Paramétrage des recouvrements

Article
08/03/2018

Mise à jour : October 17, 2012

S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Pour préparer l'utilisation de la fonctionnalité de recouvrement, exécutez les tâches suivantes. Pour plus d'informations, voir À propos des recouvrements.

Paramétrage des définitions de plage âgée
Création d'un instantané de balance âgée
Paramétrer des regroupements de clients (facultatif)
Créer une équipe de recouvrement (facultatif)
Paramétrage d'une catégorie d'incidents de recouvrement
Paramétrage des noms de journaux (règlement, annulation et impayés)
Paramétrage d'un code motif pour les transactions d'annulation
Paramétrage d'un dossier pour les pièces jointes et création de modèles d'e-mail
Définition des paramètres du module Ventes pour les recouvrements
Paramétrer des agents de recouvrement (facultatif)
Paramétrage d'un compte d'annulation
Paramétrage d'informations sur les impayés pour les comptes bancaires
Définition des paramètres Outlook pour les utilisateurs de l'écran Recouvrements
Définition des paramètres d'e-mail pour les contacts de recouvrement (client)
Définition des paramètres d'e-mail pour les commerciaux

Les tâches sont décrites dans les sections suivantes.

Paramétrage des définitions de plage âgée

Paramétrez une définition de plage âgée, qui définit les colonnes qui s'affichent dans les pages de liste Recouvrement, Activités de recouvrement et Dossiers de recouvrement. Elle définit également les périodes affichées dans l'écran Recouvrements. Si vous paramétrez un regroupement de clients, la définition de plage âgée extraite de celui-ci est utilisée. Si aucun regroupement n'est paramétré, la définition de plage âgée par défaut spécifiée dans l'écran Paramètres de la comptabilité client est utilisée. Si aucune définition de plage âgée par défaut n'est spécifiée, la première définition de plage âgée figurant dans l'écran Définitions des plages âgées est utilisée.

Cliquez sur Comptabilité client > Paramétrage > Recouvrement > Définitions des plages âgées.
Entrez le nom de la définition de plage âgée.
Dans l'organisateur Périodes, créez des plages âgées. Pour plus d'informations, voir Définitions des plages âgées (écran).
Fermez l'écran.

Création d'un instantané de balance âgée

Créez des enregistrements d'instantané de balance âgée pour tous les clients ou pour les clients d'un regroupement de clients. Les informations relatives aux instantanés de balance âgée sont indiquées dans la page de liste Recouvrement et dans l'écran Recouvrements. Vous devez créer un instantané de balance âgée avant d'utiliser la page de liste. Cette dernière n'affiche des informations que pour les clients pour lesquels un instantané de balance âgée a été créé. Pour plus d'informations, voir Instantané de balance âgée de client (écran).

Cliquez sur Comptabilité client > Périodique > Recouvrement > Cliché âgé de client.
Sélectionnez une définition de plage âgée.
Sélectionnez un regroupement (facultatif).
Sélectionnez le type de date des enregistrements de transaction à utiliser pour affecter des transactions aux plages âgées.
Sélectionnez une date sur laquelle baser les calculs d'instantané de balance âgée. Pour plus d'informations, voir Instantané de balance âgée de client (écran).

Notes

Si le processus d'instantané de balance âgée est exécuté dans le cadre d'un traitement par lots, sélectionnez Date du jour dans le champ Agé tel que. Sinon, l'instantané de balance âgée est toujours créé pour la même date.
Cliquez sur l'onglet Plage de la société, puis sélectionnez les entités juridiques à inclure dans l'instantané de balance âgée (facultatif).
Cliquez sur l'onglet Traitement par lots, puis paramétrez le traitement par lots (facultatif).
Cliquez sur OK.

Paramétrer des regroupements de clients (facultatif)

Vous pouvez paramétrer des regroupements de clients pour représenter des groupes de clients. Vous pouvez utiliser les regroupements de clients en tant que filtres des informations client affichées dans les pages de liste de recouvrement, dans l'écran Recouvrements ou lors de la création d'instantanés de balance âgée. Pour plus d'informations, voir Regroupements de clients (écran).

