Gestion des contrôles internes

Article
08/03/2018

Mise à jour : March 20, 2011

S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

La page Contrôles internes affiche la structure du site de Contrôles internes et permet de gérer des documents sur le site de Conformité. Chaque nœud de cette structure peut contenir un dossier de documents dans lequel tous les documents pour cet emplacement sont stockés. Les autorisations octroyées par l'administrateur du site de Conformité déterminent les dossiers de documents que vous pouvez afficher. Vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des documents à l'aide du site de Contrôles internes. Un modèle de document définit les propriétés et étapes de workflow pour les documents, l'ordre dans lequel chaque document peut être imbriqué ou regroupé et le mode de regroupement. Pour plus d'informations, voir À propos des modèles de document de conformité.

Lorsque vous créez des documents, il existe une relation entre les différents types de documents déterminés par le modèle sélectionné. La plupart des types de documents ont un document enfant ou parent qui indique la relation entre les documents. Cette relation est établie lorsque vous créez les documents. Pour consulter un exemple du mode d'utilisation des types de documents, voir Exemples : contrôles internes.

Vous pouvez afficher une liste de preuves associées à un document sélectionné et des informations de propriété sur ce document sur la page Contrôles internes.

La bibliothèque de contrôles par défaut permet de planifier les documents de contrôle et les propriétés entrés sur la page Contrôles internes. La bibliothèque de contrôles par défaut est installée dans le dossier de documents partagés Ressources de conformité.

Création d'un document

Dans la barre de liens supérieure, cliquez sur Conformité, puis, dans la zone de Lancement rapide, cliquez sur Contrôles internes.
Sur la page Contrôles internes, sélectionnez le dossier de documents dans lequel vous souhaitez ajouter un document.
Dans le volet Actions, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Ajouter un document.
Dans la boîte de dialogue Créer un document, entrez un nom et sélectionnez le modèle de document à utiliser.
Cliquez sur le bouton Créer et modifier.
Sur la page Modifier le document, entrez un propriétaire. Il s'agit généralement d'une personne responsable du processus, contrôle ou test.

Notes

Cet utilisateur doit être configuré comme utilisateur dans le site Enterprise Portal pour Microsoft Dynamics AX SharePoint.
Définissez les propriétés et les affectations de workflow, conformément au modèle de document.
Cliquez sur Enregistrer.

Affichage ou modification d'un document

Dans la barre de liens supérieure, cliquez sur Conformité, puis, dans la zone de Lancement rapide, cliquez sur Contrôles internes.
Sur la page Contrôles internes, sélectionnez le document à modifier.
Dans le volet Actions, dans le groupe Tenir à jour, cliquez sur Modifier.
Pour modifier le document, apportez les modifications sur la page Modifier le document, puis cliquez sur Enregistrer.

Notes

Si vous ne disposez pas des autorisations nécessaires, le bouton Enregistrer n'est pas disponible.

Suppression d'un document

Dans la barre de liens supérieure, cliquez sur Conformité, puis, dans la zone de Lancement rapide, cliquez sur Contrôles internes.
Sur la page Contrôles internes, sélectionnez le document à supprimer.
Dans le volet Actions, dans le groupe Tenir à jour, cliquez sur Supprimer.

Configuration des étapes de workflow de conformité pour un document

Si un modèle de document contient une section de workflow, vous devez modifier la première ligne créée par défaut. Sinon, la case à cocher Terminée n'apparaîtra pas pour les affectations suivantes correspondant à cette étape.

Dans la barre de liens supérieure, cliquez sur Conformité, puis, dans la zone de Lancement rapide, cliquez sur Contrôles internes.
Sur la page Contrôles internes, sélectionnez le document à modifier.
Dans le volet Actions, dans le groupe Tenir à jour, cliquez sur Modifier.
Sur la page Modifier le document, dans la section Workflow, sous une étape de workflow, cliquez sur l'icône Modifier la ligne.
Dans la colonne Affecté à, entrez l'utilisateur responsable de cette étape, au format suivant : domaine\alias

Notes

Cet utilisateur doit être configuré comme utilisateur dans le site Enterprise Portal SharePoint.
Cliquez sur l'icône Contrôler l’utilisateur.
Cliquez sur l'icône Mettre à jour la ligne.
Cliquez sur Enregistrer.

Annulation d'une étape de workflow de conformité

Lorsque vous annulez une étape de workflow, les étapes suivantes sont également annulées. La case à cocher Complète est désactivée et vous devez répéter la ou les étapes.

Dans la barre de liens supérieure, cliquez sur Conformité, puis, dans la zone de Lancement rapide, cliquez sur Contrôles internes.
Sur la page Contrôles internes, sélectionnez le document à modifier.
Dans le volet Actions, dans le groupe Tenir à jour, cliquez sur Modifier.
Sur la page Modifier le document, dans la section Workflow, sélectionnez l'étape de workflow de conformité à annuler et cliquez sur l'icône de la colonne Restaurer.

Résolution des problèmes de gestion des contrôles internes

Je ne peux pas ajouter de document au site de contrôles internes.

Vous devez disposer au minimum des autorisations Ajouter/Copier pour ajouter des documents au site de Contrôles internes. Celles-ci sont octroyées à l'aide de la page Paramétrer l'environnement de contrôle.

Contactez l'administrateur du site de Conformité pour demander les autorisations appropriées.

Je ne peux pas exécuter une tâche qui m'a été affectée.

Vous devez disposer au minimum des autorisations d' Édition pour exécuter des tâches affectées. Celles-ci sont octroyées à l'aide de la page Paramétrer l'environnement de contrôle.

Contactez l'administrateur du site de Conformité pour demander les autorisations appropriées.

J'ai créé un document mais je ne peux pas le modifier.

Vos autorisations ont peut-être été modifiées après la création du document. Vous devez disposer au minimum des autorisations d'Édition pour modifier un document. Celles-ci sont octroyées à l'aide de la page Paramétrer l'environnement de contrôle.