Procédure d’achat

Vous créez une facture achat ou une commande achat pour enregistrer le coût d’achats et suivre les créances. Si vous devez contrôler un stock, les factures achat sont également utilisées pour mettre à jour de manière dynamique les niveaux de stock afin que vous puissiez réduire vos coûts et fournir un meilleur service client. Le prix d’achat, notamment les frais de service, et les valeurs d’inventaire qui résultent de la validation des factures achat contribuent aux chiffres du profit et à d’autres KPI financiers sur votre Tableau de bord.

Vous devez utiliser les commandes achat si votre processus de vente exige que vous enregistriez des réceptions partielles d’une quantité de commande, par exemple, si la quantité totale n’était pas disponible auprès du fournisseur. Si vous commercialisez des articles en les livrant directement depuis votre fournisseur auprès de votre client, vous devez également utiliser les commandes achat. Pour plus d’informations, voir Effectuer des livraisons directes. Pour tous les autres aspects, les commandes achat fonctionnent de la même manière que les factures achat.

Les factures achat peuvent être créées automatiquement en utilisant le service de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour convertir les factures PDF de vos fournisseurs en documents électroniques qui sont ensuite convertis en factures achat par un flux de travail. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord vous inscrire au service OCR, puis effectuer diverses configurations. Pour plus d’informations, voir Documents entrants.

Les produits peuvent être des articles en stock et des services. Pour plus d’informations, reportez vous à Enregistrer de nouveaux articles.

Pour tous les processus d’achat, vous pouvez incorporer un flux de travail d’approbation, par exemple, pour exiger que les achats en grande quantité soient approuvés par le responsable de la comptabilité. Pour plus d’informations, reportez-vous à Utilisation des flux d’approbation.

Le tableau suivant décrit une série de tâches et inclut des liens vers les articles qui les décrivent.

À	Voir
Créer une facture achat pour enregistrer votre accord avec un fournisseur pour acheter des biens selon certaines conditions de livraison et de paiement.	Enregistrer des achats
Créez une demande de prix pour refléter une demande de devis auprès de votre fournisseur, que vous pourrez ultérieurement convertir en commande achat.	Demander des devis
Créer une facture achat pour toutes les lignes ou pour les lignes sélectionnées sur une facture vente.	Acheter des articles pour une vente
Comprenez ce qui se passe lorsque vous publiez des documents achat.	Validation des achats
Effectuer une action sur une facture achat enregistrée impayée pour créer automatiquement un avoir et soit annuler la facture achat, soit la recréer pour que vous puissiez y apporter des corrections.	Corriger ou annuler des factures vente impayées
Créer un avoir achat pour rembourser une facture achat validée spécifique pour indiquer les produits que vous retournez au fournisseur et le montant règlement que vous récupérez.	Traitement des retours ou annulations d’achats
Préparez la facturation de plusieurs réceptions provenant du même fournisseur en une seule fois en regroupant les réceptions sur une facture.	Regroupement de bons de réception sur une seule facture
Conversion, par exemple, de factures électroniques de vos fournisseurs en factures achat dans Business Central.	Recevoir et convertir des documents électroniques
Découvrez comment Business Central calcule le moment où vous devez commander un article pour le recevoir à une certaine date.	Calcul de la date des achats
Résolvez la confusion lorsque deux enregistrements ou plus existent pour le même fournisseur.	Fusionner l’enregistrement des doublons
Gérez votre engagement envers un fournisseur à acheter de grandes quantités livrées en plusieurs expéditions sur une certaine période.	Utilisation des commandes cadres achat

Numéros de document externe

Sur les documents et les feuilles achat, vous pouvez spécifier un numéro de document faisant référence au système de numérotation du fournisseur. Utilisez ce champ pour enregistrer le numéro que le fournisseur a attribué à la commande, à la facture ou à l’avoir. Vous pouvez utiliser ce numéro ultérieurment, si vous avez besoin de retrouver l’écriture validée à l’aide de ce numéro.

Le champ N° doc. ext. obligatoire de la page Paramètres achats précise s’il est obligatoire de saisir un numéro de document externe dans les situations suivantes :

• Dans le champ N° de facture fournisseur, dans le champ N° commande fournisseur ou dans le champ N° avoir fournisseur d’un en-tête achat.

• Dans le champ N° doc. externe d’une ligne feuille comptabilité, dans laquelle la valeur du champ Type document est Facture, Avoir ou Facture d’intérêts, et la valeur du champ Type compte est Fournisseur.

Si vous sélectionnez ce champ, il est impossible de valider une facture, un avoir ou le type de ligne feuille comptabilité décrite plus avant sans numéro de document externe.

Le numéro de document externe est inclus dans les documents validés où vous pouvez effectuer une recherche d’après le numéro pertinent. Vous pouvez également effectuer une recherche à l’aide du numéro de document externe lors de la navigation sur les écritures comptables fournisseur.

Une autre façon de gérer les numéros de document externe consiste à utiliser le champ Votre référence. Si vous utilisez le champ Votre référence, le numéro sera inclus dans les documents validés, et vous pouvez le rechercher de la même manière que vous recherchez les valeurs dans les champs N° de document externe. Mais le champ n’est pas disponible sur les lignes feuille.

Voir aussi

Définition des achats
Enregistrement des nouveaux fournisseurs
Gestion des comptes fournisseur
Gestion des projets
Utiliser Business Central
Fonctionnalités marché

Démarrer une évaluation gratuite

Trouvez des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central ici