Vente de produits avec une commande vente client

Cet article fournit des conseils aux utilisateurs sur le moment d’utiliser une commande vente plutôt qu’une simple facture. Si votre processus de vente exige que vous ne livriez que partiellement une commande, par exemple si la quantité totale n’est pas disponible d’un coup, vous devez traiter cette vente en créer une commande vente.

Vous devez également utiliser les commandes vente si vous commercialisez des articles en les livrant directement du fournisseur au client, dans ce qui est appelé une livraison directe. En savoir plus, voir Créer des livraisons directes. Pour tous les autres aspects, les commandes vente fonctionnent de la même manière que les factures vente. Pour en savoir plus, consultez Facturer des ventes.

Lorsque vous fournissez les produits, entièrement ou partiellement, vous validez la commande vente comme étant expédiée ou expédiée et facturée pour créer l’article et les écritures comptables client associés dans votre système. Lorsque vous validez la commande vente, vous pouvez également envoyer par e-mail le document en pièce jointe au format PDF. Vous pouvez faire en sorte que le corps du message soit prérempli avec un résumé des informations de commande et de paiement, par exemple un lien vers Paypal. En savoir plus, voir Expédier des articles et Envoyer des documents par e-mail.

Dans les environnements d’entreprise où le client paie immédiatement, comme par PayPal ou en espèces, le paiement est enregistré par Business Central lorsque vous validez la facture vente. La facture vente validée est clôturée comme étant entièrement lettrée. Vous sélectionnez la méthode dans le champ Code mode de règlement de la commande vente. Pour les paiements électroniques, tels que PayPal, vous devez également renseigner le champ Service de paiement. En savoir plus, voir Activer les paiements client via les services de paiement.

Vous pouvez même créer des commandes à paiement direct pour les clients non enregistrés en configurant une fiche « client en espèces », vers laquelle vous pointez sur la commande vente. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Configurer les clients espèces.

Créer une commande vente

Remarque

La procédure suivante suppose que le client est déjà configuré. Pour en savoir plus sur la configuration de clients, consultez Enregistrer de nouveaux clients.

1. Sélectionnez l’icône , saisissez Commandes vente, puis sélectionnez le lien associé.

2. Sélectionnez Nouveau pour créer une écriture.

3. Dans le champ Nom client, entrez le nom d’un client existant.

   D’autres champs de la page Commande vente sont désormais renseignés avec les informations sur le client sélectionné.

4. Renseignez les champs restants de la page Commande vente, selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.

   Noter

   Si vous autorisez le client à payer immédiatement, par exemple, par carte de crédit ou par PayPal, renseignez le champ Code mode de règlement. Le paiement est ensuite enregistré dès que vous validez la commande vente comme facturée. Si vous sélectionnez Espèces, le paiement est enregistré dans un compte contrepartie spécifié.

   Vous êtes maintenant prêt à renseigner les lignes commande vente avec les articles en stock ou les services que vous voulez vendre au client.

   Si vous avez défini des lignes vente récurrentes pour le client, tel qu’un ordre de réapprovisionnement mensuel, vous pouvez insérer ces lignes sur la commande par l’intermédiaire de l’action Extraire les lignes vente récurrentes.

5. Sous le raccourci Lignes, dans le champ Type, sélectionnez le type de produit, de frais, de transaction ou commentaire à valider pour le client avec la ligne vente.

6. Dans le champ N°, saisissez le numéro d’un article de stock ou d’un service.

   Laissez le champ N° vide si la ligne est destinée pour :

   • Commentaire. Saisissez le commentaire dans le champ Description.
   • Article de catalogue. Sélectionnez l’action Sélectionner articles de catalogue. Pour plus d’informations sur les articles de catalogue, reportez-vous à Utilisation des articles de catalogue.

7. Dans le champ Quantité, saisissez le nombre d’articles à vendre.

   Noter

   Pour les articles de type Ressource ou Service, la quantité est une unité de temps, telle que les heures, comme indiqué dans le champ Code unité de la ligne. Pour plus d’informations, voir Configuration d’unités article.

   Le champ Montant ligne est mis à jour pour indiquer la valeur du champ Prix unitaire multipliée par le nombre du champ Quantité.

   Le prix et les montants ligne sont affichés avec ou sans la Sales Tax en fonction de la valeur que vous avez sélectionné dans le champ Prix incluant les taxes de la fiche client.

