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Vous pouvez effectuer l’inventaire d’un stock physique de vos articles à l’aide des documents Commande de stock physique et Enregistrement de stock physique. La page Commande de stock physique est utilisée pour organiser le projet d’inventaire complet, par exemple un par magasin. Utilisez la page de capture Enregistrement de stock phys. pour capturer et communiquer le nombre réel d’articles. Vous pouvez créer plusieurs enregistrements pour une commande, par exemple, pour répartir les groupes d’articles vers différents employés.
Vous pouvez imprimer le rapport Enregistrement de stock phys. depuis chaque enregistrement, qui contient des champs de quantité vides pour saisir l’inventaire compté. Quand vous avez terminé l’inventaire et quand les quantités sont saisies sur la page Enregistrement de stock phys., sélectionnez l’action Terminer. Cette action transfère les quantités vers les lignes concernées sur la page Enregistrement de stock physique. Business Central garantit que vous ne pouvez pas enregistrer deux fois un nombre d’éléments.
Note
L’utilisation de documents pour effectuer un décompte inventaire offre un plus grand contrôle et prend en charge la répartition de l’inventaire vers plusieurs employés. Vous pouvez également utiliser les feuilles effectuer la tâche, les pages Feuilles inventaire et Feuilles inventaire entrepôt. Pour en savoir plus, allez à Comptabiliser, ajuster et reclasser le stock en utilisant des journaux. Cet article décrit comment utiliser des documents pour effectuer un inventaire physique.
Si vous utilisez des zones dans votre entrepôt, vous ne pouvez pas utiliser de commandes d’inventaire. À la place, utilisez la page Feuille inventaire entrepôt pour faire l’inventaire de vos écritures d’entrepôt avant de les synchroniser avec les écritures comptables d’article.
Le comptage de l'inventaire à l'aide de documents comprend les étapes générales suivantes :
- Créez une commande de stock physique avec les quantités d’articles prévus pré-remplies.
- Générez un ou plusieurs enregistrements de stock physique depuis la commande.
- Saisissez les quantités d’articles répertoriés sur les enregistrements, comme saisis sur les bordereaux, par exemple, puis sélectionnez le statut Terminé.
- Exécutez et validez la commande de stock physique.
Pour créer une commande de stock physique
Une commande de stock physique est un document complet composé d’une en-tête de commande de stock physique et de lignes de commande. Les informations sur un en-tête d’inventaire décrivent comment réaliser l’inventaire. Les lignes de commande contiennent des informations sur les articles et leurs emplacements.
Pour créer les lignes de commande de stock physique, vous utilisez généralement la action Calculer les lignes pour ajouter le stock actuel comme lignes de la commande. Vous pouvez aussi utiliser la action Copier du document pour remplir les lignes avec le contenu de toute autre commande de stock physique ouverte ou validée. La procédure suivante décrit uniquement comment utiliser la Action Calculer les lignes.
Sélectionnez Rechercher (Alt+Q)
dans le coin supérieur droit, entrez Commandes d’inventaire physique, puis choisissez le lien associé.Choisissez l’action Nouveau.
Renseignez les champs requis du raccourci Général. Survolez un champ pour lire une brève description.
Sous l’onglet Actions, dans le groupe Fonctions, choisissez Autre, puis cliquez sur le bouton Calculer les lignes.
Sélectionnez des options, le cas échéant.
Définissez les filtres, par exemple, pour inclure uniquement un sous-ensemble d’articles à comptabiliser avec le premier enregistrement.
Tip
Pour planifier que plusieurs employés comptent l’inventaire, définissez des filtres différents chaque fois que vous utilisez l’action Calculer les lignes pour remplir l’ordre avec le sous-ensemble d’éléments d’inventaire que vous enregistrez. Ainsi, en générant plusieurs enregistrements de stock physique pour plusieurs employés, vous réduisez le risque de compter des articles en double. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Pour créer un enregistrement d’inventaire physique.
Sélectionnez le bouton OK.
