Paramétrer des workflows de facture fournisseur

Mise à jour : July 23, 2014

S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3

Cette rubrique explique comment définir une ou plusieurs configurations de workflow pour les factures fournisseur et des lignes de facture fournisseur. Par exemple, vous pouvez paramétrer le workflow pour les factures fournisseur qui ne concernent pas une commande fournisseur, ou exécuter automatiquement le rapprochement de factures sur les factures qui concernent une commande fournisseur. Si l'approbation de workflow est paramétrée pour des factures fournisseur, d'autres contrôles sont affichés en haut de l'écran Facture fournisseur, Ces contrôles comprennent une barre d'informations jaune et un bouton Soumettre ou un menu Actions. Pour plus d'informations, voir Soumission d'un document et Actions de workflow.

Certains boutons de l'écran Facture fournisseur ne sont pas disponibles lorsqu'une facture a été soumise pour approbation de journal de workflow. Lorsque la facture est approuvée, les options du groupe Valider et du volet Actions sont disponibles, et les autres contrôles et champs de l'écran ne sont pas disponibles. Si un utilisateur modifie une facture approuvée, le statut du workflow est réinitialisé, les options du groupe Valider ne sont pas disponibles et les autres contrôles et champs sont disponibles. L'utilisateur doit soumettre de nouveau la facture modifiée pour approbation.

L'illustration suivante indique le paramétrage des workflows de facture fournisseur. Les numéros correspondent aux procédures situées plus loin dans cette rubrique.

Exemple

La figure suivante présente un exemple d'un workflow de facture fournisseur qui inclut les éléments de workflow suivants :

• Une tâche automatique, Évaluer les règles de stratégie pour les factures

• Une tâche manuelle, Revoir le rapprochement de factures fournisseur

• Une décision conditionnelle, Le montant total est-il inférieur à 10 000 ?

• Une tâche d'approbation, Approuver la facture fournisseur

• Une tâche automatique, Valider des factures fournisseur

Logiciels requis

Le tableau suivant indique la configuration requise qui doit être en place avant de commencer.

Catégorie	Logiciel requis
Tâches de configuration associées	Paramétrage du rapprochement de factures d'Achats Tâches principales : stratégies de facture fournisseur
Paramètres de la comptabilité fournisseur	Pour utiliser des workflows avec des stratégies de facture fournisseur, veillez à ce que le champ Valider la facture avec les non-correspondances soit défini sur Autoriser avec avertissement dans l'écran Paramètres de la comptabilité fournisseur.

1. Facultatif : définition de réviseurs de dépenses pour les factures fournisseur

Vous pouvez paramétrer des configurations de réviseurs de dépenses pour acheminer les dépenses à des fins de révision en fonction de l'utilisateur affecté à un rôle de projet ou à la dimension financière dans laquelle la dépense est facturée. Le processus de workflow utilise le rôle de projet ou le propriétaire de dimension financière spécifié pour déterminer vers quelle personne acheminer la dépense.

Il n'est pas nécessaire de paramétrer une configuration de réviseurs de dépenses. Vous pouvez affecter un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs spécifique en tant que réviseur lorsque vous définissez le workflow. Cependant, si votre organisation est complexe, vous pouvez accroître l'efficacité de votre processus d'approbation en spécifiant des réviseurs de dépenses. En outre, vous ne devrez pas modifier les affectations de réviseur de workflow chaque fois qu'un réviseur modifie les rôles de tâche.

Pour paramétrer des réviseurs de dépenses pour les factures fournisseur, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Comptabilité fournisseur > Paramétrage > Stratégies > Réviseurs de dépenses des factures fournisseur.

2. Dans le volet Actions, cliquez sur Nouveau.

3. Entrez le nom de la définition de réviseur de dépenses.

4. Dans l'organisateur Répartitions du projet, activez la case à cocher correspondant au rôle de projet responsable de la révision des factures fournisseur affectées à un projet. Vous pouvez choisir Chef de projet, Contrôleur de projet ou Responsable des ventes du projet. Les dépenses seront acheminées vers l'utilisateur affecté à ce rôle. Vous pouvez également les acheminer vers le propriétaire de dimension financière en activant la case à cocher appropriée.

5. Dans l'organisateur Distributions de l'organisation, activez la case à cocher correspondant aux dimensions financières à utiliser pour acheminer les factures fournisseur non affectées à un projet. Les factures fournisseur seront acheminées vers l'utilisateur propriétaire de la dimension financière.