Cliquez sur Comptabilité client > Paramétrage > Recouvrement > Regroupements de clients.
Entrez un ID regroupement et une description.
Sélectionnez un type de regroupement.
Cliquez sur Sélectionner le critère de regroupement pour sélectionner les critères de requête, puis sur OK.
Cliquez sur Regroupement de clients précédent pour prévisualiser les clients dans le regroupement.

Notes

Seuls les clients pour lesquels un instantané de balance âgée a été créé figurent dans la liste.
Fermez l'écran Regroupements de clients.
Créez un instantané de balance âgée incluant le regroupement de clients. Pour plus d'informations, voir Création d'un instantané de balance âgée.

Créer une équipe de recouvrement (facultatif)

Si plusieurs personnes de votre organisation effectuent des recouvrements, vous pouvez paramétrer une équipe de recouvrement. Vous pouvez sélectionner l'équipe dans l'écran Paramètres de la comptabilité client. Si vous ne créez pas d'équipe de recouvrement, ce type d'équipe est créé automatiquement lorsque vous paramétrez des agents de recouvrement dans l'écran Agent de recouvrement.

Cliquez sur Administration d'organisation > Paramétrage > Organisation > Équipes.
Dans l'écran Équipes, cliquez sur Types d'équipe.
Cliquez sur Nouveau, puis entrez le nom du type d'équipe, tel que Recouvrement.
Activez la case à cocher Exiger que les membres de l'équipe soient des utilisateurs de Microsoft Dynamics AX, puis sélectionnez les personnes autorisées dans ce type d'équipe, à savoir des Employé et/ou des Fournisseur.
Fermez l'écran. Fermez et rouvrez l'écran Équipes.
Dans l'écran Équipes, cliquez sur Nouveau, puis entrez le nom de l'équipe, tel que Recouvrement.
Sélectionnez le type d'équipe créé à l'étape 3.
Entrez la description de l'équipe, puis activez la case à cocher Actif.

Il n'est pas nécessaire d'ajouter des membres à l'équipe ici. Vous les ajouterez dans l'écran Agent de recouvrement.
Fermez l'écran.

Paramétrage d'une catégorie d'incidents de recouvrement

Si vous organisez votre travail de recouvrement à l'aide d'incidents, paramétrez une catégorie d'incident de type Recouvrement. Cette opération est nécessaire uniquement si vous souhaitez utiliser la fonction d'incident dans l'écran Recouvrement. Pour plus d'informations sur les incidents, voir Gestion des incidents.

Cliquez sur Ventes et marketing > Paramétrage > Dossiers > Catégories de dossier.
Cliquez sur Nouveau, puis sur Catégorie de dossier.
Entrez le nom et la description de la catégorie d'incident.
Sélectionnez le type de catégorie Recouvrement.
Dans l'organisateur Activités, spécifiez les options relatives à une activité par défaut et une activité de suivi par défaut, ou les deux.
Dans l'organisateur Général, entrez d'autres informations sur la catégorie d'incident (facultatif). Pour plus d'informations, voir Catégories de demande de devis (écran).
Fermez l'écran.

Paramétrage des noms de journaux (règlement, annulation et impayés)

Paramétrez des noms de journaux à utiliser lors du traitement des transactions dans l'écran Recouvrements (règlement ou annulation d'une transaction, ou traitement des impayés).

Cliquez sur Comptabilité > Paramétrage > Journaux > Noms de journal.
Créez trois noms de journaux avec les propriétés suivantes. Pour créer chaque nom de journal, cliquez sur Nouveau. Pour plus d'informations, voir Noms de journal (écran).

Description

Type de journal

Règlement

Client - Paiements

Annulation

Opérations diverses

Impayés

Client - Paiements
Fermez l'écran.

