Tâches principales : modification d'états de dépenses
Mise à jour : March 3, 2014
S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Cette rubrique explique comment modifier ou mettre à jour un état de dépenses dans Enterprise Portal pour Microsoft Dynamics AX. Vous devrez peut-être mettre à jour un état de dépenses pour diverses raisons, notamment :
Pour supprimer des dépenses intersociétés qui ne doivent pas être incluses dans l'état
Pour supprimer des dépenses personnelles de l'état
Pour ajouter les noms de tous les invités pour une dépense de divertissement
Pour rendre une partie inutilisée d'une avance de disponibilités
Pour joindre des reçus manquants à l'état
Important
Lorsqu'un état de dépenses est soumis pour approbation, vous pouvez modifier les lignes uniquement si l'approbateur le renvoie pour modification ou si l'expéditeur le rappelle.
Que voulez-vous faire ?
Modification d'un état de dépenses
Modification des lignes de dépense sur un état de dépenses
Ajout de lignes de dépense supplémentaires
Détail des dépenses par ligne
Répartition d'une dépense
Ajout d'une dépense intersociétés à un état de dépenses dans Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Fractionnement d'une transaction de carte de crédit pour inclure une dépense personnelle
Renvoi d'une avance de disponibilités dans l'état de dépenses
Ajout d'invités
Association de reçus à un état de dépenses
Soumission d'un état de dépenses
Impression d'un état de dépenses ou d'une page de garde où figure un code-barres
Tâches liées aux recherches
Modification d'un état de dépenses
Cliquez sur Dépenses sur la barre de liens supérieure, puis sur États de dépenses sur l'outil de lancement rapide.
Dans la colonne Numéro d'état de dépenses, sélectionnez l'état de dépenses à modifier.
Modifiez l'état de dépenses et les lignes conformément aux procédures de la présente rubrique.
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Modification des lignes de dépense sur un état de dépenses
Sur la page Modifier l'état de dépenses, sélectionnez la ligne à modifier, puis dans l'organisateur Lignes de dépense, cliquez sur Modifier.
À l'issue des modifications, cliquez sur Enregistrer et fermer.
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Ajout de lignes de dépense supplémentaires
Après avoir créé et enregistré un état de dépenses, vous pouvez ajouter des lignes de dépense à condition de ne pas avoir soumis l'état de dépenses pour approbation.
Sur la page Modifier l'état de dépenses, sous l'onglet Lignes de dépense, cliquez sur Ajouter une nouvelle dépense, puis sélectionnez le type de dépense à ajouter.
Sur la page Nouvelle ligne de dépense, entrez des informations sur la dépense.
Les boutons Détailler, Répartir les montants, Invités et Lier des réceptions du groupe Mettre à jour permettent d'ajouter des informations détaillées ou requises.
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Détail des dépenses par ligne
Pour certaines dépenses, il est possible de répertorier les frais individuels qui génèrent le montant total. Par exemple, vous pouvez diviser des frais d'hôtel en tarif de chambre à la journée, frais de service de chambre et frais de blanchisserie.
Pour ajouter des lignes détaillées, procédez comme suit.
Sur la page Modifier l'état de dépenses, sélectionnez la dépense à détailler, puis cliquez sur Détailler.
Dans l'organisateur Détailler, entrez la date d'arrivée pour la dépense et sélectionnez la catégorie de dépense.
Entrez le nombre de nuits et le tarif par nuit, puis cliquez sur Ajouter.
Sous l'onglet Ligne détaillée, cliquez sur Ajouter.
Sélectionnez la catégorie et la date de la dépense, puis entrez le montant à détailler.
Répétez les étapes 1 à 5 jusqu'à ce que vous ayez ajouté tous les détails de la dépense. Cliquez ensuite sur Enregistrer et fermer.
Pour ajouter une ligne détaillée, procédez comme suit.
Sur la page Modifier l'état de dépenses, sélectionnez la dépense à détailler, puis cliquez sur Détailler.
Sous l'onglet Ligne détaillée, cliquez sur Ajouter.
Sélectionnez la catégorie et la date de la dépense, puis entrez le montant de l'article.
Sélectionnez l'ID projet, au besoin, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.
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Répartition d'une dépense
Vous souhaitez peut-être affecter la responsabilité d'une dépense à plusieurs groupes, organisations ou parties. Dans ce cas, le montant de la dépense peut ensuite être réparti entre ces groupes, ces organisations ou ces parties. Par exemple, vous faites un voyage d'affaires en Allemagne de 10 jours ouvrables. Vous passez six jours à travailler pour l'entité juridique A et quatre pour l'entité B. Lorsque vous répartissez le montant de la dépense, l'entité juridique A est responsable de 60 % des dépenses, et l'entité B des 40 % restants.
Lorsque vous répartissez des dépenses pour un projet, vous pouvez afficher les informations de vos projets dans les écrans de contrôle du projet dans Microsoft Dynamics AX. Vous ne pouvez toutefois pas filtrer les projets par entité juridique. Quelle que soit l'entité juridique à laquelle vous êtes connecté, la même liste de projets s'affiche. Par exemple, si vous êtes connecté à LE1, la même liste de projets que si vous étiez connecté à LE2 s'affiche.
Sur la page Modifier l'état de dépenses, sélectionnez la dépense à répartir, puis cliquez sur Autre/s > Répartir les montants.
Sur la page Répartir les montants, indiquez si vous souhaitez répartir la dépense sous forme de montant ou de pourcentage.
Sélectionnez l'entité juridique, l'ID projet et la catégorie dans lesquels vous répartissez une partie de la dépense.
