Tâches principales : Recouvrement
Mise à jour : March 23, 2011
S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
La gestion et le recouvrement des transactions en retard sont des fonctions nécessaires dans de nombreuses organisations. La plupart des fonctionnalités de recouvrement sont centralisées dans l'écran Recouvrements et sur les pages de liste associées : Recouvrement, Activités de recouvrement et Dossiers de recouvrement.
Il arrive qu'une personne soit chargée d'assurer les recouvrements d'une entreprise pour tous les clients. Dans d'autres cas, plusieurs agents de recouvrement regroupés en équipe collaborent pour gérer les recouvrements. Vous pouvez paramétrer des agents de recouvrement selon les besoins de votre entreprise. Un ou plusieurs regroupements de clients (requête contenant un ensemble de clients) peuvent être affectés à chaque agent de recouvrement. Par exemple, un agent de recouvrement peut être responsable des clients 4000 à 4500.
Que voulez-vous faire ?
En savoir plus sur…
Affichage des informations de recouvrement
Gestion et organisation des informations de recouvrement d'un client
Envoi d'un message e-mail
Annulation d'une transaction
Traitement d'un paiement des impayés
Règlement des transactions
Remboursement d'un client
Réimpression d'un document
Aide sur l'écran de recherche
Tâches liées aux recherches
En savoir plus sur…
Cliquez sur ces liens pour plus d'informations sur les concepts abordés dans cette rubrique.
Affichage des informations de recouvrement
Par défaut, les utilisateurs de Microsoft Dynamics AX peuvent accéder à l'ensemble des enregistrements affichés dans les pages de liste de recouvrement. Si des regroupements de clients ont été créés, ils peuvent être utilisés pour filtrer les enregistrements. Vous pouvez également paramétrer des agents de recouvrement, qui sont des travailleurs définis en tant qu'utilisateurs dans l'écran Relations utilisateur. Les agents de recouvrement peuvent filtrer les informations à l'aide des regroupements de clients qui leur sont affectés ou désactiver le champ de filtre pour afficher tous les enregistrements.
Affichage des informations client dans la page de liste Recouvrement
Cliquez sur Comptabilité client > Courant > Recouvrement > Recouvrement.
Les colonnes de la page de liste indiquent les soldes client et montants âgés par plage âgée. Ces informations sont stockées dans un instantané de balance âgée. Les plages âgées sont déterminées par la définition de plage âgée utilisée. La définition de plage âgée est extraite du regroupement de clients éventuellement spécifié pour la requête de regroupement. Si le regroupement ne dispose pas de définition de plage âgée, la définition de plage âgée par défaut spécifiée dans l'écran Paramètres de la comptabilité client est utilisée.
Sélectionnez un client.
Sous l'onglet Destinataire, cliquez sur les boutons des groupes Journaux et Afficher pour afficher les transactions, activités et demandes de devis associées au compte client sélectionné.
Sous l'onglet Communiquer, cliquez sur les boutons du groupe Documents pour afficher les documents et notes associés au compte client sélectionné.
Sous l'onglet Général, cliquez sur les boutons des groupes Contacts, Paramétrage et Statistiques pour afficher d'autres informations. Par exemple, pour afficher le nombre moyen de jours avant le paiement, cliquez sur Statistiques client, puis consultez le champ Jours, paiements.
Affichage des activités de recouvrement dans la page de liste Activités de recouvrement
Cliquez sur Comptabilité client > Courant > Recouvrement > Activités de recouvrement.
Les colonnes de la page de liste indiquent les activités associées aux clients pour lesquels un instantané de balance âgée a été créé. Les activités permettent de suivre le travail effectué en relation avec les recouvrements.
Pour afficher uniquement les activités en cours, dans le volet Actions, cliquez sur Afficher les activités > Afficher en cours. Pour afficher les activités en cours et clôturées, cliquez sur Afficher les activités > Afficher tout.
Affichage des demandes de devis de recouvrement dans la page de liste Demandes de devis de recouvrement
Cliquez sur Comptabilité client > Courant > Recouvrement > Dossiers de recouvrement.
Les colonnes de la page de liste indiquent les informations relatives aux demandes de devis de recouvrement. Recouvrement est le type de catégorie de devis d'une demande de devis de recouvrement.
Pour afficher uniquement les demandes de devis en cours, dans le volet Actions, cliquez sur Afficher les dossiers > Ouvert. Pour afficher les demandes de devis en cours et clôturées, cliquez sur Afficher les dossiers > En cours et clôturé.
Affichage des informations client détaillées
Cliquez sur Comptabilité client > Courant > Recouvrement > Recouvrement.