Une ligne pour chaque article qui existe sur l’emplacement sélectionné et conformément aux filtres et options définis est ajoutée sur la commande. Pour les articles configurés pour le suivi des articles, la case à cocher Utiliser le suivi des articles est sélectionnée et les informations relatives à la quantité prévue des numéros de lot et de série est disponible en sélectionnant Lignes, puis Lignes de suivi des articles. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Gérer le suivi des articles lors du comptage des stocks.
Vous pouvez désormais créer un ou plusieurs enregistrements, qui sont des instructions données aux employés en charge du comptage.
Note
Si vous utilisez le suivi spécifique aux colis, vous pouvez également utiliser des documents pour compter et ajuster l’inventaire avec les numéros de colis. Pour commencer à utiliser cette fonctionnalité, vous devez activer Mise à jour des fonctionnalités : activer l’utilisation du suivi des colis dans les commandes d’inventaire physique dans la Gestion des fonctionnalités page. Toutefois, les commandes d'inventaire physique existantes sont mises à jour, mais Business Central ne peut pas remplir le champ Package No.. Vous devez recréer ces lignes à l’aide de l’action Calculer les lignes sur la page Commande d’inventaire physique .
Vous pouvez saisir le numéro de paquet des articles pour lesquels le suivi du paquet est nécessaire sur la page Lignes d’enregistrement d’inventaire. Choisissez Terminer pour finaliser l’enregistrement.
Une fois que vous avez choisi Finish sur la page Commande d’Inventaire Physique, Business Central calcule les différences par rapport au paquet et à d’autres détails de suivi des éléments, et effectue des ajustements positifs ou négatifs.
Pour créer un enregistrement de stock physique
Pour chaque commande d’inventaire physique, vous pouvez créer un ou plusieurs documents d’enregistrement d’inventaire physique sur lesquels les salariés saisissent les quantités comptées. Les employés peuvent saisir les quantités soit manuellement, soit avec un appareil de numérisation.
Par défaut, un enregistrement est créé pour toutes les lignes de la commande d’inventaire associée. Pour éviter que deux employés ne comptent les mêmes articles lorsque vous répartissez les tâches de comptage, remplissez progressivement l’ordre d’inventaire physique en appliquant des filtres sur le traitement par lots Calculer les lignes. Créez ensuite l’enregistrement de l’inventaire physique en cochant la case Seules les lignes ne figurant pas dans les enregistrements . Ce paramètre garantit que chaque nouvel enregistrement contient des éléments différents de ceux d’autres enregistrements.
Pour un décompte manuel, vous pouvez imprimer le rapport Enregistrement de stock physique, qui comprend une colonne vide où les employés de l’entrepôt peuvent écrire les quantités comptées. Une fois le décompte effectué, vous saisissez les quantités enregistrées sur les lignes concernées de la page Enregistrement de stock physique. Enfin, transférez les quantités enregistrées dans la commande de stock physique concernée en définissant le statut sur Terminé.
- Sur une page Commande de stock physique qui contient des lignes pour les articles à comptabiliser dans un enregistrement, sélectionnez l’action Créer un enregistrement.
- Sous l’onglet Actions, dans le groupe Fonctions, choisissez Autre, puis cliquez sur le bouton Effectuer un nouvel enregistrement.
- Sélectionnez les options et définissez les filtres, le cas échéant.
- Sélectionnez le bouton OK.
- Pour chaque ensemble d’article à comptabiliser, importez-les sur la commande de stock physique concernée et répétez les étapes 1 à 3 en veillant à bien cocher la case Uniquement les lignes qui ne figurent pas dans les enregistrements.
- Sous l’onglet Associé , choisissez Commande, puis choisissez l’action Enregistrements pour ouvrir la page Liste des enregistrements de stock physique.
- Ouvrez l’enregistrement approprié.
- Sur le raccourci Général, complétez les champs, comme nécessaire.
- Pour les éléments qui utilisent le suivi des éléments, créez une autre ligne pour chaque numéro de lot ou code de numéro de série en choisissant l’action Functions , puis l’action Copier la ligne . Pour en savoir plus, rendez-vous sur Gérer le suivi des articles lors du comptage des stocks.