Description	Type de journal
Règlement	Client - Paiements
Annulation	Opérations diverses
Impayés	Client - Paiements

Paramétrage d'un code motif pour les transactions d'annulation

Paramétrez un code motif par défaut à utiliser lors de l'annulation des transactions dans l'écran Recouvrements.

Cliquez sur Comptabilité client > Paramétrage > Clients > Motifs de client.
Cliquez sur Nouveau pour créer un code motif.
Entrez un code motif et un commentaire par défaut.
Activez la case à cocher Client.
Fermez l'écran.

Paramétrage d'un dossier pour les pièces jointes et création de modèles d'e-mail

Si vous envoyez des messages e-mail incluant des pièces jointes Microsoft Excel à l'aide de l'écran Recouvrements, paramétrez un dossier pour les pièces jointes. Vous pouvez également créer des modèles d'e-mail. Bien que la création d'un dossier pour les pièces jointes soit obligatoire, la création de modèles d'e-mail est facultative. Pour plus d'informations sur les modèles et variables d'e-mail, voir Modèles d'e-mail (écran).

Cliquez sur Administration du système > Paramétrage > Système > Paramètres d'e-mail.
Dans le champ Autoriser les données incorporées et les fichiers joints à partir de, entrez le chemin d'un emplacement de serveur pour le stockage des pièces jointes. Lorsque vous envoyez un message e-mail auquel un relevé client est joint, ce dernier est stocké dans cet emplacement.
Fermez l'écran Paramètres d'e-mail.
Cliquez sur Administration d'organisation > Paramétrage > Modèles d'e-mail.
Créez trois modèles d'e-mail aux fins suivantes (facultatif) :
- message à un client ;
- message à un client avec un relevé en pièce jointe ;
- message à un commercial.
Pour chaque modèle, procédez comme suit :
1. Entrez un ID e-mail et une description.
2. Sélectionnez la langue par défaut.
3. Entrez le nom et l'adresse e-mail de l'expéditeur. Bien que ces champs soient obligatoires, ils ne sont pas utilisés lors de l'envoi de messages e-mail dans l'écran Recouvrements. Le nom et l'adresse e-mail de l'expéditeur sont ceux de la personne utilisant l'écran Recouvrements.
4. Dans le volet inférieur, sélectionnez une langue par défaut pour le modèle.
5. Entrez l'objet. Ce texte s'affichera dans la ligne Objet des messages e-mail créés à l'aide de ce modèle.
6. Cliquez sur Modèle, puis entrez le texte du corps du message. Enregistrez le modèle et fermez l'écran.
  
  Vous pouvez utiliser les variables suivantes dans le texte du corps du message :
  - %CustomerAccount% – Compte client affiché dans l'écran Recouvrements.
  - %CustomerName% – Nom de client affiché dans l'écran Recouvrements.
Fermez l'écran Modèles d'e-mail.

Définition des paramètres du module Ventes pour les recouvrements

Définissez les paramètres du module Ventes associés aux recouvrements.

Cliquez sur Comptabilité client > Paramétrage > Paramètres de la comptabilité client.
Cliquez sur Recouvrement.
Activez la case à cocher Exclure les transactions avec litige de paiement des calculs de frais pour empêcher la génération des lettres de recouvrement en cas de litige de paiement (facultatif).
Dans le champ Définition de la plage âgée, sélectionnez une définition de plage âgée par défaut à utiliser dans l'écran Recouvrements et dans la page de liste Recouvrement.
Dans le champ Équipe, sélectionnez une équipe (facultatif). Vous pouvez affecter des agents de recouvrement à l'équipe de recouvrement dans l'écran Agent de recouvrement.
Dans le champ Journal d'annulation, sélectionnez un nom de journal à utiliser pour les transactions d'annulation.
Dans le champ Code motif, sélectionnez un code motif par défaut à utiliser pour les transactions d'annulation.
Activez la case à cocher Taxe distincte pour créer des entrées de journal distinctes pour les montants de taxe annulés (facultatif). Cela peut s'avérer utile pour redéfinir les impôts à payer en raison du montant annulé.
Dans l'organisateur Modèle d'e-mail, sélectionnez les modèles d'e-mail à utiliser pour chaque type de message (facultatif).
Fermez l'écran.