Double-cliquez sur un compte client.
L'écran Recouvrements affiche les transactions et activités du client, les montants âgés par plage âgée et les informations de limite de crédit.
Pour afficher les informations de transaction détaillées, dans le volet Actions, dans le groupe Afficher, cliquez sur Transactions > Transactions.
Pour afficher ou régler les transactions en cours, dans le volet Actions, dans le groupe Afficher, cliquez sur Transactions > Régler les transactions en cours.
Pour afficher ou contrepasser les transactions clôturées, dans le volet Actions, dans le groupe Afficher, cliquez sur Transactions > Modification de transactions clôturées.
Pour afficher les informations de compte client, dans le volet Actions, dans le groupe Afficher, cliquez sur Client.
Pour afficher le relevé du client dans Excel, dans le volet Actions, dans le groupe Afficher, cliquez sur Relevé.
Pour afficher le nombre de jours avant le paiement et d'autres informations statistiques, dans le volet Actions, dans le groupe Afficher, cliquez sur Statistiques.
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Gestion et organisation des informations de recouvrement d'un client
Vous pouvez gérer et organiser les informations de recouvrement d'un client dans l'écran Recouvrements.
Création d'une action, d'une tâche, d'un rendez-vous ou d'un événement
Cliquez sur Comptabilité client > Courant > Recouvrement > Recouvrement.
Double-cliquez sur un compte client.
Vous pouvez créer des actions, des tâches, des rendez-vous et des événements pour représenter votre travail en tant qu'agent de recouvrement.
Pour créer une action (unité de travail terminée), dans le volet Actions, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Action.
Pour créer une tâche (unité de travail à effectuer ultérieurement), dans le volet Actions, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Tâche.
Pour créer un rendez-vous (réunion planifiée), dans le volet Actions, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Rendez-vous.
Pour créer un événement (activité déjà survenue), dans le volet Actions, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Événement.
Entrez l'objectif de l'activité. Ces informations permettront d'identifier l'activité dans les listes et dans la ligne d'objet si l'activité est synchronisée avec Microsoft Outlook. Seuls les tâches et rendez-vous peuvent être synchronisés avec Outlook.
Entrez les autres informations, puis cliquez sur le bouton Créer.
L'activité est créée et affichée sous l'onglet Activités de l'écran.
Ajout de transactions et d'activités à une demande de devis
Cliquez sur Comptabilité client > Courant > Recouvrement > Recouvrement.
Double-cliquez sur un compte client.
Les demandes de devis permettent d'organiser les activités et transactions de recouvrement. Par exemple, si vous devez recouvrer trois transactions, vous pouvez les ajouter à une demande de devis, puis gérer collectivement les activités liées à votre travail de recouvrement pour ces trois transactions.
Pour ajouter des transactions à une demande de devis, sélectionnez les transactions sous l'onglet Transactions en cours ou Toutes les transactions, puis cliquez sur Affecter au dossier dans le volet supérieur.
Spécifiez si les transactions doivent être affectées à une demande de devis nouvelle ou existante.
S'il s'agit d'une nouvelle demande de devis, sélectionnez Nouveau dossier, puis entrez une description et sélectionnez une catégorie de demande de devis.
S'il s'agit d'une demande de devis existante, sélectionnez Dossier existant, puis un ID demande de devis.
Cliquez sur Affecter au dossier.
Pour ajouter des activités à une demande de devis, sélectionnez les activités sous l'onglet Activités, puis cliquez sur Affecter au dossier dans le volet inférieur.
Spécifiez si les activités doivent être affectées à une demande de devis nouvelle ou existante.
S'il s'agit d'une nouvelle demande de devis, sélectionnez Nouveau dossier. Entrez une description, sélectionnez une catégorie de demande de devis, puis spécifiez si une activité doit être créée.
S'il s'agit d'une demande de devis existante, sélectionnez Dossier existant, puis un ID demande de devis.
Cliquez sur Affecter au dossier.
Mise à jour d'un instantané de balance âgée
Cliquez sur Comptabilité client > Courant > Recouvrement > Recouvrement.
Double-cliquez sur un compte client.
Pour mettre à jour les balances âgées du client, dans le volet Actions, dans le groupe Gérer, cliquez sur Mettre à jour âgé.
L'instantané de balance âgée est recalculé. Les montants sont âgés par rapport à la date actuelle, en fonction de la date d'échéance des transactions.
Notes
Pour plus d'informations sur la mise à jour simultanée d'un instantané de balance âgée pour tous les clients, voir Création d'un instantané de balance âgée.
