Tâches principales : création d'états de dépenses
Mise à jour : February 28, 2014
S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Cette rubrique explique comment créer des états de dépenses et les soumettre pour approbation. Lorsque vous voyagez ou que vous engagez d'autres dépenses pour le compte de votre société, vous créez un état de dépenses permettant de justifier l'argent dépensé via la carte de crédit de votre société. Si vous payez les dépenses avec vos fonds propres, l'état de dépenses permet de soumettre le remboursement de ces dépenses. Un état des dépenses permet de décrire en détail comment et où les dépenses ont été effectuées.
Selon le type d'informations à entrer, la création d'un état de dépenses peut inclure plusieurs étapes. La présente rubrique décrit les tâches à accomplir éventuellement lors de l'entrée d'états de dépenses.
Que voulez-vous faire ?
Création d'un état de dépenses et ajout d'informations sur les dépenses
Détail des dépenses par ligne
Répartition d'une dépense
Répartition d'une dépense dans Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Ajout d'une dépense intersociétés à un état de dépenses dans Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Renvoi d'une avance de disponibilités dans l'état de dépenses
Fractionnement d'une transaction de carte de crédit pour inclure une dépense personnelle
Ajout d'invités
Association de reçus à un état de dépenses
Soumission d'un état de dépenses
Impression d'une page de garde où figure un code-barres pour un état de dépenses
Tâches liées aux recherches
Création d'un état de dépenses et ajout d'informations sur les dépenses
Cliquez sur Dépenses sur la barre de liens supérieure, puis sur États de dépenses sur l'outil de lancement rapide.
Sur la page État de dépenses, dans le volet Actions, sous l'onglet État de dépenses, dans le groupe Nouveau, cliquez sur État de dépenses.
Sélectionnez les dépenses non rapprochées qui doivent être ajoutées à l'état de dépenses, puis cliquez sur Continuer. Si des dépenses non rapprochées doivent être ajoutées, désactivez la case à cocher Sélectionnez toutes les transactions par défaut, puis cliquez sur Continuer.
Sélectionnez l'objet de la dépense, puis entrez le lieu de la dépense.
Sous l'onglet Lignes de dépense, cliquez sur Ajouter une nouvelle dépense, puis sélectionnez le type de dépense à ajouter.
Sur la page Nouvelle ligne de dépense, entrez des informations sur la dépense.
Les boutons Détailler, Répartir les montants, Invités et Lier des réceptions du groupe Mettre à jour permettent d'ajouter des informations.
Notes
Vous pouvez ajouter des dépenses par carte de crédit à un état de dépenses lorsque vous créez l'état ou après l'avoir créé et enregistré.
Retour en haut
Détail des dépenses par ligne
Pour certaines dépenses, il est possible de répertorier les frais individuels qui génèrent le montant total. Par exemple, vous pouvez diviser des frais d'hôtel en tarif de chambre à la journée, frais de service de chambre et frais de blanchisserie.
Pour ajouter des lignes détaillées, procédez comme suit.
Sur la page Nouvel état de dépenses, sélectionnez la dépense à détailler, puis cliquez sur Détailler.
Dans l'organisateur Détailler, entrez la date d'arrivée pour la dépense et sélectionnez la catégorie de dépense.
Entrez le nombre de nuits et le tarif par nuit, puis cliquez sur Ajouter.
Sous l'onglet Ligne détaillée, cliquez sur Ajouter.
Sélectionnez la catégorie et la date de la dépense, puis entrez le montant de l'article.
Répétez les étapes 1 à 5 pour chaque article restant de la dépense. Cliquez ensuite sur Enregistrer et fermer.
Pour ajouter une ligne détaillée, procédez comme suit.
Sur la page Nouvel état de dépenses, sélectionnez la dépense à détailler, puis cliquez sur Détailler.
Sous l'onglet Ligne détaillée, cliquez sur Ajouter.
Sélectionnez la catégorie et la date de la dépense, puis entrez le montant de l'article.
Sélectionnez l'ID projet, au besoin, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.
Retour en haut
Répartition d'une dépense
Vous souhaitez peut-être affecter la responsabilité d'une dépense à plusieurs groupes, organisations ou parties. Dans ce cas, le montant de la dépense peut ensuite être réparti entre ces groupes, ces organisations ou ces parties. Par exemple, vous faites un voyage d'affaires en Allemagne de 10 jours ouvrables. Vous passez six jours à travailler pour l'entité juridique A et quatre pour l'entité B. Lorsque vous répartissez le montant de la dépense, l'entité juridique A est responsable de 60 % de la dépense, et l'entité B des 40 % restants.
