Préparer Financial Reporting avec des données financières et des catégories de compte

La fonctionnalité états financiers vous donne un aperçu des données financières enregistrées dans votre plan comptable (COA). Configurez les états financiers pour analysent les chiffres de la comptabilité et comparent les écritures comptables et les écritures comptables budget. Les résultats s’affichent dans les graphiques et les états de votre tableau de bord, comme le graphique Trésorerie et les états Comptes de gestion et Bilan. Vous accédez à ces deux états, par exemple, avec l’action Relevés financiers dans les tableaux de bord Gestionnaire d’activité et Comptable.

Business Central fournit des exemples d’états financiers que vous pouvez utiliser immédiatement comme modèles. Vous pouvez également configurer vos propres états pour spécifier les chiffres à comparer. Par exemple, vous pouvez créer des états financiers pour calculer les marges bénéficiaires dans des axes tels que les départements ou les groupes client. Le nombre de rapports financiers que vous pouvez créer est illimité et ne nécessite aucune intervention d’un développeur.

Conditions préalables au Financial Reporting

La configuration des états financiers exige une compréhension de la structure du plan comptable. Il y a trois concepts clés auxquels vous devrez probablement prêter attention avant de concevoir vos rapports financiers :

• Mappez les comptes de validation Comptabilité aux catégories de comptes du G/L.
• Concevez la façon dont vous utilisez les dimensions.
• Configurer les budgets Comptabilité

Les catégories de comptes généraux simplifient les définitions de vos rapports financiers et les rendent plus résistantes aux changements dans la structure du plan comptable. Pour en savoir plus, utiliser les catégories de compte général pour modifier la présentation de vos états financiers.

La configuration de dimensions vous permet de découper vos données financières de manière logique pour votre organisation. Pour plus d’informations, consultez Utiliser les dimensions.

Si vous voulez afficher les écritures comptables en tant que pourcentages des écritures budget, vous devez créer des budgets Comptabilité. Pour plus d’informations, consultez Créer des budgets.

États financiers

Les états financiers organisent les comptes à partir de votre plan comptable de manière à faciliter la présentation des données. Vous pouvez configurer différentes présentations pour définir les informations que vous souhaitez extraire du plan comptable. Les états financiers fournissent aussi un emplacement pour les calculs qui ne peuvent pas être effectués directement dans le plan comptable. Par exemple, vous pouvez créer des sous-totaux pour des groupes de comptes, puis inclure ce total dans d’autres totaux. Un autre exemple consiste à calculer les marges bénéficiaires dans des axes tels que les départements ou les groupes client. De plus, vous pouvez filtrer les écritures comptables et les écritures comptables budget, par exemple, par solde période ou par montant débit.

Notes

D’un point de vue mathématique, on peut considérer qu’un rapport financier est défini par deux éléments :

• Un vecteur de définitions de lignes qui définissent ce qui doit être calculé.
• Un vecteur de définitions de colonnes qui définit les données pour le calcul.

Le rapport financier est alors le produit extérieur de ces deux vecteurs, où chaque valeur de cellule est calculée selon la formule de la ligne appliquée à la définition des données de la colonne.

Le Rapports financiers page montre comment tous les rapports financiers suivent un modèle composé des attributs suivants :

• Nom (code)
• Désignation
• Définition de ligne
• Définition de colonne

Notes

Les exemples de rapports financiers présentés dans Business Central ne sont pas prêts à être utilisés directement. En fonction de la façon dont vous configurez vos comptes généraux, vos dimensions, vos catégories de comptes généraux et vos budgets, vous devez ajuster les exemples de définitions de lignes et de colonnes ainsi que les rapports financiers dans lesquels ils sont utilisés pour correspondre à votre configuration.

Vous pouvez également utiliser des formules comparer deux ou plusieurs états financiers et définitions de colonne. Les comparaisons permettent de faire les choses suivantes :

• créer des états financiers personnalisé ;
• créer autant d’états financiers que nécessaire, chacun étant doté d’un nom unique ;
• configurer différentes présentations d’états et imprimer les états avec les chiffre actuels.