Calcul des intérêts
Cliquez sur Comptabilité client > Courant > Recouvrement > Recouvrement.
Double-cliquez sur un compte client.
Dans le volet Actions, dans le groupe Gérer, cliquez sur Calculer les intérêts.
Sélectionnez des paramètres, puis cliquez sur OK. Pour plus d'informations, voir Calcul des intérêts et création de notes d'intérêt.
Modification du statut de recouvrement d'une transaction
Cliquez sur Comptabilité client > Courant > Recouvrement > Recouvrement.
Double-cliquez sur un compte client.
Sous l'onglet Transactions en cours ou Toutes les transactions, sélectionnez une ou plusieurs transactions.
Cliquez sur Modifier le statut.
Sélectionnez le statut de recouvrement de la transaction.
Non litigieux : aucune action de recouvrement n'est survenue pour la transaction.
Litigieux : le client vous a informé de l'existence d'un problème avec la transaction. Si la case à cocher Exclure les transactions avec litige de paiement des calculs de frais est activée dans l'écran Paramètres de la comptabilité client, aucune lettre de relance ne sera générée pour les transactions associées à ce statut.
Paiement promis : le client a accepté de payer la transaction.
Résolu : tous les problèmes relatifs à la transaction ont été résolus et aucune autre action de recouvrement n'est requise.
Facultatif : Activez la case à cocher Créer une action.
Facultatif : Activez la case à cocher Envoyer un message électronique au commercial. Cette option n'est disponible que si le commercial a une adresse e-mail paramétrée dans le carnet d'adresses.
Cliquez sur Modifier le statut.
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Envoi d'un message e-mail
L'écran Recouvrements vous permet d'envoyer un message e-mail via Outlook. Vous pouvez également joindre automatiquement des informations sur les transactions ou instructions de client sélectionnées sous la forme d'une pièce jointe au format Microsoft Excel. Pour plus d'informations sur la configuration des paramètres d'e-mail, voir Paramétrage des recouvrements.
Envoi d'un message e-mail à un contact ou un commercial
Cliquez sur Comptabilité client > Courant > Recouvrement > Recouvrement.
Double-cliquez sur un compte client.
Pour envoyer un message e-mail au contact du client, cliquez sur l'icône en regard du champ E-mail dans le récapitulatif Contact. Si aucune icône n'est affichée, l'enregistrement de contact n'a pas d'adresse e-mail paramétrée dans le carnet d'adresses.
Pour envoyer un message e-mail au commercial du groupe de ventes associé au client, cliquez sur l'icône en regard du champ Commercial dans le récapitulatif Contact. Si aucune icône n'est affichée, l'enregistrement de contact du commercial n'a pas d'adresse e-mail paramétrée dans le carnet d'adresses.
Un message e-mail est créé dans Outlook.
Rédigez le message, puis cliquez sur Envoyer.
Envoi d'un message e-mail avec les transactions sélectionnées au contact d'un client ou à un commercial
Cliquez sur Comptabilité client > Courant > Recouvrement > Recouvrement.
Double-cliquez sur un compte client.
Sous l'onglet Transactions en cours ou Toutes les transactions, sélectionnez une ou plusieurs transactions.
Dans le volet Actions, cliquez sur l'onglet Communiquer.
Pour envoyer un message e-mail au contact du client, cliquez sur Transactions vers contact.
Pour envoyer un message e-mail au commercial associé au groupe de ventes du client, cliquez sur Transactions vers vendeur.
Un message e-mail est créé dans Outlook. Les informations relatives aux transactions sont incluses dans une pièce jointe au format Excel.
Rédigez le message, puis cliquez sur Envoyer.
Envoi d'un message e-mail avec un relevé à un contact
Cliquez sur Comptabilité client > Courant > Recouvrement > Recouvrement.
Double-cliquez sur un compte client.
Dans le volet Actions, cliquez sur l'onglet Communiquer.
Cliquez sur Relevé vers contact.
Sélectionnez les critères, puis entrez la date âgée pour la plage de transactions à inclure dans le relevé.
Facultatif : Activez la case à cocher Inclure transactions réglées pour inclure les transactions en cours et réglées, puis entrez une date de début pour les transactions réglées.
Cliquez sur Ouvrir.
Un message e-mail est créé dans Outlook. Les informations relatives aux transactions sont incluses dans une pièce jointe au format Excel. Le relevé inclut les transactions pour le même ensemble de sociétés que celui affiché dans l'écran Recouvrements. L'adresse de relevé éventuellement spécifiée par le client est utilisée.
Rédigez le message, puis cliquez sur Envoyer.