- Choisissez l’action Imprimer pour préparer le document physique que les employés utilisent pour noter les quantités comptabilisées.
Pour finaliser un enregistrement de stock physique
Une fois que les employés comptent les quantités, enregistrez les quantités en Business Central.
Sur la page Liste des enregistrements de stock physique, sélectionnez l’enregistrement de stock physique que vous souhaitez terminer, puis sélectionnez l’action Modifier.
Sur le raccourci Lignes, renseignez la quantité comptabilisée réellement dans le champ Quantité pour chaque ligne.
Pour les articles avec des numéros de série ou de lot (la case Utiliser le suivi des articles est cochée), saisissez les quantités comptabilisées sur les lignes pour les numéros de lot et de série de l’article. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Gérer le suivi des articles lors du comptage des stocks.
Sélectionnez la case à cocher Enregistrée sur chaque ligne.
Après avoir entré toutes les données d’un enregistrement d’inventaire physique, choisissez l’action Terminer . Toutes les lignes doivent avoir la case à cocher Enregistrée sélectionnée.
Note
Lorsque vous terminez un enregistrement d’inventaire, chaque ligne est transférée vers la ligne de la commande d’inventaire associée qui lui correspond exactement. Pour correspondre, les valeurs des champs N° article, Code variante, Code magasin et Code emplacement doivent être identiques sur l’enregistrement et les lignes de commande.>
Si une ligne de commande de stock physique correspondante n’existe pas, et si la case Autoriser l’enregistrement sans commande est cochée, une nouvelle ligne est ajoutée et la case Enregistré sans commande sur la ligne de commande de stock physique concernée est sélectionnée. Sinon, un message d’erreur s’affiche et le processus est annulé.> Si plusieurs lignes d’enregistrement de stock physique correspondent à une ligne de commande de stock physique, un message s’affiche et le processus est annulé. Si, pour une raison quelconque, deux lignes d'inventaire physique identiques se retrouvent dans la commande d'inventaire physique, vous pouvez utiliser une action pour les résoudre. Pour en savoir plus, accédez à Rechercher les doublons de lignes de commande de stock physique.
Pour finaliser une commande de stock physique
Après avoir terminé un enregistrement de stock physique, le champ Quantité enregistrée (base) sur la commande de stock physique associée est mis à jour avec les valeurs comptabilisées (enregistrées) et la case à cocher Lignes lors de l’enregistrement est sélectionnée. Si une quantité comptabilisée diffère de la quantité prévue, les champs Qté positive (de base) et Qté négative (de base) affichent la différence.
Pour accéder aux quantités prévues et à toute différence enregistrée pour les articles avec le suivi des numéros de série et de lot, sélectionnez l'action Lignes, puis choisissez Lignes de suivi des articles pour sélectionner différentes vues des numéros de série et de lot dans l'inventaire physique.
Vous pouvez également choisir l’action Diff. commande de stock physique pour visualiser les différences entre la quantité prévue et la quantité comptabilisée.
Pour rechercher les doublons de lignes de commande de stock physique
- Sélectionnez Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, entrez Commandes d’inventaire physique, puis choisissez le lien associé.
- Ouvrez la commande de stock physique à afficher les doublons de lignes.
- Sous l’onglet Associé, choisissez Autre, puis sélectionnez Afficher les doublons de ligne.
Tout doublon de ligne de commande de stock physique s’affiche de telle sorte que vous puissiez les supprimer et ne conserver qu’une ligne avec un ensemble de valeurs unique dans les champs N° article, Code variante, Code magasin et Code emplacement.
Pour valider une commande de stock physique
Après avoir effectué une commande de stock physique et modifié son statut sur Terminé, vous pouvez la valider. Vous pouvez définir uniquement le statut d’une commande de stock physique sur Terminé sous les conditions suivantes :
- Tous les enregistrements du stock physique concerné ont un statut défini sur Terminé.