Parcours d’apprentissage : Créer des rapports financiers dans Microsoft Dynamics 365 Business Central

Vous souhaitez apprendre à créer des budgets, puis à utiliser des rapports financiers, des dimensions et des définitions de lignes et de colonnes pour générer les rapports financiers généralement nécessaires à la plupart des entreprises ?

Commencez par apprendre le parcours d’apprentissage Créer des rapports financiers dans Microsoft Dynamics 365 Business Central

Créer un état financier

Vous utilisez les états financiers pour analyser les comptes généraux ou pour comparer les écritures comptables et les écritures comptables budget. Par exemple, vous pouvez afficher les écritures comptables en tant que pourcentages des écritures budget.

Les états financiers dans la version standard de Business Central peuvent ne pas convenir aux besoins de votre entreprise. Pour créer rapidement vos propres états financiers, commencez par en copier un existant, tel que décrit à l’étape trois ci-dessous.

1. Sélectionnez l’icône en forme entrez États financiers, puis choisissez le lien associé.
2. Sur la page États financiers, choisissez l’action Nouveau pour créer un nom d’état financier. Sinon, réutiliser les paramètres d’un état financier existant, choisissez l’action Copier l’état financier.
3. Remplissez le nom court du rapport (celui-ci ne peut pas être modifié) et la description.
4. Choisissez une définition de ligne et une définition de colonne.
5. Vous pouvez éventuellement choisir des vues d’analyse pour les définitions de ligne et de colonne.
6. Choisissez l’action Modifier l’état financier pour accéder à plus de propriétés sur l’état financier.
7. Dans l’onglet rapide Options, vous pouvez modifier la description du rapport, modifier les définitions de ligne et de colonne et définir comment afficher les dates. Vous pouvez afficher les dates par jour, semaine, mois, trimestre, année ou périodes comptables. Pour en savoir plus, accédez à Comparaison de périodes comptables à l’aide de formules de période.
8. Dans l’onglet rapide Dimensions , vous pouvez définir des filtres de dimension pour le rapport.
9. Vous pouvez prévisualiser le rapport dans la zone située sous l’onglet rapide Dimensions .

Conseil

Après avoir créé un état financier, vous pouvez utiliser la page État financier pour prévisualiser et le valider. Pour ouvrir la page, sélectionnez l’action Afficher l’état financier.

Notes

Lorsque vous ouvrez un état financier en mode Afficher ou Modifier, le volet Filtre est disponible. N’utilisez pas le Volet Filtre pour définir des filtres pour les données de votre état. Ces filtres peuvent provoquer des erreurs ou ne pas réellement filtrer les données. Utilisez plutôt les champs des Options et Dimensions FastTabs pour configurer des filtres pour le rapport.

Créer ou modifier une définition de ligne

Les définitions de lignes dans les états financiers fournissent un emplacement pour les calculs qui ne peuvent pas être effectués directement dans le plan comptable. Par exemple, vous pouvez créer des sous-totaux pour des groupes de comptes, puis inclure ce total dans d’autres totaux. Vous pouvez également calculer des étapes intermédiaires qui ne sont pas affichées dans le rapport final.

1. Sur la page États financiers, sélectionnez l’état financier voulu, puis sélectionnez l’action Modifier la définition de ligne.

2. Choisissez les action Insérer des comptes généraux, Insérer des comptes CF, et Insérer des types de coût pour créer une ligne pour chaque élément financier que vous souhaitez analyser. Par exemple, vous pouvez avoir une ligne pour les actifs à court terme et une autre ligne pour les immobilisations. Pour avoir de l’inspiration, explorez les états financiers de la société de démonstration CRONUS.

   Notes

   Le champ N° ligne affiche les 10 premiers caractères d’un identifiant, par exemple, un numéro de compte. Si vous ajoutez des éléments avec des identifiants qui commencent par les mêmes 10 caractères, vous aurez des doublons dans le champ N° ligne . Si nécessaire, vous pouvez modifier manuellement les identifiants après avoir inséré les éléments. Les identifiants complets sont affichés dans le champ Totalisation.

Notes

Les colonnes que vous définissez sur chaque ligne de la définition de ligne représentent les colonnes 3 et supérieures de la page État financier. Les deux premières colonnes, N° ligne et Description, sont fixes.