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Annulation d'une transaction
Si vous ne pouvez pas effectuer de recouvrement auprès d'un client, vous pouvez annuler la dette erronée. La transaction d'annulation est créée dans le journal des opérations diverses et peut contenir jusqu'à trois types de lignes de journal. Pour plus d'informations, voir À propos des recouvrements et À propos des entrées par défaut pour les transactions d'annulations. Pour plus d'informations sur le paramétrage d'un nom de journal pour les transactions d'annulation et d'un compte d'annulation, voir Paramétrage des recouvrements.
Cliquez sur Comptabilité client > Courant > Recouvrement > Recouvrement.
Double-cliquez sur un compte client.
Sous l'onglet Transactions en cours ou Toutes les transactions, sélectionnez une ou plusieurs transactions, puis cliquez sur Annuler.
Entrez une date d'annulation.
Facultatif : Entrez un code motif et un commentaire.
Cliquez sur OK.
Un utilisateur autorisé à valider les transactions peut valider le journal.
Une fois la transaction d'annulation validée, vous pouvez régler la transaction. Pour plus d'informations, voir la section « Règlement des transactions » plus loin dans cette rubrique.
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Traitement d'un paiement des impayés
Si un paiement est retourné de la banque en raison d'impayés, vous pouvez annuler le paiement entré dans Microsoft Dynamics AX. Selon la configuration dans l'écran Comptes bancaires pour le compte bancaire affecté, une transaction de frais peut être créée pour le client.
Cliquez sur Comptabilité client > Courant > Recouvrement > Recouvrement.
Double-cliquez sur un compte client.
Sous l'onglet Transactions en cours ou Toutes les transactions, sélectionnez une transaction de paiement, puis cliquez sur Paiement des impayés.
Le paiement est annulé. Si des frais d'impayés s'appliquent au client, une transaction de frais est créée dans le journal des paiements. Le montant des frais est basé sur les paramètres relatifs aux frais automatiques. Les frais automatiques qui s'appliquent aux paiements des impayés sont spécifiés par le groupe de frais sélectionné dans l'écran Comptes bancaires pour le compte bancaire concerné.
Notes
Si le paiement a été créé dans une entité juridique autre que celle à laquelle vous êtes connecté, les transactions sont créées dans l'entité juridique du paiement.
Un utilisateur autorisé à valider les transactions peut valider la transaction de frais.
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Règlement des transactions
Il arrive qu'un paiement ou un avoir entré pour un client ne soit pas immédiatement réglé avec la facture correspondante. Pour associer des paiements à des factures, vous pouvez marquer les transactions pour règlement.
Cliquez sur Comptabilité client > Courant > Recouvrement > Recouvrement.
Double-cliquez sur un compte client.
Sous l'onglet Transactions en cours ou Toutes les transactions, sélectionnez les transactions à régler les unes avec les autres, puis cliquez sur Régler.
Les transactions sont marquées pour règlement dans l'écran Régler les transactions en cours.
Cliquez sur Mise à jour. Le solde du client est mis à jour.
Fermez l'écran Régler les transactions en cours.
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Remboursement d'un client
Si le solde d'un client est égal ou inférieur au montant indiqué dans le champ Remboursement minimum de l'écran Paramètres de la comptabilité client, vous pouvez rembourser le client du solde.
Cliquez sur Comptabilité client > Courant > Recouvrement > Recouvrement.
Double-cliquez sur un compte client.
Sous l'onglet Transactions en cours ou Toutes les transactions, sélectionnez une ou plusieurs transactions.
Dans le volet Actions, dans le groupe Journaux, cliquez sur Rembourser.
Dans l'écran Remboursement, cliquez sur OK.
Le montant créditeur est transféré vers le compte fournisseur du client et est traité comme un paiement normal. Si le client n'a pas de compte fournisseur, un compte fournisseur occasionnel est créé automatiquement pour le client.
Pour afficher la transaction de remboursement, utilisez l'écran Remboursement. (Cliquez sur Comptabilité client > États > Transactions > Paiements > Remboursement.)
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Réimpression d'un document
Si vous cherchez à résoudre un problème avec un client, il se peut que vous deviez réimprimer un document original.
Cliquez sur Comptabilité client > Courant > Recouvrement > Recouvrement.
Double-cliquez sur un compte client.
Sous l'onglet Transactions en cours ou Toutes les transactions, sélectionnez une transaction, puis cliquez sur Réimprimer.
Dans l'écran Document d'origine, cliquez sur Aperçu avant impression, puis sur OK.
Dans l'écran Journal de saisie, cliquez sur OK.
Dans l'écran de l'état, cliquez sur l'icône d'imprimante pour imprimer le document.
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