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Exemples : contrôles internes

  • Article

Mise à jour : March 24, 2011

S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Les exemples suivants décrivent la configuration manuelle et l'utilisation des contrôles internes au sein du département Achats d'une organisation internationale nommée Fabrikam. Plus particulièrement, le contrôle interne est conçu pour montrer qu'un utilisateur donné ne peut pas approuver les factures fournisseur, puis les paiements fournisseur correspondants. Chris, ingénieur en informatique, et Phyllis, administrateur comptable, collaborent pour ajouter des informations au site Conformité.

Pour plus d'informations sur l'importation des contrôles internes à partir d'un classeur Microsoft Excel, voir Importation des contrôles internes vers le site de conformité.

Paramétrage de la structure du site Contrôles internes

  1. Dans la barre de liens supérieure, Chris clique sur Conformité, puis, dans la zone de Lancement rapide, il clique sur Paramétrer l'environnement de contrôle.

  2. Dans la page Paramétrer l'environnement de contrôle, Chris définit la structure de site suivante.

    Opérations - Local

    • Achats - Local

    • Ventes - Local

  3. Chris sélectionne le nœud Achats - Local et ajoute Phyllis en tant qu'utilisateur ayant les autorisations Ajouter/copier.

    Notes

    Pour une procédure détaillée, voir Paramétrage du site Contrôles internes.

  4. Chris clique sur Enregistrer.

Création d'un compte significatif

Un compte significatif est un compte général dans un plan de comptes. Dans cet exemple, le compte significatif est le compte « Disponibilités ».

  1. Dans la barre de liens supérieure, Phyllis clique sur Conformité, puis, dans la zone de Lancement rapide, elle clique sur Contrôles internes.

  2. Dans la page Contrôles internes, Phyllis clique sur Achats - Local.

  3. Dans le volet Actions, dans le groupe Nouveau, Phyllis clique sur Ajouter un document.

  4. Phyllis crée un compte significatif nommé « Disponibilités ».

    1. Dans le champ Nom, Phyllis entre Disponibilités.

    2. Dans la liste Modèle, Phyllis sélectionne Compte significatif.

    3. Phyllis clique sur Créer.

Création d'un processus

Un processus est une manière donnée pour une organisation d'accomplir une série d'étapes. Dans le contexte du site Contrôles internes, Phyllis crée un document de processus de conformité destiné à démontrer que le processus a été révisé et qu'il fonctionne correctement. Dans cet exemple, il s'agit du processus « Paiement des factures fournisseur ».

  1. Phyllis clique sur Conformité, puis, dans la zone de Lancement rapide, elle clique sur Contrôles internes.

  2. Dans la page Contrôles internes, Phyllis clique sur le compte significatif Disponibilités.

  3. Dans le volet Actions, dans le groupe Nouveau, Phyllis clique sur Ajouter un document.

  4. Phyllis crée un processus nommé « Paiement des factures fournisseur ».

    1. Dans le champ Nom, Phyllis entre Paiement des factures fournisseur.

    2. Dans la liste Modèle, Phyllis sélectionne Processus.

    3. Phyllis clique sur Créer et modifier.

  5. Dans la page Modifier le document, dans le champ Propriétaire, Phyllis entre le propriétaire de conformité. Il s'agit de la personne chargée de la validation qui confirme que ce processus fonctionne correctement. Utilisez le format suivant : domaine\alias

    Notes

    Les utilisateurs figurant dans le champ Propriétaire doivent être configurés comme utilisateurs dans le site d'Enterprise Portal pour Microsoft Dynamics AX SharePoint.

  6. Phyllis clique sur l'icône Contrôler l'utilisateur.

  7. Dans les champs Propriétaire du processus et Type de transaction, Phyllis peut définir les propriétés du document de conformité. Ces propriétés s'affichent sur les états de contrôle.

  8. Phyllis affecte les étapes du workflow de conformité à des utilisateurs.

    1. Dans la section Workflow, sous 1. Revoir, Phyllis clique sur l'icône Modifier la ligne.

    2. Dans la colonne Affecté à, Phyllis entre l'utilisateur chargé de la révision du processus, puis clique sur l'icône Contrôler l'utilisateur.