Paramétrer des agents de recouvrement (facultatif)

Si plusieurs personnes de votre organisation effectuent des recouvrements, vous pouvez paramétrer des agents de recouvrement. Un agent de recouvrement est un travailleur paramétré en tant qu'utilisateur dans l'écran Relations utilisateur. Vous pouvez affecter des regroupements de clients (requêtes client) aux agents de recouvrement pour les aider à organiser leur travail. Les agents de recouvrement sont ajoutés à l'équipe sélectionnée dans l'écran Paramètres de la comptabilité client. Si aucune équipe n'est sélectionnée dans cet écran, une équipe appelée Recouvrement est créée automatiquement et les agents de recouvrement y sont ajoutés.

Cliquez sur Administration du système > Courant > Utilisateurs > Relations utilisateur.
Cliquez sur Nouveau, puis sélectionnez un travailleur. Il peut s'agir d'un employé ou d'un sous-traitant.
Sélectionnez l'ID utilisateur du travailleur.
Répétez les étapes 2 et 3 pour les autres collaborateurs, puis fermez l'écran (facultatif).
Cliquez sur Comptabilité client > Paramétrage > Recouvrement > Agents de recouvrement.
Cliquez sur Ajouter des membres de l'équipe.
Sélectionnez un membre de l'équipe, puis cliquez sur Ajouter.
Répétez les étapes 6 et 7 pour les autres agents de recouvrement (facultatif).
Dans l'écran Agent de recouvrement, affectez un ou plusieurs regroupements de clients aux agents de recouvrement (facultatif). Pour plus d'informations, voir Agent de recouvrement (écran).
Fermez l'écran.

Paramétrage d'un compte d'annulation

Paramétrez un compte d'annulation utilisé pour l'entrée d'annulation du compte général lors de l'annulation d'une transaction. Pour plus d'informations, voir À propos des entrées par défaut pour les transactions d'annulations.

Cliquez sur Comptabilité client > Paramétrage > Profils de validation client.
Sélectionnez un profil de validation, puis cliquez sur l'organisateur Paramétrage.
Dans le champ Compte d'annulation, sélectionnez le compte général dans lequel valider les transactions d'annulation.
Répétez les étapes 2 et 3 pour les autres profils de validation pouvant servir à la validation des transactions d'annulation.
Fermez l'écran.

Paramétrage d'informations sur les impayés pour les comptes bancaires

Cette procédure permet de spécifier les informations qui seront utilisées lors du traitement des impayés dans l'écran Recouvrements.

Cliquez sur Gestion des fonds et des banques > Courant > Comptes bancaires.
Double-cliquez sur un compte bancaire pour ouvrir l'écran Comptes bancaires.
Dans le volet Actions, cliquez sur Modifier l'enregistrement, puis sur l'organisateur Gestion des devises.
Dans le champ Groupe de frais, sélectionnez les groupes de frais à utiliser pour les frais facturés aux clients suite à des impayés.
Dans le champ Journal de paiement des impayés, sélectionnez le nom du journal de paiement à utiliser lors de l'annulation d'un paiement renvoyé en raison de fonds insuffisants.
Fermez l'écran.

Définition des paramètres Outlook pour les utilisateurs de l'écran Recouvrement

Avant que les travailleurs puissent créer des activités et envoyer des messages e-mail à l'aide de l'écran Recouvrements, vous devez vérifier que la clé de configuration Synchronisation Microsoft Outlook est sélectionnée et que la synchronisation avec Outlook est paramétrée pour le travailleur. Pour plus d'informations sur la synchronisation avec Outlook, voir Intégration à Microsoft Outlook et Microsoft Exchange Server. Pour plus d'informations sur la création d'un travailleur, voir Tâches principales : collaborateurs.