8. Dans le champ % remise ligne, saisissez un pourcentage si vous souhaitez accorder au client une remise sur le produit. La valeur du champ Montant ligne est mise à jour en conséquence.

   Si vous avez défini des prix article spéciaux sur le raccourci Prix vente et remises ligne vente sur les pages Fiche client ou fiche article, le prix et le montant de la ligne ventes sont automatiquement mis à jour si les critères de prix convenus sont réunis. En savoir plus sur prix et remises, Enregistrement des prix de vente, des remises et des accords sur les paiements.

9. Pour ajouter un commentaire sur la ligne commande que le client peut afficher dans la commande vente imprimée, saisissez un commentaire sur une ligne vide dans le champ Description.

10. Répétez les étapes 5 à 9 pour chaque article que vous souhaitez vendre au client.

    Les champs totaux sous les lignes sont automatiquement mises à jour comme vous créez ou modifiez des lignes pour afficher les montants qui seront validés en comptabilité.

    Remarque

    Dans de rares cas, les montants validés peuvent différer de ce qui est affiché dans les champs des totaux. Cela est généralement dû aux calculs d’arrondi par rapport à la TVA ou à la taxe sur les ventes.

    Pour revérifier les montants, utilisez la page Statistiques, qui tient compte des calculs d’arrondi. Aussi, si vous choisissez l’action Lancer, les champs de totaux sont mis à jour pour inclure les calculs d’arrondi.

11. Dans le champ Montant remise facture, vous pouvez entrer un montant qui doit être déduit de la valeur indiquée dans le champ Total TTC.

    Si vous configurez des remises facture pour le client, le champ % remise facture est automatiquement mis à jour si les critères de remise sont remplis. Le champ Montant remise facture sans TVA affiche le montant associé. En savoir plus, voir Enregistrement des prix de vente, des remises et des accords sur les paiements.

12. Pour expédier seulement une partie de la quantité commandée, entrez la quantité dans le champ Qté à expédier. La valeur est copiée automatiquement dans le champ Qté à facturer.

    Noter

    Si le champ Avis d’expédition est défini comme Terminé dans le raccourci Expédition et facturation, vous ne pouvez pas valider de livraisons partielles. En savoir plus sur Traiter les livraisons partielles.

13. Pour facturer seulement une partie de la quantité expédiée, entrez la quantité dans le champ Qté à facturer. La quantité doit être inférieure à la valeur du champ Qté à expédier.

14. Lorsque les lignes commande vente sont renseignées, sélectionnez l’action Valider et envoyer.

Important

Lorsque vous validez une commande vente, vous créez une expédition et une facture. Ces documents peut être effectués de manière simultanée ou indépendante. Vous pouvez également créer une expédition partielle et une facture partielle en renseignant les champs Qté à expédier et Qté à facturer sur chaque ligne commande vente avant la validation. Notez que vous ne pouvez pas créer de facture depuis la page Commandes vente pour quelque chose qui n’a pas été expédié. C’est-à-dire que, avant de pouvoir facturer, vous devez avoir validé une expédition, ou vous devez choisir de livrer et de facturer en même temps.

Si vous devez facturer une vente sans enregistrer une expédition dans Business Central, créez le document sur la page Factures vente, ou choisissez l’action Créer une facture sur la page Devis. En savoir plus sur Facturer des ventes.

La boîte de dialogue Valider et envoyer la confirmation s’ouvre et indique le mode de réception de documents par défaut du client. Vous pouvez modifier le mode d’envoi en cliquant sur le bouton de recherche pour le champ Envoyer le document à. En savoir plus, voir Configurer des profils d’envoi de documents.

Les écritures comptables article et client associés sont à présent créés, et la commande vente est sortie en tant que document au format PDF. Lorsque la commande vente est entièrement validée, Business Central la supprime de la liste des commandes vente.

Créer une commande vente basée sur une copie d’une autre commande

Pourboire

Cette section décrit comment copier une commande vente. Les étapes sont les mêmes pour les autres documents vente.

Lorsque vous créez une commande vente similaire à une commande précédente, vous pouvez gagner du temps en copiant la commande que vous avez déjà. Par exemple, vous pouvez copier les données de l’en-tête de la commande, de ses lignes ou des deux dans votre nouvelle commande. Par la suite, vous pouvez mettre à jour les informations sur la nouvelle commande, si nécessaire.