      Notes

    Les utilisateurs figurant dans le champ Affecté à doivent être configurés comme utilisateurs dans le site d'Enterprise Portal SharePoint.

    1. Phyllis clique sur l'icône Mettre à jour la ligne.

    2. Sous 2. Valider, Phyllis clique sur Modifier la ligne.

    3. Dans la colonne Affecté à, Phyllis entre l'utilisateur responsable de la vérification de la fin de la révision de conformité, puis clique sur l'icône Contrôler l'utilisateur.

    4. Phyllis clique sur l'icône Mettre à jour la ligne.

  9. Phyllis ajoute la preuve qu'un processus défini existe.

    1. Phyllis clique sur le lien Ajouter une preuve à partir de la documentation du processus.

    2. Phyllis sélectionne Exemple de création et de publication d'une facture fournisseur.docx. Elle a précédemment chargé ce fichier dans la bibliothèque de documents partagés Traiter la documentation du site Conformité.

    3. Phyllis clique sur Ajouter.

    4. Phyllis clique sur l'icône Mettre à jour la ligne.

  10. Phyllis clique sur Enregistrer.

Identification d'un risque

Un risque est associé à un processus. Dans cet exemple, il y a un risque que le même utilisateur approuve les factures et paiements fournisseur.

  1. Phyllis clique sur Conformité, puis, dans la zone de Lancement rapide, elle clique sur Contrôles internes.

  2. Dans la page Contrôles internes, Phyllis clique sur le processus Paiement des factures fournisseur.

  3. Dans le volet Actions, dans le groupe Nouveau, Phyllis clique sur Ajouter un document.

  4. Phyllis crée un risque nommé « Approbation des factures et paiements fournisseur par le même utilisateur ».

    1. Dans le champ Nom, Phyllis entre Approbation des factures et paiements fournisseur par le même utilisateur.

    2. Dans la liste Modèle, Phyllis sélectionne Risque.

    3. Phyllis clique sur Créer et modifier.

  5. Dans la page Modifier le document, dans le champ Propriétaire, Phyllis entre le propriétaire de conformité pour ce risque, puis clique sur l'icône Contrôler l'utilisateur.

  6. Dans la section Propriétés, Phyllis peut définir des propriétés pour le risque. Par exemple, elle peut définir l'impact du risque et la probabilité de son occurrence.

  7. Phyllis marque la première étape du workflow de conformité comme terminée.

    1. Dans la section Workflow, sous 1. Documentation, Phyllis clique sur l'icône Modifier la ligne.

    2. Dans la colonne Terminé, Phyllis active la case à cocher.

    3. Dans la colonne Affecté à, Phyllis entre l'utilisateur ayant accompli cette étape, puis clique sur l'icône Contrôler l'utilisateur.

    4. Phyllis clique sur l'icône Mettre à jour la ligne.

  8. Phyllis affecte les étapes restantes du workflow de conformité à des utilisateurs.

    1. Dans la section Workflow, sous 2. Revoir, Phyllis clique sur l'icône Modifier la ligne.

    2. Dans la colonne Affecté à, Phyllis entre l'utilisateur chargé de la révision de la documentation du risque, puis clique sur l'icône Contrôler l'utilisateur.

    3. Phyllis clique sur l'icône Mettre à jour la ligne.

    4. Sous 3. Valider, Phyllis clique sur Modifier la ligne.

    5. Dans la colonne Affecté à, Phyllis entre l'utilisateur responsable de l'évaluation de l'impact et de la probabilité du risque, puis clique sur l'icône Contrôler l'utilisateur.

    6. Phyllis clique sur l'icône Mettre à jour la ligne.

  9. Phyllis clique sur Enregistrer.

Création d'un contrôle

Un contrôle limite un risque. Dans cet exemple, les règles de répartition des tâches permettent d'assurer que le même utilisateur ne dispose pas de l'accès nécessaire pour approuver les factures fournisseur et approuver les paiements fournisseur.

  1. Phyllis clique sur Conformité, puis, dans la zone de Lancement rapide, elle clique sur Contrôles internes.

  2. Dans la page Contrôles internes, Phyllis clique sur le risque Approbation des factures et paiements fournisseur par le même utilisateur.