Créer ou modifier une définition de colonne

Utilisez les définitions de colonne pour spécifier les colonnes à inclure dans l’état. Par exemple, vous pouvez créer une disposition de rapport de manière à comparer le solde période et le solde pour une même période de l'exercice actuel et du précédent. Vous pouvez avoir jusqu’à 15 colonnes dans une définition de colonne. Par exemple, plusieurs colonnes sont utiles pour afficher les budgets sur 12 mois avec une colonne indiquant le total.

Notes

Une version imprimée/aperçu/enregistrée d’un état financier affiche un maximum de cinq colonnes. Par opposition, si un état financier est uniquement destiné pour l’analyse sur la page État financier, vous pouvez créer autant de colonnes que vous le souhaitez.

1. Sur la page États financiers, sélectionnez l’état financier voulu, puis sélectionnez l’action Modifier la définition de colonne.
2. Sur la page Définition de colonne, créez une ligne pour chaque colonne de données financières affichées dans l’état financier. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.
3. Cliquez sur OK.
4. Ouvrez la page État financier de temps en temps pour vérifier que la nouvelle définition de colonne fonctionne comme prévu.

Créer une définition de colonne pour calcule des pourcentages

Si vous vouliez inclure une colonne dans un état financier pour calculer des pourcentages d’un total. Par exemple, si vous avez des lignes qui ventilent des ventes par dimension, vous pouvez juger utile de disposer d’une colonne indiquant le pourcentage des ventes totales que représente chaque ligne.

1. Sélectionnez l’icône en forme entrez États financiers, puis choisissez le lien associé.
2. Sur la page États financiers, sélectionnez un état financier.
3. Choisissez l’action Modifier l’état financier pour configurer une ligne d’état financier et calculer le total sur lequel le pourcentage est basé.
4. insérez une ligne juste au-dessus de la première ligne pour laquelle vous voulez afficher un pourcentage.
5. Renseignez les champs de la ligne comme suit : dans le champ Type totalisation, entrez Base de pourcentage. Dans le champ Totalisation, saisissez une formule pour le total sur lequel le pourcentage sera basé. Par exemple, si la ligne 11 contient le total des ventes, saisissez 11.
6. Choisissez l’action Modifier la définition de colonne pour configurer une colonne.
7. Renseignez les champs de la ligne qui suivent. Dans le champ Type colonne, sélectionnez Formule. Dans le champ Formule, saisissez une formule correspondant au montant pour lequel vous voulez calculer un pourcentage, suivie du symbole de pourcentage %. Ainsi, si le numéro de colonne N contient le solde période, saisissez N%.
8. Répétez les étapes 4 à 7 pour chaque groupe de lignes que vous voulez ventiler par pourcentage.

Utiliser les catégories de compte général pour modifier la présentation de vos états financiers

Vous pouvez utiliser les catégories de compte général pour modifier la présentation de vos états financiers. Par exemple, après configuré vos catégories de compte sur la page Catégories de compte général, vous pouvez choisir l’action Générer les états financiers, et mettre à jour les états financiers sous-jacents pour les états financiers de base. La prochaine fois que vous exécuterez l’un de ces états, par exemple l’état Relevé de solde, de nouveaux totaux et des sous-entrées seront ajoutés.

Un autre avantage de l’utilisation des catégories de comptes généraux par rapport aux comptes généraux bruts dans vos définitions de lignes est qu’une modification dans la structure de votre plan comptable n’affecte pas vos rapports financiers.

Notes

Les catégories de compte de niveau supérieur, telles que le nœud Passif, sont fixes et vous ne pouvez pas ajouter les vôtres. Cependant, vous pouvez supprimer et ajouter des catégories de compte à des niveaux inférieurs et définir la façon dont l’état financier associé apparaît dans les états.

Il est recommandé de créer et de structurer vos propres catégories de compte général de niveau inférieur à partir de zéro, dans une hiérarchie si nécessaire, plutôt que d’essayer de réorganiser les catégories existantes. Par exemple, vous pouvez restructurer le nœud Passif pour contenir un nouveau nœud Équité suivi des nœuds Passif à court terme et Passif à long terme. Pour en savoir plus, consultez Mappage des comptes du grand livre aux catégories de comptes.