Lorsque vous répartissez des dépenses pour un projet, vous pouvez afficher les informations de vos projets dans les écrans de contrôle du projet dans Microsoft Dynamics AX. Vous ne pouvez toutefois pas filtrer les projets par entité juridique. Quelle que soit l'entité juridique à laquelle vous êtes connecté, la même liste de projets s'affiche. Par exemple, si vous êtes connecté à LE1, la même liste de projets que si vous étiez connecté à LE2 s'affiche.
Avertissement
Si vous devez mettre à jour les champs liés aux taxes une fois que vous avez réparti une dépense entre deux projets, vous devez de nouveau répartir la dépense. Si vous répartissez une dépense entre deux projets, puis sélectionnez les informations sur les taxes, les répartitions ajoutées seront supprimées et remplacées par la répartition par défaut. Vous ne serez pas informé de cette modification.
Sur la page Nouvel état de dépenses, sélectionnez la dépense à répartir, puis cliquez sur Autre/s > Répartir les montants.
Sur la page Répartir les montants, indiquez si vous souhaitez répartir la dépense sous forme de montant ou de pourcentage.
Sélectionnez l'entité juridique, l'ID projet et la catégorie dans lesquels vous souhaitez répartir une partie de la dépense.
Entrez le montant ou le pourcentage que vous souhaitez répartir, puis cliquez sur l'icône de coche pour enregistrer votre entrée.
Pour ajouter une ligne, cliquez sur Fractionner. Répétez les étapes 3 et 4 jusqu'à ce que vous ayez réparti la totalité du montant de la dépense.
Si vous souhaitez répartir le montant de la dépense de façon égale entre les entités juridiques, cliquez sur Répartir en valeurs égales.
Retour en haut
Répartition d'une dépense dans Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Sur la page Nouvel état de dépenses, sélectionnez la dépense à répartir, puis cliquez sur Autre/s > Répartir les montants.
Dans le champ Répartir, choisissez de répartir les dépenses par pourcentage ou montant.
Cliquez sur Nouveau pour ajouter une ligne de répartition, puis sélectionnez l'entité juridique pour laquelle répartir une partie de la dépense.
Selon que vous avez choisi de répartir les dépenses par pourcentage ou montant, entrez le pourcentage ou le montant de répartition dans le champ approprié.
Sélectionnez le compte principal, le département, le centre de coût, et l'objectif de la dépense.
Répétez les étapes 3 à 5 pour répartir la dépense vers une autre entité juridique.
Après avoir effectué la répartition des dépenses, cliquez sur Enregistrer et fermer.
Retour en haut
Ajout d'une dépense intersociétés à un état de dépenses dans Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Vous devrez peut-être parfois affecter la responsabilité d'une dépense que vous avez engagée dans une autre entité juridique de votre organisation. Si votre organisation a activé les dépenses intersociétés, vous pouvez sélectionner l'entité juridique responsable lorsque vous entrez une dépense. Vous pouvez affecter l'ensemble ou une partie d'une dépense dans une autre entité juridique.
Dans la page Nouvel état de dépenses, dans l'organisateur État de dépenses, activez la case à cocher État de dépenses intersociétés.
Dans l'organisateur Lignes de dépenses, cliquez sur Nouvelle ligne de dépense.
Sélectionnez l'entité juridique à laquelle vous affectez la responsabilité pour la dépense, sélectionnez la catégorie de dépenses, puis cliquez sur OK.
Entrez des informations sur la dépense. De même, si cette dépense est liée à un projet, entrez les informations relatives au projet.
Seuls les projets détenus par l'entité juridique sélectionnée sont disponibles.
Cliquez sur Enregistrer et créer pour enregistrer cette dépense et en créer une nouvelle. Sinon, cliquez sur Enregistrer et fermer pour retourner à l'état de dépenses.
Si les dépenses que vous avez affectées à une autre entité juridique nécessitent une répartition supplémentaire, dans l'organisateur Lignes de dépense, cliquez sur Autre > Répartir les montants.
Pour effectuer la répartition, voir la procédure « Répartition d'une dépense » dans cette rubrique.
Retour en haut
Renvoi d'une avance de disponibilités dans l'état de dépenses
Si vous recevez une avance de disponibilités de votre organisation, mais que vous n'en dépensez pas la totalité, vous pouvez créer une ligne de dépense sur un état de dépenses pour renvoyer le reste.
Sur la page Nouvel état de dépenses, dans l'organisateur Lignes de dépense, cliquez sur Autre/s > Renvoyer les avances de disponibilités.
Sélectionnez la catégorie Retours d'avance de disponibilités, puis dans le volet Actions, sélectionnez Ajouter à la synthèse.