  3. Dans le volet Actions, dans le groupe Nouveau, Phyllis clique sur Ajouter un document.

  4. Phyllis crée un contrôle nommé « Règle de répartition des tâches pour les factures et paiements fournisseur ».

    1. Dans le champ Nom, Phyllis entre Règle de répartition des tâches pour les factures et paiements fournisseur.

    2. Dans la liste Modèle, Phyllis sélectionne Contrôle.

    3. Phyllis clique sur Créer et modifier.

  5. Dans la page Modifier le document, dans le champ Propriétaire, Phyllis entre le propriétaire de conformité pour ce contrôle, puis clique sur l'icône Contrôler l'utilisateur.

  6. Dans la section Propriétés, Phyllis peut définir les propriétés du contrôle. Ces propriétés s'affichent sur les états de contrôle. La propriété Efficacité des contrôles est utilisée pour le graphique Efficacité des contrôles dans la page d'accueil du site Conformité.

  7. Phyllis marque la première étape du workflow de conformité comme terminée.

    1. Dans la section Workflow, sous 1. Documentation, Phyllis clique sur l'icône Modifier la ligne.

    2. Dans la colonne Terminé, Phyllis active la case à cocher.

    3. Dans la colonne Affecté à, Phyllis entre l'utilisateur ayant accompli cette étape, puis clique sur l'icône Contrôler l'utilisateur.

    4. Phyllis clique sur l'icône Mettre à jour la ligne.

  8. Phyllis affecte les étapes restantes du workflow de conformité à des utilisateurs.

    1. Dans la section Workflow, sous 2. Tester, Phyllis clique sur l'icône Modifier la ligne.

    2. Dans la colonne Affecté à, Phyllis entre l'utilisateur responsable du test du contrôle, puis clique sur l'icône Contrôler l'utilisateur.

    3. Phyllis clique sur l'icône Mettre à jour la ligne.

    4. Sous 3. Revoir, Phyllis clique sur Modifier la ligne.

    5. Dans la colonne Affecté à, Phyllis entre l'utilisateur responsable de la révision de la documentation du risque, puis clique sur l'icône Contrôler l'utilisateur.

    6. Phyllis clique sur l'icône Mettre à jour la ligne.

    7. Sous 4. Valider, Phyllis clique sur l'icône Modifier la ligne.

    8. Dans la colonne Affecté à, Phyllis entre l'utilisateur responsable de l'efficacité du contrôle, puis clique sur l'icône Contrôler l'utilisateur.

    9. Phyllis clique sur l'icône Mettre à jour la ligne.

  9. Phyllis clique sur Enregistrer.

Création d'un plan de test

Un plan de test vérifie qu'un contrôle est fonctionnel. Dans cet exemple, l'écran Conflits de la répartition des tâches dans le client Microsoft Dynamics AX est utilisé comme test pour réviser les tâches.

  1. Phyllis clique sur Conformité, puis, dans la zone de Lancement rapide, elle clique sur Contrôles internes.

  2. Dans la page Contrôles internes, Phyllis clique sur le contrôle Règle de répartition des tâches pour les factures et paiements fournisseur.

  3. Dans le volet Actions, dans le groupe Nouveau, Phyllis clique sur Ajouter un document.

  4. Phyllis crée un plan de test nommé « Affichage des conflits de répartition des tâches ».

    1. Dans le champ Nom, Phyllis entre Affichage des conflits de répartition des tâches.

    2. Dans la liste Modèle, Phyllis sélectionne Plan de test.

    3. Phyllis clique sur Créer et modifier.

  5. Dans la page Modifier le document, dans le champ Propriétaire, Phyllis entre le propriétaire de la conformité pour ce plan de test, puis clique sur l'icône Contrôler l'utilisateur.

  6. Dans la section Propriétés, Phyllis peut définir les propriétés du plan de test. Ces propriétés s'affichent sur les états de contrôle.

  7. Phyllis marque la première étape du workflow de conformité comme terminée.

    1. Dans la section Workflow, sous 1. Documentation, Phyllis clique sur l'icône Modifier la ligne.

    2. Dans la colonne Terminé, Phyllis active la case à cocher.

    3. Dans la colonne Affecté à, Phyllis entre l'utilisateur ayant accompli cette étape, puis clique sur l'icône Contrôler l'utilisateur.