- Chaque ligne de commande de stock physique est comptabilisée par au moins une ligne d’enregistrement de stock.
- Les cases à cocher Dans les lignes enregistrement et Qté prévue (calculée) sont sélectionnées pour toutes les lignes de commande de stock physique.
Sélectionnez Rechercher (Alt+Q)
dans le coin supérieur droit, entrez Commandes d’inventaire physique, puis choisissez le lien associé.Sélectionnez la commande de stock physique que vous souhaitez compléter, puis sélectionnez l’action Modifier.
Sur la page Commande de stock physique, la quantité enregistrée s’affiche dans le champ Qté enregistrée (de base).
Sélectionnez l’action Terminer.
La valeur du champ Statut est Terminé. Vous ne pouvez désormais modifier l’ordre qu’en choisissant l’action Rouvrir .
Pour valider la commande, sélectionnez l’action Valider, puis le bouton OK.
Les écritures comptables des articles sont mises à jour ainsi que les écritures de suivi des articles concernées.
Tip
Pour éviter les erreurs, utilisez l’action Aperçu de la publication pour examiner les entrées que la publication va créer.
Pour afficher les commandes de stock physique validées
Une fois que vous avez publié, la commande d’inventaire physique est supprimée et vous pouvez afficher et évaluer le document en tant que commande d’inventaire physique publiée. La commande validée inclut ses enregistrements de stock physique et tout commentaire effectué
- Sélectionnez Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, entrez Commandes d'inventaire physique publiées, puis choisissez le lien associé.
- Sur la page Commandes de stock physique validées, sélectionnez la commande de stock validée à afficher, puis sélectionnez l’action Afficher.
- Sous l’onglet Associé, choisissez Commande, puis choisissez l’action Enregistrements pour voir une liste des enregistrements de stock physique associé.
Gérer le suivi des articles lors de l’exécution de l’inventaire
Le suivi des articles concerne les numéros de lot ou de série attribués aux articles. Lorsque vous comptez un élément que vous stockez avec différents numéros de lot, vous devez être en mesure d’enregistrer ce qui, et le nombre d’unités de chaque numéro de lot sont sur l’inventaire. Pour en savoir plus, voir Utiliser les numéros de lot et de série.
La case à cocher Utiliser le suivi des articles sur les lignes de commande de stock physique est automatiquement sélectionnée si un code de suivi des articles est configuré pour l’article. Vous pouvez la cocher ou la décocher manuellement.
Exemple : Préparer un enregistrement de stock physique pour un article suivi
Imaginons un stock physique pour l’article A, enregistré en stock sous la forme de dix différents numéros de série.
Sur la ligne d’enregistrement pour l’article, sélectionnez la case Utiliser le suivi des articles.
Sélectionnez le champ N° de série, sélectionnez le premier numéro de série existant dans le stock pour l’article, puis cliquez sur le bouton OK.
Copiez la ligne pour le premier article tracé afin d’ajouter des lignes correspondant au nombre de numéros de série disponibles en inventaire.
Choisissez l’action Fonctions, puis Copier ligne.
Sur la page Copier la ligne enregistrement de stock physique, saisissez 9 dans le champ Nombre de copies, puis sélectionnez le bouton OK.
Sur la première ligne, sélectionnez le champ N° de série et sélectionnez le numéro de série suivant pour l’article.
Répétez l’étape 5 pour les huit numéros de série restants. Assurez-vous de ne pas sélectionner deux fois le même numéro.
Choisissez l’action Imprimer pour préparer le bordereau que les employés utilisent pour écrire les numéros de lot/de série et les articles comptabilisés.
Vous observerez que l’état Enregistrement de stock physique contient dix lignes pour l’article A, un pour chaque numéro de série.
Exemple : Enregistrer et valider les différences de numéro de lot comptabilisé
Un article suivi par lot est enregistré en stock avec les numéros de lot « LOT ».