Définition des paramètres d'adresse et d'e-mail pour les contacts de recouvrement (clients)

Paramétrez les adresses e-mail des contacts client si vous souhaitez leur envoyer des messages e-mail à partir de l'écran Recouvrements. Le contact de recouvrement est utilisé comme contact par défaut dans l'écran Recouvrements. Vous pouvez paramétrer une adresse de relevé pour le client si l'adresse du relevé est différente de l'adresse principale.

Notes

Si aucun contact de recouvrement n'est spécifié pour le client, le contact principal du client est utilisé. Si aucun contact principal n'est spécifié, des messages e-mail sont envoyés à la première adresse répertoriée dans l'écran Contacts.

Cliquez sur Comptabilité client > Courant > Clients > Tous les clients.
Double-cliquez sur un compte client pour ouvrir l'écran Clients.
Dans le volet Actions, cliquez sur Modifier.
Dans l'organisateur Adresses, cliquez sur Ajouter, puis entrez l'adresse du relevé (facultatif). Dans le champ Objectif, sélectionnez Relevé, entrez les informations sur l'adresse, puis cliquez sur OK.
Dans l'organisateur Crédit et relances, dans le champ Contact de recouvrement, sélectionnez la personne de l'organisation cliente qui collabore avec l'agent de recouvrement. Ce contact est utilisé comme contact par défaut dans l'écran Recouvrements. Il s'agit du destinataire des messages e-mail.
Appuyez sur Ctrl+S.
Cliquez avec le bouton droit sur le champ Contact de recouvrement, puis sélectionnez Afficher les détails.
Dans l'écran Contacts, cliquez sur l'Organisateur Informations sur le contact.
Si aucune adresse e-mail n'est spécifiée pour le contact, cliquez sur Ajouter pour ajouter une adresse.
Sélectionnez un type qui utilise le mode de communication Adresse e-mail.
Dans le champ Numéro/adresse du contact, entrez l'adresse e-mail principale du contact. Si celle-ci n'existe pas, la première adresse e-mail répertoriée est affichée.
Répétez les étapes 1 à 11 pour les autres contacts client.
Fermez les écrans.

Définition des paramètres d'e-mail pour les commerciaux

Paramétrez les adresses e-mail des commerciaux si vous souhaitez leur envoyer des messages e-mail à partir de l'écran Recouvrements. Paramétrez une adresse e-mail pour chaque commercial de chaque groupe de ventes de commission. Le commercial pour lequel la case à cocher Contact est activée est le commercial par défaut auquel les messages e-mails sont envoyés. Si aucun commercial n'est spécifié, le commercial principal de l'organisation cliente est utilisé. Si aucun commercial principal n'est spécifié, des messages e-mail sont envoyés au premier commercial répertorié dans l'écran.

Cliquez sur Ventes et marketing > Paramétrage > Commissions > Groupes de ventes.
Sélectionnez un groupe de ventes de commission, puis cliquez sur Commercial
Pour un commercial pour lequel la case à cocher Contact est activée, cliquez avec le bouton droit dans le champ Nom, puis sélectionnez Afficher les détails.
Dans l'écran Carnet d'adresses, cliquez sur l'onglet Informations sur le contact.
Si aucune adresse e-mail n'est spécifiée pour le travailleur, cliquez sur Ajouter pour ajouter une adresse e-mail.
Entrez une brève description de la nouvelle adresse. Dans le champ Type, sélectionnez Adresse e-mail.
Dans le champ Numéro/adresse du contact, entrez l'adresse e-mail du commercial.
Cliquez sur Plus d'options > Avancé.
Dans le champ Objectif, sélectionnez un objectif. Cliquez sur Fermer pour fermer l'écran Modifier les informations de contact, puis sur Fermer pour fermer l'écran Carnet d'adresses.
Répétez les étapes 1 à 9 pour les autres commerciaux.
Fermez les écrans.