    4. Phyllis clique sur l'icône Mettre à jour la ligne.

  8. Phyllis affecte les étapes restantes du workflow de conformité à des utilisateurs.

    1. Dans la section Workflow, sous 2. Contrôler, Phyllis clique sur l'icône Modifier la ligne.

    2. Dans la colonne Affecté à, Phyllis entre l'utilisateur responsable du contrôle des résultats de test, puis clique sur l'icône Contrôler l'utilisateur.

    3. Phyllis clique sur l'icône Mettre à jour la ligne.

    4. Sous 3. Revoir, Phyllis clique sur l'icône Modifier la ligne.

    5. Dans la colonne Affecté à, Phyllis entre l'utilisateur responsable de la révision du plan de test, puis clique sur l'icône Contrôler l'utilisateur.

    6. Phyllis clique sur l'icône Mettre à jour la ligne.

    7. Sous 4. Valider, Phyllis clique sur l'icône Modifier la ligne.

    8. Dans la colonne Affecté à, Phyllis entre l'utilisateur responsable du test du contrôle, puis clique sur l'icône Contrôler l'utilisateur.

    9. Phyllis clique sur l'icône Mettre à jour la ligne.

  9. Phyllis clique sur Enregistrer.

Signalement d'un problème et téléchargement d'une preuve

Un problème est lié à un contrôle. Par exemple, si l'écran Conflits de répartition des tâches révèle que le même utilisateur est affecté aux tâches « Approbation des factures fournisseur » et « Approbation des paiements fournisseur », Phyllis peut modifier les affectations de tâche. Elle peut alors afficher de nouveau l'écran Conflits de répartition des tâches et charger une copie d'écran de ce dernier comme preuve que le problème est résolu. Cet exemple suppose qu'une copie d'écran a été enregistrée comme fichier graphique et est chargée vers un emplacement sécurisé de l'intranet de Fabrikam.

  1. Phyllis clique sur Conformité, puis, dans la zone de Lancement rapide, elle clique sur Contrôles internes.

  2. Dans la page Contrôles internes, Phyllis clique sur le contrôle Règle de répartition des tâches pour les factures et paiements fournisseur.

  3. Dans le volet Actions, dans le groupe Nouveau, Phyllis clique sur Ajouter un document.

  4. Phyllis crée un problème nommé « Affectation de l'utilisateur aux tâches Approbation des factures fournisseur et Approbation des paiements fournisseur ».

    1. Dans le champ Nom, Phyllis entre Affectation de l'utilisateur aux tâches Approbation des factures fournisseur et Approbation des paiements fournisseur.

    2. Dans la liste Modèle, Phyllis sélectionne Problème.

    3. Phyllis clique sur Créer et modifier.

  5. Dans la page Modifier le document, dans le champ Propriétaire, Phyllis entre le propriétaire de conformité pour ce problème, puis clique sur l'icône Contrôler l'utilisateur.

  6. Phyllis résout le problème.

    1. Dans la section Workflow, sous 1. Résoudre, Phyllis clique sur l'icône Modifier la ligne.

    2. Dans la colonne Terminé, Phyllis active la case à cocher.

    3. Dans la colonne Affecté à, Phyllis entre l'utilisateur ayant résolu le problème, puis clique sur l'icône Contrôler l'utilisateur.

    4. Phyllis clique sur l'icône Mettre à jour la ligne.

  7. Phyllis ajoute une preuve démontrant que le problème est résolu.

    1. Phyllis clique sur le lien Ajouter une preuve via l'URL.

    2. Dans la colonne URL, Phyllis entre ou colle l'emplacement du graphique enregistré.

      Notes

    Pour être un lien actif, l'URL doit commencer par http://, https:// ou ftp://.

    1. Phyllis clique sur l'icône Mettre à jour la ligne.

  8. Phyllis clique sur Enregistrer.

Voir aussi

Paramétrage du site Contrôles internes

Gestion des contrôles internes

Modification des modèles de document

À propos des preuves

À propos des états de contrôles internes