Stock prévu :
| N° de lot | Quantité |
|---|---|
| LOT1001 | 80 |
| LOT1003 | 30 |
| LOT1006 | 10 |
| Total | 120 |
Quantités enregistrées :
| N° de lot | Quantité |
|---|---|
| LOT1001 | 80 |
| LOT0002 | 12 |
| LOT1003 | 20 |
| LOT1006 | 10 |
| Total | 112 |
Quantités à enregistrer :
| N° de lot | Quantité prévue | Quantité enregistrée | Quantité à valider |
|---|---|---|---|
| LOT1001 | 80 | 80 | 0 |
| LOT1002 | 0 | 12 | +12 |
| LOT1003 | 30 | 20 | -10 |
| LOT1006 | 10 | 0 | -10 |
| Total | 120 | 112 | -8 |
Sur la page Commande de stock physique, le champ Qté négative (de base) contient 8. Pour la ligne de commande, la page Liste traçabilité stock physique affiche les quantités positives ou négatives pour chaque n° de lot.
Documents d’inventaire
Les types de documents suivants sont utiles pour gérer votre entrepôt :
- Utilisez Réception d’inventaire pour enregistrer les ajustements positifs des articles en fonction de la qualité, de la quantité et du coût.
- Utilisez Expéditions d’inventaire pour radier les marchandises manquantes ou endommagées.
Vous pouvez imprimer ces documents à tout moment, les libérer et les rouvrir, et attribuer des valeurs communes, y compris des dimensions, dans l’en-tête. Pour réimprimer les documents après leur publication, utilisez les pages Réception d’inventaire validée et Expédition du stock validé.
Note
Avant de pouvoir utiliser ces documents, vous devez spécifier une souche de numéros pour créer leurs identificateurs. Pour en savoir plus, accédez à Pour configurer la numérotation des documents d’inventaire.
Pour paramétrer la numérotation des documents de stock
La procédure suivante indique comment définir la numérotation des documents stock.
Sélectionnez Rechercher (Alt+Q)
dans le coin supérieur droit, entrez Configuration de l’inventaire, puis choisissez le lien associé.Sur le Raccourci Numérotation, spécifiez dans les champs suivants la souche de numéros pour les documents :
- Numéros de réception de l'inventaire
- Numéros de reçus d'inventaire affichés
- N° expédition stock
- Numéros d'expédition d'inventaire enregistrés
Pour créer et publier un document d’inventaire
La procédure suivante montre comment créer, imprimer et valider un reçu d’inventaire. La procédure est identique pour des expéditions de stock.
- Sélectionnez Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, entrez Reçus d’inventaire, puis choisissez le lien associé.
- Dans l’en-tête de la page Réception de stock, choisissez l’emplacement dans le champ Code localisation, puis remplissez les autres champs nécessaires.
- Sur le Raccourci Lignes, dans le champ Article, choisissez l'article de l'inventaire. Dans le champ Quantité, saisissez le nombre d’articles à ajouter.
- Pour imprimer un état Réception stock de la page Réception stock, choisissez l’action Imprimer.
Les fonctions suivantes sont disponibles sur la page Réception stock :
Choisissez les actions Libérer ou Rouvrir pour définir le statut de la prochaine étape de traitement.
Choisissez l’action Valider pour enregistrer la réception stock, ou choisissez Publier et imprimer pour valider la réception et imprimer le rapport de test.
Tip
Pour éviter les erreurs, utilisez l’action Aperçu de la publication pour examiner les entrées que la publication va créer.
Impression des documents de l'inventaire
Vous pouvez spécifier les états à imprimer à différentes étapes en choisissant l’une des options suivantes dans le champ Utilisation de la page Sélection d’états – Stock :
- Réception de stock
- Expédition de l'inventaire
- Réception stock validée
- Expédition stock validée
Note
Les rapports disponibles peuvent varier en fonction de la localisation de votre pays/région. L’application de base n’inclut aucune mise en page.
Informations associées
Compter, ajuster et reclasser le stock avec les journaux
Utiliser les numéros de lot et de série
Stock
Vue d’ensemble de la gestion des entrepôts
Sales
Achats
Travailler avec Business Central
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