stratégie de groupe ou l’outil Déploiement d’Office. Si vous utilisez plusieurs méthodes, le paramètre stratégie de groupe détermine la configuration finale.