La valeur de certains champs sur des lignes de commande dépend du contenu entré de l'en-tête. Par exemple, les valeurs des champs concernant un montant dépendent des remises définies pour le client. Si vous n’incluez pas l’en-tête lorsque vous copiez la commande, vous devez recalculer les lignes pour que leurs valeurs correspondent aux valeurs de l’en-tête. L’option Recalculer lignes s’active automatiquement si vous désactivez l’option Inclure l’en-tête.

Remarque

Si l’option Calculer remise facture est sélectionnée sur la page Paramètres ventes, la remise facture est recalculée lorsque vous validez la nouvelle ligne document. Le nouveau calcul peut faire en sorte que le montant de la nouvelle ligne diffère du montant d’origine.

Remarque

Si une partie de la quantité sur les lignes sources a été retournée, Business Central crée la nouvelle ligne uniquement avec la quantité qui n'a pas été retournée. Si la quantité totale a été retournée, Business Central ne crée pas de ligne.

Pour copier une commande vente

La procédure suivante décrit comment copier une commande vente.

1. Choisir l'icône , entrer Commandes vente, lien associé.

2. Choisissez Nouveau pour créer un document, puis choisissez l'action Copier document.

   Remarque

   Lorsque vous copiez une commande, vous pouvez choisir de copier uniquement les informations des lignes de la commande et de ne pas copier l’en-tête commande. Il peut être utile de passer l’en-tête, par exemple, lorsque vous vendez les mêmes articles et les mêmes quantités à un autre client. Si vous ignorez l’en-tête, renseignez le champ Nom du client de votre nouvelle commande avant d’utiliser l’action Copier document .

3. Dans le champ Type document, choisissez Commande.

4. Dans le champ N° document, , choisissez l’ordre de copie.

   Business Central renseigne les champs N° doc., N° version, N° donneur d’ordre et Nom donneur d’ordre en fonction de la commande que vous choisissez.

5. Pour copier des informations dans l’en-tête de la commande, telles que le nom du client et la date d’échéance de la commande, activez l’option Inclure l'en-tête .

   Si vous choisissez cette option, vous copiez également les lignes. Toutefois, vous devez recalculer les montants des lignes dans la nouvelle commande.

6. Pour copier et recalculer les lignes de la commande initiale dans la nouvelle, activez l’option Recalculer lignes .

   Cette action conserve les numéros et les quantités des articles et recalcule les montants en fonction des prix d'article et remises pour le client de la nouvelle commande.

7. Sélectionnez OK pour créer le copie.

Numéro de document externe

Sur les documents et les feuilles vente, vous pouvez spécifier un numéro de document faisant référence au système de numérotation du client. Utilisez ce champ pour enregistrer le numéro que le client a attribué à la commande, à la facture ou à l’avoir. Vous pouvez utiliser ce numéro ultérieurment, si vous avez besoin de retrouver l’écriture validée à l’aide de ce numéro.

Le champ N° doc. ext. obligatoire de la page Paramètres ventes précise s’il est obligatoire de saisir un numéro de document externe dans le champ N° doc. externe sur un en-tête vente et dans le champ N° doc. externe dans une ligne feuille comptabilité.

Si vous sélectionnez ce champ, il est impossible de valider une facture ou une ligne feuille sans numéro de document externe.

Le numéro de document externe est inclus dans les documents validés où vous pouvez effectuer une recherche d’après le numéro pertinent. Vous pouvez également effectuer une recherche à l’aide du numéro de document externe lors de la navigation sur les écritures comptables client.

Une autre façon de gérer les numéros de document externe consiste à utiliser le champ Votre référence. Si vous utilisez le champ Votre référence, le numéro sera inclus dans les documents validés, et vous pouvez le rechercher de la même manière que vous recherchez les valeurs dans les champs N° de document externe. Mais le champ n’est pas disponible sur les lignes feuille.

Utilisation des champs de montant

Les valeurs des champs qui affichent des montants peuvent être positives ou négatives, selon que la valeur représente un crédit ou un débit. Cette vidéo montre comment utiliser les champs qui affichent des montants.

Informations connexes

Facturation des ventes
Validation des ventes
Expédition des articles
Réalisation de livraisons directes
Ventes
Définition des ventes
Imprimer la liste des prélèvements
Traiter les livraisons partielles
Stock
Envoi de documents par courrier électronique
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