Sélectionnez la ligne de l'avance de disponibilités renvoyée, puis dans l'organisateur Lignes de dépense, cliquez sur Modifier.
Entrez le montant à renvoyer, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.
Retour en haut
Fractionnement d'une transaction de carte de crédit pour inclure une dépense personnelle
Une partie d'une transaction de dépense portée au débit de votre carte de crédit professionnelle peut correspondre à une dépense personnelle. Par exemple, le coût total d'un repas est de EUR 65, mais votre conjoint(e)/partenaire s'est joint à vous. Le repas de votre conjoint(e)/partenaire n'étant pas pris en charge par votre organisation, vous pouvez fractionner la transaction. Le coût du repas de votre conjoint(e)/partenaire est ensuite répertorié comme une dépense personnelle que vous devez à votre organisation.
Notes
Vous pouvez fractionner une transaction de carte de crédit pour inclure une dépense personnelle uniquement si la transaction de carte de crédit a été importée dans Microsoft Dynamics AX. Vous ne pouvez pas entrer manuellement une transaction, puis la fractionner.
Sur la page Nouvel état de dépenses, sous l'onglet Lignes de dépense, sélectionnez la transaction importée à fractionner, puis cliquez sur Fractionné sur personnel.
Entrez le montant de la transaction que vous souhaitez désigner comme dépense professionnelle.
Sélectionnez Ajouter le montant restant à la catégorie Dépenses personnelles, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.
Retour en haut
Ajout d'invités
Lorsque vous saisissez des dépenses de loisirs ou de repas dans un état de dépenses, il peut vous arriver de devoir entrer des dépenses pour d'autres personnes. Cela peut être le cas si vous invitez un client potentiel à dîner. Lorsque vous entrez la dépense du repas dans votre état de dépenses, vous pouvez également indiquer votre invité.
Sur la page Nouvel état de dépenses, sélectionnez la dépense à laquelle vous souhaitez ajouter des invités, puis, en fonction de la version de Microsoft Dynamics AX 2012 que vous utilisez, effectuez l'une des opérations suivantes :
Dans Microsoft Dynamics AX 2012 R2 : cliquez sur Autre > Personnes invitées.
Dans Microsoft Dynamics AX 2012 R3 : cliquez sur Autre > Invités.
Indiquez si l'invité fait partie de votre organisation, est un invité personnel ou un contact qui ne fait pas partie de votre organisation.
Sélectionnez le nom de l'invité, puis entrez la société ou l'organisation de l'invité ainsi que son titre.
Répétez les étapes 1 à 3 pour chaque invité à ajouter à la ligne de dépense.
Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Retour en haut
Association de reçus à un état de dépenses
Vous pouvez joindre des reçus électroniques de dépenses à un état de dépenses. Vous pouvez également afficher les reçus qui y sont déjà associés. Vous pouvez joindre des reçus à l'état de dépenses à tout moment.
Sur la page Nouvel état de dépenses, dans le volet Actions, sous l'onglet État de dépenses, dans le groupe Lier, cliquez sur Associer des réceptions.
Cliquez sur l'un des boutons suivants pour joindre un reçu à votre état de dépenses :
Joindre un fichier de réception – Permet de rechercher sur l'ordinateur une copie du reçu de la dépense et de la joindre.
Joindre des reçus capturés – Permet de joindre un reçu soumis via un téléphone mobile, un télécopieur ou un autre périphérique.
Ajouter une URL – Permet d'ajouter l'URL pour localiser le reçu de la dépense.
Lorsque vous avez terminé de joindre les reçus, cliquez sur Fermer.
Retour en haut
Soumission d'un état de dépenses
Lorsque vous avez entré toutes les informations requises par votre organisation et associé tous les reçus de dépenses, s'ils sont exigés, cliquez sur Soumettre sur la page Modifier l'état de dépenses.
Retour en haut
Impression d'une page de garde où figure un code-barres pour un état de dépenses
Si vous devez soumettre un état de dépenses et des reçus par télécopie, il est possible d'imprimer une page de garde où figure un code-barres qui relie votre état de dépenses et les reçus. Vous pouvez imprimer une page de garde avant de créer un état de dépenses ou bien imprimer une page de garde pour un état existant.
- Sur la page Nouvel état de dépenses, dans le volet Actions, sous l'onglet État de dépenses, cliquez sur Imprimer une page de garde à code-barres pour l'état des dépenses.
Notes
Si vous imprimez une page de garde à code-barres pour un état de dépenses que vous n'avez pas encore créé, une nouvelle fenêtre s'affiche avec un code-barres unique. Lorsque l'état de dépenses est créé, le code-barres et les reçus joints sont associés à votre enregistrement de travailleur.
Retour en haut