2. Le cas échéant : paramétrage de rôles pour les répartitions du projet

Exécutez cette procédure si vous avez paramétré un réviseur de dépenses et avez sélectionné l'une des options dans le groupe de champs Administration du projet de l'écran Réviseurs de dépenses des factures fournisseur.

Vous pouvez affecter des personnes aux rôles pour les répartitions du projet.

Pour paramétrer les rôles pour les répartitions du projet, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Gestion de projets et comptabilité > Courant > Projets > Tous les projets.

2. Sélectionnez un projet, puis cliquez sur Edition dans le volet Actions.

3. Dans l'écran Projets, utilisez les champs du groupe de champs Responsable pour affecter des collaborateurs à des rôles requis pour les pratiques de gestion. Utilisez les informations du tableau suivant pour choisir le rôle à affecter aux collaborateurs.

   Champ	Description
   Responsable des ventes	Ce rôle correspond au rôle Responsable des ventes du projet spécifié pour le participant de révision des dépenses.
   Chef de projet	Ce rôle correspond au rôle Chef de projet spécifié pour le participant de révision des dépenses.
   Contrôleur de projet	Ce rôle correspond au rôle Contrôleur de projet spécifié pour le participant de révision des dépenses.

3. Le cas échéant : paramétrage des propriétaires des dimensions financières

Exécutez cette procédure si vous avez paramétré un réviseur de dépenses et avez sélectionné l'une des options dans l'un des groupes de champs Dimensions financières de l'écran Réviseurs de dépenses des factures fournisseur.

Vous pouvez affecter des personnes comme propriétaires d'une dimension financière. Cela vous permet de paramétrer les approbations de workflow par dimensions financières, par exemple, par département ou centre de coût. Vous pouvez également demander à ce que les approbations pour une facture fournisseur soient envoyées aux propriétaires de toutes les répartitions pour une ligne. Par exemple, si vous entrez une facture fournisseur pour des dépenses de location et répartissez la ligne sur trois départements différents, l'étape d'approbation de workflow sera transmise aux propriétaires des trois départements.

Pour paramétrer les propriétaires de dimensions financières, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Comptabilité > Paramétrage > Dimensions financières > Dimensions financières.

2. Sélectionnez une dimension financière, puis cliquez sur Valeurs de dimensions financières.

3. Sélectionnez une dimension.

4. Dans l'organisateur Général, dans le champ Propriétaire, sélectionnez l'ID utilisateur de la personne qui est le propriétaire de cette dimension.

5. Répétez les étapes 2 et 3 pour toutes les autres dimensions financières.

4. Création d'un workflow pour les factures fournisseur

Vous pouvez créer plusieurs workflows pour les factures fournisseur.

Pour créer un workflow pour les factures fournisseur, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Comptabilité fournisseur > Paramétrage > Workflows de la comptabilité fournisseur.

2. Dans le volet Actions, cliquez sur Nouveau.

3. Sélectionnez le type de workflow à créer, puis cliquez sur Créer un workflow.

   Vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes :

   Tapez	Objectif
   Facture fournisseur	Permet de créer des workflows pour les en-têtes de facture fournisseur. Vous pouvez afficher les factures dans l'écran Facture fournisseur. Pour utiliser des workflows avec des stratégies de facture fournisseur, veillez à ce que le champ Valider la facture avec les non-correspondances soit défini sur Autoriser avec avertissement dans l'écran Paramètres de la comptabilité fournisseur.
   Ligne de facture fournisseur	Permet de créer des workflows pour les lignes de facture fournisseur. Vous ne pouvez pas exécuter un workflow de ligne de facture fournisseur en lui-même. Vous devez l'ajouter à un workflow de facture fournisseur. Vous pouvez afficher les factures dans l'écran Facture fournisseur. Pour utiliser des workflows avec des stratégies de facture fournisseur, veillez à ce que le champ Valider la facture avec les non-correspondances soit défini sur Autoriser avec avertissement dans l'écran Paramètres de la comptabilité fournisseur.