Utilisation de dimensions dans les rapports financiers

En analyse financière, un axe correspond à des données que vous ajoutez à une écriture comme une sorte de marqueur. Ces données permettent de regrouper des écritures dotées de caractéristiques similaires, telles que les clients, les régions, les produits et les commerciaux, et de récupérer facilement ces groupes à des fins d'analyse. Vous pouvez utiliser les axes sur des écritures de feuilles, de documents et de budgets.

Chaque axe décrit l’objet de l’analyse. Une analyse à deux axes, par exemple, est une analyse des ventes par zone. En utilisant plus de deux dimensions lors de la création d’une entrée, vous pouvez effectuer une analyse plus complexe. Un exemple d’analyse complexe consiste à explorer les ventes par campagne de vente, par groupe de clients et par zone. Cela vous permet d’obtenir un meilleur aperçu de votre activité commerciale, comme la mesure du bon fonctionnement de votre société, les domaines dans lesquels elle prospère ou non, et ceux dans lesquels il est nécessaire d’affecter davantage de ressources. Ces informations vous aident à prendre des décisions commerciales plus éclairées. Pour plus d’informations, consultez Utiliser les dimensions.

Configurer des états financiers avec des aperçus

Vous pouvez utiliser un état financier pour créer un état comparant les chiffres de la comptabilité avec les chiffres budgétés.

1. Sélectionnez l’icône en forme entrez États financiers, puis choisissez le lien associé.

2. Sur la page États financiers, sélectionnez un état financier.

3. Choisissez l’action Modifier la définition de ligne.

4. Sur la page Définition de ligne, sélectionnez le nom de l’état financier par défaut dans le champ Nom.

5. Choisissez l’action Insérer des comptes généraux.

6. Sélectionnez les comptes à inclure dans votre relevé, puis cliquez sur OK.

   Ces comptes sont insérés dans l’état financier. Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi modifier la définition de colonne.

7. Choisissez l’action Modifier l’état financier.

8. Sur la page État financier, sur le raccourci Dimensions, définissez le filtre budget sur le nom du filtre souhaité.

9. Cliquez sur OK.

Vous pouvez maintenant copier et coller votre budget dans un classeur.

Comparaison de périodes comptables à l’aide de formules de période

Votre état financier peut comparer les résultats de différentes périodes comptables, par exemple le mois dernier et le même mois l’année précédente. Pour ce faire, ouvrez la page Définition de colonne et personnalisez-la en ajoutant le champ Formule période comparaison sous forme de colonne. Pour plus d’informations, consultez Personnaliser votre espace de travail. Vous pouvez ensuite définir ce champ sur une formule de période.

Une période comptable ne doit pas nécessairement correspondre au calendrier. Toutefois, chaque exercice doit avoir le même nombre de périodes comptables, même si chaque période peut varier.

Business Central utilise la formule de période pour calculer la durée de la période de comparaison en fonction de la période représentée dans le filtre date du formulaire de sélection de l’état. La période de comparaison est basée sur la période de la date de début du filtre de date. Les abréviations utilisées pour les spécifications de période sont les suivantes :

Abréviation	Désignation
P	Période.
DP	Dernière période de l’exercice, du semestre ou du trimestre.
FP	Fin de période de l’exercice, du semestre ou du trimestre. Utilisez FP dans les formules pour définir la période qui commence ou termine la formule. Par exemple, EC[1..FP] désigne la durée entre le début de l’exercice comptable en cours et la fin de la période.
EC	Exercice comptable. Par exemple, EC[1..3] désigne le premier trimestre de l’exercice courant.

Exemples de formule :

Formule	Désignation
<Blank>	Période courante.
-1P	Période précédente.
-1EC[1..DP]	Ensemble de l’exercice comptable précédent.
-1EC	Période de l’exercice comptable précédent équivalente à la période en cours.
-1EC[1..3]	Premier trimestre de l’exercice comptable précédent.
-1EC[1..FP]	Du début de l’exercice comptable précédent à la fin de la période de l’exercice comptable précédent, les deux périodes incluses.
-1EC[FP..DP]	De la fin de la période de l’exercice comptable précédent à la dernière période de l’exercice comptable précédent, les deux périodes incluses.

Pour effectuer des calculs basés par périodes, vous devez entrer une formule dans le champ Formule date comparaison à la place. Par exemple, si le champ est défini sur -1A, Business Central procède à une comparaison à la même période un an avant.