Entrez le montant ou le pourcentage que vous souhaitez répartir, puis cliquez sur l'icône de coche pour enregistrer votre entrée.
Pour ajouter une ligne, cliquez sur Fractionner. Répétez les étapes 3 et 4 jusqu'à ce que vous ayez réparti la totalité de la dépense.
Si vous souhaitez répartir le montant de la dépense de façon égale entre les entités juridiques, cliquez sur Répartir en valeurs égales.
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Ajout d'une dépense intersociétés à un état de dépenses dans Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Vous pouvez ajouter des dépenses intersociétés à un état de dépenses existant. Pour plus d'informations sur l'ajout de dépenses intersociétés à un état des dépenses, voir Tâches principales : création d'états de dépenses.
Si vous avez créé un état de dépenses intersociétés et que l'état de dépenses ne doit pas inclure de dépenses intersociétés, dans l'organisateur Lignes de dépense, supprimez toutes les dépenses intersociétés, puis dans l'organisateur État de dépenses, désactivez la case à cocher État de dépenses intersociétés.
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Fractionnement d'une transaction de carte de crédit pour inclure une dépense personnelle
Une partie d'une transaction de dépense portée au débit de votre carte de crédit professionnelle peut correspondre à une dépense personnelle. Par exemple, le coût total d'un repas est de EUR 65, mais votre conjoint(e)/partenaire s'est joint à vous. Le repas de votre conjoint(e)/partenaire n'étant pas pris en charge par votre organisation, vous pouvez fractionner la transaction. Le coût du repas de votre conjoint(e)/partenaire est ensuite répertorié comme une dépense personnelle que vous devez à votre organisation.
Notes
Vous pouvez fractionner une transaction de carte de crédit pour inclure une dépense personnelle uniquement si la transaction de carte de crédit a été importée dans Microsoft Dynamics AX. Vous ne pouvez pas entrer manuellement une transaction, puis la fractionner.
Sur la page Modifier l'état de dépenses, sous l'onglet Lignes de dépense, sélectionnez la transaction importée à fractionner, puis cliquez sur Fractionné sur personnel.
Entrez le montant de la transaction que vous souhaitez désigner comme dépense professionnelle.
Sélectionnez Ajouter le montant restant à la catégorie Dépenses personnelles, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.
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Renvoi d'une avance de disponibilités dans l'état de dépenses
Si vous recevez une avance de disponibilités de votre organisation, mais que vous n'en dépensez pas la totalité, vous pouvez créer une ligne de dépense sur un état de dépenses pour renvoyer le reste.
Sur la page Modifier l'état de dépenses, dans l'organisateur Lignes de dépense, cliquez sur Autre/s > Renvoyer les avances de disponibilités.
Sélectionnez la catégorie de l'avance de disponibilités renvoyée, puis dans le volet Actions, sélectionnez Ajouter à la synthèse.
Sélectionnez la ligne de l'avance de disponibilités renvoyée, puis dans l'organisateur Lignes de dépense, cliquez sur Modifier.
Entrez le montant de l'avance de disponibilités à renvoyer, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.
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Ajout d'invités
Lorsque vous saisissez des dépenses de loisirs ou de repas dans un état de dépenses, il peut vous arriver de devoir entrer des dépenses pour d'autres personnes. Cela peut être le cas si vous invitez un client potentiel à dîner. Lorsque vous entrez la dépense du repas dans votre état de dépenses, vous pouvez également indiquer votre invité.
Sur la page Modifier l'état de dépenses, sélectionnez la dépense à laquelle vous souhaitez ajouter des invités, puis, en fonction de la version de Microsoft Dynamics AX 2012 que vous utilisez, effectuez l'une des opérations suivantes :
Dans Microsoft Dynamics AX 2012 R2 : cliquez sur Autre > Personnes invitées.
Dans Microsoft Dynamics AX 2012 R3 : cliquez sur Autre > Invités.
Indiquez si l'invité fait partie de votre organisation, est un invité personnel ou un contact qui ne fait pas partie de votre organisation.
Sélectionnez le nom de l'invité, puis entrez la société ou l'organisation de l'invité ainsi que son titre.
Répétez les étapes 1 à 3 pour chaque invité à ajouter à la ligne de dépense.
Cliquez sur Enregistrer et fermer.
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Association de reçus à un état de dépenses
Vous pouvez joindre des reçus électroniques de dépenses à un état de dépenses. Vous pouvez également afficher les reçus qui y sont déjà associés. Vous pouvez joindre des reçus à l'état de dépenses à tout moment.
Sur la page Modifier l'état de dépenses, dans le Volet Actions, sous l'onglet État de dépenses, dans le groupe Lier, cliquez sur Réceptions.
Cliquez sur l'un des boutons suivants pour joindre un reçu à votre état de dépenses :
Joindre un fichier de réception – Permet de rechercher sur l'ordinateur une copie du reçu de la dépense et de la joindre.
Joindre des reçus capturés – Permet de joindre un reçu soumis via un téléphone mobile, un télécopieur ou un autre périphérique.
Ajouter une URL – Permet d'ajouter l'URL pour localiser le reçu de la dépense.
Lorsque vous avez terminé de joindre les reçus, cliquez sur Fermer.
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Soumission d'un état de dépenses
Pour plus d'informations sur la soumission d'un état de dépenses, voir Tâches principales : création d'états de dépenses.
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Impression d'un état de dépenses ou d'une page de garde où figure un code-barres
Pour plus d'informations sur l'impression d'un état de dépenses ou d'une page de garde où figure un code-barres, voir Tâches principales : création d'états de dépenses.
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