4. Configurez chaque élément du workflow. Pour plus d'informations, voir Configuration des éléments de workflow.

5. Répétez les étapes 2 à 4 pour créer d'autres workflows pour les factures fournisseur.

5. Facultatif : configuration de tâches automatiques et manuelles pour les workflows de facture fournisseur

Exécutez cette procédure si vos pratiques de gestion nécessitent l'un des éléments suivants :

• Une personne chargée de réviser une facture fournisseur

• Une personne chargée de revoir les résultats du rapprochement de factures

• Un processus automatisé pour évaluer les règles de stratégie pour les factures

• Un processus automatisé pour valider les factures

Vous pouvez utiliser une combinaison de tâches automatiques et manuelles dans le même workflow.

Chacune des tâches de workflow suivantes peuvent exécuter une action sur une facture fournisseur. Utilisez les informations du tableau suivant pour choisir les tâches de workflow à utiliser.

Tâche	Tapez	Description
Valider des factures fournisseur	Automatique	Permet de valider les factures fournisseur automatiquement. Cette tâche peut être utilisée avec d'autres tâches, mais doit être le dernier élément de tâche dans la configuration du workflow. Si un processus de révision ou d'approbation est utilisé, ce processus doit avoir lieu avant cette tâche automatique. Pour obtenir un exemple de la manière dont la Valider des factures fournisseur tâche automatique est utilisée, voir Workflow avec décision conditionnelle. Cette tâche automatique ne fonctionne pas avec les factures fournisseur qui proviennent d'un journal d'approbation. Valider les journaux d'approbation manuellement.
Évaluer les règles de stratégie pour les factures	Automatique	Permet d'évaluer les violations de stratégie sur les factures fournisseur. Pour plus d'informations sur l'utilisation simultanée du workflow et des stratégies, voir Tâches principales : stratégies de facture fournisseur. Si une ou plusieurs règles de stratégie d'une facture est violée au niveau de l'en-tête, ces violations sont indiquées dans l'écran Violations de stratégie de la facture en question. Pour obtenir un exemple de la manière dont la Évaluer les règles de stratégie pour les factures tâche automatique est utilisée, voir Workflow avec décision conditionnelle.
Revoir la facture fournisseur	Manuel	Affectez cette tâche à un utilisateur qui est autorisé à passer en revue les lignes des factures fournisseur. Les étapes de la révision sont définies dans la section de description lorsque vous créez le workflow. Différence entre une tâche manuelle de révision et un élément de workflow d'approbation : si la tâche manuelle de révision est affectée à plusieurs utilisateurs, le workflow peut continuer une fois que l'un de ces utilisateurs a réalisé la tâche. Si vous affectez un élément de workflow d'approbation à plusieurs utilisateurs, tous ces utilisateurs doivent approuver le document avant que le workflow ne puisse continuer. Pour plus d'informations, voir Workflow avec plusieurs utilisateurs dans une tâche.
Revoir le rapprochement de factures fournisseur	Manuel	Mettez automatiquement en correspondance les accusés de réception de marchandises avec les factures fournisseur en créant une tâche de traitement par lots à exécuter dans un traitement par lots. Cliquez sur Administration du système > Recherches > Traitements par lots > Traitements par lots. Dans l'écran Traitement par lots, cliquez sur le bouton Afficher les tâches. Dans l'écran Tâches des traitements par lots, dans le champ Nom de classe, sélectionnez VendInvoiceMatch. Ce processus de traitement par lots mettra en correspondance les accusés de réception de marchandises avec leurs factures correspondantes. Il s'applique aux factures fournisseur qui ont été entrées dans un portail fournisseur ou reçues via un service.   Pour plus d'informations, voir Create a batch job.

Pour configurer des tâches automatiques et manuelles pour un workflow de facture fournisseur, procédez comme suit :

• Pour les tâches automatiques, voir Configuration d'une tâche automatique.

• Pour les tâches manuelles, voir Configuration d'une tâche manuelle.

6. Facultatif : configuration de tâches automatiques et manuelles pour les workflows de ligne de facture fournisseur

Exécutez cette procédure si vos pratiques de gestion nécessitent l'un des éléments suivants :

• Une personne chargée de revoir les résultats du rapprochement de factures

• Un processus automatisé pour évaluer les règles de stratégie pour une ligne de facture fournisseur

Vous pouvez utiliser une combinaison de tâches automatiques et manuelles dans le même workflow.

Chacune des tâches de workflow suivantes peuvent exécuter une action sur une ligne de facture fournisseur. Utilisez les informations du tableau suivant pour choisir les tâches de workflow à utiliser.