Notes

Il n’est pas toujours transparent de déterminer les périodes à comparer, car vous pouvez définir un filtre date sur un état qui couvre des dates différentes des périodes comptables représentées dans le plan comptable. Ainsi, si vous créez un état financier dans lequel vous souhaitez comparer cette période avec la même période l’année précédente, définissez le champ Formule date comparaison sur -1EC. Ensuite, vous exécutez l’état le 28 février et définissez le filtre date sur Janvier et février. Par conséquent, l’état financier compare les mois de janvier et février de cette année au mois de janvier de l’année précédente, qui est la seule période comptable terminée des deux pour l’année précédente.

Pour plus d’informations, consultez Utiliser des dates civiles et des heures.

Imprimer et enregistrer des états financiers

Vous pouvez imprimer des états financiers à l’aide des services d’impression de votre appareil. Business Central offre également la possibilité d’enregistrer les états sous forme de classeurs Excel, de documents Word, de fichiers PDF et XML.

1. Sélectionnez l’icône en forme entrez États financiers, puis choisissez le lien associé.
2. Sur la page États financiers, sélectionnez l’état à imprimer, puis sélectionnez l’action Imprimer.
3. Renseignez les champs selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.
4. Dans le champ Imprimante, sélectionnez l’appareil auquel l’état sera envoyé.
   1. L’option (Géré par le navigateur) indique qu’il n’y a pas d’imprimante désignée pour l’état. Dans ce cas, le navigateur gérera l’impression et affichera une expérience standard, où vous pourrez choisir une imprimante locale connectée à votre appareil. (Géré par le navigateur) n’est pas disponible dans l’application mobile Business Central ou application pour Teams.
5. Choisissez l’action Imprimer.

Planifier un état financier ou l’enregistrer au format PDF, Word ou Excel

Un état financier peut être enregistré sous forme de fichier dans différents formats, tels que PDF, XML, Word ou Excel. Alternativement, Business Central peut générer des états financiers récurrents :

1. Sélectionnez entrez États financiers, puis choisissez le lien associé.
2. Sur la page États financiers, sélectionnez l’action Imprimer.
3. Définissez l’état en conséquence, puis choisissez l’action Envoyer à.
4. Sélectionnez le format de fichier ou l’action Planifier, puis sélectionnez OK.
5. Pour générer un état financier planifié ou récurrent, remplissez les champs. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description..
   
   Pour les états financiers récurrents, définissez les champs Date/heure de début au plus tôt et Date/heure d’expiration avec la première et la dernière date, respectivement, pour générer l’état financier. Sélectionnez également les jours où l’état est généré en définissant le champ Formule de la date de la prochaine exécution en suivant le format expliqué dans la section Utiliser des formules de date.

Importer ou exporter des définition de états financiers

Vous pouvez importer et exporter des rapports/définition de ligne financiers sous forme de packages de configuration RapidStart, utiles pour partager les informations avec d’autres entreprises, par exemple. Le package est créé dans un fichier .rapidstart, qui compresse le contenu.

Notes

Lorsque vous importez des états financiers/définition de ligne, les enregistrements existants portant les mêmes noms que ceux que vous importez seront remplacés par les nouvelles définitions. Notez que le package de configuration d’une définition de rapport n’écrasera aucune définition de ligne ou de colonne existante utilisée dans la définition de rapport.

Pour importer ou exporter des définitions de rapports financiers, procédez comme suit :

1. Sélectionnez l’icône en forme entrez États financiers, puis choisissez le lien associé.
2. Choisissez l’état financier, puis choisissez l’action Importer l’état financier ou Exporter l’état financier, selon ce que vous voulez faire.

Pour importer ou exporter des définitions de lignes de rapports financiers, procédez comme suit :

1. Sélectionnez l’icône en forme entrez Définitions de ligne, puis sélectionnez le lien associé.
2. Choisissez la définition de ligne, puis choisissez l’action Importer définition de ligne ou Exporter définition de ligne, selon ce que vous voulez faire.

Voir aussi

Exécution et impression des états
Business Intelligence financière
Finances
Configuration de Finance
Comptabilité et plan comptable
Utiliser Business Central

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