Tâche	Tapez	Description
Évaluer les règles de stratégie pour les lignes de facture	Automatique	Permet d'évaluer les violations de stratégie sur les lignes de factures fournisseur. Cette tâche automatique est différente de la tâche Évaluer les règles de stratégie pour les factures, car elle évalue uniquement les stratégies utilisant un type de règle basée sur le nom de requête de Lignes de facture fournisseur. Pour plus d'informations sur l'utilisation simultanée du workflow et des stratégies, voir Tâches principales : stratégies de facture fournisseur. Si une facture fournisseur viole une ou plusieurs règles de stratégie au niveau de la ligne, cette tâche fait état des violations dans l'écran Violations de stratégie de la facture en question. Pour obtenir un exemple de la manière dont la Évaluer les règles de stratégie pour les lignes de facture tâche automatique est utilisée, voir Workflow avec décision conditionnelle.
Revoir la ligne de facture fournisseur	Manuel	Affectez cette tâche à un utilisateur qui peut passer en revue les lignes des factures fournisseur. Les étapes de la révision sont définies dans la section de description lorsque vous créez le workflow. Différence entre une tâche manuelle de révision et un élément de workflow d'approbation : si la tâche manuelle de révision est affectée à plusieurs utilisateurs, le workflow peut continuer une fois que l'un de ces utilisateurs a réalisé la tâche. Si vous affectez un élément de workflow d'approbation à plusieurs utilisateurs, tous ces utilisateurs doivent approuver le document avant que le workflow ne puisse continuer. Pour plus d'informations, voir Workflow avec plusieurs utilisateurs dans une tâche.

Pour configurer des tâches automatiques et manuelles pour un workflow de ligne de facture fournisseur, procédez comme suit :

• Pour les tâches automatiques, voir Configuration d'une tâche automatique.

• Pour les tâches manuelles, voir Configuration d'une tâche manuelle.

7. Facultatif : création de décisions conditionnelles

Exécutez cette procédure si vos pratiques de gestion nécessitent différents processus de workflow en fonction du montant de la facture ou d'autres montants tels que les taxes ou les frais.

Le champ Montant de la facture est utilisé avec les workflows de facture fournisseur et de ligne de facture fournisseur. Pour chaque workflow, vous pouvez paramétrer des conditions qui incluent ce champ. Par exemple, vous pouvez exiger que les montants de factures supérieurs à 5 000 nécessitent un approbateur, et les montants de la facture supérieurs à 20 000 nécessitent deux approbateurs.

Champ calculé	Description
Montant de la facture	Montant total de la facture fournisseur.

Pour créer des conditions, voir la rubrique suivante :

• Configuration d'une décision conditionnelle

8. Affectation de participants aux éléments de workflow

Vous pouvez affecter un élément de workflow aux groupes de participants suivants.

Groupe d'utilisateurs	Description
Participants du rôle de sécurité	Affectent l'élément de workflow à un rôle de sécurité de Microsoft Dynamics AX. Vous pouvez utiliser cette option si un groupe de collaborateurs peut approuver les factures et que la personne qui approuve une facture spécifique n'a pas d'importance.
Participants du groupe d'utilisateurs	Affectent l'élément de workflow à un groupe d'utilisateurs Microsoft Dynamics AX. Vous pouvez utiliser cette option si un groupe de collaborateurs peut approuver les factures et que la personne qui approuve une facture spécifique n'a pas d'importance.
Participants aux dépenses - Factures fournisseur	Affectent l'élément de workflow aux participants aux dépenses. Les participants aux dépenses peuvent inclure les utilisateurs associés à des projets spécifiques ou qui sont des propriétaires de dimensions financières spécifiques, telles que les départements et les centres de coût. Cette option fournit le plus de contrôle et de flexibilité pour les workflows de facture fournisseur et de ligne de facture fournisseur.

• Pour obtenir des instructions sur l'affectation des participants à un workflow, voir Configuration des éléments de workflow.

Tâches connexes

Paramétrage du rapprochement de factures d'Achats

Tâches principales : stratégies de facture fournisseur

Paramétrage des workflows Achats

Informations destinées aux administrateurs système

Si vous n'avez pas accès aux pages qui vous permettent d'effectuer cette tâche, contactez votre administrateur système et fournissez les informations répertoriées dans le tableau suivant.

Catégorie	Logiciel requis
Clés de configuration	Aucune clé de configuration n'est requise pour cette tâche.
Rôles de sécurité et droits	Pour effectuer cette tâche, vous devez être membre du rôle de sécurité - SYSADMIN-.